RPA技术助力高校财务智能建设的实践研究——以L学院为例.pdf

经济师 2023 年第 12 期RPA 技 术 助 力 高 校 财 务 智 能 建 设 的 实 践 研 究以 L 学院为例黄佳鹂科室 财务会计科 预算管理科 收费管理科 后勤财务科 综合科 人数 12 2 2 3 2 表 1各科室人员分布表荫财会经济摘要：随着“大智移云物”时代的到来，数字技术逐渐渗透到社会生活的各个方面，传统的财务工作效率和效果已不能满足高校快速发展的需要，“智能财务”应运而生，成为越来越多高校尝试转型的方向。文章以 L 学院为案例，针对其目前在财务智能化建设的过程中存在的问题，重点分析 6 个 RPA技术财务应用场景，提出相关建议。关键词：高校智能财务RPA 技术应用场景中图分类号：F233文献标识码：A文章编号：1004-4914（2023）12-072-02一、引言党的二十大报告提出加快建设网络强国、数字中国。作为新兴的数字技术之一，RPA 即机器人流程自动化，给高校探索财务转型之路带来了新的契机。该技术通过模仿人类和软件应用交互的方式自动完成日常业务流程，将财务人员从繁琐、重复的工作中解放出来，从而有更多时间投入到财务分析、税务筹划等更高价值工作中去。为了更好地研究 RPA 技术如何应用于高校财务智能建设，本文选取了广东 L 学院作为样本研究，以便研究团队进行实地调查和研究。二、文献综述在智能财务提出之初，张敏（2020）1认为财务智能化是大势所趋，其三要素观分别是：人工智能、智能工具（如 RPA 和BI）以及大数据分析。随着智能财务理论与实务的发展，杜海霞等人（2021）2基于实践发现：RPA 在财务场景的应用可以加速促进财务功能和目标的转变，改变了业务流程与财务组织管理模式，促使传统财务人员向复合型人才转变。程平、邓湘煜（2022）3认为在财务数据分析中应用 RPA 技术，可以为财务数据赋能业务管理提供良好的环境。对于高校如何进行智能化财务建设，丁华智（2023）4提出高校智能财务管理系统的构建路径：组织协调沟通、争取学校各方面支持，分阶段实施、配比最佳投入与产出，强化风险意识、确保系统安全稳定，创新服务方式、提供操作指引。孙宝宁、郭菲(2021)5则根据“大智移云”对高校财务会计的影响提出高校财务的转型策略，包括信息化优化、构建决策支持、会计人才转型等策略。三、L 高校财务智能建设的现状及动因广东 L 学院是一所具有百年师范教育历史的省属普通本科院校，现有教职工 2000 余人，在读学生 2 万多人，其中财务部门有 24 人。（一）财务会计向管理会计发展的需要L 学院财务处下设 5 个科室，分别是财务会计科、预算管理科、收费管理科、后勤财务科、综合科。各科室人员分布情况见表 1。由表 1 可以看出，大部分财务人员集中在会计核算岗位上，出现重财务会计而轻管理会计的情况，一方面高校财务人员编制有限；另一方面由于大量的基础核算工作量占用了很多劳动力，尽管已安排大部分人力做会计核算工作，从而让 L学院的“报销难”问题得到一定程度缓解，但同时也忽视了预算管理、税务管理等岗位的工作。如何将财务人员从大量、重复的劳动中解放出来，分配到管理会计、绩效管理和风险控制等高附加值的岗位中来，是 L 学院亟待解决的重点。（二）提高财务信息化水平和业财融合度的需要目前该校已建立以总账系统为核心，网上预约报账、查询、工资系统、收费系统相融合的综合财务系统，与之前的财务软件相比，系统得到优化升级，在一定程度上减少了财务人员的工作量，仍不能满足高校日益复杂的经济事项和不断增长的经济业务需要。以下为该校财务编制记账凭证近几年的情况表。由表 2 可知，L 学院在 2018 年实行智能网上预约报账系统后，记账凭证数量多了 42%，提高了工作效率。