档案扫描合同协议书范本模板.doc

编号: _____________

档案扫描协议

甲 方: ________________________________________________

乙 方: ___________________________

签署日期: _______年______月______日

委托方（甲方）:
住 所 地:
法定代表人:
委托代理人:
项目联络人:
通讯地址:
电 话:
传真:
电子信箱:
开户银行:
银行帐号:
税 号:

受托方（乙方）:
住 所 地:
法定代表人:
委托代理人:
项目联络人:
通讯地址:
电 话:
传真:
电子信箱:
开户银行:
银行帐号:
税 号:

本协议甲方委托乙方进行 项目, 并支付酬劳, 乙方接收委托并进行此项工作。双方经过平等协商, 在真实、 充足地表示各自意愿基础上, 依据《中国协议法》和《纸质档案数字化技术规范 DA/T31-》要求, 达成以下协议, 并由双方共同恪守。

第一条 本协议委托项目要求以下:
乙方工作内容:
1. 扫描介质: 以底图为主, 还包含少许文本。
2. 扫描数量: 数量约为 万张。
3. 扫描精度: 300dpi 。
4. 扫描文件格式: 黑白PDF, 甲方变更文件格式要求双方另外约定新价格。

第二条 乙方应按下列进度完成扫描图纸工作:
乙方应确保每个月 万张以上生产能力, 按甲方进度计划生产周期为 个月。

第三条 甲方应向乙方提供工作条件及协作事项以下:
1. 场地与工作环境: 甲方提供乙方工作场地和相关网络工作环境维护;
2. 能源: 甲方负责提供工作场地水、 电、 风、 气等能源;
3. 为确保数据安全, 扫描所用扫描服务器（电脑）和存放设备一律由甲方提供, 这些服务器不得安装有可复制电子文件插口或附件;
4. 其她协作事项: 依据生产需要, 乙方可进行合适加班工作, 甲方应提供便利。

第四条 甲方应按以下方法支付费用:
1. 驻场服务费: 元/月/年
2. 图档扫描费: 元/张（A0-A4, 大小统一价格）
3. 文档扫描费: 元/张A4, 元/张A3
4. 著录费: 元/条目
5. 挂接费: 元/个文件
6. 档案整理费: 元/卷
7. 破旧图档修复: 元/张
8. 破旧图档加图套扫描: 元/张
9. 卷放文件加收服务费: 元/张
10. 结算方法: 驻场费每个月 日前支付, 其她按实际扫描验收数量次月 日前支付。
11. 假如协议实际实施时间超出 个月, 乙方有权依据国家公布物价改变指数和政府对劳动者最低工资待遇、 福利政策改变调整以上服务价格, 具体百分比双方到时协商, 但最低不得低于国家公布物价指数改变。
12. 发票: 乙方提供发票为 %增值税发票或一般发票

第五条 甲方权利与义务
1． 甲方负责提供扫描任务计划以确保任务工期, 假如因甲方提档量不足造成乙方延迟完工, 责任有甲方负担。
2． 甲方应按进度要求进行工作场全部关条件搭建。
3． 提供必需档案业务指导、 监督并负责处理扫描过程中出现档案技术问题。
4．甲方有权要求乙方对不宜工作人员提出更换。
5．甲方负责按期验收扫描结果文件。
6．法律、 法规政策要求由甲方负担其它责任。

第六条 乙方权利与义务
1. 派出合格在场服务工作人员, 立刻更换甲方提出认为不宜工作人员。
2. 确保不因扫描降低保管档案质量。
3. 负责提供驻场扫描设备及人员。
4. 确保遵守甲方管理要求, 满足档案管理安全要求, 确保水、 火、 电、 气等安全。
5. 不得转让项目或将本项目管理责任转让给第三方。
6. 确保本项目所生成过程管理文件和结果文件保密, 不得私自拷贝, 不得流入第三方, 如因乙方管理不善或蓄意行为造成数据流失, 需负担赔偿责任。
7. 乙方需借助甲方扫描结果进行商务宣传, 必需经过甲方授权。
8. 法律、 法规政策要求由乙方负担其它责任。

第七条 违约责任:
甲乙双方应严格遵守本协议相关条款, 此协议未尽事项, 应由甲乙双方友好协商处理。 因不可抗力造成协议无法实施情况, 双方应友好协商延期推行, 协商不成或确实无法继续推行, 任何一方均不负担违约责任。

