公文写作讲座.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,文 件 管 理,中共贵港市委党校 梁树仁,公文 写作,1,.,前言,应用写作与公文写作,应用写作是写作科学的一个分支。凡是为了某一目的、直接让对方知道，或要求对方做什么而写的文字,都叫应用文。,古人要求为大夫者，要有“九能”：“建邦能命龟，田能施命，作器能铭，使能造命，升高能赋，师表能誓，丧纪能诔，祭祀能语。君子能此九者，可谓有德音，可以为大夫”。此九者皆是辞命，亦皆是言语（孔门四科“德行、言语、政事、文学”）这就是说，言语指政治、外交、生活中的应对说辞及各种文书制作等，它的培养目标是提高言语交际能力2,.,所谓“,九能,”，指的是作为大夫所必须掌握的九种文体,这九种文体都与大夫在政府中行使的特定行为方式相关：“命龟”是占卜用的文体；“施命”是田猎时布施教命的文体；“铭”是刻镌于器皿之上，书以为戒的文体；“造命”是出使外邦时随机应变、应对作答的文体；“赋”是登高时有所见，赋其形状、铺陈事势的文体；“誓”是出征前对将士誓师的文体；“说”是解说山川地理形势的文体；“诔”是表彰死者生前德行，以表示哀悼之情的文体；“语”是在祭祀时祷告天地神祗的文体。,3,.,公文写作能力是自古以来对公务人员的一种能力要求,公文自古有之,4,.,广义公文，含以下三类,法定公文：,国家党政机关公文处理工作条例,中所确定的法定公文。,专用公文：如党务、军事、财经、司法、外交等领域使用的公文。,事务公文：内部日常事务，如计划、总结、简报等。,狭义公文,行政公文（仅指,党政机关公文处理工作条例,规定的,15,种。,5,.,决议,、决定、命令（令）、,公报,、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、,纪要,6,.,一、,现行公文规范与,国家标准,7,.,1,党政机关公文处理工作条例,2.,国家行政机关公文格式,3.,标点符号用法,（,GB/T 15834,1995,）,4,出版物上数字用法的规定（,GB/T 15835,1995,）,8,.,二、公文特点,9,.,（一）政治性、政策性,是统治阶级为了维护其统治地位，强化其统治意图，传达其政策主张，确保国家政权正常运转而使用的一种不可缺少的重要手段。,10,.,(,二,),作者的法定性,1.,公文的法定作者,指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。,2.,三种表现形式,(,发文名义,),机关,:,机关某组织单位,:,机关单位领导,:,（法定代表人）,11,.,(,三,),严肃性：具有,法定的权威和效用,1.,公文的,现实执行效用、现行效用、时效,2.,空间（地域、职权）效力范围,12,.,3.,时间效力范围,（,1,）公文生效时间,即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）,【,例,】,“,文到之日起执行,自发布之日起执行,”,。,定时生效（一般规范性文件）,【,例,】,行政法规按规定一个月以后生效。,13,.,（,2,）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）,内容已经执行（有效期届满，明示废止）,内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）,被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）,14,.,4,.,公文的溯及力,公文溯及既往的效力,;,指公文可否适用于制发以前的事件或行为。,一般公文可以规定溯及力,规范性文件比照,“,法律不溯及既往,”,原则,不应该规定溯及力。,(,我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力,),15,.,5.,机关公文的效力等级,发文机关地位越高,公文效力等级也越高,;,在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文,;,同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照,”,新法优于旧法,”,原则,;,同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即,”,特殊优于一般,”,;,授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。,16,.,(,四,),程式性：,1.,具备特定体式,体式 文体：文件的表达形式,格式 约定俗成的格式,法定的标准格式,17,.,2.,经过特定的处理程序,制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：,会签,公布,法定会议或机构批准等,18,.,（五）真实性、简明性、时效性,以上特点，“法定效用”，“规范格式”是党和国家机关公文的重要标志。,19,.,三、公文分类,从不同分类角度看公文处理,20,.,（一）按形成、使用领域，分为通用公文,(,正式、内部,),和专用公文。,1,正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。,21,.,2,内部通用公文 机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括,（,1,）规章制度类文件（规范性文件）：（,2,）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等,22,.,（,3,）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等,（,4,）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。