35在线KOA办公自动化服务方案.docx

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35在线KOA知识办公自动化服务方案一、35在线KOA应用价值简介在任何地方只要能上网均可以登陆到35在线KOA系统进行日常办公事务处理，加强了信息及时沟通与共享，实现企业内部办公事务处理，外部分（子）公司管理，搭建企业办公事务管理、交流共同平台。通过定义企业内部工作流程、优化内部沟通渠道，将各部门的办公事务有机的结合起来，实现人性化管理、组织之间的协同工作办理，提高工作效率，提升企业管理价值。应用35在线KOA“知识办公自动化”系统进行全面贯通企业各部门与部门、部门与人员之间的信息化、知识化管理平台，使各种信息数据可以共享使用，使相关办公文件实现及时流转审核，使相关通讯及时传达，搭建企业内部强大的网络办公平台，建立内部群体运行机制，实现协同办公，从而达到提高整体办公效率、信息及时共享、降低办公管理成本和提高管理层决策水平目的。（截图1-1—登录界面、IP地址）可用固定IP地址或绑定域名如进行OA系统登录页面，再用系统管理员开放的用户名及密码即可登录到OA系统界面进行办公事务处理（截图1-2—我的桌面）可定义我的桌面，包含内容说明： 1）在线人员2）短信息3）公告4）工作计划5）待办公文6）任务列表7）邮件列表等…… 二、35在线OA主要实现十个方面办公事务及交流的管理内容 1、建立内部的通信平台建立组织内部的邮件系统、短信息系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。（截图2-1内部短信息）（截图2-2内部邮件收发） KOA@35系统的内部通讯模块包括三个部分：短消息中心、内部邮件以及通讯录。 l 短消息中心点击菜单中的短消息中心按钮，会弹出如下图所示的KOA@35的短消息中心窗口。短消息中心主要用于内部使用者之间的即时通讯，根据页面的提示可以方便的进行内部沟通。顶部的按钮，显示当前在线的用户人数，点击此图标也可以弹出短消息中心窗口。（截图2-3内部短信息交流） l 内部邮件包括发邮件、已收邮件、已发邮件、垃圾箱，点击各个按钮可以进入相应的页面，根据页面上的提示进行内部邮件的操作。顶部的按钮，会显示当前收到的新内部邮件的数目，点击此图标就可以进入收件箱。只有系统管理员分配了使用内部邮件系统的权限并经过权限管理员确认，才能使用该功能。 l 通讯录在 [内部通讯] 菜单中，可以看到 KOA@35 系统的 [通讯录] 选项，用户可以分别设置好友名单、个人通讯录、公司通讯录，设置后的名单在内部信息、短消息中心都会有相应的体现。只有系统管理员分配了使用通讯的权限并经过权限管理员确认，才能使用该功能。 2、建立信息发布、交流平台在企业内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公告事项、各项通知、管理制度、经营情况等包括使规章制度、人事变更、各项通知等能够及时在各部门、旗下控股公司、员工之间得到广泛的传播，使员工能够及时了解到公司管理、发展动态，丰富企业文化，有效挖掘和沉淀企业知识，所有员工零距离、无阻碍沟通，提升管理处、公司各职能部门沟通效果和凝聚力！（截图3-1公告列表）（截图3-2公告发布）（截图3-3内部论坛）（截图3-4提问题） KOA@35系统的交流中心模块包括公告、新闻、投票、会议、论坛、问题、知识库等。发布公告步骤： 1、填写公告标题和描述内容。 2、选择公告接收人：只有被选中的用户，才可以看到您所发布的这则公告。 3、选择公告类型：奖惩、通知、行政、人事、其他 4、选择公告有效期：您可以指定公告有效的天数（包含非工作日），或者指定一个有效日期，公告在有效期内，会在所有公告接收人的公告栏中进行滚动显示，超出有效期后就不再显示。 5、选择上传本地附件。 6、点击 [确定] 按钮即可成功创建新公告，并将其发送给您所选择的接收人。公告成功发送，会出现公告已成功发送的提示。您可以点击按钮，在公告列表中，可以看到您刚刚发布的公告显示在列表及公告栏中，如下图所示。点击公告标题，即可打开公告页面，查看公告的详细信息 3、实现知识文档管理自动化可使各类文档能够按权限上传、查看、修改使用，有方便的查找手段。因为在手工的情况下重复劳动量大、占用了大量人力资源，大量的信息仍采用纸张传递和保存，大量的统计汇总工作仍使用纸、笔靠填表来完成，无法实现信息的共享和交流，实现快速传递。。文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。结合使用ＫＯＡ知识办公自动化系统使各种文档实现电子化，通过知识库管理形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。