大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机研究.pdf

282023年 第26期 兰台内外数字档案创新研究事业单位作为我国公共服务领域的重要组成部分，其人事档案管理工作一直备受关注。然而，随着信息技术的快速发展，特别是大数据技术的广泛应用，事业单位人事档案管理面临着新的机遇和挑战。一方面，大数据技术为事业单位人事档案管理提供更为便捷和高效的手段；另一方面，也给人事档案的安全性和隐私保护带来新的压力。因此，为了更好地适应大数据时代的发展，需要加强档案管理水平、推进数字化建设以及加强数据安全保障等方面的工作。只有不断创新和完善人事档案管理体系，才能更好地服务于人民群众，推进事业单位的现代化转型。一、大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机1.电子化程度不高目前，许多事业单位的人事档案管理仍然以纸质档案为主，电子化程度较低。这种方式存在许多问题，如占用大量的存储空间、难以管理、难以检索等，影响人事档案管理的效率和质量。虽然部分事业单位已经建立电子档案管理系统，但是，系统的覆盖面较窄，无法满足单位的全面管理需求。此外，部分电子档案管理系统的功能较为简单，缺乏深度和广度，无法发挥其应有的价值和作用。由于人事档案管理涉及多个部门和环节，数据的标准化和一体化程度不高，导致数据的准确性和可信度不高。此外，由于不同部门和环节使用不同的数据系统，数据的共享和交流难度较大，限制了数据的价值和利用效率。2.安全隐患事业单位人事档案数据中包含大量个人敏感信息，如身份证号码、工作经历和家庭住址等，若数据被泄露，将会对个人造成严重的隐私损害和经济损失，也会损害事业单位的形象和声誉。例如，数据被篡改是一种常见的安全隐患，数据被篡改可能会导致误判、误用等问题，从而对事业单位的管理决策产生不良影响；数据丢失是人事档案管理中的另一种安全隐患，若重要数据丢失，将会给人事管理工作带来不可逆的影响。随着事业单位人事档案数据的数字化和网络化，黑客攻击也随之增加，一旦遭受黑客攻击，将会导致数据丢失、数据被泄露和系统瘫痪等问题。3.信息漏洞信息流转是一个复杂的过程，需要涉及多个环节和部门，信息的传递和共享过程中存在漏洞的风险。如果信息流转中存在漏洞，会导致信息的泄露、篡改和遗漏等问题。在事业单位的人事档案管理系统中，如果存在系统漏洞，可能会被黑客攻击，导致信息被泄露或者遭受破坏。这种漏洞可能源于系统设计不严谨、系统运维不及时等因素。如果人员存在管理不当、工作失误等，都可能导致信息的泄露或遗漏。例如，未按规定处理机密信息、未严格执行权限控制等。4.知识产权问题数据的共享和使用涉及各种知识产权问题，如著作权、专利权和商标权等。如果未经授权或未经许可使用他人的知识产权，可能会引起知识产权纠纷，给事业单位带来损失。数据的存储和处理涉及各种知识产权问题，如软件著作权、数据库著作权和算法专利等，或者信息安全保护涉及各种知识产权问题，如加密算法、安全协议等。如果未经许可或授权使用他人的知识产权，可能会引起知识产权纠纷，给事业单位带来损失。二、大数据背景下事业单位人事档案管理迎来的契机1.数字化管理的机遇首先，数字化管理可以提高档案管理的效率。传统的人事档案管理需要手动录入、归档和查阅，不但效率低下，而且容易出现疏漏和错误。而数字化管理可以通过自动化、智能化的方式实现对人事档案的管理，提高大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机研究文/孔庆功1赵毅2闵令鑫3摘要：随着大数据技术的发展，事业单位人事档案管理面临着危机与契机，如何在大数据背景下提升事业单位人事档案管理的现代化水平，是当前急需解决的问题。通过分析事业单位人事档案管理的现状和存在的问题，探讨大数据背景下事业单位人事档案管理的应对策略，包括加强人才培养、推进数字化建设以及加强数据安全保障等方面的措施，为事业单位人事档案管理的现代化转型提供一些思路和建议。关键词：大数据；事业单位；人事档案管理；危机；契机作者简介：孔庆功（1983），男，汉族，山东宁阳人，本科，馆员，研究方向：档案管理。292023年 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兰台内外数字档案创新研究管理效率，减少工作量的同时，也可以减少管理过程中的错误和疏漏；其次，数字化管理可以提高档案管理的精度。