大型施工企业集中采购模式研究.pdf

建筑经济CONSTRUCTION ECONOMY第 45 卷第 1 期2024 年 1 月Vol.45 No.1Jan.2024摘要：集中采购正在被越来越多的大型施工企业应用。本文在分析施工企业推行集中采购目的、意义的基础上，就大型施工企业集中采购的特点与模式，施工企业集中采购管理中存在的问题，以及大型施工企业集中采购应用策略等进行分析和阐释，以期为相关同业企业开展集中采购提供参考。关键词：企业经营管理；施工企业；集中采购；采购模式；研究中图分类号：F426.92；F274文献标识码：A文章编号：1002-851X（2024）01-0014-07DOI：10.14181/ki.1002-851x.202401014引用本文 王晓辉，吴冉昂，李灵霞.大型施工企业集中采购模式研究J.建筑经济，2024，45（1）：14-20.作者简介：王晓辉，高级经济师，主要研究方向：市场经营与企业管理。吴冉昂，高级工程师，主要研究方向：招标投标、项目管理。1引言在建筑市场项目数量减少的情况下，一方面是施工企业之间项目竞争更加激烈，另一方面，即便项目中标，由于中标项目的利润空间被大幅压缩，中标企业的盈利水平也相对较低。迫于生存压力，施工企业更加注重通过管理“挖潜”来实现开源节流，其中就包括通过推行集中采购严控材料成本，减少企业的成本支出。本文基于大型施工企业在材料采购上通过推行集采模式，建立相应的集采平台和完善相关集采流程，最终实现企业的降本增效，探讨在大型施工企业推行集中采购的意义与策略，以期为相关同业开展集中采购提供参考。2施工企业实施集中采购的意义（1）可以有效降低采购成本施工企业特别是大型施工企业由于物品采购量大，通过采购量的汇拢集中，可实现规模优势，大大提高采购物料的议价能力，从而有效降低企业的采购成本；另外，由于是批量采购、批量运输，也可以因运输上的规模优势形成运输成本的降低。（2）可有效提升物料采购质量鉴于大型、集团型施工企业其主要业务是工程施工，不仅对物料的采购量大，而且采购具有长期性、稳定性，自然对相关供货商形成很强的吸引，有利于施工企业进行供应商优化选择；施工企业借此可遴选产品品质好、社会美誉度高的供应商开展长期合作，或通过与之大型施工企业集中采购模式研究王晓辉，吴冉昂，李灵霞（北京建工路桥集团有限公司，北京 100123）第 45 卷第 1 期15王晓辉，等大型施工企业集中采购模式研究签订集采战略联盟，形成稳定的高质量产品供货保障。由于大客户效应，供应商更愿意在优先供货，以及设备、物质、材料的使用培训方面提供优先安排。此外，采供双方通过长期合作，彼此间通过建立有效的供需信息联动，可大大提升物料供给的匹配性和精准度，从而有效提高施工企业的采购质量。（3）有利于提高采购效率首先，集采不仅可以在项目层面减少因分散招标带来的费时费力，减少分散采购的资源浪费，而且在集采模式下，由于企业内的采购业务集中于专门的采购部门，方便采购统筹管理，减少重复采购，减少相关检验、核查等工作；另外，企业通过统一实施采购，可有效避免企业内部不同部门和不同项目之间因分散采购导致的标准不一、规则不一、运行杂乱等现象。在集中采购模式下，供需数量可做到统筹规划，这样不仅可以提高企业物料采购的准确性，而且还可以对不同部门产生的剩料和存货进行相互调剂或转用，从而减少不必要的浪费。（4）有利于招标采购专业人才队伍建设在集中采购模式下，集团企业的采购业务实行专人专岗，在专务专攻驱动下，企业招标集采人才通过专业学习和大量工作实践，有利于积累经验，形成专业化的招标采购人才队伍。随着企业专业采购力量的提升，企业的招标采购水准也会相应提高。以集采专业队伍与传统项目上的分散采购为例，在分散采购模式下，项目采购任务和责任大多落在项目一线人员身上，一线人员本身事务繁杂，加之人员编制限制，很多都是身兼多职，很难做到专攻专务，由此导致采购的精细度、专业性与集团层面专业人员相比，形成一定差距。（5）降低腐败风险实行集中采购后，物品采购统一由专门部门经办，一方面避免了分散采购经办人多、业务分散的弊端，另一方面，在统一规制、统一流程、统一操作细则、统一管理平台下处理相关业务活动，也更便于监管，从而可以在更大程度上预防腐败事项的发生。