随着经济全球化进程的加速2.doc

商务沟通
1.分析中外商务沟通方式有哪些不一样？
随着经济全球化进程的加速，跨国界、跨文化的商务活动日益频繁，不同文化背景人员的跨国往来与日俱增。大量跨国公司的出现使得企业员工的文化背景多元化趋势日益明显。企业在跨国经营活动中，不可避免地面对各种差异与冲突。如何消除文化差异引起的沟通障碍与冲突，将直接关系跨国企业的生存与发展。本文通过分析文化差异和冲突的客观存在，探讨应对国际商务沟通中文化差异的对策，呼吁涉外企业管理者重视跨文化商务沟通中的文化研究。
　　Edward　Tylor认为，所谓文化，乃是包括知识、信仰、艺术、道德、法律、习俗以及包括作为社会成员的个人而获得的其他任何能力、习惯在内的一种综合体。无论哪—个国家或民族的文化，都具有一些共同的特征。也就是说文化的价值观、准则和信仰等必须为一个群体、一个社会的人们共同接受和遵循。即它具有共享性，才能成为文化。文化的共同性表明，尽管任何文化背景的人们的行为方式并非总是相同，但文化在大多数情况下，行为可以预期，因而一种文化背景的人们可以试着去了解另一种文化。另一方面，文化的内容是不能遗传的，必须通过后天学习而获得。正是因为人们习惯了在本民族文化熏陶下习得的文化准则、行为规范、模式、价值观念，所以当人们看待外国文化现象时，便总是不自觉地用自身文化作为唯一的参照标准去理解、评价或选择吸收他人的文化，这就形成了文化差异与冲突。

　　一、文化差异的存在对国际商务沟通的影响

　　进入21世纪以来，世界各国正逐步融入一个相互依赖的全球经济体系馴，国际是贸，国际经贸和商务活动以前所未有的速度快速增长。国际经济合作不断加强，跨国合资越来越普遍。跨国公司在处理种种商务活动的过程中，在文化上表现为多元化。文化背景相同的范围内，人们共处时很少产生沟通上的障碍，但若以同样的方式，去对待另一种文化背景的人时，往往会出现误解和冲突。
　　例如某中美台资企业的外方部门经理在休假前一个月，向中方总经理提出休假，并得到总经理同意。可在他休假前两天，中方总经理却安排了许多会议，休假前一交，会议还来结束。此时，这位外方经理感到很为难，但是他还是准备按期度假，并向总经理提出他不能参加第二天的会议，因为按计划，他从第二天起开始度假。中方总经理劝说他以工作为重，顾全大局，叫他推迟度假期。但遭拒绝。中方总经理当即大发雷霆，而这位外方经理却责怪总经理工作无计划，最后还是扬长而去。
　　此案例中，美方部门经理坚持按期度假，理由之一；就是他早已作了休假安排，并且提出的申请得到批准，因而总经理不该在他假期之前安排他参加会议；理由之二，如果在假期里强迫他从事一些工作。这既违反劳动法，又侵犯人权；理由之三，以后的会议内容与他分管的工作无关。中方总经理却认为，任何人都应以工作为重，个人利益服从集体利益，由此而否定了美方经理以前的成绩。
　　中方总经理与美方部门经理之所以会产生冲突，归咎于中美文化的差异。美国人办事有计划性，时间观念强。他们认为。工作时间就应该拼命干，休闲时也应尽情潇洒。与中国文化不同的是，美国人在休闲时从不谈工作；在工作中。经理与下级保持一定的等级距离，对下级的工作过锴极为认真与严肃。但在休息时，下班后或一起在酒吧、高尔夫球场时，上级和下级之间毫无等级距离，关系融洽。热情友好，经理也会虚心地向下级讨教经验。这说明美国文化有私人空间与公共空间之分。在私人空间里，无人可以入侵。在公共空间里，每一成员应受公共空间区域的限制。中方总经理并没有认识美国的这种文化。而是以中国的文化来对待美国的文化，因而冲突得以产生。
　　像这样由文化产生的问题，在合资企业中屡见不鲜。这种非管理因素常常造成误解和关系恶化，甚至导致商务活动和决策的失败，严重影响合资企业的发展和利润的回报。即使美国这样一个文化包容性很强的国家，据《华尔街杂志》估计，每年因为跨文化沟通的失误而造成的损失也高达几十亿美元。文化差异与冲突已成为国际商务沟通的绊脚石。

