合同订单评审控制程序模板.doc

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会签统计:
部 门
体系部
物业科
人力资源部
销售
研发
采购
计划
货仓
品质
工程
生产
会签状态

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文件控制印章
1. 目
1.1. 经过对协议、 订单进行预先评定和确定, 以确保按客、 我双方协同品质、 交期等要求交货, 满足用户期望与需求, 同时确保双方共同利益。
2. 适用范围
2.1. 适适用于电气事业部与用户之间各项协议﹑订单评审。
3. 定义:
3.1. 订单: 应约定具体明确交付时间、 数量等确定要求产品订单;
3.2. 协议评审: 指在协议内容经过销售部门初步确定后, 由品质工程部门、 采购供给部门、 计划部门进行品质、 物料及其供给、 制造能力、 交付条件方面进行实施可行性评审过程。
4. 职责
4.1. 事业部总经理: 负责协议﹑协议书签定﹑解约或取消同意。
4.2. 项目经理: 负责评审用户协议﹑协议书。
4.3. 销售:
4.3.1. 负责与用户进行沟通确定价格、 品质、 交期、 服务等方面要求。 
4.3.2. 负责主导协议及订单之评审。 
4.3.3. 负责联络用户对协议及订单各项内容进行澄清.
4.4. 研发: 负责产品项目输出资料完整、 正确性、 立刻性, 对设计变更完成立刻性, 确保产品技术问题处理。
4.5. 品质部:负责评审检测设备能力及品质管控
4.6. PMC: 负责交付计划达成, 并确保资源最大效率化。
4.7. 仓库: 负责评审产品库存和原材料物料库存情况统计。
4.8. 采购: 负责对产品原材料物料进行采购并对其交期跟进及原材料备料。
4.9. 制造: 负责评审在生产中生产设备、 工艺、 人员、 制程稳定性能否达成订单要求, 及生产管控。