同时，在原有人力资源结构、财务人员数量有限的情况下，财务人员需要承担剧增的业务，难以保证工作进度，只能通过加班加点来完成超额的工作量，一份报销单据从投递到入账的时间通常需要 1到 2 周甚至更长的时间。此外，线下需要多人签字、资料审核不合格退回修改的来回奔波也让报账人苦不堪言，占用了大量原本可以做教学和科研的时间，打击了教职工做科研的积极性，部分老师甚至选择把课题收入转到合作单位的账户，以获得更方便的报账体验，不利于 L 学院双一流目标的建设和高质量发展。四、RPA 技术应用高校财务建设场景（一）国库集中支付为了缓解财务人员的工作压力，从枯燥繁重的业务中解放出来，可以将 RPA 技术引入国库集中支付这一业务流程中，根据规则自动化准确判断每笔款项的支付方式，自动检验可用额度，并进行支付。基于 RPA 技术的国库核算业务应用场景下，无需录入大量的银行账户信息，只需人工复核无误后即可付款，预期采用 RPA 技术后，可以实现比人工录入快十多倍的表 2L 学院 20162022 记账凭证情况L 学院 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 凭证张数 16838 16866 24081 21926 20312 25670 25440 分录笔数 62132 60154 77270 130343 118710 150738 150575 72要要经济师 2023 年第 12 期荫财会经济速度完成支付。（二）票据管理随着高校业务的发展，课题来源的多元化，需要开具的票据也越来多，通过梳理票据申请到开具的流程，规范信息填写标准，减少发票填开错误率，结合 RPA 技术，智能判断需要开具的发票类型，执行相应的开具动作，并邮件通知经办人，可以节约一定的开票时间，同时也是响应国家全面推行全电发票的要求。（三）个税申报L 学院目前有在职教职工 2000 余人，加上校外人员劳务费的数据，信息量大且复杂，虽有工资系统自动计算和导出相关税务数据，仍需专人专门处理该业务。引入 RPA 技术后，可以采用人机结合方式，梳理申报底稿数据处理的逻辑和操作过程，设置多种应对模式，模拟人工进行申报动作，结合人工二次审核，提高申报数据处理效率的同时，确保申报和扣缴的准确性。预期工作效率可以比原来提升 6 倍。（四）银行对账每个月初，L 学院需指定两位财务人员，分别人工核对学校基本账户、零余额账户银行流水与账面明细的记录，并对未达账项等问题一一通知负责该笔业务的财务人员处理，处理完毕后进行二次对账，不仅工作效率低，也影响相关报表的及时出具。结合 RPA 技术，可以考虑梳理人工核对规则，将其转化成机器规则，自动匹配相关业务流程，并按照未达账逻辑，自动编制出具核对情况状态表和调节表，及时发现未达账项和会计核算问题，提高月度对账效率和准确性，预期由原来需要人工核对 5 天缩短为 1 天就可以完成。（五）智慧差旅随着高校事业的发展，学术会议、交流和调研等差旅事务逐年增加，相应带来的差旅费报销也是 L 学院日常报销里最繁琐的事项，无论是报账人申请、审批、取得和整理票据，还是财务人员审核、记账还有付款，都需要花费大量的人力物力，远远不能满足经费“放管服”的管理要求。因此可以借助 RPA 等技术，建立“智慧差旅”平台,该平台与携程等出行平台可无缝链接，真正实现差旅报销零票据零跑腿。（六）智能问答机器人财务人员除了处理各项业务工作，还要为教职工答疑解惑，有时因个人理解差异，导致可能同样的问题提供了不同的解答。结合当前的人工智能技术，可以考虑推出智能问答机器人来代替人工回答。首先，应收集来自教职工可能提出的问题，组织财务人员讨论标准的回答内容。建立常见回答知识库，涵盖制度解析、报销指引、发票开具流程、经费认领等常规业务问题，采用丰富的回答方式如表格、链接、文档、图片等6，并加入个性化语言，增强机器人的亲和力。