随着国际交往的频繁和普遍，这就要求商务人士了解并得体运用国际商务礼仪，才能友好、真诚地进行交流、沟通和合作。
我国和西方国家商务交往最多。由于文化背景的不同，导致在具体礼仪上有很多截然不同的地方。具体来说有七个方面，必须首先有所了解。

1、对待赞美
我们和西方人在对待赞美的态度上大不相同。别人赞美的时候，尽管内心十分喜悦，但表面上总是表现得不敢苟同，对别人的赞美予以礼貌的否定，以示谦虚：“还不行！”、“马马虎虎吧！”、“那能与你相比啊！”、“过奖了！”等。
而西方人对待赞美的态度可谓是“喜形于色”，总是用“Thank you”来应对别人的赞美。
2、待客和做客
我们和人相处的时候，总是习惯从自己的角度去为别人着想。这表现在待客和做客上，尽责的客人总是尽量不去麻烦主人，不让主人破费，因而对于主人的招待总是要礼貌地加
以谢绝。比如，主人问客人想喝点什么，客人一般会说“我不渴”或“不用麻烦了”；主人在餐桌上为客人斟酒，客人总要加以推辞，说“够了，够了”，而事实上，客人并不一定是不想喝，往往只是客气而已。所以，称职的主人不会直接问客人想要什么，而是主动揣摩客人的需求，并积极地给予满足。在餐桌上，殷勤好客的主人总是不停地给客人劝酒劝菜。所以，中国人的待客和做客场面往往气氛热烈：一方不停地劝，另一方则不停地推辞。

而外国人特别是西方人，无论是主人还是客人，大家都非常直率，无需客套。当客人上门了，主人会直截了当地问对方“想喝点什么”；如果客人想喝点什么，可以直接反问对方“你有什么饮料”，并选择一种自己喜欢的饮料；如果客人确实不想喝，客人会说“谢谢！我不想喝”。在餐桌上，主人会问客人还要不要再来点，如果客人说够了，主人一般不会再向客人劝吃请喝。
3、谦虚和自我肯定
我们一直视谦虚为美德。不论是对于自己的能力还是成绩，总是喜欢自谦。如果不这样可能会被指责为“不谦虚”、“狂妄自大”。比如，中国学者在作演讲前，通常会说：“我学问不深，准备也不充分，请各位多指教”；在宴会上，好客的主人面对满桌子的菜却说：“没有什么菜，请随便吃”；当上司委以重任，通常会谦虚地说：“我恐怕难以胜任。”
而外国人特别是西方人没有自谦的习惯。他们认为，一个人要得到别人的承认，首先必须自我肯定。所以，他们对于自己的能力和成绩总是实事求是地加以评价。宴请的时候，主人会详尽地向客人介绍所点菜的特色，并希望客人喜欢；而被上司委以重任的时候，他们会感谢上司，并表示自己肯定能干好。

4、劝告和建议
无论是中国人，还是西方人，都喜欢向自己的亲朋好友提一些友好的建议和劝告，以示关心和爱护。但中西方人在提劝告和建议的方式上却有很大区别。
中国人向朋友提建议和劝告的时候，往往都非常直接，常用“应该”、“不应该”，“要”、“不要”这些带有命令口气的词。比如，“天气很冷，要多穿点衣服，别感冒了！”、“路上很滑，走路要小心！”、“你要多注意身体！”、“你该刮胡子了！”、“你该去上班了！”等。
西方人在向亲朋好友提劝告和建议的时候，措词非常婉转，比如，“今天天气很冷，我要是你的话，我会加件毛衣”、“你最好还是把胡子刮了吧。”一般来说，双方关系越接近，说话的语气越直接。但即使是最亲密的人之间，也不会使用像我们那样的命令语气。否则，会被认为不够尊重自己独立的人格。