第八条 双方因推行本协议而发生争议, 应协商、 调解处理。协商、 调解不成, 提交甲方属地仲裁委员会仲裁。

第九条 本协议一式 份, 甲乙双方各执 份, 含有相同法律效力。协议使用期至: 年 月 日。

第十条 本协议经双方签字盖章后生效, 至双方责任义务推行完成后失效。

甲方: （盖章）
法定代表人/委托代理人: （署名）
年 月 日

乙方: （盖章）
法定代表人/委托代理人: （署名）
年 月 日

签署协议有哪些注意事项

一、 核实确定对方当事人主体资格
1、 协议对方为自然人:
核实并复印、 保留其身份证件(勿以名片代之), 确定其真实身份、 行为能力及资信情况, 最好是以钱款两清方法来交易, 以避免风险。
2、 协议对方为法人:
（1）到当地工商部门查询其工商注册资料并实地考察其企业情况, 确定其真实性; 尤其注意营业执照上企业名称, 上对方名称和企业营业执照上名称保持一致, 还应注意企业样章名称和营业执照上一致。
（2）通常而言, 协议上会要求有企业法定代表人签字, 在此应确定在此处签字人身份, 假如不是法定代表有些人, 则应尤其注意该人员是否有企业或法定代表人授权委托书, 而且应把授权委托书、 协议书及个人身份证实放在一起保管, 以确保签署协议有效性。
（3）应注意签约方资信情况, 以确保协议有效推行。
（4）签署协议必需加盖对方单位公章、 协议专用章。
3、 协议对方为“其她组织”:
（1）对方当事人为个人合作或个人独资企业, 查对营业执照登记事项与其介绍情况是否一致; 由合作人及独资企业经办人签字盖公章。
（2）法人筹备处: 确定经办人身份及股东身份, 加盖法人筹备处和股东公章。
4、 协议对方除加盖公章、 私章外, 要亲笔署名。
（1）在推行协议过程中包含到对方人员签字地方(如验收单上)都要注意签字方身份, 是否含有正当授权委托书, 不然签字可能会变为个人行为, 最好在包含到对方签字地方都加盖企业印章加以确定。
5、 协议主体考察方法
（1）、 签约对方主体资格签约对方为企业时, 则应注意企业下属部门, 如企业各部、 科、 室等是不含有主体资格, 不能签约,假如签署了这么协议可能会因为主体不适格而被认定无效; 而企业分支机构, 如分厂、 分企业、 办事处等, 则应看其是否含有对外开展业务资格(是否有授权)? 是否有非法人营业执照? 假如有授权或非企业法人营业执照才有签署协议资格, 对分企业、 分厂、 办事处审查, 除审查分支机构履约能力外, 还应审查企业履约能力情况, 因为在分支机构无力负担责任情况下, 企业还应负担补充责任。看注册资本, 是否与拟签协议标额相当, 如差异较大, 则可能风险也较大, 应加以注意; 看企业经营范围, 看拟签协议业务是否在经营范围内, 不是, 风险也较大; 看企业工商年检是否经过了工商部门年度检验, 假如没有, 则签定协议时风险也会较大。除以上方法以外, 还应依据营业执照中记载情况, 对企业办公地点、 人员、 固定资产等进行实地考察和确定。
（2）、 要核实对方资信情况在审核了对方主体资格, 没有问题后, 则应核实签约对方资信。核实资信方法与签约对象是新用户还是老用户, 有很大区分, 假如是老用户, 则能够考虑与其签协议, 但要查对其之前履约情况, 如履约情况差, 通常不能再与其签协议, 既使签, 也只能同时推行协议, 既交货同时付款协议。假如交货期较长, 则应要求对方先支付一定推行确保金, 并要求在交货同时付清全部货款; 对查对履约统计情况后, 如履约情况通常或推行情况良好, 则应考察其资信证实文件, 除了交货同时付款以外协议, 通常应要求对方提供资信证实文件, 资信证实文件通常包含企业介绍, 营业执照, 效益情况, 税务证实, 银行信用等级证实以及单位基础情况等资信证实资料; 同时能够经过了解对方用户评价, 调取工商资料等其它手段核实对方所提供资信证实情况, 同时还能够对企业注册资本情况、 会计资料、 股东等进行核实, 最终依据对方资信情况确定是否应签协议或签什么样协议。对于新用户除了交货同时付清款协议外, 通常应要求对方提供资信证实材料, 并实地进行考查, 在确定有良好资信及履约能力后再与之签定协议, 假如在此过程中能让对方提供履约担保则会极大降低风险。
二、 协议形式:
1、 协议形式有书面形式、 口头形式和其她形式。除了交货同时负款协议外, 通常应以书面形式签定协议, 在以信件和数据电文(包含电报、 电传、 传真、 电子数据交换和电子邮件)等形式签定协议时一定要要求以书面形式做最终确定, 以避免双方在推行过程中发生分歧。当然假如当事人未采取书面形式但一方已经推行关键义务, 对方接收, 该协议是成立并有效, 但这么行为会给企业带来很多无须要风险和麻烦, 应该尽可能避免;
2、 采取口头、 信件、 数据电文形式签订协议, 必需签署确定书并盖章签字;
3、 倒签协议要标明协议背景。
三、 协议必备条款要具体、 明确:
1、 当事人名称须真实、 一致;
2、 协议标、 数量、 质量、 价款、 包装方法要具体、 明确;
3、 注意验收方法、 程序和时间;
4、 推行方法须具体: 交货方法、 结算方法;
5、 推行期限须确定某一时间点或时间段;
6、 尽可能明确本司所在地为协议推行地;
7、 违约责任要量化为违约金或确定违约赔偿金计算方法;
8、 处理争议措施为协商、 诉讼, 约定由本司所在地法院管辖或广州仲裁委员会仲裁。
四、 订约前协议义务:
1、 尽帮助、 通知义务;
2、 订约时获取对方商业秘密, 不得泄露和使用。
3、 对企业开出授权委托书、 介绍信、 盖章协议书等授权性文件要跟踪管理, 出具时应标明协议对方名称及授权范围、 使用期限, 业务结束要立刻收回。
业务人员离职要立刻收回上述文件, 无法收回立刻以书面形式通知相关单位并做证据保全。
发觉业务人员在委托授权终止后仍以本司名义签署协议, 立刻确定是否追认; 不予追认要以书面形式通知对方并进行证据保全。必需时要求警方介入, 追究其刑事责任。
4、 遇有重大误解、 显失公平、 受欺诈、 胁迫、 乘人之危签订协议, 立刻搜集保全证据, 在除斥期间内行使撤销权(即一年)。
5、 协议签署后, 协议原件须交企业统一保管。
6、 协议内容不得损害社会公共利益、 不得恶意串通损害国家、 集体、 第三人利益, 不得含有造成对方人身伤害或因有意及重大过失造成对方财产损失免责条款。
五、 签定协议时还应注意到关键细节
1、 保留好营业执照复印件、 法定代表人身份证实、 授权委托书、 身份证复印件等相关能够证实身份材料;
2、 盖公章时一定要清楚;
3、 协议中有修改地方一定要签字盖章确定;
4、 无协议不交易
经济形势改变造成部分企业不能正常履约, 少数企业会利用企业之间协议手续上欠缺逃避违约责任。完备书面协议对于确保交易安全乃至维系与用户之间长久关系十分关键。提议您尽可能与用户签署一式多份书面协议, 保持多份协议内容完全一致并妥善保留。
5、 有行动必留痕
妥善保管对于证实双方之间协议具体内容含有证实力下述资料: 与协议签署和推行相关发票、 送货凭证、 汇款凭证、 验收统计、 在磋商和推行过程中形成电子邮件、 传真、 信函等资料。在协议推行过程中双方变更合作约定, 包含数量、 价款、 交货、 付款期限, 也要留下书面凭证。
6、 慎用善用公章
提议您完善相关公章保管、 使用制度, 杜绝盗盖偷盖等可能严重危及企业利益行为。在签署多页协议时加盖骑缝章并紧邻协议书最末一行文字签字盖章, 预防少数缺乏商业道德用户采取换页、 添加等方法改变协议内容侵害您权益。
7、 慎用授权文书
企业业务人员对外签约时需要授权。提议您在相关介绍信、 授权委托书、 合相同文件上尽可能明确具体地列举授权范围, 以避免无须要争议。业务完成后提议您立刻收回还未使用介绍信、 授权委托书、 合相同文件。
8、 离职通知相关用户
企业业务人员离开您企业后, 提议您在与其办理交接手续同时, 向该业务人员负责联络用户发送书面通知, 通知用户业务人员离职情况。
9、 撤销问题协议注意时效
假如您认为用户在与您签署协议过程中存在欺诈、 胁迫行为, 或者您事后发觉签署协议时对协议内容有重大误解, 或者您认为协议权利义务安排显失公平, 您能够请求法院撤销协议。不过务必自知道或者应该知道撤销事由之日起一年内行使撤销权, 不然您将失去请求法院撤销协议权利。当然, 您在撤销权行使期限内提出请求是否能得到法院支持还将取决于您所举证据是否充足。
10、 注意定金条款
您在签署协议时可能为了确保协议推行而要求对方交付定金, 因为“定金”含有特定法律含义, 请您务必注明“定金”字样。您假如使用了“订金”、 “确保金”等字样而且在协议中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、 一旦己方违约将双倍返还内容, 法院将无法将其作为定金看待。