3大型施工企业采购的特点与模式3.1施工企业采购的特点施工企业的主业是工程施工，而工程主体主要由材料构成，因此，材料采购在施工企业业务活动中不仅属于常态工作，而且在成本支出方面往往占据着“大头”。由于采购种类多、规模大、总量高，采购活动具备与供应商在价格上的谈判空间和实力，特别是对于工程结构上的一些大宗材料，其单价哪怕只要降低一点，企业就能在材料总费上省出一大块，相应地企业的盈利水平就能有所提高。另外，在供应商的选择上，集中采购与分散采购不仅差异大，而且对企业的生产活动也能产生不同的影响：首先，集中采购不仅可以获得价格优惠，而且通过与集采战略联盟形成较为稳固的联系，有利于集团企业及时掌握各种采购信息，又通过信息集散，对各项目部的采购需求形成指引或指导，方便其更好地规划资金安排与材料物资配置。其次，有良好的采购机制与和谐的采购环境做保障，有助于集团下属企业和项目部对物质采购形成良好的预期，避免因材料市场波动、内部不公平竞争带来不良商家恶意抬价，影响企业正常的采购节奏。建 筑 经 济2024年163.2施工企业采购的模式广义的施工企业集采范畴较为广泛，为便于讨论聚焦，本文讨论的大型施工企业的集中采购，主要侧重于采购量大、且对企业降本增效具有较大影响的大宗材料物质的集中采购。在传统分散采购模式下，施工企业一般是将材料物质采购的决策权分配给下属部门或分支机构的领导，由其决定并实施对标的物品的采购。与传统分散采购模式相比，集中采购一般是指企业将需要批量采购的或在集中采购目录下的物品，按照集中采购的管理规定与流程进行采购。集中采购更注重采购计划的全面性与集成性、采购行为的规范性与系统性，采购流程也更加标准化。一般而言，施工企业的物质采购主要分为两类，一类是工程实体所需的钢材、水泥、混凝土等大宗物质材料，另一类是如桥梁支座与配件、铁塔、钢柱等设备材料。在集中采购模式下，企业将使用量大的常用物资、大宗物质与设备等，通过需求归集，形成计划，由指定部门开展集中谈判、招标、采购，这样可以大大提高采购谈判的竞价能力。大型建筑企业集中采购常用模式通常有以下几种：一是集中定价、分开采购；二是集中订货、分开付款、分开收货；三是集中订货、集中付款，分开收货；四是集中采购后分别调拨等，不同的企业会根据实际情况进行模式选择，或进行模式组合。需要指出的是，大型施工企业的集中采购并非一定就是集团层面操持的招采活动，部分集团企业的集采也可以是根据集团企业的相关管理规定，由集团的某一区域公司根据需求进行的统一采购，也可以是几个区域进行的联合集中采购。4施工企业采购中存在的问题4.1采购目标和空间较为分散不少大型施工企业可承担包括房建、公路、市政、城市轨道等工程，采购用料涉及范畴较广。在未推行集中采购的情况下，下属各单位的采购一般是各自为阵，采购主体较为分散，难以发挥集中采购以量换价的优势。此外，由于项目空间和区域高度分散，不同的项目基于自身的需求进行分散采购，其最终的结果必然是因采购批量小，不仅无法获得大批量采购形成的价格优惠，而且还会增加材料运输等其他成本，累计成本高。4.2项目集采管理机制不完善集采机制不完善，一是表现为集采执行不到位，如项目不按时上报招标采购计划，抑或即便有计划但计划缺乏应有的准确度，导致一些应采材料因计划缺项未能进入集采程序，或因数据不准影响采购效果，致使集采难以发挥其应有的作用。二是风险意识和风险管理缺乏。集采风险不仅有质量风险，而且有供应中断风险和资金不足等风险。在竞争日益激烈的市场环境下，采集供应链上任何一个节点出现风险，都会带来一系列的连锁反应，导致项目停摆。4.3缺乏有效的资金统筹企业集采离不开科学的资金调度与统筹。不同项目在资金需求量、需求时间与供货节点上差异较大，因此，资金统筹、调剂在集采中提供重要的支撑保障。实践中，因企业缺乏科学的资金调剂、统筹机制导致部分项目无法正常开展的例子屡见不鲜。第 45 卷第 1 期17王晓辉，等大型施工企业集中采购模式研究4.4集采执行环节精细化水平不高在不少建筑企业，经营管理制度主要是以“项目”为中心，而“项目”经营管理的实际责任又落在项目经理身上。