,23,.,3,专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。,如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）,24,.,（二）从物质载体的角度分类分为四种,1.,纸质文书,2.,感光介质文件,以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。,3.,磁介质文件,以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。,4.,电子文件,借助计算机生成、传输和处理的文件。,25,.,（三）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。,按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。,26,.,（四）按涉密程度（,GB7156/1987,文献保密等级代码,）分为六种,国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。,绝密级 涉及国家核心秘密的公文。,机密级 涉及重要国家秘密的公文。,秘密级 涉及一般国家秘密的公文。,内部级 限国内某行业、系统或社会组织内使用。,国内级 限国内公开的公文。,公开级 可对国内国外公布的公文。,27,.,（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。,上行文,下级组织向上级组织报送的公文。,平行文,平级组织或不相隶属组织之间的公文。,下行文,上级组织向下级组织下发的公文。,28,.,机关之间工作关系的划分：,同一系统的机关,同级机关,下级机关,业务上指导与被指导,上级业务,主管部门,下级业务部门,领导与被领导,上级机关,同级机关,平行关系,1.,2.,3.,29,.,非同一系统的机关,此机关,彼机关,不相隶属关系,4.,30,.,根据工作关系产生的行文关系,1,、,2,是上行文或下行文关系；,3,、,4,是平行文关系。除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。,31,.,（六）按来源分类,分为收文、发文（内部、对外）,（七）按处理方式分类,分为阅办件（办件）,需要阅件人审批的公文,阅知件（阅件）,需要阅件人阅知的公文,32,.,(,八,),按公文稿本分类,分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等,.,（试行本、暂行本）（修订本）,（草案）（不同文字文本）（复制件）,草 稿 定 稿 正 本 副 本,副 本（复本）,33,.,公文主要文稿和文本：,1.,草稿,非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）,2.,定稿,履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）,34,.,3.,正本,具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。,(,试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）,4.,副本,正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）,35,.,四、公文的几个要素,36,.,（一）公文主旨,1,、主旨形成,时间短,具有针对性,具有原则性,具有完整性,集体智慧,2,、要求：明晰、正确、深刻、集中。,37,.,（二）公文材料,真实性：,班禅额尔德尼却吉坚赞,“,报告中有些问题提得厉害了点，语言上刺激性大了点，当时毛主席看了很不高兴,”,典型性,（三）公文结构,结构简单，清楚明白,结构定型化,密切的结构与内容关系,38,.,（四）公文语言：公文语体严谨朴实、,得体庄重,，不易产生歧义。但并非不讲究语言艺术。,1,、公文的语言艺术,简洁、精练,十五大报告“三个伟人”，“三次巨变”，刘邦,入关告谕,“,杀人者死，伤人及盗抵罪”,吴佩孚批复,质朴、自然,在纪念党的十一届三中全会大会上，胡总书记用了“不动摇”、“不懈怠”、“不折腾”，表明我们党坚持中国特色社会主义道路的决心和信念。胡总书记用群众熟悉的生活语言表达了党的重要政治理念，简捷、明晰、生动、传神。,39,.,引文和修辞,江泽民香港回归：“海上生明月，天涯共此时”,十五大报告：“旗帜就是方向，旗帜就是形象”“抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧”,40,.,积极修辞与消极修辞,积极修辞,讲究在表述中运用辞格，以达到语言生动形象、词藻华美的目的。是借助辞格,以形象、生动地表达说话者内心情感、生活体验为目的的修辞活动,;,慎用：引用、比喻、借代、排比、反复、反问等。,一般不用：拟人、夸张、反讽、想像等手法。,41,.,消极修辞,讲究运用规范词语，消除岐义，确保语言表达准确、简明，恰到好处，不失庄重平实。以平实、客观地表达事物概念,阐明事理为目的的修辞活动。,消极修辞在公文中的运用，主要表现在以下几个方面：,1,精炼文字，节简篇幅。,2,准确使用词语。,3,选择正确、恰当的句式。,4,安排合理的结构。,5,正确使用标点符号。,42公文修辞的要求,修辞要切合文章表达目的。,修辞必须切合语境。,修辞必须切合文章语体特点。