5、个人隐私权
西方人非常注重个人隐私权。在日常交谈中，大家一般不会涉及对方的“私人问题”。这些私人问题包括：年龄、婚姻状况、收入、工作、住所、经历、宗教信仰、选举等。同时，人们还特别注重个人的私人生活空间。别人房间里的壁橱、桌子、抽屉，以及桌子上的信件、文件和其他文稿都不应随便乱动、乱翻(如果需要借用别人物品，必须得到对方的许可)。假如别人在阅读或写作，也不能从背后去看对方阅读和写作的内容，即使对方只是在阅读报纸或杂志。
空间距离上也很在意。即使在公共场所，大家都十分自觉地为对方留出一定私人空间。比如，排队的时候他们总是习惯和别人保持1米以上的距离。

2.在商务谈判之前应做哪些准备工作？在谈判的各个阶段应注意哪些问题？
（一）选配参加谈判的人员
　　参加商务谈判的人员需要具备多方面的基础知识，并善于综合运用各种知识。一般他说，他们应具备下列条件：
　　1、必须熟悉我国对外经济贸易方面的方针政策，并了解国家关于对外经济贸易方面的具体政策措施。
　　2、必须掌握洽商交易过程中可能涉及的各种商务知识，如商品知识、市场知识、金融知识和运输、保险等方面的知识。
　　3、必须熟悉我国颁布的有关涉外法律、法令与规则，并了解有关国际贸易、国际技术转让和国际运输等方面的法律、惯例以及有关国家的政策措施、法规和管理制度等方面的知识。
　　4、应当熟练地掌握外语，并能用外语直接洽谈交易。
　　5、具有较高的政治、心理素质和策略水平，并善于机动灵活地处理洽商过程中出现的各种问题。
　　（二）选择目标市场
在选择国外目标市场时，应当注意以下两个问题：
　　1．在考虑贯彻国家对外贸易方针政策和国别（地区）政策的同时，应尽量考虑经济效益问题，力争做到在政治上和经济上都体现平等互利。
　　2．应根据购销意图，合理选择国外销售市场和采购市场。
　　（三）选择交易对象

