山西省委党校办公室主任及骨干人员业务能力提升培训班课堂笔记.docx

全省办公室主任及骨干人员业务能力提升培训班学习记录
2011.11.26 上午
开班典礼
高建生 省委党校副校长
郭生智 主持
高建生致辞
一、介绍省委党校。办培训班的目的，适应建设学习型组织的要求，提升能力，利用党校干部培训优势，对基本业务知识有些了解。
二、办培训班着眼于提高基本能力（通用的、综合的）、专业能力（岗位能力、技术能力）、核心能力（竞争能力、比较能力）三种能力，做到能写、会写、写好。

第一课 公文写作与处理
程建明 省委党校领导水平训练中心主任，挂职原平县委常委主讲
1、认识写作活动
2、公文概说
3、公文写作的程序
4、机关常用公文的写作
5、公文的处理
一、认识写作活动
写作是写作主体将对客观事物的认识感受通过文章进行反映的活动。
写作活动要实现“双重转化”过程：
第一重转化：客观事物——主观感受
即现实生活、客观事物向主体认识转化的过程
要求：真实、本质、能动地将现实生活、客观事物转化为作者的认识。
第二重转化：主观感受——文字表达
即将观念认识转化为文字的过程
恒患意不称物，言不逮意，盖非知之难，能之难也。
——（西晋）陆机
转化的不同阶段，认识能力、思维能力、表达能力均要发挥作用。
认识能力是基础
认识能力：认识客观事物，形成主体见解的能力。
要求：能够对客观事物与主体见解进行科学认识，将认识由感性层次提升到理性层次，形成正确的观念体系。
思维能力是关键
写作思维是写作者对客观信息进行分析综合、推理判断、加工提炼的心理过程。
要通过鉴别去伪存真，通过选择去粗取精，通过联想由此及彼，通过分析由表及里，逐渐深化认识、形成思路。
提高思维能力要在两方面下功夫：
·思维要合乎逻辑、合乎常理、想的对路。
·要有新认识、新思路、新办法。
表达能力是载体
表达能力：用文字把思想观念表达出来的能力。
语言表达须做到：
·准确（准确反映客观、准确反映主体见解）、简明（简洁、明炼）、生动（具有吸引力）
·根据需要采用恰当表达方式（叙述、说明、议论）
表达能力的“三大要素”：
·选择主题：选准、抓住有意义的主题；
·论述主题：通过写作思维表现主题；
·文字表达：即用书面语谋篇布局、结撰文章，有两个要求
即：·一般要求：符合语法修辞规律
·特殊要求：适应特定文体要求
认识、思维、表达必须循序渐进
二、公文概说
（一）公文的特点
公文是党政机关、企事业单位及其他社会组织（主体）在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式（性质）的文件。
公文的特点：
·法定作者制作。
党政机关、企事业单位及其他社会组织，是依法成立、具有合法身份的组织，组织的合法性是公文合法性的前提。
公文作者不等同于公文的起草者，公文起草者在写作过程中必须准确反映组织的见解、意志和意图。
·具有法定执行效用。
·具有规范体式。《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《中国共产党机关公文处理条例》对公文文种、文体、结构及格式提出了规范。体指文体，公文文体属于应用文体范畴，要直接实现发文的意图，直接传递信息，必须简炼，直朴。式指格式。
·公文生成须履行法定程序。要经过交拟、承拟、撰拟、审核、修改、签发的程序。
交拟，交待、布置写作的任务（领导机关或机关领导来完成），作为交拟者应该交待特定的公文所针对的情况，所表现的见解主张，以及一些重要的工作思路和措施。
承拟，承担写作任务（起草者或起草组织）要准确把握交拟者的安排。
撰拟，即起草的过程。
审核，对公文的全面质量把关。
修改，和审核相互联系的循环往复的过程。
签发，领导者履行职责的一个重要环节。
公文要先核后签，未经签发不能生效。过程不可省，不可逆，
（二）公文的分类
1、根据形成和作用于公务活动的领域
·通用公文：党政机关、社会团体、企事业单位普遍使用的文件，如通知、请示、报告、函等。正式公文、法定公文、行政公文等，党的机关十四种，国家行政机关十三种，合并后正式公文种类十八种。
·日常事务文书：机关内部使用的文书，如计划、总结、调查报告等。
不同点在于日常事务文书的制发者、格式、程序等方面相对简单。
2、根据行文方向
·下行文：领导机关向所属或被领导、指导的下级机关发送的公文。（决定、通知、批复）
·上行文：下级机关向具有隶属关系的上级领导、指导机关发送的公文。（请示、报告）
