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关于公司财务报销制度及相关流程

第一局部总那么

第一条、为了加强公司内部财务治理、本钞票核算、合理操纵费用支出，标准公司财务 报销工作,倡导一切以业务为重的指导思想，提高公司经济效益，依据有关财务治理 制 度和公司章程有关 ，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条、本制度依据相关的财经制度及公司的实际情况， 将财务报销分为日常办公费用、 工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出、专项支出及物流费用等 , 以下分不讲
明报销相关流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条、本制度适用于公司全体职员。

第二局部借款及备用金制度

第四条、借款治理

(一)出差借款：出差人员凭审批后的?出差申请单?按批准额度办理借款，出差返回 3 个 工作日内办理报销还款手续(不含周末及节假日)。

(二)其他临时借款，如业务费、各办事处的备用金等，借款人员应及时报帐，除各办事 处的备用金外其他借款原那么上不准许跨月借支。 〔必须跨月借支，例如下月月初资金

需求的情况呢？〕

(三)各项借款金额超过 1000 元应提早一天通知财务部备款。

(四)借款销账 ：

1、借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经
主管领导批准，否那么财务人员有权拒尽销帐；

2、 借领支票者原那么上应在同一工作日内办理销帐手续。 〔实际情况许多不成

立〕

3、年终不管任何人的任何借款全部交回财务，进行往来欠款清算。第二年如有需 要重新借支。
(五)借款未还者原那么上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第五条、借款流程

(一)借款人按 填写?借款单?，注明借款事由、借款金额〔大小写须完全一致，不得涂 改〕、支票或现金。

(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核 →总经理审批。

(三)财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第六条、备用金制度

〔一〕备用金限额：

1、 上海办事处有仓库且负责的客户多， 产生的费用也多， 南京办事处的备用金回 属于上海办事处统一治理，暂定备用金 7000 元以下；
2、武汉办事处有仓库但发生的物流费用不是许多，暂定备用金 2000 元以下；

3、重庆、广州、北京、沈阳办事处没有仓库且发生的物流费用相对较少，暂定备 用金 1000 元以下；
4、总部各部门除采购部外其余部门没有分配备用金，需要的款项填写 ?用款申请 单?或?付款审批单?，外办事处备用金需要填写申请单。以上备用金除了月或季度缴 纳的房租之外， 大额物流费用能够依据实际情况提早申请， 备用金缺乏的能够再做调 整。
〔二〕备用金及预支款项销帐 ：

1、外办事处销售会计每月 1 号、 16 号要把之前发生的支付单据按 要求整理好后 寄回总部，没按要求整理的，退回办事外，各负责人重新整理〔退回的快递费自行担 当〕。外办销售会计天天发送电子档?现金收支明细账?，并把账核对清楚，否那么再 次申请的备用不予处理。
2、总部预支款项，需在三个工作日，最长在一个星期之内办理销账手续，并结算
清楚， 否那么不可再申请下一笔款项。 〔需结合不同地区送货时刻效率， 另一种 常见情况，假设非预支的款项，事后付款的是否也有时刻 呢？〕
3、总部及外办事处负责人每月 28 号之前做好下个月整个月及上旬的支出预算， 每月 9 号、 19 号之前做好中旬、下旬的支出预算并发电子档到总部财务部负责人做 公司支出预算。
4、 外办事处备用金需填写用款申请单， 发电子表格给总部， 由总部负责人代替给 相关部门签字审批后转账。
5、总部各部门相关负责人填写用款申请单或付款审批单， 经各相关部门签字审批 后支付。

用

〔三〕备用金及预支款项流程：

第三局部经日办凭费采销制度 责(负) 会计审 务(财) 经(总) 出
同、采购申请单、 人 核是否 经 理 纳
第七条、 等要填紧制括差旅费审核、 费、交通费、(有未结) 办公费、审(理)低值易耗批品( 审)及备品备(付)件、培
训费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原那么上不得超出预算。
款审批单 清的费 批 款

第八条、费用报销的一般

(一)报销人必须取得相应的合法票据 (从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公 章； 从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名或盖章),发票反面有经办人签名并简 述事由(何人何时何地何事〕，发票单据需按要求黏贴。

(二)填写报销单应注重:依据费用性质填写对应单据，严格按单据要求工程认真写，注 明附件张数，金额大小写须完全一致〔不得涂改〕。

(三)报销 1000 元以上需提早一天通知财务部以便备款。

(四)费用报销的具体要求：

1、生活用品：除扫把、拖把、水桶、垃圾袋用于办公地点清洁用品外，其余不
能报销。

2 、办公用品：必须开具正规发票并附上购物清单。

3、运输费用：具体 详见?第六局部物流费用报销流?

