物流管理体系文件(DOC63页).doc

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物流管理体系文件
程 序 文 件

编制：

审核:

日期：
受控状态：
发放序号：

发布


恒超物流


日期：

手册编号：

实施


日期：批准:

文件控制程序
1、目的：
确保使用场所得到的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。
2、适用范围：
适用于与管理体系有关的所有文件的控制。
3．职责
综合办是文件控制的归口管理部门，负责文件的发放、更改、控制和管理工作。
经理负责管理方针、目标和管理手册、程序文件的批准。
各部门负责与本部门有关的文件 的控制和管理。
4．工作程序
文件的分类和编制、批准按《文件管理标准》执行，并确保所有文件在发布前对其适宜
性均得到批准。
各种类别的文件的编号方法按《文件编号办法》的规定进行编号。
各部门根据工作需要识别需编制的文件，填写"文件编制计划/文件清单"组织人员进
行文件的编写。
文件的签发
，文件接收人在"文件收/发文记录单"上签字后领用相应文件。
，具体按《文件管理标准》执行。

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文件的评审、更新与更改
，应评审其适宜性。文件编制部门应适时（标准/法规、市场产品、企业机制及上级、顾 客、供方等信息变化时）组织相关部门，对文件进行评审；内审及管理评审时应对文件
评审，以确定是否更换。
，由归口部门提出更改申请，说明更改意见及原因，组织有关部门评审后更改，并填写
"文件更改/销毁记录"下达更改通知单到文件原持有人。
改动内容较小时可采用划改方式，文件持有者按通知单要求划改；改动内容较多时
可采用换页的形式。 将原页码收回销毁。 文件持有人负责对文件修改条款换页/作出标识。
，原审批人不在职时，由现任领导审批、签发，现任领导在审批前，应获得原审批文件
所依据的背景资料，了解原文内容、更改原因、依据等。
，换发新版本。
，并在备注栏注明"作废"标识，作废文件，由文件管理人员填写"文件更改/销毁记录"
经主管领导审批统一销毁，并在原文件登记表中记录销毁日期和文件数量。
留作参考有保存价值的作废文件，应在文件醒目处标"作废"标识，并在原文件登
记表备注栏注明"作废留存"方可保留。
，应做好发放记录和更改/更换/作废控制，当本本矿文件更改/换版时及时给予更改和换
发。
文件的管理
4.6.1 文件管理部门应编制"文件清单"。
4.6.2 文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，由文件管理部门监督实施。 4.6.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保文件的清晰易于识别和检索。
4.6.4 需临时借阅的文件，借阅者应填写"文件借阅、复制记录" 经主管领导批准后借 ，
阅文件，由文件管理员负责收回；原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏，具体按
《文印管理办法》执行。
4.6.5 文件管理部门负责组织，全面检查各类在用文件的有效性，随时核查各使用者手
中的文件以及作业现场的文件，发现问题及时处理。
外来文件的控制
综合办负责外来文件的管理和控制，填写"外来文件清单"并做好发放记录。
对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
5．相关文件
《文件管理标准》 《档案管理制度》 《文印管理办法》
5．4《文件编号办法》
6 相关记录

文件编制计划/文件清单
文件收/发文记录单 文件更改/销毁记录
文件清单
文件借阅、复制记录

1、目的


记录控制程序
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反映体系运行的实际情况和保证体系运行的可追溯性，证明体系运行的有效性。
2、适用范围
适用于质量、环境和职业健康安全管理体系运行中形成的记录。
3、职责
综合办对质量和环境、职业健康安全体系运行记录进行编目，建立清单，规定记录
保存年限。
各部门负责本部门管理体系形成的记录的控制。
4、工作程序
需管理的记录详见《管理体系记录清单》 。
记录的标识和检索
a）记录的标识方法按《档案管理制度》执行。
b）记录要保证内容准确可靠、字迹清晰、收集时间及时有可追溯性。
c）记录要按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。顾客或公司内部有关人员提
出查阅质量记录的要求，需向资料员办理查阅登记手续，并填写《记录查阅登记表》 。
记录的贮存和保护
a）记录的保管要确保不损坏、变质、丢失，一般应指定专人负责保管。
b）记录必须保证真实，严禁涂改。确因错误需要更改时，可以划改，但必须在更
改处作出标记，由更改人签名。
c）查阅记录时，需经保管人员同意，不得损坏。
记录的保存期限和处置
a）保存期限（详见《管理体系记录清单》。 ）
b）超过保存期限的记录需要销毁时，经主管领导批准后以适当的方式销毁，并填写《记
录销毁登记表》 。如因特殊需要备以后查阅、考证之用时，应标明"失效暂存" 隔离存 ，
放。