在这种情况下，按照责权利统一原则，许多施工企业加大了对项目经理的授权，其中包括材料采购权。实践中，一些企业虽然采用精细化管理模式，但一般更侧重于前期物资的预算与计划编制，以及基于定额的材料用量分析和发放量的控制，这种集中管理方式的好处就是按照集采要求管理，材料计划、材料采购、材料使用都依规而行，但却忽略了项目管理部和项目经理基于工程现场的实际客观需求，加之工程施工中经常存在一些不可预见因素，因而从物资采集的匹配性、以及因项目临时变化产生的对材料的时间性要求等角度，项目现场对物质采购的要求与集采的统一性有时并不完全一致，如何解决这类问题并形成科学化的解决机制，是企业集采管理中需要思考的一个问题。5完善大型施工企业集中采购的策略与建议5.1建立完善的集中采购管理制度集中采购管理制度是保证企业采购有序的基础和前提。企业的集采实践要想做到规范有序，就必须有据可依，就必须建立完善的规章制度。基于此，企业必须建立覆盖采购活动全过程的管理规章，以便相关执行主体在物资采购计划、采购审批、采购执行、物品验收、物品分发与领取等工作中都有章可循，从而为物品的集采提供行动指引和制度保障。系统、完备、适用，是企业在制定集采规章制度时需要重视的几个方面。基于施工企业生产组织结构，首先应建立集中采购“三权分立”的组织架构，即确立企业总部重引领、各分子公司重管控、工程项目重执行的集采总原则。在此基础上，明确集采部门的岗位职责，合理界定企业在开展集采工作中的相关管理要求，包括采购程序、采购范围、权限边界、招标方式、资金支付、廉洁监管等，确保整个集采能公开、公平、公正地进行。集采工作既要坚持集中统一，又要基于效率原则做到灵活有度，根据各类项目的需求特点做好分级分类管理，例如在资金支付方面做到大额统筹，小额快付，资金平衡预规划，并将风险控制前置。建立系统化的集采岗位责任制，对集采工作内容、工作责任进行科学合理地分解，确保每个环节，每项任务都落实到人；规范大宗材料的集采行为，明确奖惩措施。对于常用常备的大宗物资，还可以成立相关采购领导小组，以加强对相关集采工作的协调和指导。5.2搭建集中采购数字化平台（1）搭建集采数字信息化管理平台通过集中采购信息平台建设，实现基于采购标准的集采信息发布与动态调整、计划上报、计划归集、计划审核、集采招标、集采支付、信息跟踪与回溯、供应商管理、采购经验分享与交流、采供双方信息互动等全流程线上操作与管理，实现企业集中采购信息化管理、智能化管控，促进企业集采工作的高标准、高质量、可持续发展。（2）建立相应的集采目录施工企业项目施工中涉及的材料种类繁多，想要发挥集采优势，需要基于实际工作总结形成相应的集采目录。由于集采目录往往收建 筑 经 济2024年18罗的门类多，集团公司层面应将重点放在采购数量多、采购金额大，易生成采购规模效应并可获得“以量换价”优势的重点物资、机械设备上；而对于一些金额较小的辅助材料、周转材料，可由二级单位和项目管理部负责打理，但前提是都需要在集团的集采平台上开展，以确保集采制度的有效落实和操作透明化。5.3完善相关集采流程，健全集采决策机制（1）完善相关集采流程施工企业的物质材料采购从需求汇总、计划梳理确认到执行采购、货品运输、入库管理等涉及环节众多，且采购周期和采购链条较长，这期间需要大量的要素配合。因此，需要基于采购工作的规律与实际，建立严谨的流程，同时从方便工作的角度，还需要对流程进行简化，如果流程过于繁琐，流程权限设置缺乏科学、便捷等机制，反而有可能变成层层管控、层层设卡，徒增很多的人力、时间成本。因此，基于企业采购的实际工作，并通过多年形成的经验，探索并构建一套适合施工企业特点的集中采购流程，确保流程合理、顺畅，是流程构建和优化完善的重点和方向。（2）健全集采决策机制科学的决策需要相应的决策机制作保障。施工企业可在集团总部成立由总部主要领导牵头，分子公司相关领导及公司相关职能部门主要负责人组成的集采领导小组，负责对集采的品类、金额、资金支付、技术质量标准、合规性等进行审议和决策，并确定最终的集采价格及中标供应商。在议价机制与付款方面，二级单位可以进行二次议价及付款比例谈判，但议价的幅度与付款比例应不高于集团公司所定价格及付款比例；由此类推，项目议价的幅度与付款比例也不能高于集团公司和二级单位议定的价格及付款比例。