,43,.,“这两种人都凭主观，忽视客观实际事物的存在，或作讲演，则甲乙丙丁，一二三四一大串；或作文章，则夸夸其谈的一大篇。无实事求是之心，有哗众取宠之意。华而不实，脆而不坚，自以为是，老子天下第一，“钦差大臣”满天飞。这就是我们队伍中若干同志的作风。这种作风，拿了律己，则害了自己；拿了教人，则害了别人；拿了指导革命，则害了革命。”,毛泽东,改造我们的学习,44,.,2,、公文语言的误区,口语化,商量,研究 答应,批准 发给,颁发 夸奖,表彰 见面,会见 吩咐,命令 打发,委派 马上,立即 赶快,迅速三下五除二（动作利落）戳脊梁骨（背后议论指责）不讲价钱（提条件）打扳子（受处分）,45,.,八股腔：缺少个性化表达，缺少具体内容,篇章结构公式化，千篇一律,陈词滥调，措辞老一套，遁词满天飞,。,假,、,大,、空、,长,、抄,误用文言,已淘汰：圣明、恩准、卑职、不佞,慎用：遵照、准予、“特此通告、一体周知”，此令、“近查、顷据、兹有”，“据此、故此、为此”，“似应、拟、核准”,46,.,误用例,我处已派人前去接洽为荷,鉴于土地已被人强占，多次交涉没有结果,我部张部长亲自莅临开工典礼，表示祝贺,我们明确表示，对过去的事情 已经见谅了,由于管理不善，臻于不可收拾的地步,前程如何，令人担忧,47,.鼓励青年学者解放思想，冲破禁区，染指性学研究,这些人来历不明，行踪诡秘，他们究竟要干什么，值得推敲,他们日以继夜，辛勤工作，做出了大的贡献,当地群众对我们的支持，真是无所不至了,滥用简称,入园（入幼儿园）、转院（转移就诊医院）、人大（中国人民大学）、整容办（整顿市容办公室）、白医（白沙医院）、马饮（马皮饮食服务公司）,48,.,3,、社会流行语、网络语言,社会流行语的类型,:,反映党和国家的有关方针政策的,反映社会经济繁荣发展的景象的,反映人们物质生活和精神生活的变化的,反映人们生活观念、择业观念等的变化的,反映科技进步和发展的,正确使用社会流行语应当注意三点：,49,.,留心观察，勤于积累准确理解和把握社会流行语的含义,注意把握社会流行语使用情景,适应我国政治、经济和文化发展需要的，可用。“扫黄”、“第三产业”、“高品位”、“动感”,术语化较强的，应加以阐释或说明。“网吧”,50,.,应作保守处理的。“打的”、“卡拉,OK”,、“老板”、“打工仔”。,不能入文的。“发烧友”、“酷毙了”、“很,Q”,、“帅呆了”、“伊妹儿”；,网络语言不能入文,数字：,200,（公园）、,3166,（再见）、,4242,（是啊是啊）、,7456,（气死我了）、,51,.,拼音：,DD,（弟弟）、,GF,（女朋友）、,KPM,（肯德基、皮萨饼、麦当劳）、,PF,（佩服）、,BT,（变态）、,MM美眉）,汉字杂糅：酱紫（这样子）、偶（我）、大虾（大侠）、斑竹（版主）、蛋白质（笨蛋、白痴、神经质）、监介（尴尬）、学困生（一学习就犯困的学生）、菜鸟（网络新手）、灌水（在网上乱留言）。,比喻：恐龙（丑女）、青蛙（丑陋的）,52,.,例文：昨晚，我的,JJ,带着她的青蛙,BF,到我家来吃饭，饭桌上，,JJ,的,BF,一个劲地对我妈妈,PMP,，说她年轻的时候一定是个,PLMM.,真是好,BT,啊，,7456,53,.,五、公文文种使用,规范,（例讲）,54,.,（一）公文文种及其选用规则,1.,什么是文种,每一种文件固定的名称即文种。,所有公文都必须在标题中标明文种。,2.,正确标明文种的作用,有利于维护公文的严肃性、规范性；,为公文的撰写和处理提供方便。,55,.,（二）通用公文文种分析 （适用范围、分类、正误点评）,规范类文书,1.,条例,用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。,如,行政法规制定程序条例,四川省道路交通管理条例,国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例“。,共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）,。,56,.,2.,规定,用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。,如,中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定,（党内可用作正式文种）,3,办法,用于对于某项工作作具体的规定。,如,国家行政机关公文处理办法,行政区域边界争议处理办法,以上两个文种既可用于法规又可用于规章。,57,.,其他通用公文,4.,决定,（,1,）适用范围：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。,县人民政府关于从严处理破坏山林事件的决定,市教育局关于撤消,文件的决定,58,.,（,2,）决定与决议的区别,使用范围,形成方式,内 容,格 式,决定,所有机关,会议通过或领导机关直接作出,重大问题或具体问题；具体、明确；,法定公文格式，会议决定用题注；其他用一般公文格式,决议,行政机关不用。（主要用于党委会、人大会议、股东会、职代会等）,正式会议讨论并按法定程序表决通过形成,全局或重大问题；原则；议论性文字多,会议名称为发文机关，成文日期在题注中,59,.,（,1,）适用范围 向国内外宣布重要事项或法定事项。