·平行文：向同一级组织系统的同级机关或非同一级组织系统的任何机关发送的公文。（函）
3、机关内部根据文件来源
·收文：本机关收到的来自外机关的公文
·收文处理关键：办理来文事项，落实来文要求。
·发文：本机关制作发往外机关，或仅供本机关使用的公文。
·发文处理关键：准确判断情况，履行机关职能，切实推进工作。
4、通用公文的文种：
（1）规范性文件
·条例：用于对某一方面工作作比较全面、系统的规定。党和国家对条例的使用有明确规定，中国共产党中央委员会和中国共产党纪律检查委员，国务院，副省级以上的人大及其常委会可以使用条例。
·规定：用于对某方面工作作部分规定。
（2）领导指导性文件
·决定：用于对重要事项或重大行动作出安排。
·通知：用于批转、转发公文，发布规章，传达要求下级机关办理，有关单位周知或者执行的事项，任免聘用人员。
·批复：用于答复下级机关的请示事项。被动行文
·通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
·意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。既能上行也能下行的公文。
还有命令、指示等，用的较少。
（3）公布性文件
·公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项。公告不能乱用。
·通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（4）陈述呈请性文件
·请示：用于向上级请求指示、批准。
·报告：用于向上级汇报工作，反映情况 ，答复上级机关的询问。
制发时机不同：请示是事前，报告是事后；属性不同：所承担的任务不同；办理程序不同：请示必须批复，报告不需要批复。
·议案：用于各级人民政府向同级人大或常委会提请审议事项。
（5）商洽性文件
·函：用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件
·会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项。
（三）公文的文面格式
1、发文机关标识
由发文机关全称、规范化简称加“文件”构成，几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
标识方法：以大号黑体字或初号宋体字在公文首页上端套红标识。
眉首部分、主体部分
排在第一的为主办机关
2、发文字号：
用以标明发文机关的发文序号，由发文机关代字、发文年号、顺叙号组成
标识方法：以三号仿宋字在首页发文机关标识下空两行标注。
如：中发[2011]1号
晋政发[2011]5号
六边形方括号括注，即：﹝2011﹞
3、签发人
指代表机关核准并签发公文的领导人姓名，仅用于上行文。用于请示、报告
标识方法：
在发文字号右侧平行排列，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字：“签发人”
用三号仿宋字，冒号后用三号楷体字标签发人姓名。
4、标题：发文机关名称、事由与文种构成。
党的机关加五角星，行政机关及企事业单位不加，红线以下即为主体部分
完全式标题：用于下行文和一部分公布性公文
《中共中央关于推进农村改革发展若干重大问题的决定》
非完全式标题：
·省略事由：《中华人民共和国外交部公告》用于公布性公文
·省略发文机关：《关于申请增拨救灾扶贫款项的请示》用于请示报告及一部分下行文（在机关内部直发的）
·省略发文机关与事由：《通告》
标识：红色反线下空两行，以二号小标宋体字标识。
标题里引号、破折号、书名号可以用，其余标点符号不可用。标题太长要合理划分换行层次
5、主送机关
即收受公文，并对公文负主办或答复责任的机关，除普发性公文外均应标注。
标识方法：标全称、规范化简称或统称。标题下空一行，左侧顶格以三号仿宋字标注。
6、正文
用于阐述公文内容，表达发文意图，要求“一文一事”
标识方法：在主送机关下，成文日期上，用三号仿宋字印制。
在没有主送机关情况下，在标题下方空一行排列正文
7、印章
印章是机关权威的象征
除会议纪要外，均需加盖印章。联合下发的发文，联合发文机关均应加盖印章。注间印章不要重叠，一行放两个单位。
8、成文日期
表明公文开始发挥效用的时间
成文日期以领导人签发日期，或会议通过时间为准。联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。
