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冶炼加工总厂信息系统技术规范

冶炼加工总厂本期信息化项目从业务管理上涉及多个部门，技术实现上是一个整体，按统一的设计思想相互协同、不可分割。系统上线以来一直伴随着以下七类问题：新增业务、业务变更及功能完善，培训，错误数据修改，SAP系统错误数据冲销，接口或系统问题，其他问题，业务管理协调。在进行问题处理时，系统解决方案上需要业务部门、实施方和信息中心共同讨论确定，技术实现需要HP公司、驰创公司和信息中心三方技术人员共同完成。为了提高问题提报和问题响应的效率，进行有效地问题跟踪和质量控制管理，保证技术人员间信息一致，提高协同效率，特制定以下技术规范：
一、 问题的提报、响应规范
1、 关键用户熟悉本部门的系统功能、业务流程和业务细节，各单位要发挥好关键用户在系统运维中的重要作用，组织好部门内可以自行解决的培训、系统使用等问题。
2、 各单位设立一名信息化专管联系人。该人需熟悉业务、了解现有系统，负责本单位的需求或问题提报和业务管理协调，负责本单位与IT的交互。
3、 信息化专管联系人及时将本单位的问题形成书面报告，由部门领导签字后提报信息中心。
4、 信息中心系统管理组负责接收各单位的问题，对问题进行分析，组织相关人员确定解决方案，进行技术协调，跟踪解决情况，并将完成情况及时反馈用户。
（1） 信息中心为每个单位指定工程师进行专管，具体安排如下：
单位/部门
信息中心IT负责人
电话
熔炼分厂
王开
27772
精炼分厂
电解分厂
稀贵分厂
硫酸分厂
联娜
27771
加工分厂
收尘车间
动力分厂
空分车间
供排水车间
陈蓓蓓 田晓花
27799 28458
生产技术部
设备管理部
物资管理部
王莉媛
27771
检验部
王莉媛，联娜
物资采购部
拔筠
28458
财务部
李彪
27359
人事部
田晓花
28458
说明：若有人员变动，信息中心将及时通知相关单位；
（2） 各单位信息化专管联系人将问题提报信息中心对口工程师，由该工程师确认后提交信息中心领导，对于跨板块的需求/问题报告则提交规划发展部；
（3） 领导签字后，由信息中心对口工程师负责协调相关业务部门和技术人员解决问题；
（4） 信息中心对口工程师负责跟踪问题的解决情况，及时回复业务单位的信息化专管联系人；
5、 系统管理组主管工程师在协调业务部门和技术人员解决问题过程中，对于管理协调问题，冶炼板块内提报信息中心领导，跨板块提报规划发展部。

二、 问题的技术协调流程
1、 问题登记
信息中心系统管理组接到签字报告后，对该报告进行编号，登记相关信息。登记表如下：
编号
问题名称
问题描述
提报单位
提报人员
提报时间
接收人员
接收时间
解决时间

2、 问题分析和技术任务分解
（1） 系统管理组与实施方进行讨论，分析该问题涉及的业务部门、系统和技术人员，确定系统解决方案。
（2） 系统管理组根据解决方案进行技术任务进行分解，形成技术任务分配表。技术任务分配表格式如下：
系统或
模块
任务
内容
技术人员
责任人
提交技术
文档时间
预计完
成时间
实际完
成时间

（3） 在系统交验前和系统维护期：SAP 系统分析、设计和标准功能相关工作的责任人为HP公司顾问，技术人员为信息中心内部顾问；SAP 系统非标准功能、报表和接口开发工作的责任人为驰创公司开发顾问，技术人员为驰创公司工程师、信息中心工程师；MES系统的责任人为驰创公司开发顾问，技术人员为驰创公司工程师、信息中心工程师；计量/检验系统的责任人和技术人员均为信息中心工程师。
（4） 在任务分配表中，技术人员负责完成各项技术任务，责任人对系统解决方案和技术实现文档进行审核。
3、 技术任务执行
（1） 根据技术任务分配表，各项任务的技术人员和责任人组织完成相关技术实现文档，并进行技术实现。
（2） 系统管理组根据任务分配表对技术实现文档进行管理，跟踪任务执行情况，及时协调执行过程中出现的问题。信息中心工程师对执行情况进行记录，定期将执行情况反馈给系统管理组主管工程师。
执行情况登记表格式如下：
任务内容
负责人
任务完成情况
登记时间