其次，经过内部测试后，在财务部门的微信公众号、网站同步上线。最后，财务部门应定期维护和更新知识库，并在机器人无法回答教职工提出的问题时，可根据问题指引财务部门不同科室的电话，方便教职工进一步咨询。五、L 学院财务智能化建设中遇到的主要挑战（一）资金紧张，经费配置欠缺与企业的盈利性不同，高校的主要任务是为国家和社会培养人才，资金来源主要靠财政拨款和学费收入的返还以及各项科研课题收入。L 学院目前资金紧张，较难满足智能化财务建设大量资金投入的需要。（二）缺少顶层设计L 学院的智能化财务建设的进行目前只有财务处参与，缺少来自其他部门如人事处、科研处、资产处等部门的联合支持和推动进行，造成各部门之间系统相互孤立，信息交换不畅，制约了业财融合的智能财务平台建设。（三）“财务+技术复合型”人才紧缺当前 L 学院财务人员信息化水平较低，缺少“财务信息技术”人才，当前传统模式下，繁重枯燥的单据审核、开具票据等工作占用了财务人员大部分工作时间，无暇顾及信息技术水平的学习，也就很难适应智能建设的新型业务模式。六、对 L 学院的智慧财务建设提出的建议（一）多举措筹集智能化建设所需资金应加大资金筹集和投入力度，可通过申请专项资金、校企合作、校友捐赠、科研经费等多种方式来推动学校财务智能化建设的开展。其中，L 学院作为一所百年院校，校友遍布各行各业，可通过校友会组织捐赠筹得一定资金。同时利用本校人工智能人才的优势，开展校企合作或组建科研团队，将所筹得经费用来开展智能化财务建设，解决资金问题的同时也提高了科研成果转化率。（二）加强顶层设计，重塑业务流程应对目前财务处遇到的问题和各部门的需求进行调研，对流程再造过程中可能产生风险的一些关键节点，联合教学、科研等部门充分讨论研究，梳理出资金流、信息流的业务逻辑关系，结合法律法规和学校的各项文件要求，将内部控制制度与业务流程、财务流程三者有机融合，形成实施方案并多方论证，为 RPA 技术的应用提供稳定的实施环境和运行基础，保障智能化系统建设的顺利进行。（三）利用本校信息化和管理人才优势，提供人才支撑L 学院作为一所综合性的师范类院校，可以将专门研究人工智能与财务管理的教师以及财务人员组成研究团队，自行开发 RPA 财务机器人，认真梳理财务、业务流程，制定实施方案。在节约成本的同时，也为学校财务智能化的建设提供人才保障。并组织专职教师到财务处开展人工智能、云计算等方面的讲座，更新财务人员的知识体系，加强财务人员对智能化财务建设的认识和数据分析的能力。并鼓励财务人员积极学习，丰富理论知识，提高信息化系统操作水平。七、结束语数字时代的发展给高校财务转型提供了契机，也带来了新的挑战，L 学院应顺应时代变革潮流，对照自身存在的问题，梳理业务流程，做好顶层设计，多举措筹集建设所需资金，引进和培养高素质的复合型人才，借 RPA 技术推动高校财务智能化财务转型，推动学校“双一流”建设，实现高质量发展。基金项目：广东省 20232024 年度会计科研课题“RPA 技术助力高校财务智能建设的实践研究”参考文献：1 张敏.企业财务智能化：要素路径阶段J.财会月刊,2020(17):7-11.2 杜海霞,刘雅兴,陈凌,李娜,吴秀娟.国美 RPA 的财务场景应用实践J.财务与会计,2021(09):28-32.3 程平,谭果君.RPA 财务机器人标准体系研究J.会计之友,2023(11):142-146.4 丁华智.浅析高校智能财务管理系统的设计与实践J.浙江工商职业技术学院学报,2023,22(01):88-92.5 孙宝宁,郭菲.“大智移云”时代高校财务转型策略研究J.会计之友,2021(23):134-140.6 钟思棋,张科.信息化时代下高校财务宣传工作的思考和实践基于智能问答机器人的运用J.经济师,2022(08):173-174.（作者单位：岭南师范学院广东湛江524037）（责编：赵毅）73要要