QA-B-005记录管理程序.doc

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核准者
A

B

FDC-016A
发文单位：QA
记录管理程序
编　号：QA-B-005
生效日期：
页　数：1　OF　2
修订日期：
版　本：　B
一、目的:
证明品质系统之有效运作，并确保品质系统记录易于阅读、识别及查阅作为日后品质改善和追溯之依据。
二、适用范围:
本公司于品质系统运作所产生之各项记录﹙表格﹚及客户或供货商所提供之品质相关记录均适用之。
三、职责:
3.1记录保存单位
品质记录之分类、归档、保存与销毁记录。
四、工作程序:
4.1品质记录的鉴别
4.1.1表单规划
相关程序文件的制订者，应依记录种类的要求，在程序中规划表格，以记录有关的品质信息。
4.1.2外来文件
若有由客户或材料供货商所提供之品质相关记录﹙如：零件承认书、测试报告、客户抱怨等﹚，亦列 为品质记录存查。
4.1.3表格编号及格式管制
表格应依『文件控制程序』的编码规则，赋予窗体唯一的编号，并由文件管制中心以『表格最新版本一览表』管理窗体格式与版本。
4.2表格修改
依『文件控制程序』之修订方式，经授权人员核准后，始得修改。
4.3记录填写
表格所列项目由使用人员就作业情形确实填写，应注意下列事项：
4.3.1必须以日期或编号予以识别记录。
4.3.2不得使用铅笔记载。

签　署 ：
核　准 ：
发文单位：QA
记录管理程序
编　号：QA-B-005
生效日期：
页　数：2　OF　2
修订日期：
版　本：　B

4.3.3 对于规格、数量或金额有需要修改时得以划线注记或使用修正液修改，表示该笔资料注销，并在划线附近空白处签名或加盖修改人图章以示负责。
4.4 记录审核
记录填写完毕需依规定之核准权限经适当人员审查、核准方为有效文件，应注意审核、核准应签名或盖章。
4.5 记录发送
经核准后，由承办人员按规定及表单上注记分送各相关单位。
4.6 记录归档
记录分送完成后，承办人员应将自留之备份分门别类予以收集存盘，按编号、日期排列或依规格、性能制成适当之索引、目录以便查阅。收到记录之单位于按程序文件规定处理完毕后，将记录依上述方式予以收集存盘。
4.7 品质记录的保存
4.7.1记录的保存单位，应依记录的性质或时间分类归档保存，保存时依记录的索引编号依序存放。
4.7.2记录保存时应考虑储存环境，避免文件损毁、变质与遗失。
4.7.2.1计算机磁盘应注意储存环境的潮湿及灰尘状况，同时应依储存之媒介类别适时更新，以防媒介变质导致资料之毁损。
4.7.2.2传真纸若属热感应纸且该记录须保存时，须以影印本储存。
4.8 规定记录保存期限
4.8.1 产品送样承认相关记录应保存到该产品停产日起加上保固期限再加上一年作为期限。
4.8.2各项检验记录至少应保存到记录建立当年再加上一年。
4.8.3 内部品质稽核及管理审查记录等资料至少需保存三年。
4.8.4 未规定之品质记录，保存期限为一年。
4.9 记录之销毁：超过保存期限规定之记录由保管单位自行销毁。
五、索引:
5.1 文件控制程序(ENG-B-001)