标识方法：以三号仿宋字体将年、月、日标全，党的机关公文日期可用阿拉伯数字，如“二〇一一年十一月二十六日”不可写成“二0一一年十一月二十六日”。
9、主题词
经规范化处理，用以揭示公文主题和内容的词或词组。
一般为3－5个，类别词－类属词（内容）－类属词（文种）
标识程序：审读公文－提炼主题－概念转换－审核校对－标识
标识方法：标注位置在文尾横隔线上方。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，词目用三号小标宋体字，词目间空一字。
例如：
《国务院关于2010年深化经济体制改革的意见》主题词：经济管理 体制 改革 意见
《山西省人民政府关于严厉打击非法违法煤矿有效遏制重特大事故的决定》主题词：经济管理 煤矿 决定
《国务院办公厅关于开展打击商业欺诈专项行动的通知》
主题词：经济管理 市场秩序△（自拟主题词）
10、抄送机关
指收受公文，需了解公文内容而不需承担主办或答复责任的机关
标识方法：标规范化简称或统称，在文尾第一条横隔线下左侧空一号，以三号仿宋字标注，取消“抄报”把需报的上级机关放于抄送机关的前方，不同类机关加逗号，相同类加顿号，
11、印发说明
又称版记，用以标识公文印发部门名称，印发日期与印发数量等。
标识方法：在文尾第二条横隔线下以三号仿宋字标注，左侧空一字标印发机关、印发时间右空一字。
文件顺序号只用于机密文件，秘密等级期限，如绝密，一年，紧急
三、公文写作的程序
（一）写作前的准备
1、明确行文目的要求
行文目的与要求是公文写作确定主题、收集材料和选择文种的重要依据。行文目的与要求由领导机关确定。撰文者应准确领会领导意图，明白需要写什么，怎么写，制发的目的是什么。
撰文者既要熟悉党和国家的有关方针政策，又要对撰文针对的问题进行深入系统调研，思考和把握，要努力与领导实现思想认识上的“思维共振”，认真领会和体现领导意图，形成科学，合理的认识，和有操作性，可行性的工作思路，以机关的视角，在领导工作高度完成写作任务。
在机关工作的整体高度上来认识把握和运用公文，高度、宽度、深度、力度要掌握得当运用自如，在更高层面上运用公文。
了解领导意图的方式：
复述式 同步记录
展开思路式 把领导总体思路具体化
探讨式 与领导共同探讨
需要投入必要的时间与精力
撰文者在写作前要明确：
·行文的目的和要求是什么？
·特定公文针对的是什么问题？
·针对此问题中央和上级已有哪些政策、指示？
·本机关对特定问题的基本判断是什么？
·应提出哪些主张、措施和办法？
·这些主张、措施和办法有无操作性、可行性，预期效果如何？
2、确定主题
公文主题是在公文中表现的思想观点的核心，是公文体现的基本观点、主张或办事意图。
确立主题的依据
·党和国家的大政方针、法律法规、上级的指示精神是确立主题的基本依据。
公文的基本观点应如何表述，必须同中央、上级保持一致，撰写者应认真领会各项方针政策、指示精神，不在确立主题时发生偏离（吃透上头）。语感很重要。
·实际工作需要是确立主题的直接依据
写作要实事求是，有的放矢，撰写者必须在研究实际情况 ，作出准确判断的基础上形成观点，见解和主张，进而提出有操作性，可行性的措施和办法（吃透下头）。
主题表现的要求
·正确。要实事求是，认识见解既要符合方针政策，上级指示，又要在实践中站得住脚。
·鲜明。主题表现的根本要求是“直叙不隐”。作者的立场，观点，态度要明确表现。
·新鲜。主题要针对本行业、本部门情况，不能满足于照搬照抄上级指示，对问题一般性的思考，在贯彻上级指示，正确判断情况的基础上提出自己的见解，看法和主张。
·集中。一篇公文只反映一个主题，做到指向专一，目标明确，一文一事，一文一旨。
3、选择文种
选择文种的四个标准：
按有关规定
依据与受文者的关系
依据制发机关的地位
依据行文目的
4、调查研究
撰写对全局工作有重大影响的公文，要围绕涉及的问题进行调研。
调研过程有助于进一步完善领导意图，深化对撰文内容的认识。
5、收集材料
材料指公文主题赖以形成和表现的现实情况、政策、理论。
不凭主观想象，不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细占有材料，在马克思列宁主义一般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论。
材料的使用方法：
A广泛搜集材料
公文写作，七分材料三分写
需搜集的五类材料：
