广告公司活动部提案工作流程解析表.doc

活动部提案工作流程解析

目标客户
收集信息

预约公司简介时间

1.准备阶段

行业资料调查、收集、分析

资料汇总、讨论

（ A E / A M ）

（ A E / A M ）

（ A E / A M ）

确认参加公司简介的人员
公司简介演练
再次确认公司简介细节
调整公司简介

申请、准备公司简介资料、物品

2.会议阶段
自信、熟练讲述公司简介

3.会议结束
接收客户简报
确认提案时间
开展互动/ 回答问题
询问问题
进行会议记录
编制、提交会议记录

（ A E / A M ）

电话回访客户
会议记录传达

头脑风暴
制定准备期时间表

1.准备阶段
项目组成立、工作分工

行业资料汇总、讨论
行业资料调查、收集、分析

确认头脑风暴的时间和参与人

（ A E / A M ）

形成书面头脑风暴的资料

资料发放到各个 人员

提前准备头脑风暴

通知参加讨论会议人员

2.会议阶段
完整、清楚地讲述客户简介

领导会议讨论
提出讨论的思路

记录、总结头脑风暴结果

（ A E / A M ）
3.会议结束
确认活动提案的方向

分配工作

活动提案

1.提案准备
整理、总结所有相关资料

（ A E / A M ）

讨论项目提案的方向及架构

（ A E / A M ）
设计图的沟通及修改

编制项目提案初稿

（ A E / A M ）
提案的讨论及修改

（ A E / A M ）

提案内部终稿确认

提案参与人员确认

（ A E / A M ）

提案前预先演练项目提案

提案时间再次确认

提案准备

2.项目提案

具体问题进行现场互动

了解客户的反馈及建议

记录会议讨论结果

进行客户回访、了解提案反馈

3.提案结束
提交会议记录

自信、完整讲述项目提案

提案修改及确认

活动报价

（

硬体制作方案的讨论及提供
专案通告
活动效果图的修改及确认
1.报价准备

（ AM ）

硬体效果图及制作方案的确认

收取硬体制作商的预算

（ A E / A M/EM ）

同EM 沟通项目提案细节

（ AE / EM/AM ）
收取、讨论EM的初期预算

结合初期预算编制活动报价

（ A E / A M）
内部讨论、确认活动报价

（ AM ）

确认参与报价及协议会议的人员

2.报价提案
自信、完整讲述活动报价

回答客户问题

记录会议讨论结果

3报价确认
提交会议记录

进行客户回访、了解报价反馈

（ A E / A M）

报价修改及确认

活动协议
协议提供

协议修改及签订

发票提供及首款催款

培训准备

项目卡号申请

1.文件准备

专案通告

（ AE / AM ）

（ AE / AM ）

执行手册撰写
执行手册讲解
执行手册修改及确认
执行时间表确认
执行时间表撰写

（ AE / AM ）

周报修改及提供客户确认
执行手册修改及确认
客户版执行手册修改及提供

（ AE / AM ）

（ AE / EM ）

其他文件修改及确认
其他文件确认及讲解
其他文件撰写及修改
所有执行文件确认

（ AE / EM ）

（ AE / EM ）
执行部人力配置及培训安排

（ AE / EM ）

确认培训及执行文件内容、数量及装订方式

提供行政部需要复印的文件内容及数量及装订要求，时间要求

（ AE / 行政 ）

（ AE / 行政 ）

（ EM ）
2．项目培训

验收行政的准备的文件
项目培训
参与培训及考核过程，反馈意见
配合执行部领取文件
培训中与EM沟通培训进展

（ AE / AM ）

客户方各地负责人联系方式提供

执行前准备
执行部各地人员联系方式、地址汇总

（ AE / AM / EM ）

（ AE / AM / EM ）
项目准备阶段时间表制定及确认
项目中人员职责和沟通流程讨论及确认
项目中需要反馈的内容和时间确认
提供客户及行政部我方各地负责人联系方式及地址
项目会议时间、参与人员及议题确认

（ AE / AM / EM ）

各地准备情况汇总及反馈

（ AE / AM ）

项目会议准备及组织
项目准备阶段进展监控及反馈
日常客户沟通，解决执行困难和问题

（ AE / AM ）
（ AE / AM ）
冲账
活动录像编辑及提供
发票提供及催款
尾款收取
结案报告修改及提供
档案整理及存档
项目总结
物品归还地点、时间及费用确认
（ AE / AM / EM ）
（ AE / AM / EM ）
（ AE / AM / EM ）
执行后
执行中
剩余物品统计及提交客户
项目执行进展及情况反馈
日常沟通及投诉处理
巡点反馈及沟通会议
巡点计划及预算申请
提供客户报表及照片
收取报表及照片
专案通告及解释