会务接待流程手册.docx

创艺文化会务接待流程手册
一、会务工作总体思路
（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
（一）成立会务组
1.会务组组长：总体负责。
2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3.后勤保障小组：负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。
（二）明确会议概况
1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：
（1）会议主题
（2）级别与规模
（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）
（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
（三）下发会议通知、登记来宾名单
1.责任人：文秘材料小组。
2.责任：在落实以上各项工作后，起草邀请函内容应包括：
（1）主题
（2）参与人员
（3）时间安排
（4）地点与联系电话
（5）会务组联系人与联系电话
（6）有关事项
3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议来宾登记表》制作会议名册。登记内容应包括：
（1）单位
（2）姓名
（3）职务
（4）性别
（5）民族
（6）到达航班与到达时间
登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待明细》。
（五）准备会议材料、用品
1.责任人：两组分工协作。
2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：
（1）嘉宾名单（附房间号）
（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等
3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：
（1）现场LED欢迎词
（2）企业相关资料文件
（3）花卉、水果及方便食品（可由酒店准备，或自行购置、分发）
（8）药箱（备常用药品）
（六）餐饮安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：
（1）就餐人数
（2）餐品选定
（3）烟、酒水准备
（4）车辆安排
（七）会场安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：与酒店紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：
主会场吉林厅布置
（座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、舞台设计）
（八）游览活动安排
盛典次日安排贵宾游览北大壶开发区滑雪。
1. 制定来宾名单，不参与游览的来宾安排返程。
2. 来宾御寒准备，预备好滑雪服装手套等
（九）房间安排
1.责任人：后勤保障小组。
2.责任：在确定了来宾名单之后，即在酒店订房、安排房间，包括：房间内水果、矿泉水、vip鲜花等摆放。
三、会中服务
（一）接机
1．统计来宾名单及航班到达时间，安排豪华大巴接送
（二）签到
1.在正式报到前日，应完成以下工作：
（1）将分装好相关的文件袋（如手册）放至酒店客房
（2）统一领取来宾房间门卡
（3）花卉、水果等分发到各房间
2.签到工作包括以下环节：
（1）设置酒店门厅LED欢迎牌
（2）在酒店门厅设置签到处、专人负责签到
（3）确认返程日期及票务服务
四、会后收尾
（一）退房、送站
（二）纪念品的发放
五、时间推进表（时间暂定）

日期
时间
内 容
责 任 人
11月2日-4日
方案沟通

11月8日
方案确定成立筹备小组

11月10日-18日
物料时间统筹安排

11月19日
10：00
与会人员资料核对

13：00
客房预定

11
月
20
日
全天
主会场布置、贵宾客房布置

全天
接机，来宾入住

17：30
来宾晚餐

11
月
21
日
07：00
早 餐

9：30
瑞丰保险经纪有限公司开业盛典

10：30
答谢午宴

12：00
部分来宾返程，大巴车送机、退房

14：00
来宾休息，活动方通知22日行程

17：30
晚 餐

11
月
22
日
07：00
早 餐

08：30
驱车前往北大壶滑雪场

11：30
午 餐

15：30
驱车返回酒店（部分来宾返程，派车送机）

17：30
晚 餐

07：00
早 餐

全部来宾返程、退房