4、 完成情况反馈
问题解决后，信息中心对口工程师及时向业务部门进行反馈，跨板块问题反馈给规划发展部。

在系统运行中，各单位提交的问题包括以下七类：新增业务、业务变更及功能完善，培训，错误数据修改，SAP系统错误数据冲销，接口或系统问题，其他问题，业务管理协调。上述《问题的提报、响应规范》和《问题的技术协调流程》仅是总的处理原则，由于七类问题的解决方式不同，现将具体管理方式说明如下：
一、 新增业务、业务变更及功能完善
1、 各单位、部门在使用系统过程中，发生新业务、业务变更（包括新增主数据）及功能完善时，按问题提报、响应规范进行问题提报。
2、 信息中心接到需求后，对于冶炼板块内的需求，由系统管理组主管工程师负责组织相关业务部门、实施方和信息中心技术人员进行业务流程讨论，三方对确定的业务流程和业务细节进行签字认可。
3、 对于跨板块的需求，信息中心系统管理组主管工程师将需求提交规划发展部，由规划发展部组织相关业务部门、实施方和信息中心技术人员进行业务流程讨论，三方对确定的业务流程和业务细节进行签字认可。
4、 根据已经确定的业务流程和业务细节，系统管理组主管工程师负责组织实施方和信息中心技术人员讨论系统解决方案，进行技术任务分解，明确解决方案中各项技术任务的技术人员和责任人，对各项工作的完成时间进行评估，形成技术任务分配表。
5、 各技术人员和责任人按任务分配表执行各项技术任务，信息中心内部顾问根据技术任务分配表进行执行情况跟踪。
6、 系统测试。
（1） 各项技术工作完成后，技术任务责任人将第一轮测试报告提交信息中心数据/测试主管工程师；
（2） 数据/测试主管工程组织相关技术人员审核测试报告，确定是否可以进入最终的三方测试；
（3） 审核通过后，数据/测试主管工程组织关键用户、内部顾问和实施方编写测试用例，按测试用例进行系统测试，将测试结果填入测试文档，形成测试报告；
（4） 三方测试通过后，关键用户、内部顾问和实施方在测试报告上进行签字认可；
7、 信息中心内部顾问负责组织用户进行系统使用。
8、 在技术任务执行过程中，对于管理协调问题，冶炼板块内提报信息中心领导，跨板块提报规划发展部。

二、培训
1、 业务部门需要信息中心组织培训时，由业务部门提交培训申请，冶炼板块内的申请由信息中心领导审核后组织培训，跨板块的申请由规划发展部审核后组织培训。
2、 信息中心数据/测试主管工程师根据领导签字的培训报告，组织完成培训环境搭建、培训计划、培训准备、培训等相关工作。
3、 根据培训情况确定是否进行培训考核，考核结果反馈给相关部门。
4、 信息中心对培训情况进行登记：
序号
培训内容
培训对象
培训人次
培训时间
培训效果

5、 信息中心在系统运行过程中，若发现用户操作存在问题较多，且涉及人数较多时，及时进行问题反映。
（1） 冶炼板块内反映给信息中心领导，由信息中心和业务部门讨论是否组织培训；
（2） 跨板块反映给规划发展部，由规划发展部、业务部门和信息中心讨论是否组织培训。
6、 信息中心数据/测试主管工程师在组织培训工作过程中，管理协调方面的问题，冶炼板块内提报信息中心领导，跨板块提报规划发展部。