比如说，公司新来一个员工，只要给他开一个用户名及密码，他自己登录OA就可以看到内部积累下来知识文件，包括规章制度、管理处情况等等，只要他的身份符合权限便可以查阅相关资料，这样能减少了很多培训环节，降低公司培训成本。（截图4-1—知识库即电子文件柜提供文件上传、查看、修改、删除等功能）（截图4-2—包含设置文件夹使用上传、查看权限等） 4、实现工作流程的自动化变革了企业传统纸质化手工的办公模式，解决多岗位、多部门间的协同工作问题，内外部的收发文、呈批件、报表传递、审核工作等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各岗位跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速的OA系统网络传递手段，发挥信息共享功能来协调各职能部门的工作，减少工作中复杂环节，规范办公流程，对日常工作进行监督指导，实现文件流转审批自动化的协同办公管理；（截图5-1公文发起编辑）（截图5-2公文发起“用款审批单”设定好的流转流程信息）（截图5-3公文处理审批信息） 5、实现分布式办公支持集中式办公管理需要，以及管理层的移动办公需求，变革传统集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过访问OA连接随时办公，大大方便了出差在外的办公与信息交流。即无论您身在何方，只要能访问到Internet，就可以登陆到OA系统，实现远程办公管理，轻松处理日常办公业务！ 6、搭建知识管理平台系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。知识论坛可以设置多个论坛区，每个论坛区设置多个版面，您可在各版面提出问题参与讨论。论坛区和版面由管理员管理，每个版面由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。（截图6-1知识论坛）（截图6-2知识论坛主题）（截图6-3知识论坛交流） 7、增强领导监控能力强化管理层的监控管理，增强管理层对各部门的控制力，及时有效监控公司各部门、人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、监督公文流转过程执行力度。（截图7-1公文流转流程监控）方便管理层对公文办理进度的了解，监督执行，需要通过系统管理员授权才能有此权限； 8、工作计划为个人和部门提供一个合理安排工作时间的平台，有效监督自己或相关人员的工作计划，加强团队协作，增强时间管理，提升工作效率。（截图7-1—工作计划） 9、系统管理管理员进行集中管理和维护的中心平台，基本包括2大部分：组织权限配置、系统管理。进行功能菜单，文件上传、查看、新闻、公告发布、查看等综合权限控制管理。三、应用OA给企业带来的管理及价值变化 1、直接办公管理费用支出节约（无纸化办公：开元节流、减少办公耗材类使用量） 2、间接节约 1）通过实施35在线OA，企业办公管理方面总拥有成本将在第一年降低50%，并在接下来的5 年内保持20%～30%的降幅。 2）按照用户使用数量来缴纳每年的服务费用，可以根据使用的增加或者减少调整在IT 应用上的费用，避免在内部资源不足时发生过量投资支出，也可以避免因经营规模缩小而带来的设备闲置损失。 3）提供捆绑解决方案 KOA在线服务能够提供硬件、软件、系统开发、集成、基础设施和相关管理的捆绑解决方案，这种方案可以降低传统模式下IT 管理和决策的负担。从这个意义上讲，客户买的不是一件产品或一项服务，而是一个捆绑应用的混合体 4）移动办公移动办公需求，解决企业来自管理和技术方面的挑战。三互在线OA服务能够将这些问题简化和集中，提供技术解决方案，并以较低的成本满足更为广泛的应用和计算能力的要求。 3、提升管理水平强化公司本部对各职能部门、管理处日常工作有效监督、指导，增进信息资源的时效性和实效性的及时共享、使用，最终提高领导决策水平。总之，企业通过应用35在线KOA知识办公自动化系统将人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，降低日常办公管理管理成本，提高办公效率。