·理论依据材料，如有助于阐释主旨或内容的经典作家的论述，领导者的论述。
·政策依据材料，即文章内容涉及的有关方针，政策，文件，法规。
·本地区、部门、单位的有关情况，如各种信息、简报、报告、会议资料、统计数字等。
·专家学者、研究机构的相关理论主张、政策建议、报章杂志的相关报道。
·相关知识材料，如需要参考的文献资料，技术情报资料，有关历史资料及本机关以往形成的文件等。
B严格选择材料
·相关性。要考虑材料和主题的相关性。
·可靠性。要认真核实材料中的时间、地点、人物，以及事件细节、数字、引文等。
·典型性。选用的材料要有挖根生，应是同类材料中最突出的。
·现实性。要选择体现新情况、新事物、新思想、新典型、新问题的材料。
C恰当使用材料
a合并同类。即把说明同一观点的材料归纳、转化成综合性、全面性材料，从更高层面体现主题。
b妥善剪裁。根据需要剪裁、压缩、改写内容虽好，但篇幅冗长的材料。
c文字修饰。即对材料进行加工润色，提高文稿质量。
（二）写作中应做的工作
1、确立结构
结构是作者认识客观事物的思想脉络在文章构架上的反映，是作者思路的体现。
外在的文章结构是作者文章内在思想的体现。
－观察、研究、认识客观现实
—形成主体见解
－确立主题
－整理思绪形成思路
－按照文章结构规律构思形成具体结构
由客观到主观由笼统到具体，由内在到外在，在头脑中把该反映的问题成形。
构思安排结构，取决于两个条件：
·取决于思路的清晰顺畅（构思酝酿的过程）
“袖手于前，始能疾书于后”
·取决于对特定文体结构特征的了解
结构的实质，是客观事物的内部规律和作者思维轨迹的高度统一。
内在的是思路，外在的是结构。
安排结构的要求：
·要围绕主旨安排结构
“譬如北辰，居其所而众星拱之”《论语》
·要有明确、清晰的层次。结构的安排顺序要与客观事物的规律性，与人们的认识过程相一致。
认识过程：客观事物的状况－呈现出来的局面－突出的问题和矛盾－问题所造成的影响－解决问题的措施具体方法步骤是什么。
·结构要完整、严谨、合理
完整：先说什么后说什么，表达出的意思要完整，不能支离破碎。
严谨：要环环相扣，承前启后，严密性。
合理：要匀称，该多说的充分，少说的要简约。
公文的基本结构形式：
A纵向结构
·直叙式：以时间先后，或事件发生、发展变化过程为序。用于内容单纯、叙事性强的文种（如情况报告、通报）。
·递进式：以认识过程为序，即提出问题－分析问题－解决问题。下行文常采用。
B横向结构
·简单列举式：围绕主旨逐条逐项表述，用于法规、规章类文种。
·总分式：以总分思路展开，并列部分按事物逻辑关系分类安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或说明事物的一个方面。用于报告、总结、讲话稿等。
2、选择表达方式
公文写作的基本表达方式：不能用描写、抒情
叙述：多用顺叙，要求头绪清楚，要素完备，详略得当。
说明：常用说明方法有定义、举例、比较、分类、数字说明。
议论：常用议论方法是例证、引证、事理分析、对比、类比法。更多的是论段式的议论，只提出结论，不进行繁复的论证。
3、拟写提纲
提纲应包括：
标题、开头、正文的表达层次，各层次的论点、论据（包括理论依据或政策依据、法规依据与事实依据）、字数安排，结尾方式等。
4、撰写文稿
公文语言的基本要求：
·庄重，指用语端庄持重，格调严肃，以维护公文的权威性与有效性，表明作者的立场与严肃的态度。去除小我，形成大我，
·严谨，指用语周密确切，无虚假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限清楚，褒贬得当，符合实际，要体现公文的准确性，保证公文产生直接应用价值与强制性的影响。
·简明，指用简洁、明确的文字表述丰富的内容，做到“言简意赅”：
直接，开门见山，简洁明了地表述发文意图；尽量选用含义丰富的概括性词语；字斟句酌，反复修改，删除重复多余的段落与字句，使文章简洁凝练。
·通顺，即流利畅达，符合语法和逻辑。
·平实，指语言平和朴实自然，通俗易懂，无形象描写，不堆砌词藻，不滥用修辞，直接鲜明地表现写作意图。
公文少用修辞，用也只用消极修辞
·得体，指语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特字文体表达的需要。要考虑作者的身份和作者与被传达者关系的形象表达
上行文，应用语尊重，恭而不卑；
下行文，应用语郑重，准确，可适当使用告诫性词语，但威而不凶；
平行文，应使用谦敬性词语；
