档案工作标准化发展现状与对策研究.pdf

-39-中国质量与标准导报 2023/3档案工作标准化发展现状与对策研究张秀晨1*王伟伟2 曹思齐1 徐昊玥1（1.江苏省质量和标准化研究院；2.江苏省档案馆）摘要：档案标准是档案工作开展的基础和依据，档案工作标准化有利于提高档案工作的规范化和统一化，提高档案工作的质量和效率。本文介绍了我国档案工作标准的发展概况，从各时期制定档案标准的背景出发，结合政策文件对不同时期档案工作标准制定情况进行了分析，展望档案工作标准化发展趋势，并提出未来档案工作标准化建设的对策建议。关键词：档案工作 标准化 对策建议Research on the Development Status and Countermeasures of Standardization of Archives WorkZhang Xiuchen1*,Wang Weiwei2,Cao Siqi1,Xu Haoyue1(1.Jiangsu Institute of Quality and Standardization;2.Jiangsu Provincial Archives)Abstract:Archival standards are the basis and basis of archival work,and the standardization of archival work is conducive to improving the standardization and unification of archival work,and improving the quality and efficiency of archival work.This paper reviews the general situation of the development of archival work standards in China,starts from the background of the formulation of archival standards in different periods,analyzes the formulation of archival work standards in different periods combined with policy documents,looks forward to the development trend of archival work standardization,and puts forward countermeasures and suggestions for the standardization of archival work in the future.Key words:archives work,standardization,countermeasures0 引言我国的档案标准化工作起源于 1983 年国家档案局成立的全国档案工作标准化领导小组。1985 年档案工作领域的第一项国家标准 GB/T 3792.51985档案著录规则正式发布现已转为行业标准 DA/T 182022。1991 年 3 月，全国档案工作标准化技术委员会宣告成立，并发布了档案工作标准体系表，通过档案标准化的顶层设计来指导档案工作标准的制定。1992 年，我国第一项档案行业标准 DA/T 12020档案工作基本术语发布，拉开了我国档案行业标准制定的序幕。2021 年 6 月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发“十四五”全国档案事业发展规划1，提出将提升档案治理效能并跻身世界前列分别作为 2025年和 2035 年的重要发展目标，首次提出制定和实施引领高质量发展的档案标准体系方案，这一发展目标提升了档案工作者和专家学者们对于档案标准化工作的重视程度。完善的标准有助于解决档案实际工作中面临的各项问题。目前，从档案标准管理工作来看，存在分布态势不均匀、推动作用不大、标龄较长、修订间隔大等问题；从档案标准内容协调工作来看，标准内容的各个要素存在着重复、冲突、不规范和不协调等问题2。此外，我国档案标准化体系的主题结构虽然较为系统和全面，但标准还存在缺少顶层设计的规划方案、现行档案标准之间存在协同性、标准主题覆盖面还不完全等问题3，档案工作标准化还需进一步提升和完善。档案工作标准化是实现档案管理现代化的必要条件，它有利于提高档案工作的规范化和统一化，基金项目：国家档案局科技项目“档案工作标准体系（20212035）建设研究”阶段性研究成果（项目编号2021-R-01）*通讯作者：张秀晨，邮箱-40-学术交流CHINA QUALITY AND STANDARDS REVIEW 以获得最佳效益和良好秩序，提高全国范围内档案工作质量和效率，对于实现档案工作的现代化管理具有长远的实践意义。1 档案工作标准化现状1.1档案工作标准数量统计通过对国内现有的档案工作相关标准进行统计分析，以国家标准和行业标准为主，通过国家科技基础条件平台重点建设项目“国家标准文献共享服务平台”，以“档案”“文件”在“中国标准分类法”下的“图书馆、档案、文献情报工作”类目中进行查找及筛选。得到标准状态为现行和即将实施的国家标准 52 条、行业标准 102 条。其中国家标准分为国家档案局牵头编制的标准 16 条和其他与档案工作相关的国家标准 36 条；行业标准有档案行业标准 100 条和建筑行业强制性标准 2 条，建筑行业标准涉及档案馆建设。