物业公司材料采购管理规定.docx

制度名称：××物业公司采购管理制度 制度编号： NYWY—2013-001
××物业公司采购管理制度

一 目的
为了明确××物业服务有限公司的采购管理体制，规范物资使用标 准，明确责权关系特制定本制度.
二 适用范围
适用于××物业所有材料、福利品、劳保、办公、资产、专项的采购 行为。
三 管理体系及组织权责
1、 ××物业物资采购归口管理部门为综合管理部。
2、公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、 采购资料管理及供应商关系管理四个方面。
3、各业务部门以及综合管理部的组织权责如下表：
权 责
1。明确(质量、功能、时间等)需求;
2.配合综合管理部对采购过程中物资的成本(价格)进行控制；
3.配合综合管理部草拟合同，提供专业技术支持;
4.负责有采购权限部分的物资采购(紧急采购)；
6.接受采购监督(紧急采购);
1。负责导入先进采购管理思想 ,制订、修订采购管理制度;
2.负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟;
3。负责公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制;
4 。负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理；
5.负责库房管理；
6 。负责监督所有采购行为；
部 门

业务部门

综合管理部

四 操作流程
(一)材料采购

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综合办采购员
执行采购
总经理助理
审核
⑦
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1、计划内材料申购
( 1 )时间要求
各部门应于每月27日前(如遇到国家法定假日,则提前进行)，将本部门 审批后的下月材料、劳保、办公用品等物资采购计划一并以纸裆形式送 达综合办采购员处。
( 2 )申购审批流程图(以材料申请为例)

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①
各部门月度
采购计划

②

总经理 签批
⑧
申购流程说明：


部门领导
审核

⑥
③
④
采购员收集
汇总

设备总监
审核
⑤


综合办
审核

财务部
审核

①每月由维修主管统计项目部各岗位所需材料明细单，报至二级库管员； 二级库管员根据库存材料帐进行核对，并视实际情况删减材料项目,经部 门领导确认签字后报送至公司采购员处，由采购员统一执行签批。
②项目部领导根据预算审核材料成本开支是否超出标准,并视情况合理删 减不必要的资金支出。
③采购员负责收集各部门报送的月度计划表，统一装订设计封面。
④综合办主任审核所购物资是否属于资产,如属资产，需另外填制《资产 购置单》，审核所有物资是否可调配。
⑤财务部根据财务制度审核签字.
⑥设备总监对智能化、锅炉专项维修材料进行复核，包括成本开支、专 项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规范性等.
⑦总经理助理对除智能化、锅炉专项以外其它材料计划进行复审，包括 成本开支、专项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规 范性等。
⑧总经理签批后由综合办采购员执行采购。

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2、计划外采购
( 1 )采购严格执行计划采购原则，以月度计划申请为主，原则上不发 生计划外申购,如遇到特殊情况，可做计划外申请，公司审批部门领导对 计划外采购进行考核,考核权重视具体工作情况和管理情况而定。
( 2 )各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性， 综合管理部不代为各部门完成审批手续，由需求部门自行填写《月度计 划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请审批同计 划内审批流程相同。(参考计划内申购审批流程图)
3、紧急材料申购
( 1 )对于突发事件(供水、供电、供暖等影响居民正常生活的或威胁 人身财产生命安全的) ,可根据公司授权额度先行采购,及时补填《紧急申 购单》 . (总经理助理、设备总监审批额度各为500元以内,项目经理审批 额度为100元以内)
(2 )申购审批流程图

维修人员申请
部门领导审核
紧急材料
申购需求

设备总监
审核
总经理签批
总经理助理
综合办采购员
执行采购
申购流程说明:
①维修人员负责与二级库管员沟通所需物资，根据库存量或有无情况 填写《紧急申购单》。
②设备总监、总经理助理、总经理外出时，应电话联系进行沟通，并 由需求部门领导将沟通情况及所需物资直接告知综合办采购员，且应在1 周内将《紧急申购单》补签完毕。
③原则上应先填写《紧急申购单》，经各级人员审核、签批后方可执 行采购。但因突发事件属于特别紧急情况的，则由需求部门领导直接根