公布性公文的语言应通俗明白。
（三）审核修改
公文审核把六关：
行文关（该不该行文的问题）、政策关（与党和国家政策及过去提出的政策是否一致，是否衔接）、措施关（对策有没有针对性，可行性，操作性）、文字关（文字表达是否符合公文要求，是否确切）、程序关（公文是否各个环节把关，是否纵横协商，是否产生自我意识而没有协调一致）、体式关（格式是否符合有关规定）
审核修改的步骤：
A撰文者自己修改
B文秘部门负责人审核修改初稿；
C分管或主管领导审阅修改并定稿；
D将定稿送分管或主要领导人签发。
四、常用公文的撰写
（一）通知的撰写
1、标题
采用完全式或省去发文机关的形式
批转、转发类和贯彻执行上级指示类通知的标题，事由部分的写法：“贯彻文号加内容”，如《某某省人民政府关于贯彻国发﹝2010﹞×××号文件加强农村医疗卫生工作的通知》。
层级多的可以把事由部分简化，某某县关于转发国务院关于某某事的通知。后在正文开头再把各级精神加以表达，先写出中央精神，再把省、市结合实际提出什么要求，再结合县级情况提出如下要求。
2、通知正文的写法
（1）指示性通知
A引据。扼要说明发出通知的原因、根据或必要性，然后以“特作如下通知”等转入事项部分。
B事项：
以分条列项方式将针对的情况，任务和要求，基本措施、步骤、需注意的问题等交代清楚，使受文者清楚要求解决什么问题、应采取什么措施，及时间、步骤、方法等，内容须具体明白、切实可行、避免笼统抽象。
C结尾
提出贯彻执行的要求和希望，如“特此通知，请认真贯彻执行”等结束。
空话、虚话少说
（2）批转、转发性通知
批转通知内容包括对批转文件的肯定程度、执行要求和批示内容三层意思。
转发类通知写法与批转类通知相近。
如表态式：
××（上级发文机关）同意××（下级发文机关）《关于××××的意见》，现转发给你们，请认真贯彻执行。
如阐发式：
在表态式的基础上进一步强调阐述做好某方面工作的意义和要求。
（3）会议通知，以分条列项方式结构，将与会议有关的事项一次性部署。力求简洁、清楚、明确、周密。
包括：
·召开会议的根据与目的、会议名称
·会议时间与地点、报到时间与地点
·与会人员简要介绍
·与会者准备事项与注意事项
·经费支付办法
·联系人、联系方式
（4）任免通知
首先要写明任免聘用的根据、机关、时间，再以分条列项形式列出任免聘用人员的姓名和职务。
（二）通报的撰写
1、标题：完全式标题
2、主送机关
3、正文：
（1）导语：概述主要事实，表明发文机关倾向。
（2）主要事实，或事件发生的时间、地点、人物、经过和结果。
（3）分析评价
·表彰先进要指出经验、意义和值得学习、发扬之处；
·批评错误要剖析性质、危害和发生问题的主客观原因；
·传达情况要全面、辩证
（4）决定要求：做出表彰或批评处分决定，指出经验教训，提出希望和要求。
要有叙述和分析，更需要体现的是制发通报组织的倾向。
对错误事实及处分的通报，容易发生过多的细节描写，通报不需要细致描写。
（三）批复的撰写
1、标题
由“发文机关、批复事由、文种”构成，如《中共××市委 ××市人民政府关于××县直属机关机构设置和编制总额的批复》；也可把批复意见写入标题，如《××省人民政府关于禁止在××江水库内进行旅游开发问题的批复》
2、主送机关，即上报请示的下级机关。可采用“并列”下级机关，即所同意事项适用于该机关。
3、正文
由三部分组成：
A批复引语，引述所复请示的来文日期、发文字号或标题，或引述来文事项。
如“你局××字[2011] ×号请示收悉”、“你省《××关于问题的请示》收悉”等，表明批复针对何请示，然后用“经研究批复如下”过渡到批复意见。
B批复意见
针对请示提出的问题明确答复。
·完全同意，即写明肯定性意见；
·部分同意，要分别写明同意哪些，不同意哪些。
·对不同意的方面，要申明理由，提出修正意见或处理办法。
C结束语
另起段，以“此复、特此批复”等收束。
（四）报告的撰写
1、标题：常省略发文机关
2、主送机关：直接上级
3、正文：
A缘由，交代报告的起因、目的、主旨或基本情况。内容要集中概括、开宗明义，并用“现将有关情况报告如下”承启下文。
B事项
报告有：工作报告、情况报告、报送报告（工作计划等）、答复报告（上级询问什么答复什么）
工作报告：依次说明开展某项工作的情况，包括主要过程、措施与结果、成效与存在问题、经验教训、打算安排等。
情况报告：要写清事件发生的原因、经过、性质、看法和处理意见。
C结尾
另起段以“特此报告”、“以上报告，请审阅”等收束.
