某公司文件和档案管理制度.docx

1目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、 保管等工作，维护文件档案的完整和安全，充分发挥档案作用， 全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服 务，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于公司所有文件和档案的收集管理。
3责任
各部门文件档案由部门指定人员负责管理。
4内容与要求
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4. 1. 1文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理归档。
4. 1.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文 件材料，由主办部门或人员收集备案。
4. 1. 3档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细 致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4.2归档范围
A凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料
（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、 录像等）均属归档范围。
B公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清 算等方面的文件材料
C资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、 银企联系函件等）
D政府、项目批文、合同；
E公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后 的各项工作流程、公司决定等）；
F工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工 程初设、修改、竣工图纸；
G公司各部门年度工作计划和总结；
H公司签定的各类合同、协议；
I公司有效证照、证件、印章；
J各类评价、检验报告；
K车辆、员工相关档案记录；
L公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总 结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
M员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
N公司获得的社会荣誉资料；
0本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
P其它有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对 公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协 作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种 工艺制品等。
4. 3档案保管
4. 3. 1各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜， 并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
4. 3.2归档资料要进行登记，编制归档目录。
4. 3.3档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制 分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4. 3.4根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限， 每年年终据此进行整理、剔除。
4.3.5经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册， 经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案 员永久保存。
4. 3. 6严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工 作。
4. 3. 7凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作， 方可办理调动手续。
4.4档案借阅
4. 4.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单 位人员未经公司领导批准不得借阅。
4. 4.2借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4. 4.3借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续 借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经 理批准。
4. 4.4借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡， 标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
4. 4. 5借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，归还时保证 档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
4.4.6借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并 报告主管部门及时处理。
4.4.7重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管 副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。