浅谈如何做好接待工作.doc

浅谈怎样做好接待工作

会务接待工作是各级机关一项常规性工作，代表着一个地方一个部门窗口形象，对于推开工作、加强交流有着十分主要作用。伴随我区农业农村经济发展，我办接待量和调研任务不停增加，工作量也日益加重，接待工作高效优质也就显得尤为主要，所以我办应努力创新和完善会务接待工作标准化流程，充分发挥办公室组织协调作用，树立我办良好形象，使接待工作不停规范。就我办实际情况，我个人认为应做好以下几个方面：
一、明确接待工作主要任务和标准
（一）我办主要接待任务
1、 上级部门领导各种检验、考查、督查、调研等活动；
2、 上级部门、弟兄单位、各业务联络部门、人员来访；
3、 办理各种大小型会议会务工作；
4、 协调农口各单位之间关系，做好接待各种衔接工作。
（二）接待工作标准
坚持严密有序标准；坚持规范标准标准。
二、确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循
会务接待工作是围绕会议、考查、调研等工作开展一系列协调性和事务性服务工作，包含会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项落实等。接待详细工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个步骤有所无视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能造成会务接待工作无法进行。所以，科学确立标准化流程，能全方面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效防止和降低会务接待工作中失误。
（一） 明确流程。
接待工作有两个方面：一是会务工作流程；二是接待工作流程。会议工作流程包含：领导安排——确定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包含五大项工作：签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布臵、邀请记者。会中服务包含四大项工作：会议签到、内外联络、茶水服务、会议统计。会后服务包含六大项工作：清理会场、材料搜集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议新闻报道（由记者完成）。
接待工作包含八大流程：领导安排——方案制订——迎接贵宾——组织调研（督查、检验等）——情况汇报——就餐（住宿）安排——欢送贵宾——资料归档。
（二） 明确要求。
标准化流程应对每一项工作有十分明确详细要求。会议标准化流程里，如会前服务中通知下发步骤，详细要求包含时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调步骤包含相关部门任务安排和提醒领导入场等要求。会场布臵包含座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。接待标准化流程里，方案制订中应明确七个要求：包含确定调研（督查、检验等）准确时间、贵宾名单和注意事项；确定我区（办）陪同人员；确定行程及线路；确定调研（督查、检验等）点，准备相关材料（介绍）；安排车辆、记者、就餐（住宿）等相关事项；接待方案报送领导审定；下发通知。
三、严格实施标准化流程，确保接待工作有条不紊
为确保会务接待流程严格实施到位，使会务接待工作有条不紊，应着重做好三个方面工作：
一是按流程步骤分解任务，确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后，应立刻按照标准化流程进入会务和接待活动相关准备工作。依照会议和接待活动规模大小确定详细负责领导和工作人员，把标准化流程中各项任务详细分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留空档。
二是按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务要求严格实施。详细操作中，对照标准化流程图，一条一条抓落实，一项一项抓到位。接待流程落实到位，能确保会议和接待活动有条不紊进行。
三是按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。因为接待工作步骤较多，要求精细，各责任人和相关部门可能出现工作上脱节，所以，在按流程实施过程中，必须加强协调，统筹兼顾，要有一名领导督查各项流程和细节是否到位，及时组织相关人员相互合作、查漏补缺，对没有到位流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与接待相关部门保持亲密联络，及时发觉和协调处理在准备、进行过程中各种问题和矛盾。
四、不停创新接待流程，确保接待工作高效优质
因为会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到情况发生，所以接待流程实施也需要不停完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在详细工作中还需做好三个方面工作：
一是及时总结。在完成会务接待工作后，分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩，查找问题，尤其是对领导指示精神要认真思索，重复领悟，不停提升服务水平。
二是认真完善。在会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美步骤及时进行改进，对详细要求及时进行补充，确保一样问题不重复发生，失误一次比一次少，力争零失误。
三是不停创新。为深入提升会务接待工作效率，在资料归档基础上，要建立健全会务接待工作基础资料库，包含会议（接待）方案、汇报材料、调研点介绍等比较完善数据信息，这么才能有效提升工作效率。
会务接待水平高低、组织协调好坏能够集中反应一个地方或部门整体形象，能够说，接待工作就像一扇窗户，能展示接待人员素质和能力，也可直接反应出外界对我区（办）直观印象。我区是一个农业大区，我办又是农口部门牵头单位，所以我办接待工作也是我区农业工作对外宣传一个主要平台，其成效直接影响到外界对我区农业发展印象，所以我们工作要围绕大局，在各种接待任务中，努力搭建平台，为我区农业发展创造一个良好软环境。

附：接待工作流程图

接待工作流程图

接到电话、明传电报、书面通知等后，认真
阅读并及时向领导汇报

确认贵宾基本情况
（人数、
职位、
性别等）
及活动计划，及时汇报

依照领导安排，确定方案（时间、地点、行
程安排等）送领导审阅

依照指示，送主要领导审签，需要多个领导
审签时，需逐层审签

待领导审定后，
通知相关人员和关于单位做
好接待准备工作（参观点、会场等）

接待中，随时上下联络做好衔接协调工作，
确保接待工作顺利进行

接待后，总结归档，及时搜集资料，整理归
纳，建立资料电子档案