（五）请示的撰写
1、标题
省略发文机关
2、主送机关
直接上级、唯一主送。如受双重领导或请示内容涉及多个上级机关，应确定一个主送。
3、正文：由三部分组成：
A请示缘由。即请求上级机关指示和批准的因由，应合情合理、具体充分、清楚明白，强调其重要性、必要性和迫切性。
B请示事项。具体说明请示的问题或需解决的难题。应对问题予以分析，提出切合实际的意见、主张和办法。
C请示要求。另起段，用“以上请示妥否，请批复”、“以上请示如无不妥，请批准”等收束。
（六）函的撰写
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批。
·商洽函：用于不相隶属机关间商量接洽工作。
·征询与答询函：用于机关部门间询问、答复问题。上下级之间可使用征询与答询函。
·请批与答批函：用于请求批准和答复审批事项。区别于请示。
1、标题：省略发文机关
2、主送机关：即受文并办理来函事项的机关。
3、正文：
A发函缘由。交代发函原因、背景和依据。然后用“现将有关问题商洽如下”，或“现将有关问题复函如下”等转入下文。
B事项
表述商洽、联系、询问、告知的事项
C结尾
发函：“特此函告”、“望函复”等；
复函：“特此复函”“特此回复”等；
请批函：“请批准”“请大力协助为盼”。
语言语气要恰当，要营造合作共事的良好氛围。
（七）会议纪要的撰写
会议纪要是用以反映、传达和贯彻落实会议精神的公文。
会议纪要的特点：
纪实性、概括性、指导性
会议记录具有原始性、同步性、资料性，是机关内部事务性的文书，不属于正式公文。
1、标题
·由会议名称、文种构成：
如《1000千伏特高压变电站开工奠基仪式现场协调会议纪要》
·由正、副标题构成，正标题体现会议的主题，副标题说明会议名称、文种。用的不多。
如：坚决关停小火电机组、确保实现全年节能减排目标
——××发供电企业联席会议纪要
会议纪要不需要列主送机关
2、正文
通常采用总－分式结构
（1）总述部分
即整个纪要的前言、导语部分，主要简述会议概况。
一般按会议的时间、地点、会议名称、会议议题、会议主持人、主要讲话者、发言人的顺序叙述。然后用“现纪要如下”过渡到下文。
（2）分述部分
反映会议结果、主要精神、议定事项等。
·集中概述法，即对会议研究的问题，形成的认识，议定的事项，解决问题的措施，办法和要求等进行概述和说明。多用于参会人员少，议题集中单一，意见比较一致的会议。
·分项叙述法，即归纳会议内容，分成若干部分逐项写明。每部分集中体现一方面的中心议题。多用于议题较多，需要基层单位全面领会，深入贯彻的会议。
·发言提要法，即将具有典型性、代表性的发言加以整理、提炼，按照发言顺序或不同内容分别阐述说明。多用于讨论会、座谈会等。
（3）结尾部分
通常提出希望、号召。为实现会议的目标和任务对有关单位和人员提出要求。也可省略。
以上七种属于通用公文
（八）工作计划的撰写
工作计划是党政机关、企事业单位、社会团体或个人在一定时限内为完成某项任务，或实现某一目标事先制定具体措施和实施步骤使用的文书。
1、 标题
由机关名称、适用时间、内容范围、计划种类构成，如《××市2011年宣传工作计划》，如计划尚未成熟，可加“试行”、“要点”、“草案”、“讨论稿”等。只在本单位内部使用的计划，可不写单位名称，临时性单项计划还可以不注明时间限制，只写《××计划》
计划不需要主送机关
2、正文
A前言，用简要文字表明计划的指导思想，方针政策等依据。扼要揭示计划的总目标，总任务。
B主体，表述计划“三要素”
（1）目标，即做什么
（2）步骤，要将任务进行分解，规定具体步骤等。
（3）措施，即“怎么做”
要讲计划目标的科学性，即通过努力能实现的，写计划要有约束性。
C结尾
提出检查监督或奖惩的办法，对执行者提出希望和号召，对前景做出展望等，内部使用的工作计划可省略此部分。
（九）工作总结的撰写
工作总结是党政机关、企事业单位、社会团体或个人对前一阶段某项工作进行系统回顾、分析和研究，总结经验教训，获得规律性认识的文书。
1、标题
或采用公文式标题（例行公事最好用公文式标题），或采用文章式复式标题，正标题概括主题，副标题标明单位名称和内容。如《强化内功 把握市场加快发展——××建筑集团公司2011年度工作总结》。（作经验交流最好用文章式标题）
工作总结无主送机关
2、 正文
