档案制度管理流程.doc

档案管理程序

1． 目和范围: 建立企业档案立卷、 归档、 整理、 保管、 利用、 销毁等程序, 确保企业档案完整、 齐全、 高质, 档案资源得到妥善保管、 有效利用和连续补充。该程序适适用于以上步骤所包含相关部门及个人。
2． 职责:
2.1 企业档案按统一领导、 分级管理措施进行组织管理, 即图书档案室（隶属人力资源部）负责企业档案总体管理, 部门资料员负责本部门立卷归档工作, 图书档案室对各部室进行业务上指导、 监督和检验。
2.2 鉴于财务档案特殊性, 企业财务档案（包含各类协议）由财务计统部自管, 图书档案室提供存放点。使用时, 由财务计统部指定专员调档。
2.3 鉴于人事档案特殊性, 企业人事档案由人力资源部人力资源口自管, 人力资源部经理指定专员按集中管理、 严格保密标准进行管理。
3． 步骤:
3.1 档案分类:
3.1.1文书档案: 即在企业管理过程中产生有保留价值普发性内外部文件。
3.1.2基建档案: 即以完工图为关键在工程建设过程中形成专业材料。
3.1.3财务档案: 即在企业经济活动中产生会计凭证、 帐簿和财务汇报等含有保留价值会计核实专业材料。
3.1.4人事档案: 即企业职员在应聘、 转正、 考评等人事活动中形成反应个人基础情况、 工作表现个人资料。、
3.1.5经营销售档案: 即企业房产经营销售活动中产生含有保留和存查价值历史统计, 如协议评审统计、 商品房预售协议、 用户档案、 市场调研资料、 楼盘宣传资料等。
3.1.6用户服务档案: 即企业在提供用户服务过程中形成含有保留和存查价值历史统计, 如用户投诉统计、 处理方案、 落实反馈统计、 用户满意度调查与分析统计等。
3.1.7对外联络档案: 即企业在项目报批报建过程中形成含有保留和存查价值历史统计。如政府和公共事业单位批文、 文件和专题会议纪要等。
3.1.8声像档案: 即在企业生产经营活动中形成有保留价值、 以音像或图象统计在特殊载体上并配有文字说明历史统计。
3.2 具体管理:
3.2.1立卷归档:
A．步骤:
B．要求:
a．各部室向图书档案室移交档案时, 均需附上移交清单一式两份。移交时, 交接双方据此进行清点签收, 并各自保留一份。（移交清单即文件清单）
b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、 份数完整, 图书档案室不接收未经系统整理零碎文件。
c. 文件在各部室保留阶段, 要注意保持字迹清楚、 份数完整, 预防发生霉变等。复写件、 圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。
d. 各部室可依据实际工作需要保留文件, 但向档案室移交档案时, 则应按要求归档范围进行。
a）总经理室: 会议纪要、 董事会文件、 诉讼文书、 项目策划与年度计划文件、 相关企业送交文件、 各部门送交文件、 外来文件、 外送文件、 大事记等;
b) 人力资源部: 人事行政发文、 企业设置与登记材料、 职员人事资料（应聘表、 编制表、 工资单、 培训统计等）、 内部刊物等;
c) 工程材料部: 前期文件、 施工文件、 完工文件、 完工图和声像材料（亦即内业资料、 完工资料、 设备说明书等）; 其中前期文件由工程部负责搜集, 完工图由施工单位负责编制; 文书如外送文件、 外来文件、 相关人员出差带回来文件等;
d) 财务计统部: 财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》;
e) 审计核实部: 决算资料、 签价单、 外送文件、 外来文件等;
f) 经营销售部: 协议评审统计、 售楼协议、 协议、 广告宣传资料、 用户资料、 市场调研资料、 外送文件、 外来文件等;
g) 设计研发部: 工程地质勘察汇报、 方案设计图纸和说明、 扩初设计图纸和说明、 勘察设计汇报及招标文件（标书、 合相同）、 工程设计概算说明、 各项目往来文件（传真、 工作联络函等）、 施工设计图纸和说明、 设计变更、 设计协议、 外送文件、 外来文件等。
h) 对外联络部: 联络函、 活动计划、 外送文件、 外来文件等。
i) 用户服务部: 用户投诉统计、 处理方案、 落实反馈统计、 用户满意度调查及分析统计等。
3.2.2 整理上架:
A.步骤
B．要求:
a. 卷内文件排列应条理系统。文书档案按时间次序依次排列, 含有亲密联络文件应依一定次序排列在一起, 即批复在前、 请示在后; 正件在前、 附件在后; 基建档案卷内排列次序为文前图后。
b. 不一样保留价值文件应分开组卷。
c. 凡有文字部分均应打上号码（采取打号机, 正面右上角, 后面左上角）。
d.文件材料装订前应剔除金属物。