在数字化管理下，人事档案可以更加准确地被记录和存储，可以避免档案信息的错误和丢失，保证人事档案的完整性和可靠性，也能够更好地保护员工的隐私；再次，数字化管理可以提高档案管理的安全性。人事档案涉及很多敏感信息，传统的人事档案管理容易出现信息被泄露和安全隐患。而数字化管理可以通过加密、备份等方式提高档案的安全性，减少信息被泄露的风险；最后，数字化管理可以提高档案管理的可持续性。随着时间的推移，传统的纸质档案管理方式存在着信息损失、劣化等问题，而数字化管理可以让档案信息永久保存并可随时查询和备份，让档案管理的可持续性得到保障。2.数据挖掘的机遇在大数据背景下，事业单位的人事档案中可能包含大量员工的工作经历、工作能力、学历和专业技能等信息。（1）通过数据挖掘技术，可以分析这些信息，发掘出员工的潜在能力，从而为企业的招聘和选拔工作提供参考。（2）数据挖掘技术可以通过分析员工的学历、专业技能和工作经历等信息，发现员工的学习需求和发展方向，为企业的人才培养和发展提供重要的参考和指导。（3）数据挖掘技术可以通过分析员工的工作绩效、工作能力、学历和专业技能等信息，建立起基于数据的员工绩效评估模型，从而为企业的员工评估、薪酬管理等工作提供依据。（4）通过分析员工的工作经历、薪酬和绩效等信息，可以利用数据挖掘技术预测员工的流失率，并提前采取措施并挽留，从而降低企业的流失率和成本。3.智能化管理的机遇在事业单位的人事档案管理中，需要录入和管理大量的人事信息。（1）通过人工智能技术和自然语言处理技术，可以实现对人事信息的自动化录入，提高数据录入效率和准确性。（2）大数据技术可以分析和挖掘海量的人事信息，通过建立智能化的数据分析模型，可以发现员工的工作能力、学习需求和发展方向等信息，为企业的管理决策提供重要的参考和指导。（3）通过分析员工的绩效、工作能力和学历等信息，可以建立起基于数据的员工推荐和评估模型，为企业的员工管理和薪酬管理提供支持和参考。（4）通过建立基于云计算和人工智能技术的协作平台，可以实现员工之间的信息共享和沟通，提高企业的协作效率和团队合作能力。（5）在事业单位的人事档案管理中，保护员工的隐私和信息安全是至关重要的。通过利用大数据技术和人工智能技术，可以建立起智能化的安全保障系统，保护企业的人事信息不受非法侵入和滥用。4.信息安全机遇在事业单位的人事档案管理中，需要备份和存储大量的人事信息，以确保数据的安全性和完整性。大数据技术提供高效的数据备份和恢复技术，使得数据的备份和恢复过程更加可靠和高效。在大数据时代，事业单位的人事档案管理中会面临着来自网络攻击和数据被泄露的风险，通过利用大数据技术和信息安全技术，可以建立起完备的网络安全防御和数据被泄露防范机制，保护企业的人事信息不受非法侵入和滥用。在事业单位的人事档案管理中，保护员工的隐私和个人信息是非常重要的。通过利用大数据技术和加密技术，可以实现对敏感数据的加密和保护，确保员工的隐私和个人信息得到有效的保护。通过建立完备的访问权限控制机制，可以对不同的用户设置不同的权限，实现对人事信息的精细化管理和保护。同时，通过对访问日志的监控和分析，可以及时发现和处理潜在的安全问题，通过建立统一身份认证机制，可以确保用户的身份得到有效的认证和授权，防止冒充和恶意访问。利用大数据技术和信息安全技术，可以建立起智能化的身份认证系统，提高安全性和便利性。5.技术和人才储备机遇大数据技术是事业单位人事档案管理的重要支持和保障，它可以实现对海量数据的存储、处理和分析，从而提高数据的价值和利用效率。随着大数据技术的不断发展和普及，事业单位需要不断更新和储备相关技术，以适应企业发展的需要。人工智能技术是大数据技术的重要组成部分，它可以实现对数据的自动化处理和分析，从而提高数据的智能化水平。事业单位可以通过储备人工智能技术，实现对人事档案管理的自动化处理和智能化分析，提高管理效率和准确性。事业单位需要储备相关的数据安全技术，以保障企业的信息安全和可靠性。数据安全技术包括加密技术、网络安全技术和安全审计技术等，它们可以帮助事业单位建立起完善的信息安全机制，防范数据被泄露。事业单位需要加强人才储备，招聘、培养和留用高素质的人才，以适应企业的发展需求。这些人才包括大数据分析师、人工智能工程师和数据安全专家等，他们可以为事业单位提供技术支持和战略咨询，推动企业的信息化和数字化转型。三、大数据背景下的事业单位人事档案管理应对策略1.加强人才培养，提升管理水平事业单位应该注重人才培养，加强员工的岗位培训和综合素质培养，提高员工的专业技能和业务能力，使其能够胜任新时代的工作任务。同时，还应该加强对于大数据背景下的新技术、新方法的学习和掌握，积极推广人工智能、云计算等先进技术，提高人才的综合素质。