4、临时雇工费：附临时工明细表，明细表上贴标计时费，需注明贴标发往哪里
的物资，共计几件几双鞋子；搬卸费，需注明几件物资，单据需要有临时工人签名及号 码。
5 、所有单据都需要有三个人以上签字：经办人、区域负责人、会计。

6、各办事处寄回来的单据不符合 的不予以报销，全部退回各办事处，负责人自 行处理，不予以抵扣预支的备用金。
7、所有的支出必须做费用支出凭证，把原始单据分为正规发票和收款单据黏贴 在黏贴单上，差旅费按黏贴标准。
8、属于职员借支而后至财务部核销的，填写费用报支单时应在单据的左上角写 上“销账〞二字，以区分财务是否差不多付款。
第九条、费用报销的一般流程 :

1 、办事处报销流程：

经办人填制报支单 销售会计初审 区域经理审核签字

出纳办理抵扣备用金账款 总经理审批 总部财务审核

经办人填制费用报支单〔附签字后的原始票据〕，提提供销售会计→销售会计初审 〔票据是否符合公司的相关 ，购置物资的需附上审批后的购置物资申请表〕，如不符合
退还经办人， 如符合那么黏贴票据 → 区域经理审核签字 →财务部门审核 →总经理审批 → 出纳报销。
2 、泉州总部报销流程：

经办人填制费用报销单
部门经理审核
财务部审核
总经理审批
出纳付款

业务经办人按付款类型收集整理齐全完整的付款凭据作为附件， 并正确填写相应的 费用报销单，签名确认后报送部门经理进行业务审核，部门经理审核确认后，送交财务 部审核付款凭据是否齐全，业务是否合规、合理，支出金额是否超出预算或合同、单据 是否合法完整，再报送总经理审批，出纳依据审批后单据执行付款程序。
第十条、差旅费报销制度
一、差旅费标准

1、费用标准：日常支出差旅费按不同岗位级不标准不同，具体 如下： 1〕、住宿费按出差地区和人员级不制定标准， (原那么上两人出差，如为同性住宿标准
按一个人住宿标准报销)
级不
副总经理以上级不
经理级
助理及主管级
职员级
直辖市及省 会都市
170
130
100
80
特区、广州
190
150
120
100
一般地区
140
100
70
50

2〕、出差的市内交通费实行包干制，标准如下：

级不
副总经理以上级不
经理级
市内交通费
全额报销
30 元/天

助理及主管级
职员级
25 元/天
20 元/天

3〕、出差人员每人天天伙食补贴标准如下：一般都市享有补助 20 元/天，省会都市及 特区 35 元/天。具体时刻 标准如下：
A. 中午 10 时前离开本市按全天补助伙食费。
B. 中午 10 时后离开本市按半天补助伙食费。

C. 中午 14 时前抵达本市按半天补助伙食费。
D. 中午 14 时后抵达本市按全天补助伙食费。

2 、费用标准的补充讲明：

〔1〕以上报销的住宿费，交通费，伙食补助费都必须提供相等额度的票据报销〔必 须提供正规票据，按标准报销，超出局部自己负责〕，往返长途车费必须以车站电子发 票为准〔全额报销〕，可自行按实际需要安排选择公路、铁路或水路，如因工作性质确 实需要乘坐飞机者必须向各相关部门申请，经各相关部门及总经理同意前方可执行。
〔2〕住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未到达住宿标准金额不予补偿； 超出住宿标准局部由职员自行担当。
〔3〕出差费用原那么上按一天一夜报销，如是早上 8:30 动身，翌日 18:00 返回的 可按两天一夜报销，具体时刻依据电子车票上的发车时刻为准。
〔4〕到各办事处出差，其办事处提供住宿者不补住宿费，如办事处无法提供住宿可 按住宿标准报销住宿费用。
〔5〕出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

〔6〕宴请客户需由总经理批准前方可报销招待费，同时按比例〔早餐20％、午餐或 晚餐 40％〕扣减出差人当天的伙食补贴。
〔7〕出租车费在紧急情况下〔如每季度送大件的样品〕，市区内能够搭乘出租车， 跨区有班车的一律坐班车，事先向行政部申请报备，总经理同意前方可报销。
〔8〕出差时两人不能同时往同一个地点，除非特大事件需要两人同行，必须事先 申请报备。申请前方可按报销标准报销，否那么只报销一人。
〔9〕因工作需要超出原方案出差时刻，出差人员在外地要事先向公司总经理讲明 缘故征得同意，返回后在差旅费申请表中加以注明，经批准予以报销。凡未经批准事后 追加费用，超预算局部一律由当事人自付。

