公司合同管理办法范本清洁版模板.doc

顺风光电（中国）投资有限企业
协议管理措施
（草案）

目 录

一、 总 则
二、 协议管理机构、 人员职责
三、 协议确定及谈判
四、 协议审核及签署
五、 协议推行
六、 协议变更及解除
七、 协议归档
八、 附则

一、 总 则
第一条 为了加强对企业协议管理, 维护本企业正当权益, 降低经济纠纷发生, 使企业协议管理制度化、 规范化, 特制订本措施。
第二条 措施是依据《中国协议法》及国家其她相关法律、 法规并结合本企业实际制订。
第三条 本措施所称协议是指本企业作为一方当事人与其她法律关系主体所签署各类协议, 及其她含有协议性质意向书、 协议书等,但不包含依据《劳动法》、 《劳动协议法》与劳动者签署劳动协议, 劳动协议管理措施由人事部依据相关法律和企业要求另行制订。本措施所称职能部门是指本企业各业务实施部门及分支机构、 集团企业下设分企业、 项目企业。
第四条 本措施所称协议管理是指本企业对所签署协议进行确定、 审查、 监督、 登记、 归档等处理。具体包含资信调查、 意向接触、 商务谈判、 协议签署、 推行、 变更、 解除及纠纷处理等全过程管理。

二、 协议管理机构、 人员职责
第五条 本企业协议综合管理工作统一由法务部 负责。 法务部 设置企业协议管理员, 负责全企业协议录入查对、 保管、 统计等工作。
第六条 各职能部门协议确定、 洽谈由本部门责任人委派专员负责, 并应设置部门协议管理员, 具体负责本部门协议管理日常工作。
第七条 法务部 协议管理职能:
1．制订、 完善本企业协议管理措施和协议审查步骤, 并组织各职能部门及分支机构实施。（步骤见附件1）
2． 宣传相关协议管理法律、 法规知识, 总结推广协议管理工作经验, 通报协议管理中出现问题。
3． 确定协议编号规则, 建立本企业协议台账, 检验协议推行情况。
4． 负责本企业格式协议制订和审批。
5． 对各职能部门协议管理进行监督、 检验。
6． 负责本企业所签署、 同意协议最终究档工作。
7． 完成ERP系统中法务部门相关操作, 审核各职能部门录入ERP系统已签署协议内容。
第八条 各职能部门协议管理职责:
1． 配合 法务部 做好协议管理及确定、 审批、 签署、 归档等各项工作, 立刻向 法务部 反馈协议管理工作中存在问题。
2． 负责将本部门承接协议（包含需要变更、 解除、 作废协议）交由 法务部 进行审查。
3． 负责对交给 法务部 审核协议签署背景进行解释和说明。
4． 建立本部门协议管理台帐及统计报表, 对协议签署、 推行、 变更、 解除、 纠纷处理等情况进行登记。协议台帐是指反应全企业或承接部门协议签订、 推行情况及记载协议关键内容帐薄。
5． 负责对完成签署协议进行整理, 同时将协议内容包含但不限于标类别、 标名称、 双方当事人全称、 标金额和数量、 交付期限、 交付标准、 推行情况等情况录入ERP系统。
6． 负责将协议正本交本企业 法务部 归档。
7． 对所签署协议负有认真实施责任, 并要立刻掌握和检验协议推行情况, 立刻向 法务部 通报在推行过程中发生问题, 提出处理问题提议。
8． 完成ERP系统中职能部门相关操作。
第九条 ERP部门协议管理职责:
1． 建立并维护与本管理措施相适应企业ERP系统中协议管理功效。
2． 为相关部门使用ERP系统协议管理功效提供技术支持。
3． 配合协议综合管理部门完善ERP系统中协议管理功效。