5.4加强集采过程管理（1）加强对采购各环节的把控做好采购各环节的把控是提高采购质量的关键。如在采购前，需要认真做好对采购物品及需求的汇总，合理核定采购需求量和物品的规格、质量要求，并根据各类材料的需求时间，按照物质应用的轻重缓急，有针对性地制定批次采购计划；加强材料进场、库存周期的管理，合理安排和调度资源，避免不合理资金占用和材料物品积压闲置。对于到货物资，要加强验收核查和入库检验，严格按照订购单、提货单、货品的质检证明等进行查验与签收；对物品不合格、数量不达标、货不对板或存有其他缺陷的材料要做到及时清退，要求及时补足。对于项目领料，要做好出库管理，并认真做好登记，除了需严格按照规范格式记录领料的货品型号、数量外，还需就领料单格式规范性，领料方式是否符合规定等进行审查把关，避免随意性和无序乱领。由于采购项目纷繁复杂，委托时间有早有迟，如果集中采购单位采取“随时委托、随时采购”的方式，可能会发生频次高、重复采购相同项目的情况，不利于价格谈判和工作效率的提高。因此，基于环节管理做好统筹安排，并基于集采特点、集采流程与管理逻辑，优化集采相关环节设置与加强环节管理，是集采管理提升的一个重点。以某集团公司为例，某集团公司根据年度招采总计划、集采总计划，确定集采覆盖区域、资源品类；通过区域集中、品类集中、项目集中、组织集中等方式归集需求，然后以归第 45 卷第 1 期19集产生的最大公约数，通过集量、集项与供应商规模谈判，最终实现了集采的以量换价。（2）推行公开招标通过编制科学规范的招标文件和制定统一的评标办法，让参与投标的供应商在同一平台公平交易；对招标信息，可通过在集采平台、企业公众号、以及第三方平台等分别发布，尽可能吸引更多有实力、有信誉的供应商参与投标；同时按照“公开、公平、公正”原则组织开标、评标工作，确保招标公正性与严肃性，提升企业的商业信誉。此外，施工企业还应当在实践活动中不断优化供应商结构，通过对供应商多次采购评估或在一定周期内的连续评估，评价结果达到标准的供应商，将其发展成为战略合作伙伴，通过签订双方战略合作协议，约定优惠和其他支持服务条件，提高采供双方相互合作的紧密度。（3）完善集采物品验收把关机制由于集采执行部门批量购进的物品往往涉多个工程项目或分子公司的委托，即物品分属不同单位使用，在这种情况下，倘若要求使用人各自去找专家对货品的质量、功能等进行验收，不仅过程繁杂，而且耗时耗力。因此，企业的集中采购部门应成立相应的验收专家组织，根据物品的不同，从专家组织的专业组中选派对口专家对相应的物品进行验收后，再交付使用人。这种集中验收机制不仅可以大量节省时间和人力，也有利于提高验收的专业性和便利度，同时也方便对验收人员的统一监督，有利于采购物品的质量把关。5.5探索建立内部协作集采资金池建立集采资金池目的是实现最小额度付款和最大程度保证履约。集团公司通过对项目资金收支进行平衡与调整，设置资金短缺型项目风控线等，运用源头调配等方式合理监控、调配集团项目间的资金周转。此外，公司集采部门还可以在集采招标时，通过在与供应商的商洽框架协议中以约定垫资利息、预付款额度等，延长付款周期。实践中，有些施工企业基于产业链协作原理，通过优化专业管理，成立专门的材料公司作为集采主体，并将其打造成集团公司大宗物资供应的“专务主力”等方式，解决资金问题。即材料公司通过开展集团内部“供应链金融服务”业务，以降低集团整体采购成本为目标，开展采购资金的协调工作。如某集团公司通过建立集团内部项目和子企业之间的采购资金统筹协调机制，以共享资金池的形式平衡内部资金使用，充分发挥资金池的作用。在该模式下，不同项目可以根据资金需求，合理安排采购资金支付，资金池的供给方通过收取资金短缺项目的资金占用费以补贴资金富余项目利息等形式，平衡资金使用成本。这样不仅使得企业各项目间实现了资金需求的互通有无，有效提高了资金的使用效率，而且也有利于在总体上防控项目资金断链风险，从而促成生产经营保履约、降成本。5.6完善集采监督机制由于集采数目大，资金用量高，容易滋生利益往来，因此，完善相关集采腐败预防管理，建立完善的集采监督机制，对集采工作和企业的平稳发展都十分重要。