5. 程序:
5.1. 协议﹑协议书评审
5.1.1. 协议、 协议书内容拟订, 由用户提供并经销售工程师初评协议内容, 销售工程师初评后将用户协议、 协议书交企业法务评审。
5.1.2. 法务将销售工程师提交协议、 协议书评审确定无误后, 由项目经理评审签字后呈事业部总经理评审签字。
5.1.3. 如有修改时, 协议需再重新进行评审; 如双方仍无法达成协议时, 必需由总经理核准给予解约或取消。
5.1.4. 当销售部对协议必在内容不能确定或协议后果有较大潜在风险, 需要取消协议时, 应由事业部总经理同意取消协议。
5.2. 信息处理:
5.2.1. 用户信息: 由销售维护用户信息和信用额度, 要求在下协议评审前在提交相关内容, 经审核后, 维护好相关用户信息数据。
5.2.2. 价格信息: 销售部门提前、 审核, 财务审核, 信息科维护价格信息数据;
5.2.3. BOM、 物料信息资料: 研发、 采购部门提交、 审核, 数据组或文控维护。
5.2.4. 交期信息共享: 销售将企业确定《产品标准周期》知会给用户, 以此结合工厂当初生产负荷等原因, 最终以PMC评审实际交期为准。若用户无法接收此正常交期, 需立刻提供销售估计给本企业, 并授权给本企业备长周期物料, 用户授权备料需要用户负担, 并于3个月内消耗完。
5.2.5. 生产周期依据:
A、 出货周期: ①通常产品: 当日DIP计划, 必需确保在第二天出80%（其中一般洗涤85%）; ②洗涤组: 金羚9系列于第三天出、 奥马于第四天出; ③温控组: 荣威、 方太、 座便器、 带LCD（普能除外）这多个用户最少要求下线第三天后才能安排出货; ④电源组: 需要外壳打标签、 老化、 灌胶产品下线第三天才能出货, 奥地利下线第四天以上才能安排出货; ⑤海外产品: 全部需海运或空运产品都要下线后4天, 对于生产过程中报废请务必在下线后3天早上提出。
B: 生产结批: ①温控: 下线后3天结批; ②洗涤及电源产品: 下线后5天内结批; ③部分海运或空运产品: 视实际情况而定。
5.3. 订单接收及登录:
5.3.1. 销售在初步确定用户要求, 如接收到用户口头、 电话等方法订单时, 应要求用户提供对应正式书面资料, 作为确定下订单协议评审成立支持依据, 以及负担库存风险, 并登录于SAP内。
5.3.2. PMC到销售部下达用户书面订单后,需对订单内容(包含品名规格、 单价、 数量、 交期等)进行查阅, 发觉问题, 协销售部联络用户对问题进行澄清,无误后建单于SAP内。
5.4. 订单评审步骤:
5.4.1. 相关部门评审内容及步骤以下:
部门
评审关键内容
KOA评审步骤
销售
1、 正确无误下达订单
2、 跟进反馈评审意见
3、 确保订单满足用户交期
a.    销售提交协议评审步骤
b. 销售工程师审批（1小时内完成）
研发
1、 评审BOM清单正确性
2、 生产封样是否完成
3、 评定有没有新增设计变更
4、 评定是否有技术问题未处理, 是否能正常生产
a.开发工程师审批（1小时内完成）
b.项目经理审批。（1小时内完成）
计划
1、 评定生产计划、 采购计划、 出货计划能否满足用户要求
2、 产能评定
3、 评审ECN更改前需要消耗库存是否消耗完
a. PMC审批（4小时内完成）
b.    物流经理审批（1小时内完成）
采购
1、 物料供给周期能够满足生产计划、 交付计划要求2、
2、 物料供给能力评定
3、 采购难度评定
步骤抄送部门
制造
1、 工程技术、 工程控制能力评定
2、 现有生产设备、 人力准备能否满足订单需求评定
步骤抄送部门
品质
1、 品质计划能力充足性、 符合性评定
2、 品质监测能力充足性、 符合性评定
步骤抄送部门
5.4.2. 销售将确定后订单, 在SAP系统中查询产品、 相关物料信息, 编制《协议评审表》, 发送相关部门, 经过KOA系统提交协议评审审批步骤; 评审中存在问题由销售部门组织其她部门, 展开对应活动协调处理。
5.4.3. 开发在审批协议评审时, 需在《协议评审表》中输入相关信息。若为新产品, 研发部确定是否完成样品确定动作及完善制造相关文件资料(样本书BOM表、 材料及原材料样品、 图纸)。
5.4.4. PMC需填写《物料交期评定表》与采购确定物料交期, 采购将交期回复后, 由PMC在审批协议评审时, 需要在《协议评审表》中输入相关信息。计划必需在1个工作日回复销售估计交期, 采购配合3个工作日回复正确交期, 由销售部门反馈交付日期给到用户。假如有改动或有影响时, 必需联络销售部通知用户, 协调好交付周期。***（以产品标准周期为主导, 计划不用采购实际回复即可列入排程, 采购需按确定周期推进供给商交货, 确实不能达成三个工作日内反馈, 即: 1、 销售助理3-1早晨下单, 计划3-1下午确定预排, 采购3-3下午前反馈交期; 2、 销售助理3-1下午下单, 计划3-2早晨确定预排, 采购3-4早晨前反馈交期。）
5.4.5. 各项目组每个月紧急订单处理不得超出4单; 每日订单评审时间超出下午14: 00到PMC处, 下单时间按第二天开始计算。
5.4.6. 在接到用户信息订单暂停、 取消、 变更发生时, 研发识别变更需评审内容, 销售应第一时间提交《协议异常跟踪表》, 将变更信息立刻传输到计划、 采购、 研发、 制造等部门。物控员统计不能取消物料明细上传, 方便销售后续跟进处理及存档依据。当协议评审修改包含产品要求改变时, 销售部门责任人需确保相关文件得到立刻修改、 传达, 并在KOA系统上公布相关信息, 各部门责任人应依据更改信息实施落实到位。
5.4.7. ***PMC依据用户交期、 物料情况、 产能负荷等制订《生产计划总表》, 以利进行交货之跟踪, 标准上每七天三更新后分发至销售、 制造、 采购、 品质等相关部门。
5.4.8. 试产订单评审, 全部试产订单评审由开发工程师负责主导, PMC回复交期给开发。
5.5. ***制单作业:
5.5.1. 建工单、 跑需求, 制订生产计划: 计划员在SAP系统中建立工单, SAP跑物料需求后, 物料将PR审单后提交采购下单给供给商处理。
5.5.2. 下采购订单、 回复交期:
A、 采购依据物料需求下达《采购订单》, 并取得供给商交期回复, 对于新器件, 维护价格信息步骤, 查核物料是否受控“物料确定书”并封样;
B、 采购必需主动处理物料交期问题, 立刻主动向计划沟通交货异常信息;
C、 采购帮助品质部门处理好物料品质异常。
5.5.3. 计划排产、 回复用户交期: 计划依据采购回复物料交期、 结合各工序产能周期, 制订《生产计划总表》; 计划经过全方面分析和努力, 内部资源确有异常时, 立刻将异常信息反馈给销售助理和其她单位, 和销售助理重新制订计划。计划员依据《生产计划总表》安排各工序《周生产计划表》, 标准上确保三天滚动计划不变, 即每七天一、 四更新两次发给相关人员, 其间若有紧急插单或因异常影响以《生产计划变更单》或邮件通知。
5.6. 生产作业:
5.6.1. 制造部门依据生产计划安排生产, 立刻处理生产中碰到问题;
5.6.2. 制造部门把可能影响交期和成本异常立刻反馈给计划、 销售;
5.6.3. 生产结批后立刻关闭工单。
5.7. ***订单变更:
5.7.1. 销售部接收用户协议变更通知时, 应立刻通知PMC跟单员以书面方法知会于相关部门, 并在第一时间以电话和其她联络方法知会于相关责任人。
A、 订单数量降低、 取消时, 不需作订单评审动作, 但要整理已产生库存金额给销售。
B、 订单数量增加、 交货期与產品要求进行变更时, 须重新进行订单评审和重新制订《生产计划总表》。 
5.7.2. 当因厂内原因, 如物料供给不及, 生产作业异常等原因造成无法按期交货时, 销售与计划协商后修订交货期回复用户。计划须更新《生产计划总表》。
5.8. ***出货:
5.8.1. 销售助理每七天二、 五统一提供出货计划给相关部门（前期需要立刻提供给物料控做物料交期回复）, 安排用户订单出货, 明确运输方;
5.8.2. 销售助理跟进用户回单, 做好用户对帐确定;
5.8.3. 仓库立刻安排产品出货并监控用户回单是否立刻。
6. 引用文件
《销售工程师作业指导》、 《销售助理作业指导》、 《采购作业指导》、 《生产计划与物料控制工作指导》
7. 引用统计
《协议评审表》、 《产品标准周期》、 《生产计划总表》、 《生产计划变更通知单》、 《出货计划表》