A前言，简要交代总结的依据、目的和基本情况，给人以总体印象，具体可以概括介绍情况，或先提出结论，还可用提问、对比等方法。要立意高，有特色，要夺人眼球，让人想看。
B主体
a基本情况：首先介绍基本情况，说明在什么情况下，采取了哪些措施，完成了什么任务，收到了什么成效等。
b经验教训：应从主要工作入手进行理性思考，分析成绩和经验产生的主、客观原因，通过纵横比较，使人看到事物的发展变化的状况，探讨揭示事物的本质规律，使感性认识上升到理性认识。
表述应叙议结合，叙述要以论证为脉络，议论要以材料为基础。
c存在问题，对问题的分析要全面深入，切中要害，对今后工作产生提醒、警戒的作用。
此部分要根据单位工作实际繁简适当，如成绩多则简写，成绩少则多写。
d今后打算，方向性的大体构想，即针对存在的问题。谈今后解决问题和改进工作的打算，这部分内容应简略。
主体部分具体的结构形式：
·条文式，将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列。适合个人
·标题式，按内容的逻辑顺序将正文分成若干部分，概括出每一部分的小标题，适用于内容较多的综合性总结。适合单位
·贯通式，即围绕主题按时间推移或前后事态发展的顺序展开，适合于内容比较单一的工作总结。适合最简单的总结
（十）简报的撰写
1、简报的适用范围
简报是党政机关、企事业单位和社会团体用于汇报工作、通报情况 、交流经验、指导工作 的反映内部事务的文书。
在机关内部，简报可用于向上级报告工作和业务情况；也可用于平级之间或与下级之间沟通情况、交流经验。
实际工作中，简报又称为“××动态”、“ ×简讯”、“ ×信息”“内部参考”“情况交流”等。
2、简报的特点
·简明，篇幅短小，文字简洁，内容集中，开门见山，直截了当。
·真实，内容必须真实准确，实事求是，不能夸大，缩小或虚构。
·新颖，应反映新情况，新问题，新经验，新动向，新观点，新措施，给人启发和借鉴。
·快捷，采集、编写和印发简报均要讲究时效。
3、简报的分类
·工作简报，反映日常工作情况的简报，内容包括党和国家方针政策的贯彻执行情况，完成工作任务的情况，工作中出现的新思想，新问题或经验教训，本单位发生的重要事件等。
·专题简报，为配合某项工作或针对某项中心任务编发的临时性简报。
·会议简报，反映重要，大型会议情况的简报
·动态简报，可分为反映社会动态，
4、简报的格式
简报通常由报头、报文和报尾组成。
·报头
在简报首页的上方，篇幅约占本页的三分之一，报头与报文部分用横线隔开。
报头部分的要素包括：
·简报名称：位于报头中央，一般用套红大字印刷。
·期数。位于简报名称正下方，由年度期数加总期数组成，
·编发单位：在期数左下侧标出编发
·报文
目录：用于有多篇报文的简报
标题：要求语意明确，简洁醒目
编者按：内容重要或转载性的简报，编者常在正文前加一段按语，或说明材料来源、转载原因和目的，或提示简报内容的重点和要点，或指出有关领导人对简报的批示意见等。
正文
署名，在正文右下方标明简报的作者姓名，如果作者是编发单位则不必署名。
·报尾
位于简报末页下端，一般由两部分组成
发送范围
上级机关称“报”，不相隶属机关称“送”，下级机关称“发”，如发送机关较多，可用同类型机关的统称。
印制份数
在发送范围下
5、简报正文的写法
由三部分组成
（1）导语
要点明主题，提纲挈领地概括主要内容，包括时间、地点、人物、事件、原因、结果等基本要素。
·概述式，用概述方式介绍简报的主要内容
·结论式，先将结论用一两句话在开头点出，给人以整体印象。

2011．11．26 全天户外拓展训练

2011.11.27 上午
办公室业务概述
主讲：省人大法制委副主任兼办公室主任 张世文
如何当好办公室主任
又好又快、头脑清醒、业务娴熟、干事干炼
一、办公室的地位和作用、特点和原则
二、办公室的职责和运行规则
三、办公室主任的职能定位
四、如何提高办公室主任的工作水平

一、办公室的地位和作用、特点和原则
1、办公室的地位，是中心地位和作用，执行部门、监督部门、反馈部门，当好领导的参谋助手，对下要检查，对内要监督，对外要交流；是枢纽的地位和作用，是窗口的地位和作用，
2、办公室的职能，六个基本职能，参谋咨询、管理职能（行政、财政、人事、后勤等）、服务职能、协调职能、监督职能、指导职能。
3、办公室的特点，综合性、服务性、辅助性、政策性、开放性