三、 协议确定及谈判

第十条 开启协议谈判前, 协议承接部门及经办人需确定相关项目符合企业相关项目管理措施, 得到有权部门认定, 许可, 相关审批文件原件应作为协议送审附件。（企业各项管理措施清单见附件4）
第十一条 确定协议前应对协议对方进行资信调查, 具体要求审明材料以下:
1． 企业法人营业执照或其它证照;
2． 对方谈判人员授权委托书;
3． 工程协议协议对方必需提供从事建筑、 安装、 监理、 装饰、 消防等工程许可证书和资质证书。
4． 广告代理协议协议对方必需提供从事广告代理资格法律文件。
5． 房屋租赁协议协议对方必需提供房屋全部权或出租权证实资料。
6． 房屋购置协议协议对方应该是房屋全部权完全拥有者, 并应该提供房屋全部权证实资料。
7． 推行能力, 包含但不限于最新会计年审报表, 最新工商年审资料。需提供担保协议, 还必需查明担保人担保资格和担保能力;
8． 协议对方以往工作评定汇报;
9． 其她所需要相关文件。
前述1至6项为必需审核, 7至9项可视情况审核或咨询法务部确定。
各职能部门完成资信调查后, 应在本部门留存资信调查文件原件（或复印件）, 在法务部要求时或协议推行完成归档时交付法务部。
第十二条 各职能部门确定协议应做到: 条款齐全、 责任明确、 逻辑性强、 文字表示清楚。协议应包含基础内容及应注意问题以下:
1． 首部。包含:
(1) 协议名称;
(2) 协议当事人名称、 地址、 法定代表人、 联络电话、 联络人、 开户银行等基础资料;
(3) 订约目、 依据。
2． 正文。具体内容及要求以下:
(1) 协议标、 数量、 质量、 价格或酬金、 推行期限、 地点和方法及违约责任。
(2) 应包含依据法律要求或按协议性质必需含有条款及当事人双方要求签订条款。
(3) 数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规要求。
(4) 价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规, 通常应写明物品单价、 总价、 计价单位、 支付手段和支付方法立刻间。
(5) 对于违约责任条款, 如该类协议有法定违约金要求, 按要求给予明确。不然, 应具体写明约定违约金额或计算方法。
(6) 确定协议争议处理方法。依据具体情况和协商结果, 确定协议争议处理路径以及管辖条款。
3． 结尾和附则。
(1) 协议结尾部分包含: 协议正本及副本份数, 发送单位, 协议使用期限, 签约地点和日期, 并须有双方代表署名及盖章。
(2) 协议文本超出两页, 应加盖骑缝章。
(3) 应将协议附件作为协议组成部分, 含有与协议一样法律效力。
第十三条 协议双方协商变更、 修改协议条款补充协议、 文书等是协议组成部分。协议双方推行协议过程中多种书面往来文件（包含传真、 图表、 单据、 确定书、 对账单等）也是协议档案组成部分。
第十四条 企业有模板协议, 模板协议仅含有参考作用, 职能部门应该依据商务谈判具体情况调整协议内容。使用模板协议, 应做到: 条款齐全、 内容具体、 用词正确、 字迹清楚, 严格按示范文本要求填写。
第十五条 协议谈判由承接部门负责组织、 安排。主谈人是协议关键参与谈判人, 1000万元标以上协议最少有三名主谈人本模板中包含具体权限金额及谈判人员标准请业务部门依据实际情况讨论调正。
。
第十六条 协议谈判须有协议主办人全程参与。协议承接部门责任人负责监督、 指导主办人。依据需要, 承接部门责任人应该亲自参与全部或阶段性协议谈判。
协议金额超出人民币1000万元, 协议最终一轮谈判应该有法务部人员参与, 包含重大事项应该由承接部门责任人主持谈判工作。
协议金额不足人民币1000万元, 承接部门责任人认为必需时, 可邀请法务部人员参与或针对具体事项出具法律意见。
如本企业与协议对方对拟签协议付款条件及支付方法有重大争议, 应邀请财务部参与商议。
第十七条 协议最终一轮谈判须就协议拟签文本每一条款都加以落实。
第十八条 负责推行或参与推行拟签协议部门, 应该参与协议谈判。没有上述相关部门参与, 协议承接部门不得独自进行协议谈判。
第十九条 进行协议谈判时, 承接部门应该统计协议洽谈情况。协议洽谈统计须在本部门留存, 并在协议推行完成后交由法务部保管。协议洽谈统计应该包含以下内容:
1． 协议编号、 项目名称、 主管部门、 洽谈对方;
2． 洽谈双方参与人员;
3． 洽谈次数, 洽谈时间、 地点;
4． 洽谈内容摘要;
5． 主办人意见及承接部门责任人意见;
6． 相关部门责任人意见。

四、 协议审核及签署
第二十条 协议谈判结束并落实全部协议条款后, 承接部门应该制作协议报批文本, 填写协议审批表, 连同协议及相关材料（相关材料见附件3）, 根据协议审批表所列步骤在协议拟签定日前五个工作日送交相关部门审批并同时录入ERP系统。