,（,2,）分类,重大事项公告：行政机关公告,法定事项公告,(,专用公告,),：商标公告 公务员考试公告 城市房屋拆迁公告 企业法人登记公告,司法公告：法院开庭公告 人大公告,5.,公告,60,.,（,1,）适用范围 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,(2),分类,规定性通告,市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告,周知性通告,市人民商场开业酬宾通告,律师事务所迁址办公的通告,6.,通告,61,.,（,3,）公告与通告的异同,适用范围,制发者级别,内容重要性,告知范围,公告,法定公文,用于领导机关,;,一般企事业不用,重大事项,;,法定事项,国内外,;,通告,法定公文,各级各类机关单位,(,党的机关除外,),应当遵守或周知事项,社会某一方面,局部,62,.,（,4,）通告与公开性社会事务性文书,通告,法定公文,启事,事务文书 随意亲和，简洁便利,广告,经济文书 发布商品、服务信息,海报,宣传文书 发布教科文卫体及会展信息,声明,事务文书 声明立场，保护合法权益,63,.,7.,通知,（,1,）适用范围,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理的公务事项,告知需要有关单位周知或执行的事项,行政学院关于举办,培训班的通知,任免人员,（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）,64,.,8.,通报,（,1,）适用范围,表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）,通报,往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。,65,.,9.,报告,（,1,）适用范围,向上级机关汇报工作（例行 专此报告）,反映情况（偶发 专此报告）,答复上级机关的询问,（,2,）分类 工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告,66,.,报告的写作,一般报告：,1,、情况；,2,、经验；,3,、问题；,4,、今后意见。,批评反省：,1,、情况；,2,、原因；,3,、责任；,4,、处理情况和意见。,67,.,报告写作的几个要点：,立意要新,内容要实,重点要突出,符合文体要求,68,.,汇报材料,汇报材料的结构，一般由标题、成文时间和署名、称谓、正文等部分组成。,1,、汇报的标题。,标题,一般有三种写法：,一是公文式标题，也称简式标题。,二是非公文式标题，也称复式标题，由正标题和副标题两部分组成。,三是文称式标题，即用简略的文字直接点题，如“工作的情况汇报”。,69,.,小标题的写法,：,一是拟写小标题力求句式统一、凝炼概括,二是拟写小标题力求主题突出、逻辑严谨,三是拟写小标题力求简洁精炼、生动传神,四是拟写小标题力求多维透视、内敛聚焦,70,.,汇报的正文。一般由开篇、主体、结尾三个部分组成。,第一，开篇部分,：汇报的目的、原因，或概括工作的总体情况、得出的有关结论，介绍汇报的有关背景情况等。,第二，主体部分。常用结构即纵式结构、横式结构、纵横交错式结构。,第三，结尾部分。汇报一般有一个简要的小结，用于对汇报的总体内容作一个纲要性总结，这一部分可以省略，也可扼要表述。汇报单位的名称可写在标题下面，也可放在文末，与成文时间并行。,71,.,把握好汇报材料的,写作要求,1.,把握五性：,一是针对性。二是真实性。三是新颖性。四是条理性。五是朴实性。,2.,讲“四点”：讲重点、讲亮点、讲焦点、讲难点。,3.,讲技巧：,一要全面客观准确，这是向领导汇报工作的基本要求。,二要提出解决问题方案，这是向领导汇报工作的核心内容。,72,.,三要因人而异，这是向领导汇报工作的关键所在。,四要选择时机,这是向领导汇报工作的必要条件。,73,.,10.,请示,（,1,）适用范围,向上级机关请求指示（,当否，请指示,）,向上级机关请求批准（,请审核批准；妥否，请批复,）,74,.,（,2,）写作,“,请示,”,的注意事项（行文规则）,不与报告混用；,不相隶属不行请示；,不越级；,不多头主送；,不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；,一文一事；,不同时抄送下级。,75,.,文种,行文目的,主送机关,篇 幅,时间,办理类别,行文要求,请示,请求批准,逐级行文,一文一事行文简短，,事前行文,办件,行文规则严格,报告,汇报工作,有时可以多级行文,有时是综合性报告，篇幅较长，,事后或工作进行中行文,阅件,有时多头主送,（,3,）请示与报告的区别,76,.,【,例文,】,指出内容、格式以及行文上的错处。,海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告,星湖街道办事处、谭大林主任：,根据青政发,03,年,67,号文件,青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定,精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。,另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。,此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。,2003,年,9,月,1,日,（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）,77,.,11.,批复,(1),适用范围 答复下级机关的请示事项,。,(2),批复的特点 针对性强，体现在,主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）,标题：可以写出收文者,开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）,用语：不用“似属可行”“酌情办理”、“最好去做”,78,.,12.,意见,（,1适用范围：对重要问题提出见解和处理办法。