1.2档案工作标准化发展现状分析标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，它是在一定经验的基础上形成的，并且也是为某项工作规定活动的规则。因而在同一时段制定大量档案标准，既有其社会和档案工作背景原因，同样也是由于该时段档案工作中重复遇到的问题需要一个规定的流程或参考。从各时期制定档案标准的背景出发，将档案工作标准发展划分为三个阶段，对该时期档案工作的发展进行分析。（1）起步发展阶段（1992 年2000 年）档案工作标准化起步之时，十一届三中全会要求将工作重心转移到现代化工作上来，社会环境的要求使得档案工作者在全国档案工作会议上明确提出了实现档案管理现代化的任务，同时把档案工作标准化提上日程。此阶段档案工作注重基础类、业务技术类标准的制定，以纸质档案的保护标准制定为主，围绕纸质档案、档案装具、标引著录等主题制定档案标准。在基础类标准制定方面，制修订了DA/T 12000档案工作基本术语、GB/T 97051988文书档案案卷格式等；在业务技术类标准方面，有对纸质档案耐久性和制成材料质量的要求，如 DA/T 111994文件用纸耐久性测试法，有对档案装具的要求，如 DA/T 61992档案装具、DA/T 71992直列式档案密集架，有对虫霉防治的测定要求，如 DA/T 272000档案防虫剂防虫效果测定法，还制定了地质资料档案、明清档案、革命历史档案的业务技术标准。这一阶段档案标准主要围绕档案工作基本内容和环节制定，对档案的保护集中在传统纸质载体和声像载体档案上，这些对于档案著录、标引等档案工作业务技术标准的制定，为档案信息化建设的起步起到了支撑作用。（2）数字引领阶段（2001 年2017 年）2000 年发布的全国档案事业发展“十五”计划中首次明确提出档案信息化建设，2002 年，全国档案信息化建设实施纲要这一纲领性文件的颁布实施，也意味着档案信息化由起步、准备时期正式进入推广与发展时期。这一阶段档案标准制定围绕信息化展开，一是针对存量数字化标准的制定，如 DA/T 312005纸质档案数字化技术规范后于 2017 年修订为 DA/T 312017纸质档案数字化规范，除了纸质档案，还对录音录像档案、缩微胶片档案数字化进行了规定，覆盖了大部分馆藏档案；二是关注电子文件相关标准的制定，如 GB/T 188942002电子文件归档与管理规范后于 2016年修订 GB/T 188942016电子文件归档与电子档案管理规范；三是针对元数据采集、封装及管理等工作出台了一系列标准，增强了电子档案保护方面标准的建设，针对档案信息安全，还出台了对重要档案信息进行异质备份的相关标准，如 DA/T 442009 数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范。这一阶段涉及电子文件归档和整理标准的制定，信息化与安全标准协同推进，并开始采用国外标准。20062020 年国家信息化发展战略提出要“全面加强国家信息安全保障体系建设”，实现信息化与信息安全协调发展，但针对档案信息化和信息安全的建设，还需要具有一定的前瞻性，如加强区块链技术在档案保护领域的发展等。（3）快速发展阶段（2018 年至今）这一阶段档案行业标准大规模发布，归因于2017 年底，全国档案工作标准化技术委员会提出要“围绕一段时期内档案事业发展的迫切需要，统筹规划，集中突破，扩大档案行业标准的影响力”。这一时段档案标准制定聚焦电子文件管理、档案实体安全管理、业务档案管理以及档案外包行业。业务-41-中国质量与标准导报 2023/3档案重点关注证券业务、保险业务，在电子政务方面，发布了政府网页归档和政务服务事项电子文件的相关标准。档案实体安全管理方面，围绕档案馆库的标准有 DA/T 872021档案馆空调系统设计规范、DA/T 762019绿色档案馆建筑评价标准等，还研制了 GB/T 42468纸质档案的抢救与修复规范系列标准。档案保护标准方面，近年来针对电子文件保护的标准，颁布了 DA/T852019政务服务事项电子文件归档规范等相关标准。针对声像档案保护，有 DA/T 782019录音录像档案管理规范和 DA/T 832019档案数据存储用 LTO磁带应用规范。纸质档案保护标准进一步添加，有DA/T 772019纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范、DA/T 712018纸质档案缩微数字一体化技术规范。这一阶段档案保护标准的纸质、电子、录音录像档案标准都得到了发展。此外，针对我国档案管理外包服务企业日益增多，档案外包服务工作存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，国家档案局于 2020 年正式出台 DA/T 68.132020档案服务外包工作规范，2022 年发布了 DA/T 68.42022档案服务外包工作规范第 4 部分：档案整理服务。这一时期还聚焦关于电子政务相关标准的研制，这是因为电子政务深入发展，一体化在线服务平台成为电子信息资源产生的重要载体，规范相关文件归档，也是国家大数据发展战略和电子政务资源建设的要求。2 档案工作标准化发展趋势现今的档案治理要求“多元协同，有效监管”，档案治理内容除了档案部门日常档案事务工作外，还包括其他主体的档案活动。比如档案中介机构提供的档案中介服务、政府其他部门、高校机构开展的档案工作、私人档案馆及其他个人参与的档案活动等。针对未来多元主体全面协同的局面，可考虑制定相关主体工作规范相关标准或是制度性标准，厘清各个主体各自的责任和任务，保障工作环节有规可循。还需要加强监督检查方面的标准，来提高档案行业治理水平。