4、办公室工作的基本原则，准确、迅速、保密、密切联系群众、一切从实际出发、精简高效、严密科学、协调配合
二、办公室的职责任务和运行规则
办文、办事、办会
（一）职责：1、负责各种会议的会务组织和服务工作 ，协调督促落实会议的组织筹备工作，以及落实会议决定等。
2、负责起草审核印发以党委、政府及本单位的行文，整理会议纪要及本单位大事记
信息沟通交流，安排领导各项事宜、
3、办单位有关文件的传阅工作。
4、督办各种会议议定的决定和领导批示及反馈、
5、负责使用机关的印章
6、负责机关的机要保密和收发工作
7、负责上级机关与同级机关的联系，接待工作 办理来文来电来事
8、负责归档工作
9、负责机关信息化和办公自动化工作
10、受理人民群众对本单位及下属单位、系统的上诉
11、负责行政管理工作
12、负责领导交办的其它事项

（二）办公室日常工作 的办理
1、会议工作，制定会议方案及报批：明确会议的目的意义，拟定会议的时间地点，会议的议程，工作分工，报批；会议决定；通知会议：时间、地点、内容、乘车安排、着装安排；筹备会：汇报落实解决存在问题；正会：会前，准备会场、会中：会场秩序、温度、会后：总结报告，会议纪要。
2、公文处理：忠于职守，保守秘密。
3、来文来电来事的办理：公文的签收、来文来电的登记、拟办意见、请示办理、传阅、承办或转办、反馈。签收：记清单位、内容、事情缓急，态度；拟办意见：逐级上报；请示办理：由小到大，逐级上报，再由上自下逐级落实；传阅：由大到小；承办或转办：涉及单位要清楚；反馈：必须要有着落。
4、督查督办：事件立项－交办手续—承办部门－督促－答复

三、职能定位和岗位特点
参谋职能：围绕领导决策来实施，了解基层情况确定工作重点范围，情况和依据参谋；
帮助领导掌握决策进展落实情况，协调推进工作进行；实施过程主动积极高效帮助领导总结经验；深刻认识岗位特殊性：办公室主任是一个特殊的位置，中枢纽带桥梁作用，特殊的职责，即搞好服务（政务、事务，文字，接待等）、搞好协调（既要有原则性又要有灵活性，态度要亲和，工作对上要尊敬对下要支持对同要配合，帮忙不添乱，办事不误事）、抓好落实（看不准不动手，看准了不放手，干不成不放手）。学会拾遗补缺，承办职能、管理职能、协调职能。
特殊的要求：综合素质高、人品、能力各方面要求高，即头脑要清（部署要求要清、承担的事情工作程序要清，政治上的清醒者，工作上的明白人）、心要诚（对领导、事业、同事等以诚相待，诚恳）、气要平（听不同的意见、声音，心胸开阔）、眼要明（要透过现象看本质）、耳要灵（听广播、看新闻、读报纸，消息灵通，听取不同意见验证工作是否正确，以改进工作提高水平，学习经验）、嘴要严（注重保密）、手要紧（廉洁）、腿要勤、行要正（处世公道、生活简朴等）、笔要硬（指导性、操作性等）
四、如何提高工作水平
1、思路，（1）五个“以”，以讲政治为前提，所谓政治就是国家权力对社会利益的权威性配置，具有政治敏锐性，大局意识强；以服务大局为主题，当好参谋助手，搞好综合协调，抓好督促检查，服务工作等四方面要立足大局，一切工作着眼大局立足大局围绕大局服务大局；以围绕中心为根本，要找准工作的节拍，要立足实干，察实情，办实事，要提高工作的水准，要抓好组织协调的关联，用发展的思路和办法谋划解决问题；以围绕核心为重任，思维敏捷反映迅速办事果断，责任性强，事业心强，争一流的思想，无私奉献的精神。要想方设法树立领导核心、维护班子团结。服务班子讲究艺术动脑子，以创新精神为动力，一是要提高质量推进工作，一抓公文处理，二抓调研考察决策服务到位，三抓督促反馈，四抓上传下达作协调服务到位，五抓信息材料。（2）加强管理推进事务工作，四个强化：强化岗位管理，接待管理、环境管理、办公自动化管理。（3）要勤奋学习促进自身上台阶，认真学习理论提高工作水平，深化调研工作提高参谋水平，加强内外团结提高协调能力，用创新理念引导大家，建立团结活泼创新和谐的团体.
经验：以科学发展观为指导，立足于办公室的职能定位，从维护机关形象着眼，从加强自身建设着手，从提高服务质量水平着力，突出服务一条主线，狠抓干部队伍建设和制度建设，强化会议服务，沟通协调等能力，实现主动准确整体政务服务。
2、方法：分清轻重突出政务服务；沉着冷静突出重点（领导关注的热点为重点，推进工作中遇到的难点即为重点）服务；小中见大突出要事服务；胸怀全局突出整体服务；超前把握突出日常服务（有胆有识，要能吃苦）。
经验：谋划为先、协调为要