,（,2,）意见分类（按行文方向分）,要求下级贯彻执行的意见,国务院关于进一步做好退耕还林试点工作的若干意见,要求上级批转或转发的意见,国务院办公厅关于转发国家旅游局等部门,关于进一步发展假日旅游若干意见,的通知,供平级和不相隶属机关参考的意见,79,.,（,1,）适用范围：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。,（,2,）分类,商洽函 社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。,13函,80,.,问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告,),请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）,81,.,（,3,）请示与请批函的区别,文种,类型,主送机关,行文,语气,格式,办复,方式,请示,请求指示,请求批准,有领导指导关系的上级,尊敬,用“拟”不用“决定”,上行文格式,批复,函,请批函、,审批函,平行或不相隶属的机关单位,相互尊重,用“拟”,平行文或函件格式,复函（专此函复）,82,.,（,4,）请示与函的标题,公司关于增拨消防器材经费的请示,局关于请求批准录用,等五人为国家公务员的函,局关于批准录用,等五人为国家公务员的复函,学院关于申请在,河,段开挖人工河道的函,83,.,（,5,）答复性公文文种的异同,文种,针对对象,特点,结语,批复,下级机关请示,具有针对性,（体现在标题、主送机关、正文开头、用语、结语）,特此批复,复函,问函、请批函、,商洽函,特此函复、函告）,报告,上级机关的询问,专此报告,84,.,14,.,纪要,（,1,）适用范围 记载、传达会议精神和议定事项。,（,2,）特点,行文方向不固定 可上行、下行、平行。,法定效力受到一定限制。,（,3,）格式,文件式 领导机关召开会议，用文件下发，要盖章。,会议简报式 办公会议纪要，专用格式，不盖印章。,85,.,六、公文格式,86,.,1,、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2,、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3,、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,（一）公文,格式概述,87,.,4.,公文的文面格式分类,公文式文面格式国家标准公文格式分为,(1,）一般公文格式,（,2,）特定公文格式：命令（令）、函、纪要,专业规范文本式文面格式（如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式）,一般文章文面格式,88,.,公文用纸幅面及版面尺寸：,见图,A4,纸（,210mm,297mm,）,天头（上白边）,37mm,1mm,订口（左白边）,28mm,1mm,版心尺寸（不含页码）,156mm,225mm,排版规格,正文用,3,号仿宋体字,每面排,22,行,每行排,28,字,89,.,公文中各要素标识,版头,部分：,公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人,主体部分：,公文标题、,主送机关,、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注,版记部分：,抄送,、印发机关和印发时间,90,.,变化：,新增加了发文机关署名格式要素,（份号、发文机关署名、页码）,，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；没有了,“,印制份数,”,格式要素要求。,涉密文件要标注份号，紧急公文标注,“,特急,”“,加急,”,，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章,。,91,.,00001,中金（集团）公司文件,中金,20043,号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,_,、富宝,公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案工,作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,（附注）,主题词：,文书 档案 通知,抄送：,档案局,中金（集团）公司办公室,2004,年,1,月印发,版,头,主,体,版,记,机 密一年,特 急,1,、传达行文意图；,2,、表明文件的生效时间和法律凭据；,3,、表明行文关系和主送范围等。,1,、提供主题检索标识；,2,、确定复本送达范围；,3,、提供公文印制责任者、时间等。,1,、表明文件的法定权威和信息源；,2,、确定文件的处理缓急和安全要求；,3,、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,92,.,中金（集团）公司文件,中金,20043,号,平行、下行公文，至版心上边缘,35mm机密,特急,眉,首,93,.,机密,特急,中金房地产公司,美加房地产公司 文件,万科房地产公司,中金房,20041,号,上行文至版心上边缘为,80mm,签发人：,上报的公文需标识签发人姓名,眉,首,94,.,00001,中金（集团）公司文件,中金,20043,号,眉,首,机 密一年,特 急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：,1,、机关代字；,2,、机关代字加文种代字；,3,、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”,不编虚号,95,.,机密,特急,中金房地产公司,美加房地产公司 