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据实际情况与设备总监或总经理助理，并将沟通情况及所需物资直接告 知综合办采购员，且应在1周内将《紧急申购单》补签完毕。
④购买总价值在100元以下的物资，由需求部门领导直接告知采购员准 予采购;购买总价值在500元以下的物资，由总经理助理或设备总监审批 后准予采购，经同意后项目部可直接派专人到指定的供货商取货，取货 人签字后，项目部将第三联取走作为入库单据交至二级库管员.
注意：
1、禁止在《月度材料采购明细》和《紧急申购单》中申购资产类物资, 资产价值在500元-2000元的需要填写《低值资产申购单》，在2000元 以上的需要填写《固定资产申购单》。
2、 未经采购员同意，禁止直接到供货商处取货，如私自取货,由取货人 自行负责。
3、当月出现2次未及时补单，则当月不再对紧急申购给予采购。
(二)劳保用品采购
1、发放对象、标准及频率
( 1)普通劳保用品:普通劳保发放对象为薪酬体系为一线的工作人员,产
假、哺乳假、医疗假、待岗人员、事假或病假超过一个月以上人员均不 享受劳保。发放频次为每月一次，标准按照公司统一标准( 10元/月)发放。
( 2 )特殊劳保用品：特殊劳保用品发放的对象为电工、维修工、包括 锅炉维修工、智能化维修人员。
绝缘鞋：配备人员为电工、电焊工、水暖工；标准为每年四双(单 鞋、棉鞋各两双) ,绝缘鞋由公司统一购买经检测合格的产品。员工应于 入职后一周内申请购置。
绝缘手套：配备人员为电工；以旧换新，标准为每年一付 ，绝缘手 套由公司统一购买经检测合格的产品。员工应于入职后一周内申请购置。
电焊手套：配备工种是电焊工；以旧换新，标准为每年一付，电焊 手套由公司统一购买经检测合格的产品。员工应于入职后一周内申请购 置。

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2、申请要求：
( 1 )普通劳保用品:各部门应于每月27日前将部门主管领导、综合办主 任审批后的普通劳保人员明细以纸档形式送达综合办采购员处。
(2 )特殊劳保用品：根据实际情况，按照月度材料采购流程审批。
(三)福利品发放对象、标准及频率
1、 节日福利品发放对象：试用期满一个月的员工，均享受福利品待遇. 季节工，病假、事假连续超过一个月的员工，不享受以上福利待遇。
2、节日福利品发放标准：每年中秋节标准150元/人；春节标准150元 /人,防暑降温品标准100元/人。
3、福利品：节日前15天，综合管理部根据各部门提供发放人员明细表， 核实后制定采购计划，经综合管理部审批后,由综合管理部门统一采购发 放。
(四)办公用品申请要求
各部门应于每月27日前将部门主管领导、综合办主任审批后的办公
用品明细以纸裆形式送达综合办采购员处。
五 验收
1、一般物品由供应商送货至公司综合办(重物或长度超过3米的物品 或紧急物资由供货商直接送至需求部门) ，物资运至后，由采购员或收货 人按照送货单中所标明的品牌、规格型号、质量等级、数量等进行严格 检查，验收合格后由采购员或收货人在送货单上签字确认并将送货单原 件交综合办公室一级库管员,复印件交至本部门二级库管员(采购员自行 采购的物资由采购员在送货单上签字)。
2、 不合格的物资由采购员退给供货商.
六 采购标准

序号 内容 采购衡量标准 衡量频率

1 采购 合理选择供应商，优先选择性价比相对 每次

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较高者进行采购.
符合中国有关法律、法规规定的质量、
技术、卫生以及安全等要求,或符合客户
要求的材质，没有约定的按国家规定或
每次
2 质量
行业通行标准为准，或按市场相同产品
相同价格前提下的最好品质的产品标准
为准。

不高于市场相同商品的平均价格。

固定供应商每2个月进行市场抽查 ,配抽
每次
3 价格
查记录，单件在 500元以上或批量在
3000元以上的要填写市场调查记录表。

4 交货期限
每次
在合理期限内交货。

商品如出现瑕疵或存在质量问题，实行
5 售后服务
每次
无条件退货。
六 附件
1、月度资金计划表、月度材料采购明细表
2、计划外材料采购明细表
3、紧急材料申购单
4、劳保采购明细表

5、办公用品申购单

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6、低值资产购买申请单
7、固定资产购置申请单

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