地方高校档案数字化管理策略分析.pdf

105Economic Management 经济管理地方高校档案数字化管理策略分析单敏 （闽南师范大学，福建 漳州 363000）摘要：互联网技术的快速发展，给地方高校档案数字化管理带来更大的机遇与挑战，同时也提出了更高的要求。在此背景下，根据地方高校档案数字化管理的特点，分析地方高校档案数字化管理所面临的问题，从意识形态、规章制度、人才建设、设备维护、监管力度等方面提出数字化管理切实可行的有效应对策略。关键词：地方高校；档案建设；数字化管理 随着大数据时代的到来，数字化发展已经渗透到人们的生活与工作，进入到了深度融合的阶段，实现了数字化管理的高质量发展。其中，地方高校档案管理也已经向数字化管理的方向转型升级，不仅为人们的日常管理和实际应用提供了极大的便利，也推动管理方式向数字化方向优化升级，逐步实现档案数字化管理的更高层次发展。相比于部委直属建设高校，地方高校有着自身的特点。首先，最大的区别在于它的地方性；其建设依托地区的社会资源，办学经费大部分由地方财政负担，培养出来的人才以及科研创新服务于地方。总结起来，地方高校有如下特点：一是由地方政府建设和管理；二是依托地方经济发展；三是为区域社会发展服务。由此，地方高校档案也有着自身的特点。高校档案作为高校教学、职务晋升、出国访学、薪资晋级、学生活动、养老金发放等活动的最原始记录，为教师教育教学活动、学生学籍管理提供有效凭证，为高校重大事项改革提供有效资讯，其重要性不言而喻。高校档案馆作为学校的一个特殊机构，归口于国务院教育行政部门主管，是高校在不断发展壮大而逐渐建立起来的信息库。随着互联网的快速发展，高校档案的发展形式也由传统的纸质型向信息化的数字型转型升级，内容和形式都发生了较大变化。新时代，要做好地方高校档案数字化管理，对高校发展、转型升级、未来改革方向有一个清晰的认识，利用先进优势、规避不利因素，逐步完善高校的综合发展，统筹各个方面，在更高起点上规划高校的未来1。以地方高校为例，结合高校档案工作实践，提出地方高校档案数字化管理的进一步思考。一、地方高校档案数字化管理的特点（一）管理媒介由传统纸质档案转向电子档案从管理的介质来看，地方高校档案数字化管理要保证档案管理系统的所有物理特性，做好防火防盗防潮防霉工作；针对计算机的逻辑区域，保证存储和输出的数字化档案信息；针对网络的安全，避免来自外部的攻击和档案信息窃取。这几部分相互依赖，相互支持，涉及管理过程中的人、事、地、物，不允许任何一个环节出错。（二）覆盖管理全过程从管理的运营角度来看，地方高校档案的数字化贯穿整个过程。从档案的形成开始，到档案传输，到档案存储，到档案查询，每个阶段都相互影响；下一阶段的工作以上一阶段工作为依托。应引进先进管理模式，在档案管理日常中进行优化升级，高效安全地开展地方高校的档案管理工作。（三）档案管理人才进一步专业化地方高校档案管理工作要保证档案系统的有序运行，人才是关键。档案专业人才应特别注意两个方面。一是档案原始信息记录的真实性，对于虚假、存疑、语焉不详的信息，要多方求证，删除虚假信息，保存真实信息。二是做好档案管理的安全性，防止信息泄露，防止在互联网传播中被非法窃取。光盘要特殊管理，人员查阅档案时要归档记录，不准拍照，不允许级别不匹配的人查询档案2。同时，做好档案管理人才的专业化训练，禁止将档案信息私自外传，进而在保证档案数字化管理工作的正常进行时，对管理人才进一步专业化。二、地方高校档案数字化管理面临的问题（一）不重视意识形态工作和未形成日常规章制度上层建筑的意识形态直接影响下层的档案管理工作。在以网络化、系统化、数字化为典型特征的管理下，地方高校档案工作要牢牢把握住意识形态这一关，绝不能出现半点纰漏；要弄清楚为谁管、管理什么、怎么管理等这些根本性的问题。在严格把好意识形态关的同时，制106经济管理 Economic Management定出与地方高校配套的档案规章制度，避免安全问题的出现。忽视意识形态工作和规章制度，会造成违规、越权、渗透、丢失等严重的后果，带来不可恢复性的损失，给国家教育安全管理带来重大隐患。（二）错综复杂的网络环境带来安全隐患目前，地方高校档案数字化管理还严重依赖国外的卫星定位、电脑、数据库、操作系统等软硬件设施。这些外来设备能给档案管理工作带来方便快捷的同时，也存在着重大安全隐患。