三、 错误数据修改
SAP系统、MES系统、计量系统、检验系统和接口都存在错误数据修改的问题，系统错误、用户操作错误和业务处理方式错误均会导致数据错误。
在进行错误数据修改时：有的问题只涉及单系统、单模块，有时问题则涉及多系统、多模块，需要确保修改后系统数据的一致性和完整性；修改方式有后台修改、前台操作、前后台结合三种方式；修改工作会涉及业务人员和技术人员。
1、 责任部门提交错误数据修改报告。
（1） 业务部门引发的数据错误，由业务部门出具书面报告，部门领导签字后，提交信息中心数据/测试主管工程师；
（2） 系统错误导致的数据错误，由系统的负责人出具书面报告和签字，提交信息中心数据/测试主管工程师；
（3） 业务部门在进行业务处理时，若发现上下游业务部门数据数据错误时，及时联系相关业务部门，由该部门提交错误数据修改报告；
（4） 技术人员在发现数据错误时，由信息中心对口工程师及时联系业务部门，由该部门提交错误数据修改报告；
（5） 业务部门或技术人员在发现数据错误问题时，若暂时难于界定责任部门的情况，及时与信息中心对口工程师联系，由信息中心进行问题记录，提交信息中心数据/测试主管工程师；
2、 数据/测试主管工程师对报告进行编号和登记，冶炼总厂内的数据修改提交信息中心领导签字，跨板块的数据修改提交规划发展部签字。
3、 数据/测试主管工程师负责协调相关技术人员进行问题分析，确定数据修改牵涉到的业务环节和系统，确定数据修改方案，进行修改任务分配，指定数据修改负责人（包括技术人员和业务人员）。
4、 数据修改负责人按数据修改方案进行数据修改，并填写数据修改记录，将报告和数据修改脚本等信息及时反馈给数据/测试主管工程师。
在数据修改过程中，后台的数据修改工作由技术人员完成，前台的系统操作由相关业务人员完成；对于前台操作，信息中心对口工程师负责协调业务人员进行操作。
5、 数据/测试主管工程师进行数据修改工作的相关资料审核，对数据修改报告、修改方案、数据修改负责人、修改时间、修改脚本等信息进行归档备查。
6、 数据修改完成后，信息中心对口工程师回复相关部门，跨板块数据修改回复规划发展部。
7、 对于紧急情况下的数据修改，总厂内由业务部门领导与信息中心领导联系确认后，信息中心先行组织完成数据修改，业务部门后补报告；跨板块由业务部门领导与规划发展部联系确认后，信息中心先行组织完成数据修改，业务部门后补报告。
8、 数据/测试主管工程师在组织错误数据修改工作中，对于管理协调问题，冶炼板块内提报信息中心领导，跨板块提报规划发展部。
9、 数据修改登记表格式为：
报告单
编号
问题提出时间
问题提
出部门
责任部门
问题简述
解决方案
数据修改负责人
修改
脚本
完成
时间

四、 SAP系统错误数据冲销
SAP系统中提供了冲销功能进行错误数据处理，业务部门在业务处理中发生错误时，可以使用冲销功能进行错误修正，冲销操作由相关业务部门完成，业务员存在操作问题时，信息中心内部顾问提供技术支持。
由于不同业务环节间相互关联，进行数据冲销可能只影响到本业务环节，可能影响到上下游业务环节；因此，进行数据冲销时，会涉及多业务环节、多模块和多系统，要充分考虑冲销方案的正确性，避免数据冲销引发上下游处理环节间的数据不一致性问题。
1、 业务部门在进行数据冲销时，能够确定与上下游业务环节无关时，由业务部门在SAP系统中进行冲销操作。
2、 业务部门在进行数据冲销时，能够确定与上下游业务环节有关时，要和相关业务环节共同协商冲销方案，且各业务环节的数据冲销均可通过SAP系统完成，业务部门间相互协同，达成共识后才能进行冲销；若有问题及时提报信息中心内部顾问。
3、 对于本业务环节错误，导致其它业务环节的需要进行数据冲销时，由业务部门间确定数据冲销的申请和冲销流程。
4、 业务部门在冲销时，不能确定与上下游业务环节是否相关，或是不能确定冲销操作是否涉及接口、MES系统、计质量系统时，及时将问题提报信息中心，按“错误数据修改的管理规范”进行数据冲销处理。