四、35在线KOA应用优势三五互联在线KOA“知识办公自动化系统”（ASP版）是一种租赁业务的模式，任何用户只要通过网络，就能登陆到OA系统进行日常办公事务处理；它可以提高企业运作效率，降低企业运营成本；节省企业招募IT人才和建设IT系统的投资；降低企业的培训成本；解决了应用系统后续维修与升级问题；它能为企业提供更好的环境； OA应用——ASP在线模式与传统模式比较比较内容传统信息化OA应用模式 ASP信息化OA应用模式硬件投入购买昂贵的服务器及网络设备只要可以上Internet的设备，如PC机，网卡或Modem等低廉设备软件投入购买昂贵的操作系统、数据库及应用软件（防火墙等）仅需免费网页浏览器、IE或Netscape 系统实施需要长时间规划、设计、安装短期内可以租赁试运行、投入运行维护升级定期重新规划、软件升级及硬件换代均可35互联ASP服务中心机构专业人员完成人才需求需要IT业专业人才，增加非主业人力成本无需要专业IT人员，可精简机构和人员工程性质高投资、高风险工程无前期投资、低成本的工程五、功能模块架构图我的工作台公文流转工作计划任务安排通信中心个人考勤个人计划部门计划计划统计综合查询发布任务领取任务上下班登记考勤申请交流中心物品申请我的文件柜我的公文包个人设置考勤记录公告新闻投票会议问题集中营知识库文件操作目录设置通讯录修改密码提醒设置公文发起待办公文公文查看历史查询流程监控内部信箱皮肤设定知识论坛快捷菜单企业工作台流程管理组织管理考勤管理档案管理通知设置考勤申请审核奖惩管理客户管理交流中心物品管理考勤记录表考勤设置客户管理联系人管理交往管理高级查询销售组管理创建路径路径分类路径维护模板创建模板分类组织信息部门管理岗位管理用户管理发布奖惩记录奖惩记录维护投票管理会议管理论坛管理问题管理知识库管理公告管理新闻管理物品申请审核物品入库资产归还物品查询分类管理进销存管理报表中心业务处理基本资料资料转移六、 KOA服务价格、实施计划及系统配置 1、服务价格 KOA，中文全称“知识办公自动化系统”，英文全称Knowledge Office Automation System，是以知识管理为中心、基于web访问方式的办公自动化整体解决方案。由三五互联科技有限公司自主研发的一款高效、实用的办公自动化软件，通过定义企业内部的流程、优化企业内部沟通渠道，将各部门的办公事务有机的结合起来，实现人性化管理，节约企业管理成本，提高工作效率，提升企业文化价值。三五互联ASP在线租用模式KOA知识办公自动化系统服务价格表 2、实施计划三五互联KOA实施计划（初步拟稿）实施项目内容计划时间服务器配置服务器配置、数据库安装配置软件安装、外部访问IP配置无系统设置企业组织管理设置（包括部门、岗位、用户、组织信息设置）、全局设置、安全设置、用户岗位对应操作权限控制等 1个工作日路径设置工作流、公文流转路径设置 1个工作日公文模板导入公文模板电子文档导入、维护知识库设置交流中心管理——公告管理、新闻管理、知识库管理设置、各部门文件夹设置 1个工作日应用培训各部门应用培训 1-3个工作日初步拟稿计划，具体实施步骤时间与贵公司协商再次确认。 3、系统配置 1）硬件环境最低配置推荐配置服务器CPU （Hz）由三五互联提供服务器内存 (Byte) 服务器硬盘 (Byte) 客户机CPU （Hz） 600M 1.2G 客户机内存 (Byte) 128M 256M 2）软件环境客户机使用IE浏览器6.0或以上版本，打开对JAVASCRIPT和COOKIES的支持七、 KOA系统产品特点 1、系统特点 35KOA是完全采用Internet标准技术、以通用浏览器为前端的、完全WEB化的、以知识管理为核心的、采用B/S体系结构的最新一代智能网络办公系统。本系统采用Java语言开发，Java语言是一种跨平台，适合于分布式计算环境的面向对象编程语言。它具有如下特性：简单性、面向对象、分布式、解释型、可靠、安全、平台无关、可移植、高性能、多线程、动态性等，既保证了系统运行效率，也使安全性得到了保证。数据库采用了是快速、多线程、多用户的SQL数据库服务器-MYSQL，它能妥善保存用户的数据，保证系统的稳定和安全。系统所采用的B/S（Browser/Server）结构即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种变化或者改进的结构。在这种结构下，用户工作界面是通过WWW浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端（Browser）实现，但是主要事务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层3-tier结构。这样就大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本(TCO)。能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如LAN, WAN, Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。 