因为，这些外来设施很可能存在自带窃取信息功能、自带攻击病毒、突破用户权限等重大安全问题，严重威胁着高校档案工作的数字化安全，影响正常的档案工作。（三）档案隐私性与公开性的矛盾造成管理困难一方面，高校档案作为原始记录的凭证依据，具有一定的隐私性；这就要求做好档案的相关保密工作。另一方面，作为文化资源的重要组成部分，高校档案的互动性就要求数字化信息具有一定的公开性。由于时间、政策、人员的因素，隐私性和公开性处于动态的平衡之中，会给档案管理造成一定困难。（四）技术设备更新过快导致载体不适应技术和设备的更新过快是管理面临的一个现状。地方高校档案数字化管理对技术和设备有严重的依赖性，数字形成、数字存储、数字传输、数字利用、数字消亡过程覆盖档案整个生命过程，不能脱离计算机载体而实现。但是，载体的技术设备更新过快，比如系统升级、软件升级导致硬盘容量的升级。这种快速的升级将导致载体的不稳定，在此过程中容易造成档案的损失，给档案管理工作带来安全隐患，产生不利影响。（五）档案管理工作缺乏复合型专业人才随着地方高校的不断发展和学科专业的研究细化，在招生规模扩大的同时，档案人才和档案专业类型数量也在相应增加，呈现出更加丰富的局面。但是，在复杂的学科背景下，仅仅依托档案专业并不足以培养出复合型人才；在数字化转型升级，更新速度日新月异的今天，更是如此3。高校档案的数字化转型升级要求工作人员不仅具有档案管理专业化知识，还要具备扎实的计算机软硬件等学科方面的专业知识，同时也要求工作人员具有一定的管理经验。总之，要求工作人员具有档案学、计算机科学、管理学的专业知识，对做好档案工作提出了更高的要求。但是，目前地方高校档案馆的实际现状是：档案工作缺乏复合型人才，人员老龄化严重；这些人才通常缺乏对计算机知识的深入研究，在工作中难以适应数字化的发展要求。而新进人员虽有一定的档案学科知识，但多数停留在理论阶段，而且缺乏管理经验，无法将理论知识与管理有机地结合在一起。处于中间年龄阶段的档案骨干，本来具有较好的现实条件，可以将档案知识、计算机知识与管理经验实现有机结合；但由于这些骨干面对家庭、工作、职业等现实条件的束缚，无法全身心地投入到档案数字化管理中，造成了复合型人才的缺失。复合型人才的缺乏，必然导致档案数字日常工作容易出现问题，比如安全问题、技术问题、保密问题、服务问题等。三、地方高校档案数字化管理的有效策略（一）做好意识形态和规章制度建设意识形态的安全是档案管理的生命线。要先弄清楚“为谁管、怎么管、管什么”这些问题，才能在思想方面保证地方高校档案数字化管理工作。要积极组织工作人员参加关于档案的教育培训活动，保证意识形态的正确性，避免外来因素造成的安全威胁。做好规章制度建设是地方高校档案数字化管理的保障。首先，避免领导工作人员的更换而影响正常的档案管理工作，让所有人都参照规章制度执行，贯彻制度的一贯性；其次，打破惯性的传统思维，用数据和事实来说话，制定科学的规章制度。最后，少用或不用硬盘的使用，避免不同电脑间的病毒入侵，提高高校档案数字化管理的安全性。（二）遵守相应法律法规在管理过程中，要遵守中华人民共和国数据安全法，做到有法可依，有法必依。让所有使用档案的人都在法律的框架下进行，保证数字使用的合法性，也进一步保护了档案馆的上层建设。在法定职责的范围内，依据地方高校档案的使用条件和有序程序，在查询过程中保护好个人信息保密工作。在涉及个人隐私和私密信息等时，要做好相应的保密工作，不得私自将信息泄密或非法向无关人员透露4。工作人员要遵守相应法律法规，履行法定义务，对工作承担起相应责任，不得危害学校安全，不得损害组织利益，不得损害个人正当权益。（三）全方位建立档案数字化网络安全防护体系在互联网开放的背景下，地方高校档案数字容易受到外来攻击。同时，管理人员的疏忽也容易将公开和保密材料混淆，导致发生泄露的情况。档案馆可以与地方高校的其他部门紧密联合，共同防止此类事件的发生。与保卫处共同做好电脑的保护工作，设置开机密码，进一步保护好电脑中的数字信息。与网络信息中心加强网络安全工作，设置内网与外网，添置防火墙，禁止个人的网络开放权限；在进行相应工作时，保证做到追踪到使用者个人。同时，用指令生成数字系统的开发、访问、管理等运营方式。设置好软件，做好访问控制，防止外来非法攻击数字档案的完整性，保障数字档案的安全性。