五、 接口或系统问题
接口和系统问题的发现和处理较其他问题更为复杂，需要用户和技术人员共同协作，问题通常会牵涉到多模块、多系统、多个技术环节，接口和系统问题的通常有业务和技术两方面的原因，接口和系统问题主要有两个来源：（1）用户在业务处理过程中发现；（2）技术人员进行问题监控时发现。
1、 实施方和信息中心技术人员对接口和系统进行监控，建立问题日志。
（1） 系统正式交验前，实施方作为责任主体对接口和系统问题进行监控，建立问题日志，记录问题的现象、发生时间、分析原因，记录解决方案，该日志将作为重要技术资料在项目验收后移交信息中心，作为系统运维的技术支持资料；
（2） 由于实施方目前没有完全承担接口和系统问题的监控、问题分析和问题解决工作（主要是SAP系统和SAP接口方面），为了加强问题发现、问题分析和问题解决，在系统正式交验前，信息中心系统管理组主管工程师负责组织内部顾问对接口和系统问题进行监控，建立问题日志，记录问题的现象、发生时间、分析原因，记录解决方案。
（3） 信息中心和实施方定期交流、汇总信息，完善接口和系统问题监控和管理措施。
2、 业务部门、实施方和内部顾问在发现接口和系统问题时，及时将问题提报信息中心系统管理组主管工程师，由其进行问题登记管理。
3、 信息中心系统管理组主管工程师负责组织相关技术人员进行问题分析，确定问题牵涉到的业务环节和系统，确定解决方案。
（1） 对于问题解决只涉及技术因素的情况，由系统管理组主管工程师组织实施方和信息中心相关技术人员确定解决方案；
（2） 若问题解决只涉及业务，系统管理组主管工程师负责组织相关业务部门、实施方和信息中心技术人员讨论，确定解决方案；
（3） 若问题解决涉及业务和技术，系统管理组主管工程师负责组织相关业务部门、实施方和信息中心技术人员讨论，首先确定业务处理规则，再确定技术实现方案。
4、 信息中心系统管理组根据解决方案进行任务分配，明确各项任务内容和负责人（包括技术人员和业务人员）。
5、 信息中心对口工程师对问题进行跟踪，并及时回复相关业务部门，跨板块问题及时回复规划发展部；
6、 系统管理组主管工程师在进行问题协调解决过程中，对于管理协调问题，冶炼板块内提报信息中心主任，跨板块提报规划发展部。
7、 系统管理组工程师对所负责的模块或系统进行问题登记，登记内容如下：
问题类别
所属系统/模块
问题描述
问题原因分析
解决方案
提报时间
提报人
问题接收时间
问题负责人
问题解决时间

六、 其他问题
业务部门在系统使用过程中，发生业务不能正常处理、数据不能正常流转、数据异常等等问题时，不能自行分析问题原因，且不能明确问题类别时，按以下方式处理：
（1） 业务部门及时将问题提报信息中心对口工程师；
（2） 信息中心对口工程师对问题进行分析，确定应该按上述哪类管理规范进行问题处理，并及时协调相关人员按管理规范进行问题解决。
七、 业务管理协调
系统中各业务处理环节的数据相互关联，使用系统进行业务处理时，上下游间需要按系统实现规则进行操作才能确保业务环节间能顺利进行业务处理，各部门需要制定一套配套系统运行的业务管理规范，包括部门内业务环节间的管理规范和部门间的管理规范。
业务部门在使用系统过程进行业务处理过程中，若未按规定的时间、方式、内容完成系统操作，将会导致后续业务环节出现问题。
（1） 部门内业务环节间的业务管理协调问题由业务部门制定管理规范。业务部门需要完全了解系统外业务在系统中的整体处理流程和处理细节，才能制定出配套系统运行的管理规范。业务部门在制定业务管理规范过程中，若存在疑问，及时提报信息中心对口工程师，由其提供系统实现方面的说明。
（2） 部门间的业务管理协调问题由相关业务部门共同商量制定管理规范，业务部门在制定业务管理规范过程中，若存在疑问，及时提报信息中心对口工程师，由其提供系统实现方面的说明。
（3） 跨板块的业务管理协调问题由相关部门提报规划发展部进行协调解决。