1、会计电算化对会计档案工作带来的思考
近些年来, 随着会计电算化工作的开展，产生了大量的电子
会计文件，这为档案管理工作增加了新的内容，档案管理的一系列工
作程序、管理方法都需要跟进。
一、电算化会计档案管理工作的特点
1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档
案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料, 实行会
计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，
包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据, 相应电算化环境下
2、的计算
机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会
计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，
为管理工作带来难度。
２、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不
是传统的纸张而是磁性介质, 因而具有体积小、质量轻等特点。但与
传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。
传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看
到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境
下才可重现。
3、3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案
因其信息的数字化, 大大提高了会计档案的利用效率, 便于会计档案
1
信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，
加大了会计档案被篡改、破坏的风险。
二、目前会计电算化下档案管理存在的问题
1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财
会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案
的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的
会计信息
4、备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而
影响会计档案的完整性。
2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案
的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计
软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同
版本下的会计数据不能被调用。 会计档案管理办法》规定"采用计算 《
机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案"并对保存期限 ，
做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使
打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因
5、为磁盘介质
的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损
坏或丢失。
3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的
制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿
袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、
2
报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。 三、做好会
计档案管理工作的对策
（一）应加大对软硬件设备设施的投入
比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最
6、
好是具有档案管理辅助功能的电算化软件； 强化系统的安全防护功能，
进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人
为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它
们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁
与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。
（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度
1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等
管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类
账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。
会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应
注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，
都应视同会计档案保管。
2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立
电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备
份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；
按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件
卡片。
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