e. 图纸采取手风琴式折叠法, 规格为30cm×21cm; 装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
3.2.3 保管:
A.库房管理:
a.库房应集中部署、 自成一区, 不堆放与档案资料无关物品, 不从事与库房管理无关活动; 库内档案必需按顺号上架, 不得错架、 乱架;
b.除档案员外, 非档案人员不得随意出入库房, 确需进库（如维修库房或设备等）, 则须有档案员陪同并相伴一直;
c.库房设有中央空调、 除湿机、 温湿度测量仪和消防喷淋等设备, 档案员要定时检验, 以确保以上设施安全有效;
d.随时注意库房温湿度具体指数, 务必使温度保持在140C~200C, 相对湿度50%~65%;
e.档案入库前要进行严格检疫工作, 尤其注意检验易于生虫部位; 同时对档案必需进行定时防疫检验, 有计划、 分期分批地对档案进行翻动;
f.每个月中旬定时对库房进行清扫擦拭, 包含擦洗密集架、 地面、 门窗等, 尤其是对部分小角落、 缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;
g.档案员离开库房时应随手锁门, 并注意检验库房门窗紧闭性;
h.企业采取移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放, 密集架编号及档案存放次序为自门口起, 从左自右, 从上到下。
B.流动中安全防护:
a.档案在库房外未被使用时, 不许可长时间摊放在桌子上, 而应立刻放入库房或专用柜子中锁好, 更不准私自带离要求使用场所;
b.未经许可, 利用者不得将所借档案转借她人, 以防泄密;
c.未经许可, 利用者不得私自拍照、 抄录、 复印;
d.尽可能降低档案原件在同一使用人手中滞留时间, 以防因档案外借时间过长而出现泄密现象。
3.2.4提供利用:
A． 加强基础工作:
a． 编制必需全引目录和案卷目录, 为档案用户提供必需检索工具;
b． 安装使用快捷便利档案管理软件, 提升查档效率;
c． 开辟阅览室, 向档案用户提供档案信息。
B．开展查借服务:
a． 借阅:
a） 企业内部人员借阅档案, 须填写《档案借阅记录表》, 阅毕立刻归还; 归还时, 管理人员必需当面清点档案页数, 以后再入库;
b） 非企业人员借阅档案, 须持相关单位介绍信, 并经企业相关部门主管同意后方可借阅;
c） 借阅者必需珍惜所查阅档案, 不得在档案上涂改、 勾划、 圈点或做其她多种标识; 不得撕去档案内页;
d） 借阅者不得在阅览室吸烟、 大声喧哗。
b． 借出:
a） 档案使用人如需借出档案, 须填写《档案借出记录表》, 并按要求于1周内归还, 不能立刻归还, 经档案员同意可办理续借手续; 归还时, 档案管理人员必需当面确定档案完整性后方可入库。
b） 非企业人员若需借出档案, 须持相关单位介绍信, 并取得企业相关部门主管同意后, 方可借出;
c） 借出人员须妥善保管好档案, 不得遗失、 抽换、 拆散、 涂改、 转借, 并负有保密完全责任。
c． 复印:
a） 档案使用人若需复印档案资料, 须经档案员同意;
b） 图纸资料若需借出复印, 须经档案员同意并严格控制复印份数。
3.2.5销毁:
A．步骤:
B． 要求:
a． 准备销毁档案材料在未同意前应单独保管;
b． 同意销毁档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁, 严禁将需要销毁档案作其她用途, 更不许可出卖。
c． 档案销毁时, 须有两人以上监销, 并在销毁清册上签字以示负责。
4．相关文件:
4.1 《融侨集团档案管理措施》之《档案保管期限表》
4.2 《融侨集团人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》
4.3 《财务档案管理制度》
5． 相关表单:
5.1 文件清单/移交清单（具体见《文件管理程序》）
5.2 档案借阅记录表
5.3 档案借出记录表
5.4 档案销毁清册
编制: 包秋霞
日期: .4.22 审核: 林立强
日期: .4.28 同意: 林权
日期: .4. 30
融侨/元洪房地产有限企业档案借阅记录表 页号:
页号 利用者情况档案资料情况 用途 复印 归还否 签收人 备注
姓名 部门 电话 名称 责任者 类型 档号复印否 份数
融侨/元洪房地产有限企业档案借出记录表 页号:
页号 利用者情况档案资料情况 用途 复印 借出时间 归还时间 签收人 备注
姓名 部门 电话 名称 责任者 类型 档号复印否 份数
融侨/元洪房地产有限企业
档案销毁清册页号:
顺页号 销毁时间 销毁案卷名称 案卷号 销毁及监销人 备注