采取加密和签署技术，保护好硬件配置。在数字档案使用中，采用加107Economic Management 经济管理密和签署技术，对使用者身份的真实性进行验证，确保内容不被篡改和伪造，保证档案的安全性。再次，建立防火墙，防止黑客入侵。加强风险监测，及时发现安全漏洞，多频次地进行电脑安全扫描，及时修补漏洞。发生档案数字安全事件时，立即采取有效的处置措施，确保档案数字的安全性。（四）保证档案信息的原始性地方高校档案管理要特别注意版权问题。数字化的信息与内容，相比纸质材料更容易被泄露、窃取和模仿。注重档案数字信息安全的版权意识，保护好档案信息的原始性，防止原始信息被篡改，同时利用先进的工作方法，保护好数字信息的版权。档案管理者要设置好登记入口，对访客信息进行跟踪管理，下放使用权限设置为只可读不可写，防止信息被窃取的风险。同时，在访客使用过程中，禁止使用手机拍照、手写记录等违规操作，降低信息泄露的风险。一方面，在档案信息被使用时，只以原始格式显示，可以有效识别原始与非原始材料，及时发现相关问题。做好原始档案的电子图像保护工作，不得对其内容进行更改，也避免转化过程的原始信息失真。对于重要的档案信息，要采取多种介质对其保存；查询使用时，要经过多方核验。对于版权隐私的声明，保护好知识产权。加强技术驱动、数字水印、档案数字化管理平台确权等方式，严惩窃取信息或恶意篡改信息的行为，从版权方面、技术层面和惩处机制方面，保证档案数字的安全性。（五）加强档案管理人才建设地方高校档案数字化管理的建设并非一蹴而就，需要工作人员做好档案数字化的日常安全保护工作。所以，应加强人才建设。保证人才到位，才能有人可用，对于出现的问题才能及时有效的给予解决。首先，保证好存储的质量关。对于硬件使用寿命到期或硬件软件的不匹配问题，要及早发现，并妥善解决，避免由于设备质量问题和软硬件不匹配问题导致的安全事故。要重点监管重点领域，做到特事特办，做好设备维护工作，提高处理数字化安全问题的能力，加强工作人员的安全教育。其次，档案数字的设备和存储安全要进一步加强。在存储和使用过程中，保证好外部环境，避免外部环境造成的安全事件。完善备份机制，做好资源备份工作，在备份过程中全程监控，保证档案数字化安全。再次，重视对人才的培训和培养。在做好日常工作的同时，加大人才的培训力度，加强对人才的继续教育，让人才学习好档案数字化管理知识，掌握先进的计算机知识。此外，地方高校还要加大引进同时具备档案专业学科知识、计算机科学知识及相应管理素质的复合型人才，由此打造出一批档案数字化管理人才梯段。组织人才参与学术讲座和学术交流，由先进带后进，实现复合型人才的优化升级，做好人才的梯队化建设，为地方高校档案数字化管理做好人才保障工作。同时，优化升级档案日常安全管理工作。要对用户的合理使用需求做好及时的反馈工作。首先，建设好用户反馈机制。可以设置邮箱、公众号等在线交流平台，及时充分知悉用户使用需求，做好安全工作，满足用户的合适实际需求。其次，采取多种形式建设高校档案数字化资源，多渠道地推出用户有需求的档案内容，做好安全工作，增加用户对档案数字的进一步认识，让其有获得感、参与感、使用感，进一步做好资源的丰富和保障工作。四、结语随着互联网的高速发展，地方高校档案的管理数字化也呈现出多种方式。地方高校档案管理者要直面管理方面的机遇与挑战，既利用好数字化技术，使档案数字化建设工作取得更高层面的进展，保证档案存储使用的安全性；又规避数字化快速发展带来的负面因素，做好档案数字化安全管理，保证档案数据的安全，为高校教育信息化工作保驾护航。地方高校要紧跟时代要求，加强体制机制建设，做好意识形态工作；遵守相应的法律法规，建设好档案数字生态；全方位建立档案数字化网络安全防护体系；加强监管力度，保证档案信息的原始性；加强档案人才的建设工作，做好日常安全管理工作。【参考文献】1刘焕霞.关于高校教学档案互动式数字化安全管理的几点思考J.黑龙江档案,2022.2毛旭楠.档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究J.兰台内外,2022.3杨婵.提升高校档案管理工作质量的三个路径J.企业文明,2022.4许静.“十四五”时期地方高校档案管理数字化转型存在的问题与对策J.兰台内外,2022.