施工企业应针对企业集采活动的特点，细化职责，确立符合实际的监管方法，构建全过程、全覆盖责任监管体系，并不断经验总结，持续弥补漏洞。在招标过程中，通王晓辉，等大型施工企业集中采购模式研究建 筑 经 济2024年20过设立招标监察小组，行使对整个招标流程及相关参与人员的监督，避免招标舞弊与违规行为。加强对集采活动的过程记录、过程检查以及相关的指导与检查，规范集采资金使用、结算款支付，建立集采工作的事中事后评价机制和内部审计制度，降低集采领域的腐败风险。6结语大型企业开展集中采购的主要目的是节约采购成本和提高服务质量。集中采购能获得的规模效应优势已经是采购企业的共识。但集中采购在推行过程中也有一些需要注意的问题。首先，集采物资更多地适用于市面上的标准产品，对于一些个性化要求和特殊性要求较高的物品物料，按照一般的集采管理方法有时行不通，需要特事特议，具体问题具体分析。其次，集中采购因其数量多、规模大，参与响应的供应商人数一般也较多，其报价、产品质量常常参差不齐，若单纯以集采“价格导向”挑选产品，有可能会淹没一些技术含量高、具有引领产品发展方向的新产品；第三，由于集中采购后往往伴随着集中到货，倘若计划或管理不善，容易导致所采购物品较长时间处于“库存”状态，不仅占用资金，也容易给仓储造成压力，特别是一些防潮物质，保管失当很容易造成板结失效，影响使用且形成浪费。因此，集采不仅是一项以“挖潜”、“营利”为目标的企业经营管理活动，其执行的好坏也考验一个企业的综合管理能力。大型施工企业需提高管理水平，不仅要将集采制度、集采机制设计得尽可能科学，同时也需要加强集采工作中的协同配合，使集采成为助力企业发展的有力支撑。参考文献1 任恩旗.公路施工企业成本管理存在的问题及对策研究J.建筑经济，2021（2）.2 张小富.建筑施工企业多项目资金计划优化J.建筑经济，2022（9）.Research of Centralized Procurement Mode for Large Construction EnterprisesWANG Xiaohui，WU Ranang，LI Lingxia（Beijing Construction Engineering Road and Bridge Group Co.，Ltd，Beijing 100123，China）Abstract：Centralized procurement is increasingly being applied by large construction enterprises.On the basis of analyzing the purpose and significance of promoting centralized procurement in construction enterprises，this article analyzes and explains the characteristics and models of centralized procurement in large construction enterprises，the problems in centralized procurement management in construction enterprises，and the application strategies of centralized procurement in large construction enterprises，in order to provide reference for related industry enterprises to carry out centralized procurement.Keywords：enterprise operation and management；construction enterprises；centralized procurement；procurement mode；research