2、产品优势 35KOA知识办公自动化系统以企业知识管理为开发指导思想，集成了目前主流的计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学、数据库技术以及图文处理技术，产品背后有着强大的数十人的技术开发团队以及近十年互联网企业应用服务开发经验作为支持。同时，本系统还与三五互联品牌系列产品进行了一系列的整合和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势： 1）出色的易用性： 35KOA始终坚持轻松部署、简单维护、丰富使用的原则，使系统的实施周期大大缩短、实施成本大大降低。系统管理员三分钟傻瓜化安装，无需专人指导，系统维护简易，保证系统快速、完美的融入企业；普通用户只要通过浏览器、根据人性化的界面便可以轻松上手，熟练掌握。用户可以充分享受35KOA带来的便利与乐趣，让您的办公更美好！ 2）强大的安全性：在35KOA中，根据角色设置权限，全部程序页面自动检查模块权限，提供高度安全保障；完备的系统日志管理，提供访问量年度、月、日的统计报表，重要操作日志的查询管理；通过系统访问控制，设置IP访问权限，对登录与考勤做出限制，提高访问安全性。除此之外，35KOA还是国内唯一一家将用户权限的设置和发放进行分离的OA系统，引入了权限管理员的概念。用户权限的设置和发放将由系统管理员和权限管理员配合完成，权限管理员的功能包括了确认权限变更、确认用户变更及受控权限设置。使系统的管理权限不再掌握在一个人手中，避免了人为原因给客户带来不利和损失，对系统的安全性又增加了一个有力的支持和保障！ 3）良好的适用性： 35KOA支持WINDOWS系列操作系统，支持MYSQL、SQLSERVER等数据库，对用户的网络和硬件环境没有特殊的要求。国内很多企业的电脑还有在使用IE5.5浏览器，本系统也全面支持IE5.5，无需逐一升级客户机系统即可直接访问，能够大大减轻管理员的压力，也使得客户在任何电脑上都可以进行网上办公！ 4）可靠的稳定性： 35KOA采用JAVA语言开发，Java语言是一种跨平台，适合于分布式计算环境的面向对象编程语言。它具有如下特性：简单性、面向对象、分布式、解释型、可靠、安全、平台无关、可移植、高性能、多线程、动态性等，既保证了系统的稳定运行，又可以保证系统的运行效率！ 5）功能的创新性： 35KOA中当公告、短消息、公文到达时，系统除了可以在系统内提醒外，还可以实现邮件提醒。即使在您没有登陆系统的情况下，也可以在通过您正在使用的企业邮箱收到您有未处理的公文、您有新的短消息等邮件，提醒您登陆系统进行相关的操作，更加方便您的办公！ 6）流程的灵活性： 35KOA中的工作流，采用了智能表单设计，支持在线编辑表单；支持自由流程和固定流程以及流程分类；支持流程查询，流程到达提醒方式灵活；多人批示公文流转中的某一公文，可以在标注中查看某一具体人员对公文详细的批示等灵活方便的流程使用，在简便、灵活的设置下，发挥工作流的最大价值！ 7）服务的规范性 35互联成立于1996年，是国际知名的为全球企业用户、组织机构、商务人士及个人用户提供网络应用服务的提供商。10年来，公司凭借优秀的团队、强大的资金、技术优势、标准、规范化的服务体系以及始终坚持的“客户为尊，永续创新”的服务宗旨，在激烈的市场竞争中始终走在行业的前列，实现了跨越式发展，产品质量以及服务质量在业界有口皆碑。公司并在2004年10月正式通过ISO9001:2000国际标准质量体系认证。 3、体系架构 4、安全机制 1）操作权限管理机制 35KOA基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。详尽的操作日志自动记录功能，可以准确反映所有用户的操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。 a) 数据加密存储机制 35KOA由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。 b) 数据备份恢复机制 35KOA所提供的高效数据备份是基于MYSQL的数据同步功能,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。 5、数据的保密性 1）严格的权限设置 KOA@35采取了严格的权限设置。KOA@35基于多层授权搭建，对于数据范围权限进行了严格的控制，全部程序页面自动检查模块权限，只有被管理员开放权限的模块才能显示内容。 2）权限管理员 KOA@35独家引入权限管理员的概念，在权限分配上由系统管理员和权限管理员协调完成。可设置部分权限为受控权限，系统管理员操作后，必须经过权限管理员的审批确认才能生效，进一步保障系统安全，防止误操作产生的泄密问题。

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