〔二〕报销流程

1. 出差申请：公司人员因工作需要出差填写?出差申请单?，具体注明出差地点、业 务内容、 行程安排、 交通工具及估量差旅费用工程等， 出差申请单由直截了当主管审核、 总经理审批。
2.借支差旅费： 出差人员将审批过的?出差申请单?交财务部,按借款治理 及相关于出差 报销标准额度办理借款手续，出纳按 支付所借款项。
3.购票:公司人员出差须订票的持审批过的?出差申请单?，到行政部统一订票，经审批 人签字后报财务。
4.返回报销：出差人员应在回公司后三个工作日或一个星期之内办理报销事宜，依 据差旅费用标准填写?差旅费报销单?，附?出差申请单?及路线日程表，部门经理审核签 字，财务部审核签字，总经理审批；原那么上前款未清者不予办理新的借支。
第十一条费报销制度及流程
(一)费用标准

1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原那么，职员的费用的报销采纳与岗位相关制， 即依据不同岗位，依据职职员作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政 部相关治理制度 。
2．固定费：公司为职员提供工作必须的固定，并由公司统一支付话费。不鼓舞职 员在上班期间打私人。
3、移动费： 因工作的特不性， 公司局部职员将统一使用公司的办公用于业务联系， 并由公司统一支付话费，私人将不再报销话费，禁止职员使用办公打私人。职员转岗或 离职后应将交还行政部〔依照工作业务使用协议办理〕。
(二)报销流程

1 、人力资源部每月初将报销话费做进职职员资表， 20 日由财务部统一发放。如有 配置的，由公司统一付费〔超出局部由职员负责〕 ，不再从工资做补贴。
2、 公司统一支付话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销 手续， 假设遇费异常变动情况应到相关部门查明缘故， 特不情况报总经理批示处理方法。
第十二条交通费报销制度及流程
(一)费用标准：

(1)职员因公需要用车可依据公司相关 申请公司派车， 在没有车的情况下经行政部 车辆治理人员同意后能够乘坐公交车 ;
(2)市内公交车费应保持相应票据报销。

(3)职员在本市内出差，只报销公交车票〔盖有 2 个章〕，公交车票除二人及以上同 行外均不得连号，无特不情况不得报销出租车票。
〔4〕各外办事处人员因公安排回公司可按电子车票报销，在这行程间顺道回家造 成的车票不可报销，只按公司到办事处的车票报销。
(二)报销流程

1.职员整理交通车票〔只含有公交车票〕 ，在车票反面签经办人名字，并由行政部人员 签字确认。
2.审批:按日常费用审批程序审批。
3.职员持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十三条物资采购报销制度及流程
〔一〕物资采购流程 :

1、公司行政部门为低值易耗品之采购、治理部门，设置标准库房，并设专门保管 人员治理，财务部为核算监督部门。
2、由物资使用人填写?采购申请单?，部门经理签字审核，再将填写完的采购申请 送至行政部签收。
3、行政部低值品保管人依据使用部门申请数量，与库存进行核实，填写 ?采购申 请单?中的“库存数量〞、“批准数量〞两栏。
4、行政部低值品采购人接到送来的?采购申请单?，按需购物资的要求进行询价， 将价格填列到?采购申请单?后由部门经理签字审核，送至财务部进行复核。
5、物资到位后物资采购员将?采购申请单?送至物资保管人处以备验收时使用。

6、物资保管人、物资验收人、供货商三方共同对到物资资进行验收。验收时注重 物资是否与采购申请单中内容、规格型号相符、质量是否合格。
7、验收符合要求后，填写?物资进库验收单?，一联交供货商、一联交采购员，将 物资分类存放，分不登账。
8 、通知使用部门能够领取所需物资。

9、使用部门填写?物资出库单?领取所需物资， 物资保管人依据?物资出库单?登账。 〔二〕报销流程
1、物资采购前，预借物资款必须经财务主管领导签字批准前方可借款。物资采购 完毕，需及时报销，逾期三天不办理者，按挪用公款论处。

2、物资采购员填写?费用报支单?，将本次采购的全部原始发票、 ?进库验收单?、 ? 采购申请单?粘贴附后，部门经理审核，财务部审核〔财务部审核内容填写是否正确无 误、签字是否齐全、发票、 ?进库验收单?、 ?采购申请?三份单据中内容、数量、金额是 否相符、实际金额与报销金额是否相同〕，总经理审批。
3 、采购员持审批后的费用报支单到出纳处办理付款手续。

4 、各部门急需或特不的办公用品，经以上程序批准，可自行购置。
第十四条培训费、资料费及其他报销制度及流程
〔一〕费用标准

1.培训费:为了便于公司依据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一治理，各 部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源依据实际需要编制培训方案报总经理审 批。
2.其他费用：依据实际需要据实支付。

(二)报销流程：
1.培训费由人力资源部人员依据审批程序及报销程序办理报销手续。
2.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四局部工薪福利及相关费用支出制度及流程