第二十一条 经办人应该在协议审批表填写以下内容:
1． 申请日期;
2． 项目名称, 应简明概括协议项目关键内容;
3． 协议金额, 指协议包含总金额;
4． 协议对方, 指与本企业签署该份协议相对方, 如为三方协议, 则需注明协议另外两个相对方;
5． 项目概况, 应含协议标、 数量、 单价、 协议期限、 推行时间及方法。
6． 项目概况栏署名及日期。
第二十二条 部门责任人意见:
1． 审核该协议项目是否符合本企业相关项目管理要求或企业领导工作布署;
2． 协议条款、 内容是否符合本措施要求;
3． 协议主办人是否按正当合规程序组织谈判;
4． 审核后若协议符合上述内容, 部门责任人应在“部门责任人意见”一栏填写审核意见, 并在该栏署名、 注明日期。
部门责任人应在协议主办人报批后一个工作日内, 就上述本项出具意见并完成ERP系统相关操作。
第二十三条 部门责任人出具审核意见后, 项目合作协议、 EPC协议、 项目咨询协议以及发展策划部通知其它协议, 协议主办人应在协议拟签日期前五个工作日报发展策划部审核协议价格, 发展策划部应该在主办人报批后一个工作日内, 出具具体意见并完成ERP系统相关操作。
第二十四条 发展策划部出具审核意见后, 协议主办人应在协议拟签署日期前四个工作日, 报财务部审核。
第二十五条 财务部就以下事项进行审核:
1． 审批协议项目财务可行性;
2． 协议价格条款及付款方法是否符合财务制度
3． 协议项目是否符合本企业年度财务计划;
4． 协议项目经费资金起源;
5． 审核后若协议符合上述内容, 财务部经理在“财务部意见”一栏填写“该项目符合财务计划、 资金起源、 同意项目实施”等字样, 并在该栏署名, 注明日期。
财务部应该在主办人报批后一个工作日内, 就上述事项出具具体意见并完成ERP系统相关操作。
第二十六条 财务部出具审核意见后, 协议主办人应在协议拟签日期前三个工作日, 报 法务部 审核。
第二十七条 法务部就协议正当合规性进行审核, 关键审查以下三方面内容:
1． 协议主体审查。即依据协议承接部门提供相关材料审查对方当事人是否含有协议主体资格、 是否超越营业执照或其她证照要求经营范围, 以及对方经办人员代理权限情况进行审查。
2． 协议内容审查。即审查协议内容是否正当, 条款是否完备和齐全, 权利义务是否明确, 违约责任是否清楚, 争议处理条款是否含有。
3． 协议文字审查。包含审查协议用语是否规范、 文字表示是否正确。
4． 协议立项、 谈判、 前置审批等是否符合企业要求。
法务部应该在经办人报批后三个工作日内, 在协议审批表法务人员审核栏应上述事项出具具体意见并完成ERP系统相关操作。
第二十八条 法务部出具审核意见后, 主办人依据前述全部审核意见对协议进行修改定稿, 定稿后主办人将协议呈递依据企业授权制度授权签字人最终同意。
第二十九条 主办人将协议呈递企业授权签字人。企业授权签字人审批签字并完成ERP系统操作后, 依据相关用章申请步骤, 交总裁办加盖协议专用章或公章。
第三十条 协议盖章时必需提供以下资料:
1． 协议正本（最少一式四份）;
2． 填写完备盖章申请书及协议审批表;
3． 第二十条所列相关材料。

五、 协议推行
第三十一条 协议推行部门和相关经办人应在协议推行过程中, 对协议推行情况进行跟踪检验, 并按下列不一样情况作出不一样处理。
1．协议相对方准期推行协议约定全部义务, 协议终止后一个月内, 经办人应对推行过程作简明说明, 并报交 法务、 财务、 其所在职能部门 立案;
2．协议相对方如因情况改变, 未能推行部份协议义务或中途不推行义务, 经办人应在得悉情况后 1 工作日内向 法务、 财务、 其所在职能部门 出具具体说明, 由法务部依据情况提出提议, 采取对应方法;
3．协议相对方完全不能推行协议或完全不推行协议, 经办人应在得悉情况后 1工作日内向 法务、 财务、 其所在职能部门 提交具体说明, 由法务部咨询领导意见后, 采取非诉讼或诉讼方法处理。
同时, 协议推行相关经办人应在ERP系统中完成相关操作。
该部分处理能够商榷。
第三十二条 在上述处理过程中, 协议经办人同时应将下列相关推行过程文件交 财务、 法务部 :
1． 我方所持全部协议（包含补充协议）原件;
2． 相对方推行协议过程中出具文件原件或复印件: 如提货单、 欠款确定书、 付款证实等;
3． 其她相关材料。
第三十三条 协议推行部门应在每个季度最终一个星期内, 对部门内未终止协议作出全方面核查, 并作出汇报, 经整理后交各职能部门责任人、 企业财务部、 法务部。
第三十四条 法务部 在协议签署后, 应对协议推行进行监察、 检验; 对各部门出具汇报应即时作出处理。
第三十五条 企业定时对协议签署、 推行、 管理和归档工作定时如开会议, 不停完善协议管理制度。