（四）制定商务谈判的方案

是指企业最高决策层或上级领导就本次谈判的内容所拟定的谈判主体目标、准则、具体要求和规定。谈判方案的制定可根据谈判的规模、重要程度的不同而定。内容可多可少，可简可繁，可以是书面形式的也可以是口头交代。
　　商务谈判方案具体包括：
　　1.明确主要或基本交易条件可接受范围，以及保证标准和理想标准；
　　2.规定谈判期限；
　　3.明确谈判人员的分工及其职责；
　　4.规定联络通讯方式及汇报制度。
　　商务谈判程序
　　应当遵循的基本程序，主要包括五个步骤：一是成立谈判小组，二是制定谈判文件，三是确定邀请参加谈判的供应商名单，四是谈判，五是确定成交供应商。
　　（一） 前期准备阶段。在前期准备阶段，应注意做好以下几项工作：一是从资金、技术、生产、市场等几个方面，做好对采购项目进行全方位综合分析，主要包括预算、需求、生产、市场、风险分析。二是要根据综合分析情况，制定项目采购的最终方案，并确定项目采购清单。三是根据项目分析情况和采购项目清单，编制竞争性谈判邀请函。四是制作竞争性谈判文件。五是邀请参加谈判的供应商。六是对参加谈判的供应商进行资格预审。七是根据资格审查情况，确定参加谈判的供应商名单，并向其发售竞争性谈判文件。八是成立由技术专家、采购单位和有关方面的代表组成的谈判小组。九是根据谈判工作需要，确定工作人员。十是邀请有关部门，如监督机关、公证机关对谈判过程实施监督。
　　在谈判准备阶段，需要注意的问题有：
　　与公开招标方式采购相比，竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程也难以控制，容易导致不公正交易，甚至腐败，因此，必须对这种采购方式的适用条件加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。
　　在谈判小组中，专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。
　　谈判小组的组成，应根据采购项目特点，结合专家总体情况确定，并注意专业结构要合理，知识水平、综合素质要相当。
　　谈判文件制作完成后，要以正式公函形式或文件会签形式征求采购单位的意见，在采购单位审核确认后才算正式制作完成。
　　管理机构如对谈判文件还有备案规定，还要将谈判文件送管理机构备案。
　　对供应商的资格预审主要是从基本资格和专业资格两个方面进行预审，审查的标准主要是按照谈判文件所规定的标准。
　　（二） 谈判阶段。在谈判阶段，应做好的工作主要有：一是在报价文件递交截止时间后，在规定的时间、地点举行公开报价仪式，对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。二是在公开报价后，谈判小组要对各谈判方递交的报价文件进行审阅，以判定谈判方资格的有效性，审阅结束后，要确定进入谈判阶段的供应商名单。三是谈判小组与各谈判方就技术方案进行谈判，技术谈判结束后，要确定进入下一轮谈判即商务谈判的供应商名单。四是谈判小组与各谈判方分别就商务方案进行谈判，商务谈判结束后，要确定进入最终承诺报价的供应商名单。五是组织技术、商务方案均符合要求的各谈判方进行最终承诺报价，最终承诺报价结束后，谈判小组要对最终承诺报价进行综合评审。六是经过对最终承诺报价进行综合评审、评判，并汇总出综合评审结果，最后由谈判小组出具最终谈判结果，推荐预成交方。七是集中采购机构根据谈判小组出具的谈判结果报告和确定成交的意见，综合审查相关资料，确定最终成交单位，并向成交方签发成交结果通知书。八是组织供需双方签订采购合同。
　　在谈判阶段，需要注意的问题有：
　　在整个谈判过程中，除公开报价外，都应在完全封闭的谈判室中进行，在谈判完全结束前，应切断所有谈判小组成员与外界的一切联系；谈判过程中，谈判小组成员不得单独与采购单位或供应商接触，未经同意不得对采购单位和供应商进行参观或考察；谈判小组应独立工作，不受外界干扰；谈判小组应实行集体负责制，当谈判小组成员对某些事项或决定出现意见分歧时，可按少数服从多数的办法处理，或实行民主集中制的办法，由谈判小组组长集中大多数成员的意见决定有关事项。
　　在谈判过程中，要掌握谈判技巧和分寸；谈判小组中，成员要有明确的分工，在谈判过程中，要注意座次的排列，更应注意角色的配合，同时，还应注意掌握谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏。
　　对具体问题要具体分析，在整个谈判过程中，可进行多轮技术谈判和商务谈判，具体数量由谈判小组根据具体情况确定，也可以将技术谈判和商务谈判合为一个阶段同步进行。但不论是哪种方式，都应保证每个参与谈判的供应商都能得到同样多的谈判机会，
　　要注意谈判方谈判代表的资格的有效性，即谈判方参加谈判的代表须为其法定代表人或法人授权委托人，如法人授权委托人参加谈判，须向谈判小组出具法人授权书。
　　要注意运用法律法规的准确性，整个谈判过程都要严格依据法律法规的规定进行。不仅要遵照《政府采购法》对竞争性谈判方式的具体规定，还应注意遵照本法的其它规定，同时还应注意遵照其它相关法律法规。法无明文规定的事不做，法有明文规定的，既要做到主体合法、实体合法，又要做到程序合法。
　　要注意确定成交供应商须具备三个条件，即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低，这三个条件必须同时具备，缺一不可。同时，在整个谈判活动实施过程中，要注意采购文件的完整性，所有采购过程的每一个阶段（包括准备阶段、谈判阶段）都要有详细的书面记录，各类附件及个人签字手续、单位盖章必须齐全。另外，因集中采购机构要经常实施竞争性谈判，可将谈判文件、邀请函和各个阶段使用的文件、表格、报告以及相关程序、工作纪律、注意事项等，制作成通用的标准格式或文件范本，以减少工作量，提高工作效率。

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