第十五条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用 按照资金支出制度相关 执行。
第十六条工薪福利
(一)工资

〔1〕每月 10 日由各办事处负责人依据上月销售情况做好导购工资表，转交财务审 核无误，经公司总经理审批后于 15 号支付，导购工资算错或是迟交导致的咨询题相关 负责人担当责任；每月 20 日由人事部做好治理人职员资表，转交财务审核无误，经公 司总经理审批后的工资支付标准〔含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及等信息〕。
〔2〕总经理提供职工月度奖金分配表；
〔3〕财务部依据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；

〔4〕按工薪审批程序审批；

〔5〕统一由财务部通过现金或是银行转账形式支付工资；

〔6〕每月末之前职员到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 〔三〕社会保险支付流程：
〔1〕由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处 理；
〔2〕社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收 单据应交人力资源部专员签字确认，假设有差异应查明缘故并按实际情况进行调整。
〔3〕社会保险需由职员负责局部在工资发放时候扣除。

〔四〕 其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单 →经部门经理 签字确认 →财务经理进行财务复核 →报总经理审批， 审批后的报销单及支付标准交财务 部办理报销手续。

第五局部专项支出财务报销制度及流程

第十七条专项支出要紧包括软件及固定资产购置、 广告宣传活动费及其他专项费用 等。
第十八条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

(一)填写购置申请：按公司相关 填写?资产物资申请表?并报批。

(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

(三)结账报销

〔1〕资产验收〔软件应安装调试〕无误后，经办人凭发票等资料办理出进库手续， 按 填写报销单〔经办人在发票反面签字〕；
〔2〕按资金支出 审批程序审批；

〔3〕假设需提早借款， 应按借款 办理借支手续， 并在 5 个工作日内办理报销手续。

〔四〕发生物品转移， 即由另一个使用人转移给他人使用时应填写“物品转移清单〞 第十九条其他专项支出报销制度及流程
(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用〔广告及宣传活动费、公司 职员活动费用、办公室装修及其他专项费用〕支出。

(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理依据实际需要向总经理提交请 示报告〔含工程可行性分析、费用预算及相关收益推测表等〕 ，经总经理签署审核意见 后报董事长及其授权人审批。

(三)财务报销流程

1 ．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2． 签订合同： 由直截了当负责部门与合作方签订正式合作合同， 〔合同签订前由公司 参 谋的审核，合同应注明付款方式等〕。

3 ．付款流程：

〔1〕由经办人整理发票等资料并填写费用报销单〔填写标准参照日常费用报销一 般 〕；
〔2〕按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核 →总经理审批； 〔3〕财务部依据审批后的报销单金额付款；
〔4〕假设需提早借款， 应按借款 办理借支手续， 并在 5 个工作日内办理报销手续。

第六局部物流费用的报销制度

第二十条为加强公司的物流治理，妥善保管仓库库存物资，使物资出进库及相关的 物流运输的标准化，落低物流本钞票，提高物流效劳水平，做了以下的要求：
1 ．物流费用需要先预支款项必须填写费用预支申请单，申请内容要填写具体清楚， 再经各个相关部门负责人审核签字方可支付使用， 票据正常三天交回财务部进行预支款 项销帐。
2．运输票据报销必须提供正规的发票，附上客户确认收货回执单〔无客户签字确 认回执单，可在系统上打印收货单〕且有仓库主管及负责人签字，作为客户已收货产生 应收账款凭证。 如为客户退货需要有客户退货清单及仓库主管及相关人员做进库签字单 据。
3．送货收货产生的短途运输费用没法提供正规发票，收据的内容要填写具体〔比 方发那儿的货几件多少双多少方等能讲明清楚费用产生的来源〕 ，还有各个相关部门人 员的签字。
4．屡次发生的运输费用统一开在一张正规运输发票的还需附带明细的单据，运输 发票开票注重事项：数量、单位运价、计费里程不可为零且抵扣联不能盖章。
5、物流部审核运费时，应检查开单出厂及客户签收等日期，是否有逾期送达或者 违反合同 ，均依 罚扣运费。

第二十一条物流本钞票治理

〔一〕制定物流方案价格，力求合理、稳定。一般在一年内不变，但每年要结合实 际情况调价一次，减少价差。

第七局部报销时刻的具体

第二十一条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便职员费用报销，财务部 将报销时刻具体安排如下：
1．财务报销：公司财务部每周六为财务报销日。假设当月的最后一个报销日在该月的
28 日以后，为了便于财务部集中时刻月末结账，该报销日停止财务报销。

2 ．借支及其他业务的不受以上的时刻限制，可随时办理。

第八局部附那么

第二十二条本制度解释权回公司财务部。
第二十三条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。