目前，博物馆、图书馆已有明确的定级评估标准，现有的档案行业标准 DA/T 762019绿色档案馆建筑评价标准重点围绕绿色档案馆的硬件标准展开，各地也都出台了综合档案馆评价办法，可通过制定统一性的综合档案馆评价标准，运用评价来提高行业治理效能。未来档案机构将全面参与政府数据治理和大数据战略，为更好服务政府数字化转型，强化档案服务资源共享的功能，首先，需要建立规范的数据治理标准，规范统一的数据治理模式；其次，针对平台建设，加强档案信息共享服务平台的建设，建立一网查档、掌上查档等平台的功能需求和服务平台标准；最后，进一步加强数字档案馆（室）建设，加强大数据、区块链技术以及在不同场景档案标准的供给。由于当前大数据、云计算、人工智能、移动互联、物联网和区块链等新兴技术还处于发展阶段，因此档案标准的开发还有很长一段路要走。此外，档案安全问题仍需重视。既要考虑传统载体档案的保护与抢救，例如文献保护与修复技术的传承与创新仍是我们关注的重要内容，又要关注数字时代信息环境的安全性问题。档案数字化方面经历载体的转移、识别，已经渐趋成熟，但是仍有一些标准处于缺失的状态。比如在数字化外包中档案信息的安全标准，隐私保护标准仍需要制定。3 档案工作标准化建设对策建议3.1完善标准体系建设结 合 新中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 以 及“十四五”全国档案事业发展规划要求，健全档案工作标准体系，引领档案行业发展。对于档案工作标准体系来说，档案治理体系是重点，加强档案治理方面标准制修订及法律法规建设，加强档案工作在国家治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用。围绕新时代和未来我国档案工作发展趋势，在调研实践的基础上，加快档案工作领域缺失标准的制定，优化标准分布结构，补充完善档案工作标准体系，促进档案工作标准化效果提升。3.2加强政策引导保障从顶层设计的角度将标准化工作制度化，推动将标准化工作纳入各级各类档案馆发展规划中，通过政策解读，鼓励各地档案主管部门制定相应的配套政策，为标准研究和编制提供经费、人员和项目支持，推动各级各类档案馆开展标准化工作。同时，加强与标准化服务机构的合作，对档案领域标准化（下转第45页）-45-中国质量与标准导报 2023/3参考文献 1 刘建平.质量认证对企业竞争力影响的实证研究J.科技与经济，2013(9):77-78.2 王靖.质量管理体系认证对企业竞争力影响的实证研究：以ISO9001为例J.价值工程，2013(3):110-111.3 金超，王虎峰.质量管理体系认证对企业绩效影响的实证研究J.经济管理，2015，37(1):5-13.4 杨涛.质量管理体系认证对企业竞争力影响研究D.成都：西南交通大学，2014.5 陈国民.质量管理体系认证对企业竞争力影响的实证研究J.科技创新与应用，2015(6):30-31.6 陈婷.质量认证对企业竞争力的影响研究D.新乡：河南师范大学，2015.7 童亚军.质量管理体系认证对企业竞争力的影响研究J.现代经济，2014(2):52-54.8 朱琳，郭莉.质量管理体系认证对企业绩效的影响研究J.统计与信息论坛，2013(3):33-36.9 蔡涛，马松林.质量管理体系认证对企业竞争力的影响研究：以ISO9000认证为例J.科技经济导刊，2014(4):94-95.10 郑志勇，赵泽民，王旭，等.质量管理体系认证对企业绩效影响的实证研究J.管理学报，2014，11(7):103-104.编写一个好的团体标准，起草人除了需要具备相应的专业知识外，还要具备标准化的基础知识，掌握标准化的核心概念，了解支撑标准制定工作的基础性国家标准，正确运用起草文件的原则，遵循起草文件的途径和步骤。团体标准的制定主体应加强标准化人才队伍建设和培训，从而提高团体标准的编写水平，引导社会团体和团体标准有序健康地发展。参考文献 1 全国标准化原理与方法标准化技术委员会.标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则：GB/T1.12020S.北京：中国标准出版社，2020.2 白殿一，刘慎斋，等.标准化文件的起草M.北京：中国标准出版社，2020.（上接第 38 页）（上接第 41 页）工作进行常态化梳理、研究分析标准现状，探索标准的新机制，联合推进标准体系建设。3.3注重标准人才培养开展标准化知识培训，建立长效人才培养机制，提升档案工作专业人员的标准化专业素养，培养一批既具有档案专业知识，又具有标准化工作能力的标准化人才队伍。以标准化项目为抓手，组织和动员档案工作专业人员参与标准研究、编制、发布、宣贯实施等实践，结合档案工作发展趋势制定发展规划，优化完善各项标准化工作机制，提升档案工作领域相关人员标准编制能力和水平。3.4强化标准宣贯实施在标准化实践活动中，普遍存在重标准制定轻标准实施，致使标准制定流于形式，使已制定完成的先进标准未能发挥应有的作用。标准只有实施应用后才能进一步规范档案工作，可以利用宣贯、开设标准解读班等形式，系统全面有计划、有重点地开展标准宣贯，深入做好标准宣贯与实施工作，切实提高标准使用者掌握和使用标准的能力。通过了解标准的适用范围和执行程度，以事实为依据，说明标准实施和推广的必要性，为档案标准的实际应用和建设工作夯实基础，提供有效地标准化技术支撑。参考文献 1 中 共 中 央 办 公 厅、国 务 院 办 公 厅.中 办 国 办 印 发“十四五”全国档案事业发展规划EB/OL2021-12-27.https:/ 陈忠海，王晓通.我国档案标准化工作现状调查与存在问题分析J.档案学研究，2019(2):43-49.3 加小双，王文斐.我国档案标准化体系建设：现状、问题与对策J.档案与建设，2022(11):20-25.