六、 协议变更和解除
第三十六条 变更、 解除协议审批权限和程序, 与原协议签署审批权限和程序相同。
第三十七条 需要变更、 解除协议, 应在法律要求或协议约定条件下, 在合理期限内与对方当事人进行协商, 书面函告, 限期回复。
第三十八条 协议经办人在收到对方要求变更或解除协议正式文件、 信函、 电报后, 必需立刻请示所在部门领导立刻处理。
第三十九条 协议变更、 解除应注意以下事项:
1． 主体变更, 应取得协议各方书面同意。
2． 有担保条款协议变更, 应征求原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章。
3． 经上级主管机关审批协议, 所达成变更、 解除协议应报原审批机关同意。
4． 经公证协议, 所达成变更、 解除协议, 应报原公证、 鉴证机关立案。

七、 协议分类归档本部分待确定各部门对协议管理责任后修改。

第四十条 协议承接部门应在协议签署后五日内, 将协议原件一份留存本部门或交由协议推行部门保管至推行完成后交回法务部, 一份交法务部保管; 如协议只有一份原件, 则原件交由法务部保管, 相关部门留存复印件。协议管理员对已生效协议应编号登记列具清单后, 连同协议原件及与协议相关文书、 函件、 图表、 电报、 传真等逐一建立档案。清单内容包含: 协议编号、 名称、 关键内容、 当事人名称、 价金、 签约时间、 签署和审批领导、 经办部门及人员、 是否经法务人员审查及法务人员姓名等。
第四十一条 推行完成协议包含协议推行过程中往来信函、 单据、 传真件必需送法务部协议管理员进行编号归档。
第四十二条 法务部协议管理员每个月15日至30日与相关部门协议管理员查对上月应归档协议, 督促协议归档。
八、 附 则
第四十三条 本措施未尽之事宜, 一律按中国协议法以及相关法律、 法规, 及企业董事会解释实施。
第四十四条 本企业各部门可依据本措施制订实施、 考评细则, 并报 总裁办 。
第四十五条 本措施解释权属于本企业 法务部 。
第四十六条 本措施自年月日起实施。

顺风光电（中国）投资有限企业

年 月 日

附件1
合 同 管 理 流 程

部门经办人、 责任人项目联络、 洽谈
部门经办人上交协议资料
签署协议
企业领导审批、 修改
法务人员审查、 修改
发展策划部、 财务部审查
部门责任人初审
经办人填写审批单
部门经办人确定协议初稿
协议归档

附件2
协议申请书
协议编号:
填报日期: 年 月 日
项目名称:
协议金额:
对方单位:
地址和电话:
项目概况:

经办人签字: 日期:
部门责任人意见:

签字: 日期:
发展策划部意见:

签字: 日期:
财务部意见:

签字: 日期:
法务部审查意见:

签字: 日期:
企业领导审核意见:

签字: 日期:
说明: 1、 协议编号由部门填写。
2、 项目概况应包含协议标、 数量、 付款方法、 使用期限、 询价等概况。
附件3 法务合规审查资料

框架协议
不包含实质经济性权利义务协议
1
协议审批单

合作协议
包含项目过程中具体权利义务协议
1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
尽职调查完成证实材料

股权转让协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
尽职调查完成证实材料

项目咨询协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
尽职调查完成证实材料

EPC协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
尽职调查完成证实材料

4
EPC供给商短名单

5
EPC供给商中标通知书

外包咨询协议
勘测、 环评、 能评等
1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
供给商短名单

4
招标结果合规性材料

采购协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报（项目相关采购）

3
供给商短名单

4
招标结果合规性材料

土地租赁协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
《措施》第十一条1至6项所涉材料

协议能源管理协议

1
协议审批单

2
项目立项汇报

3
《措施》第十一条1至6项所涉材料

行政类及其她

1
协议审批单

2
采购部供给商名单

附件4
待定