事业单位还应该提升管理水平，建立健全信息化管302023年 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兰台内外数字档案创新研究理体系和档案管理规范，采用现代化的信息技术手段，优化档案管理流程，提高档案管理效率和准确性。此外，还应该完善绩效考核和激励机制，鼓励员工创新思维和实践能力，提高管理水平和服务质量。例如，某事业单位在推进档案数字化过程中，组织专业技能培训，提高员工技能水平，并开展信息化管理模式改革，建立档案数字化管理平台，整合档案信息资源，实现档案管理的全过程数字化。在此基础上，开展全员考核和激励，激发员工创新思维，优化档案管理流程，提高档案管理效率和准确性，从而实现事业单位人事档案管理水平的优化。2.推进数字化建设，提高数据利用效率首先，需要构建全面、规范、精细和安全的数字化管理体系。具体来说，需要将人事档案管理从传统的纸质档案管理转变为数字化档案管理，实现档案信息的数字化存储、检索、共享和利用。同时，建立规范的数字化管理流程和安全的信息保护机制，确保数字化档案管理的合法性、安全性和有效性；其次，要推进人才队伍建设，提高数字化管理的技术水平和管理水平。通过人才引进、培养和激励等措施，吸引和培养一批具有数字化档案管理专业知识和技能的人才。同时，建立科学的人才评价和激励机制，为数字化管理人才提供良好的职业发展空间和发展机会；最后，要加强与其他单位的协作和合作，共同推进数字化管理的实践和创新。可以与信息技术公司、高校和科研机构等开展合作，共同探索数字化档案管理的最新技术和管理模式。同时，可以加强与其他部门和单位的沟通和协作，实现数字化管理信息的共享和协同利用。3.加强数据安全保障，保护个人隐私事业单位应该加强对员工的数据安全意识教育，不断增强员工的数据安全意识和风险意识，避免员工随意泄露个人信息。（1）建立完善的数据安全管理制度，明确数据安全管理的职责和流程，建立数据安全管理责任制；（2）通过技术手段加强数据的保护，包括采用加密技术、安全访问控制技术以及数据备份技术等；（3）加强法律法规的建设和实施，完善数据保护的法律法规和制度，提高数据安全的法律保障；（4）严格遵守个人信息保护法律法规，采取措施保护员工的个人隐私，不得擅自泄露员工的个人信息。4.加强合作与共享建立人才信息共享平台，实现各部门之间、不同层级之间以及不同行业之间的人才信息共享，提高人才信息的整合和利用效率的同时，也有利于优化人才管理。首先，将纸质档案转化为数字档案，建立数字档案库，实现事业单位人事档案信息的全面数字化，为各级管理部门提供方便、快捷的数据共享平台，提高数据利用效率和管理水平；其次，对数据进行分类、加密、备份等安全措施，保护个人隐私和信息安全；再次，建立跨部门、跨地区的数据共享协作机制，加强与其他相关部门的合作，共享信息资源，协同管理，优化数据利用效率和管理水平；最后，与其他国家、地区和相关机构开展交流和合作，汲取先进经验，促进人才信息的全球共享和协同管理。四、结束语本文对大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机展开较为全面的探讨。目前，事业单位人事档案管理存在着信息化水平低、档案数字化转型难度大等问题。同时，大数据时代也给事业单位人事档案管理带来前所未有的机遇，需要加强管理，充分利用大数据技术的优势，推进数字化转型，以更好地服务于人民群众。参考文献：1张建梅.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的困境及措施J.中国民商，2021（9）：57-59.2章景风.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战J.中国宽带，2021（8）：66-68.3满莉.大数据背景下机关事业单位人事档案管理面临的困境及应对J.中国宽带，2021，6（1）：114，116.4刘兆营.大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略探析J.学生电脑，2022（2）：83-85.5沈志恩.档案管理在大数据背景下面临的挑战及解决措施分析J.中国宽带，2021（9）：55-56.6王振华.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探讨J.中国宽带，2021（7）：87-89.（作者单位：1.济宁市疾病预防控制中心；2.鱼台县卫生健康事业促进中心；3.鱼台县妇幼保健计划生育服务中心）