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会计电算化对会计档案工作带来的思考

近些年来, 随着会计电算化工作的开展，产生了大量的电子

会计文件，这为档案管理工作增加了新的内容，档案管理的一系列工

作程序、管理方法都需要跟进。

一、电算化会计档案管理工作的特点

1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档

案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 实行会

计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，

包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下的计算

机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会

计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，

为管理工作带来难度。

２、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不

是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。但与

传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。

传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看

到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境

下才可重现。

3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案

因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案

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信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，

加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财

会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案

的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的

会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而

影响会计档案的完整性。

2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案

的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计

软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同

版本下的会计数据不能被调用。 会计档案管理办法》规定"采用计算 《

机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案"并对保存期限 ，

做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使

打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质

的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损

坏或丢失。

3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的

制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿

袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、

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报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。 三、做好会

计档案管理工作的对策

（一）应加大对软硬件设备设施的投入

比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最

好是具有档案管理辅助功能的电算化软件； 强化系统的安全防护功能，

进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人

为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它

们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁

与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度

1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等

管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类

账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。

会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应

注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，

都应视同会计档案保管。

2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立

电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备

份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；

按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件

卡片。

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