文件,万科房地产公司,中金房,20041,号,签发人：,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉,首,上报的公文需标识签发人姓名,;“,请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,96,.,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,、富宝,公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案工,作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主,体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关主要内容、文种。,右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即,1,不编为,01,）。,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,97,.,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,（附注）,抄送：,，,，,。,中金房地产公司办公室,2004,年,1,月印发,。,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套,下弧有文字时中套印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。,98,.,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,（附注）,抄送：,，,，,。,中金房地产公司办公室,2004,年,1,月印发,。,99,.,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,主题词：,抄送：,中金房产公司办公室,2004,年,1,月印发,。,中金房产,美家房产,祥大房产,浙江数码通,江苏数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,100,.,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月,2,日,（附注）,抄送：,，,，,。,中金房地产公司办公室,2004,年,1,月印发,。,有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。,市长 韩 正,101,.,中金（集团）公司文件,中金,20043,号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,抄送：,档案局,中金（集团）公司办公室,2004,年,1,月印发,版,记,顶格,3,号黑体,词目,3,号小标宋体,词目间空,1,字,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印时间为准。,四号仿宋体,共印,3,份,102,.,00001,中金（集团）公司文件,中金,20043,号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、,、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案,工作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,附件：,1,、,意见,2,、,的通知,2004,年,1,月2,日,（附注）,抄送：,档案局,中金（集团）公司办公室,2004,年,1,月印发,机 密一年,特 急,1,空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。,103,.,104,.,105,.,订,口,统计表,1,横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，,单页码表头在订口一边。,106,.,中金（集团）公司,中金函,20043,号,中金（集团）公司关于加强,文书档案工作的函,富宝公司：,为贯彻上海市人民政府,关于进一步加强本市档案,工作若干意见,（沪府,20032,号）文件精神，加强本公司,及下属单位文书档案工作，,。,中金集团公司,二,OO,四年一月二日,距上页边,30mm,距下页边,20mm,红色，长均为,170mm,公文特定格式之一,函件格式,107,.,教育部管理中心正式函件,108,.,函件格式,109,.,信函式格式与便笺头比较,110,.,111,.,公文特定格式之二,命令（令）格式,112,.,海关总署令,113,.,上海市人民政府令,第,1,号,现发布,上海市民办科技经营机构管理,办法,，自一九八九年三月十五日起施行。,市长,韩正 ,二,OO,四年一月二日,距版心上边缘,20mm,114,.,公文特定格式之三,办公会议纪要眉首格式,公司办公会议纪要,第,10,号,公司办公室,2002,年,11,月,10,日,115,.,北海市档案局,局长办公会议纪要,2004-6,会议议题,一、汇报政府信息公开工作；,二、审定预算外收入分配方案；,三、审定非常设机构组成人员调整名单。,4,月,20,日，,局长支持召开局长办公会议。局领导,、,出席会议。,、,在审议相关议,题时列席了会议。,一,会议听取了，,。,分送：,各位局领导,抄送：,局各处室负责人,北海市档案局,办公室,2004,年,1,月印发,1,116,.,谢 谢 ！,117,.,