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场地租赁业务管理制度及流程

为了加强管理，规范公司场地出租业务，特制订本制度，家居广场、美居城等部门有场地出租业务的均 按照本规定执行。

一、场地划分与测量
1、场地的划分与测量由招商部负责；由市场进行复核；财务人员参与。
2、场地测量须填写《场地测量通知单》 (附场地平面示意图，并标明四邻) ，一式四份，招商部、市场部、 财务部、
商户各一份；场地测量由招商部发起，市场部、财务部参与。
3、场地转让时，如发生分割与合并，因场地已装修，不再进行测量，总面积不得少于原租赁面积。
二、合同(协议)管理

1、预租协议：

初步洽谈时，招商部与商户可以签订预租协议，商户需预交部分订金，订金金额不低于预租场地一个月 的租金。待合同事 项确定后，再签订合同，预订金可以转作租金。预租协议需约定预租期，超过预租期未能 签订合同的，预租订金不再返还。
2、装修协议：

合同签订后，场地如需装修的，商户缴款后应填写《场地装修申请单》 ，经市场部审核后，持合同及缴款 收据，与物业部 签订装修协议，并缴纳装修保证金，装修保证金不低于 500 元。装修完毕经验收合格后，保 证金予以退还。
未签订合同不得签订装修协议，未签订装修协议不得进场装修、经营。物业部发现商户未经许可进场装 修经营的，要及时 制止。
3、、租赁合同的签订：
招商部负责“商场租赁合同”和“物业管理合同”的前期谈判与合同起草工作； 新场地合同在进场装修前签订；场地续租
合同在上期到期前签订。
合同由招商部负责人或总经理签订；
“商场服务合同”和“物业管理合同”文本使用公司规定的格式文本。合同填写要求字迹清晰、项目完 整，对于空白无需 填写的备用项要用横线划销。对于合同时间和金额如发生填写错误一律重填，不得进行更 改；其他项目填写错误用双横线划 销，再更正为正确的，更正人要盖章予以证明。
在签订“商场服务合同”和“物业管理合同”的同时，必须签订《营业员管理协议》 、《无假冒伪劣商品 责任书》、 《消防责任书》 、《售后服务承诺书》等作为合同附件。
有下列情况的，应在《合同(协议)审批单》的“事由”栏予以说明：
A、单位价格不符合公司规定的；
B、单位价格×经营面积不符合合同总价的；
C、合同约定事项超出格式文本的范围；
D、其他。
4、合同审批
合同填写完毕要及时填写《合同(协议)审批单》 ，经财务部复核、总经理审签后，报董事长批准 ( 或授 权批
准 ) 。合同经批准后，当天加印盖章生效，分发至商户及各业务部门，不得无故拖延。

各级审核人员要有明确的意见，不得仅签具姓名。
财务部审核人员须分别在“商场服务合同” 、“物业管理合同”的第一页下端签名。
《合同(协议)审批单》采用一合同一审批的形式。
5、合同归档
经董事长批准并盖章的“商场服务合同” 、“物业管理合同”及附件，一份送汇鑫公司档案室保存，一份 送汇鑫公司财 务部备案。
6、合同补充
在合同履行过程中，有下列情况之一的，必须签订补充协议，并按照前款规定履行审批程序：
A、经营场地变更；
B、经营面积扩大或缩小；
C、经营期限提前终止或延长。
D、价格变更。
三、费用缴纳
1、市场部根据合同填写“费用缴纳通知单” ；
2、财务部审核后，按通知单列明的款项全额收取。如商户不能按通知单全额交款，则将交款通知单返回 市场部处理；
3、经通知后，市场部不做更改的，财务部可以先按下列顺序收取款项：合同保证金、营业员保证金、保 险费、服务费、
租金。
4、财务部收款后，在通知单签章，信息返回市场部。
四、撤场清算
1、商户合同期满，或其他原因提前撤场，应按照合同约定，提前到市场部办理相关手续，填写《撤场申 请单》。
2、财务部根据合同和《撤场申请单》 ，审查商户的款项收缴情况，并签署意见。
3、物业部对设施设备进行检查，抄核水表、电表。
4、因市场原因提出提前终止合同的，参照前 3 条执行。
五、其他事项
1、对经营户的任何优惠、补偿、赔偿，必须由市场管理部提出书面请示报告，经公司财务部、总经理审 签后，报董事长
批准，或授权批准。
2、任何未批准的承诺均属无效，由此造成的经济损失，由作出承诺的人员承担。
3、合同内容变更仅涉及经营品牌的，审批单应在市场部同意其变更的当天送达财务部。

4、承租人发生变更时，必须重新签订合同。
5、合同签订后不得滞留在招商部，财务指标计算以财务审核日期为准。财务审核在一个工作日内完成。
6、确因特殊原因， 合同不能按期签订的， 招商部应写出延期申请， 列明合同主要内容、 不能签订的原因、 延长期限
等，经总经理批准后，送财务部备案。

六、罚则
1、应签未签的合同，每份每月罚商场负责人 10 元，并通报主管领导。
2、合同项目填写不完整，经下一级审核发现的，处罚签订人 20 元，上一级的审核人员 10 元。
3、费用缴纳通知单与合同不符的，处罚填单人 10 元。
4、未签合同而签订装修协议的，处罚物业部负责人 20 元，并会议通报批评。
5、未签订装修协议，进场装修未发现、或发现未制止的，市场部与物业部负责人各处罚 20 元。
6、合同签订后未及时提交审批的，处罚招商部负责人 20 元。

七、业务流程图
1、 招商业务

2、 合同审批

商户
市场部
财务部
办公室存档

3、 款项缴纳

4、 撤场

八、单据及表格样式

1、场地面积测量单

2、缴费通知单

3、装修申请表(由物业部制订)

4、撤场申请单

5、装修验收单(由物业部制订)

6、场地合同变更审批表

安徽省阜阳市汇鑫商业经营管理有限公司 2009 年 8 月 1 日

_________________ 商户：
您承租的场地 ___ (区) (
根据合同规定公摊率为
%

，

商 户：

场地面积测量单

楼 ________________ 场地，经过现场实际测量，实际面积为
)
计租面积共计 _________ 平方米。

招商部：


平方米

市场部：

财务部：

日期：

(本测量单数据填写后不得更改，

填错重填)

场地平面示意图及四邻：

场地费用缴纳通知单

年 月 日 编号

商户名称 / 品 牌
租赁位置
单价 /m2/ 月
合同面积
合同期限
缴款方式

合同保证金
营业员保 证
金
财产保险费
物业费
租金
其他

合计大写
￥

备注

商场负责人
财务部

收款情况说明

费 用 缴 纳
撤场申请单
年 月 日 编号

商户名称

(品牌)


租赁场地

单价 /m2/ 月
合同面积


合同期限

缴款

方式

退场原因

情 况


项目

应缴

已缴

欠缴


租金


物业费


财产

保险


合同

保证金


营业员

保证金

申请人签章：

其他

年 月 日

合计

物业部意见

年月日

市场部意见

年月日

财务部

审核意见
年月日

总经理意见
年 月 日

场地合同变更审批表

年 月 日 编号

商户名称

(品牌)


租赁场地

单价
/m2/ 月


合同面积


合同期限


合同号

变更项目 变更前合同内容 变更后合同内容 变更原因

招商部意见

年月日

市场部意见

年月日

财务部

审核意见
年月日

总经理意见

年月日

董事长意见
年 月 日