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业主档案管理制度

业主档案管理制度 4 篇
在日常生活和工作中，我们每个人都可能会接触到制度，制度是 在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么制度的格式，你掌 握了吗？下面是小编整理的业主档案管理制度，供大家参考借鉴，希 望可以帮助到有需要的朋友。
业主档案管理制度 1
一、目的
规范业主档案的保管与跟踪工作。
二、适用范围
适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。
三、职责
1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四、程序要点
1、业主档案内容
(1)经业主签署后的《业主公约》。
(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
(3) 《业主家庭情况登记表》。
(4) 《钥匙领用登记表》。
(5) 《业主证领用登记表》。
(6) 《业主入住验房表》。
(7) 《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
(8) 《违章处理通知单》及处理结果资料。
(9)业主的有关证件复印件。
(10)其他应保存的资料。
2、档案盒(夹)的制作
(1)根据档案盒(夹)的`规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称 ,其格式
一般是由组织机构、名称组成,如:
××× - ×× -sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事 务部管理的业主档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部 3cm 位 置上,并排列在档案柜中。
3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在 档案盒(夹)内。
4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业 主档案目录》内, 内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档 案页数、备注等栏目。
5、业主档案的跟踪:
(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业 主档案中:
a、通讯电话联络方式发生变化时;
b、业主发生更替时。
(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭 情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主 ,管 理员应至少每隔 15 天跟踪一次。
6、业主档案属绝密档案 ,特殊情况如需查阅须报管理处 ,经服务中 心副主管办理登记手续后方可查阅。
7、业主档案应永久保存。
8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之
一。
五、记录
《业主档案目录》
六、相关支持文件
《档案管理标准作业规程》
业主档案管理制度 2
管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区
域各地点的各项服务场地管理 ,也是面对业主各类服务关系。管理处的 工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。
1、管理处的主要业主管理任务:
管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容 , 才可能更好的服务业主。
2、管理处业主管理的日常工作包括:
及时上行下达业主与管理之间的 .知识、报告、通知、通报,传送文 件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。
协调与业主之间的关系,加强横向沟通;
做好与业主有关各类文件的档案工作 ,并定期整理,以备随时查询及 跟进;
接听业主投诉,解决业主投诉;
接听业主工程报修电话,及时联系修复;
3、业主档案管理
业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。 一般
业主档案包括以下的资料:
收集业主单位资料
业主缴费记录包括各样应付之押金
业主装修工程文件
业主迁入时填具之资料
业主资料补充
业主联络资料
紧急事故联络人的资料
管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料
业主与管理处往来文件
业主违规事项与欠费记录
业主请修记录
业主投诉记录 10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
业主档案管理制度 3
管理处业主档案管理程序
一. 目的
规范客户档案的管理工作。
二.适用范围
适用于管理处业主档案的动态管理。
三.职责
1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四.程序要点
1.业主档案内容。
1)经业主签署的《业主公约》。
2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
3) 《业主家庭情况登记表》。
4) 《钥匙领用登记表》。
5) 《业主证领用登记表》。
6) 《业主入住验房表》。
7) 《装修申请审批表》、签署后的 ` 《装修施工承诺表》、《装修 安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
8) 《违章处理通知单》及处理结果资料。
9)业主的有关证件复印件。
10)业主产权确认登记(产权证书)。
11)其他应保存的资料。
2.档案盒(夹)的制作。
1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称 ,其格 式一般是由组织机构、名称组成 ,如:××× - × . × -s.w-业主档案:表示物业 管理公司××管理处物业部管理的业主档案。
3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部 3cm 位 置上,并排列在档案柜中。
3.业主档案袋的制作。
1)准备适量的 26cm×34cm 左右尺寸的档案袋。
2)将写有'栋号、楼层号、房号'的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在 档案盒(夹)内。
6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在 《业主档案目录》内 , 内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、 档案页数、备注等栏目。
7.业主档案的跟踪。
1)当发生下列情况变化时 ,行政接待人员应将变化情况记录在业主 档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
2)业主档案跟踪管理 , 由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的 普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主 ,行政接待 人员应至少每隔 15 天对业主的联系方式跟踪一次。
3)对产权发生变更的业主 ,管理处应及时为新业主建立 '业主档案', 同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
8.业主档案属绝密档案 ,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准 ,经 物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。
9.业主档案应永久保存。
10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据 之一。
12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于 检索;
13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;
14.借阅档案要经过批准,并做好记录。
业主档案管理制度 4
(20xx 年 x 月x 日业委会会议通过)
第一条所有档案资料, 由业主委员会指定专人负责保管。 第二条各种档案资料应分类进行登记、编号,妥善保管。 第三条档案室设在物业楼二层。
第四条档案资料主要包括:
(一)各类会议记录、纪要;
(二)业主大会、业主委员会作出的决议、决定等书面材料;
(三)各届业主委员会产生、备案的材料;
(四)山庄内所有建筑物产权清册及业主联系方式;
(五)订立的物业管理服务合同;
(六)山庄标识,有关法律、法规和业务往来文件;
(七)业主和使用人的`书面意见、建议书;
(八)维修资金收支情况清册;
(九)会议录音、录像、照片等;
(十)竣工总平面图 ,单体建筑、结构、设备竣工图 ,配套设施、地下 管网工程竣工图等竣工验收资料;
(十一)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料; (十二)物业工程验收和质量保修文件,物业使用说明文件;
(十三)物业管理所必需的其他资料 ,包括物业交费统计表、物业经 营开支统计表、物业服务人员花名册等;
(十四)其它有关材料。
第五条委员因工作需要须查阅档案资料 ,并认真填写档案查阅单,不 得将资料带出档案室。
第六条业主查阅档案资料,须经两名业委会委员签字同意,并办理查 阅手续,不得将资料带出档案室。
第七条查阅档案的委员和业主应尊重业主的隐私权 ,依法保守秘密, 若泄密依法承担全部责任。
第八条因管理不当,发生档案资料遗失或残缺,档案管理人员的应承 担相应责任并赔偿由此产生的损失。
第九条本制度经业主委员会会议通过 ,按照《议事规则》第二十六
条公示后生效。