财务部文件管理.doc

财务部文件管理

1 目的
本程序旨在制定财务部管理办法，使得文件管理规范和有序，满足本部门对文件使用的需求，确保财务部收到的文件能更好地供本处人员使用。
2 适用范围
本程序适用于财务部所有文件的管理。
3 引用和参考文件
3.1 引用文件
无。
3.2 参考文件
文件管理政策
文件管理原则
工作文件的管理
文件收发控制
《会计档案管理办法》
4 定义及缩略语
4.1 术语
下列术语和定义适用于本程序。
4.1.1 工作文件
是员工履行其工作职责或处理事务的依据和所完成业务活动的客观证据。是在基准文件基础上，为便于日常工作，以及该工作的深入和展开而衍生的文件，其中包括基准文件复印件。
4.1.2 行政文件
是指涉及公司党、政、工、团、劳动人事、行政等方面的文件，包括上级部门和有关政府机构的来文，向上级部门的请示，兄弟单位来文等。
4.1.3 资料
是指那些不是在本工程活动中的直接形成的，而是通过购买、赠送、交换等途径获取的供工作参考的各种信息资料。
4.1.4 会计档案
是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
a） 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
b） 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
c） 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
d） 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
4.2 缩略语
无。
5 责任
5.1 经理
a） 确保本程序在处内得以有效实施；
b） 合理配置人力、物力资源。
5.2 各专业科
a） 按照规定及时向处内上交本科的文件报告；
b） 负责本领域文件的接收、存档和管理。
5.3 文件管理员
a） 负责各类文件的接收，检查，分类，在文件电子数据库中登录，在处内文件架上归档；
b） 负责在版本更新时的文件替换工作，保证本处的文件都是最新版本；
c） 负责文件的借阅，为全处人员提供文件的检索和利用；
d） 负责接收各专业科上交的各种报告，并按照管理程序的要求进行组卷整理并及时向信息中心进行移交归档；
e） 定期对处内的文件存储条件进行检查，使之符合文件管理的要求。
5.4 全体员工
a） 正确使用文件，爱护文件；
b） 外出开会或交流活动中接收到的资料，工作过程中产生的文件及时向处内文件管理人员移交；
c） 按本规定办理借阅手续并按时归还文件。
6 规定
6.1 文件的接收
财务部的文件管理人员从信息中心接收技术文件、管理文件、商务文件等，从财务内部接收各科产生的会计凭证等。文件管理员对接收到的文件应进行接收检查，检查的内容包括：
a） 文件的内容和数量是否与传达单或所附清单相符，是否有光盘、磁盘或透明图；
b） 文件有效性、完整性、清晰可读性、可复制性、文件的格式是否符合要求；
c） 是否是最新版，是否有正确的文件编码、格式以及签字是否齐全等；
如果在检查中发现问题应及时联系文件分发的部门，并与相关责任人协调解决。
6.2 文件的存档
a) 财务部的文件分为A、B、C三大类，每大类文件又分为若干小类，具体规定如下：
1) 财务部的A类文件为正式接收的所有管理性文件，包括公司政策性文件、各种管理程序、红头文、会议纪要、外单位来文、各种合同等；
2) 财务部的B类文件为各种资料，包括技术文献、各种说明、国内外会议的交流资料、各类培训资料、外购技术资料、各类期刊、书刊和工具书等；
3) 财务部的C类文件为会计档案类文件，包括会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它会计类文件。
b) 文件存档时采取分类上架存档的方式，并建立电子文件数据库，上架号与电子数据库中保持一致，并制作文件夹标签，便于查找与替换；
c) 对于本处各科产生的文件，应交给处内存档，文件管理人员应按照各专业科分别建立电子档数据库，并且上架存档。对于符合归档范围内的文件组卷后向信息中心及时归档移交。
6.3 文件的更新和替换
a) 文件的更新需遵守如下原则：同一状态的文件，高版本更新低版本；已生效文件替换未生效文件、待生效文件；
b) 文件管理员接收到受控分发新版文件时，必须替换掉财务部工作文件库中已经成为旧版的文件。对于信息中心受控分发的文件在过时或升版时把旧版文件交还信息中心处理。
6.4 文件的借阅
a) 借阅文件应办理借阅手续，在借阅表（借阅表见附件A）上签字，填写所借资料名称、日期，归还后核销；
b) 借阅的文件应及时归还，归还时需按原先顺序整理，不能损坏、缺页，借阅时间最长为一个月。保存在各专业科的文件除外。如有缺损，由借阅人自行消缺、补齐。借阅期限随时跟踪，延时续借；
c) 借阅人员调动工作、出差或培训一个月以上时，应提前三天将本人所借文件归还到处内。
6.5 文件的定期检查
文件管理员应当每半年进行一次文件检查，并在检查单（见附件B）上做好检查记录，检查内容包括：
a) 清单上的文件是否存在；
b) 文件是否处于正确的版本、状态；
c) 文件的保存条件是否符合要求，文件是否遭到虫害或损坏等。
6.6 文件的销毁
财务部文件管理员每年对本部门保存的文件进行清理，对于一些作废文件登记造册，填写《文件销毁申请表》，经本部门主管领导审查后进行销毁。文件的销毁范围包括：
a) 确定已无现行利用价值的重份文件；
b) 保管期限已满，无须继续保存的文件；
c) 各部门工作文件库已无现行利用价值的过时版本文件；
d) 经鉴定其它无保存价值的文件。
6.7 文件的保管期限
a) A类文件的保管期限为五年；
b) B类文件的保管期限为五年；
c) C类文件在财务部保管1年以后，移交给信息中心。
7 记录
7.1 财务部保存的记录
财务部文件资料借阅记录 保存时间：五年
财务部文件检查单 保存期限：五年
文件销毁申请单 保存期限：五年
文件销毁清单 保存期限：五年

附录A 财务部文件资料借阅记录

序号
文件名称
借阅人
日期
借阅经办人
归还人
日期
归还经办人
备注

附录B 财务部文件检查单

部门负责人

所在地点（房间号）

部门检查人

检查时间

联系电话

检查内容
序号
检查项目
检查频率
检查要求
检查结果
1
程序检查
每月
按清单核对程序的版本等标识是否正确；每月核查当月接收的程序

2
技术文件检查
季度
按清单核对新版技术文件是否已上架；每季度核查本季度接收的技术文件

3
记录报告完整性检查
季度
检查信息中心返回的记录、报告的完整性；补充遗失文件。记录、报告原件保存的完整性

4
档案的收集、组卷
半年
自存档案是否按要求组卷并定期向信息中心移交归档

5
文件保管环境
半年
工作文件库是否有专人管理

是否有相应的温湿度记录，是否满足保管要求

消防安全是否满足文件管理要求

文件装具（文件柜、文件夹）是否规范、统一

文件排架整体美观、便于利用

文件库、文件柜、文件夹标识清晰规范

6
文件的检索和利用
每月
是否及时替换并回收销毁旧版文件

文件及时更新及上架

是否有相应的借阅利用记录