公司接待安排点检表及注意事项.docx

公司接待安排点检表

本次接待总负责人

接待名目：
接待规格： （政府：省部、厅局、处级、科级）
（客户：重要客户、一般客户）
接待单位名称：

接待时段：

总人数：
宾客信息
宾客类型
姓名
性别
职务
到达日期
离开日期
交通
航班/车次
日期时间
接送领导及人员
主宾
XXX
男
XX公司总经理
1月1日
1月3日
抵：CZ1280
离：G828

副主宾

宾客

宾客

对接联系人

序
事项
完成时限
负责人
状态（完成、待跟进）
接待前准备工作
1
与接待宾客做好接洽，了解接待单位、具体接待人数、时间、班机或班车等信息，并告知宾客我方对接人及联系方式。如重要领导，需主动提前与客人取得联系，并通知相关领导及参观相关单位。

2
制定接待日程交领导审批，请提前与综合管理部沟通后交领导审批。接待日程模板请见附件。

3
需了解接待前后日期的天气情况，是否需要备伞

4
团队分工。（如：接机车辆、司机及陪同人员、各接待流程的负责人及接待内容等）。

5
确定会议室地点及布置内容，如涉及美工制作需提前沟通内容（如接站牌、PPT背景板、展架、背景音乐等），预留制作时间，核对桌签及桌签摆放顺序及位置。

6
安排好专人准备好接待所需文件、所需电脑及其使用配件、会议涉及用品（如VGA、转换器、相机、录音笔等）。

7
宾客用餐安排、预定房间、需备酒水饮料（需提前了解宾客喜好，或根据宴请的规格而定）

8
宾客入住安排。如有大型接待总负责人需列表，清楚宾客入住人数、房号、入住时段。

9
重要领导，需提前替客人准备好房卡，并交于客人，省去客人办理入住的手续（可提前放入礼品、水果）。

10
负责人再次提醒相关人员注意事项，如接待流程、接待时间、着装、准备物品等。

接待当天
11
接机、接车人员提前等候。接送客人过程中服务人员需保证服务及态度，注意微笑及礼貌用语，提醒客人检查随行行李是否遗漏，车内准备矿泉水。

12
客人抵达前5-10分钟再次通知相关领导

13
会议室准备（视会议重要性提前安排）：
1） 信息管理部确保会议室网络连接正常，特殊会议需随时待命（例：保密电话会议）。
2） 影音设备准备.
2）检查电脑连接，将所需文档提前放在电脑桌面并将文档打开，避免在会议进行中寻找文档耽误宾客时间。
3）特殊重要会议中避免电脑临时出问题导致会议中断，需准备两台电脑以备不测。
4）会议室桌面布置。如录音笔、纸、笔、纸巾、矿泉水、茶杯、麦克风等摆放整齐。桌面要求保证清洁。
5）如大型会议，请提前借好烧水设备，并保障桶装水用水充足。
6）专人拍照及记录会议纪要人员到位。

14
接待茶水茶点安排（视季节气候、天气等情况控制加水次数。一般不超过3次，茶水不要见底再加水）。

15
安排人员提前到达餐厅点好菜单，并与餐厅工作人员做好沟通，并携带酒水饮料。

16
重要客人的房间布置需在入住前安排人员检查。（包括礼品、水果）

17
各接待程序负责人按预先接待流程各就各位。总负责人按接待流程依次检查确认。

18
客人抵达前5-10分钟再次通知相关领导

欢送环节
19
安排送机司机及人员。提前了解航班或车次信息，车内准备矿泉水。

20
按预算附送力神产品等等礼品，以加深来访宾客对本次接待的好感。

接待标准注意事项
1. 所需接待人员，都是公司重视的贵宾，对待贵宾时请保持心情愉快，气氛融洽，为贵宾营造舒适自在的环境。
2. 遵守时间。
3. 对所安排的工作负责，不得擅离岗位。特殊情况出现，同事间应相互协助保持团队精神。
4. 总负责人需细化每一个时间节点的接待工作，指定每一个接待环节专人负责。大型接待可分为若干接待小组，实行组长负责制。总负责人只与组长沟通保证任务的上传下达，方便统筹的统一调动及安排。总负责人需考虑周全，确保每一环节出现特殊情况有第二解决方案。
5. 如有用车，需至少提前一天确保第二天接待用车的清洁，确保车辆的安全性及油量充足。
6. 所需物料提前准备好，并由各组长或总负责人一一确认。
7. 务必保留好发票。
8. 接待过程中，请时刻注意宾客所需，做好服务工作，如有特殊情况无法解决需及时汇报给相应负责人。
9. 注意商务礼仪，如备好名片及商务名片盒，接待着装需着正装，有特殊情况则需留意通知。女士需化淡妆。男士整理好发型。用餐时注意座次安排，重要接待可提前打好客饭桌签放置桌面。座次最终按领导授意的为准。