采购质量控制程序文件.docx

采购控制程序
1、目的
通过对配套体系、采购及外协产品的有效控制，确保采购及外协加工产品符合规定要求。
2、范围
本程序适用于本公司各类产品配套件、原辅材料的采购及外协加工。
3、职责
3.1 采购部是采购产品、外协加工件的归口管理部门，主要负责：
A、公司各类产品用原材料、零部件的采购；
B、采购配套件和外协加工件分供方的选点、布点及新增分供方初选；
C、合格分供方协作配套能力调查评价的组织与实施；
D、合格分供方名单的管理；
E、零部件采购价格的评定。
F、采购与外协加工合同(含质量保证协议)的签订、管理，并负责配套件技术文件、更改通知的传递发放；
G、配合质量管理部进行各类产品零部件协作配套过程质量监督、质量改进及改进结果的验收，以及质量索赔及其它日常管理工作。
3.2 质量管理部负责：
A、分供方质量保证能力的评定；
B、采购及外协产品质量信息的收集、分析、反馈和处理；
C、采购产品进厂检验和试验及日常供货过程中的质量监督，新增分供方的产品质量验证及试验。
3.3 技术部负责
A、向分供方提供采购、外协件的完整、正确的技术文件或/和样件；
B、同分供方签订有关技术协议和知识产权保护协议；
C、新产品开发新增分供方的初选及新增分供方的产品的技术认证；
D、必要时与分供方共同进行技术开发；
4、程序
4.1 分供方初选
4.1.1 配套体系外选点布点
4.1.1.1 当现有配套体系分供方的配套能力、产品质量或价格等方面满足不了公司的配套工作需求时，则需在配套体系外布点。
4.1.1.2 由生产部根据工作需要，从相关供货厂家中优选出部分厂家进行分供方协作配套能力调查，必要时重要物资的分供方需由生产部组织对其实地考察，或由各分供方提供充分的书面材料（如体系认证证书）或者用调查与书面材料相结合以证实其质量保证能力：
4.1.1.3 在对初选分供方的上述资料和证明文件进行审查后选择审查合格的由生产部按要求填写“分供方协作配套能力调查评价报告”（见附录A，以下简称调查报告）。
4.1.1.4 调查报告由各部门会签后，报管理者代表批准，该分供方即为初选合格
4.2 初选分供方的资格审定
4.2.1 经初选合格的分供方由生产部填写“分供方资格审批报告”（见附录B），送质量管理部进行质量保证能力评定。
4.2.2 必要时技术部对初选和质量保证能力评定合格的分供方提供的产品进行零部件技术认证和样品试装。
4.2.3 质量管理部根椐分供方协作配套能力调查评价报告审查分供方质量管理保证能力和产品质量证明文件，必要时还可到分供方进行现场重点核查，最后在分供方资格审批报告上签署意见，报管理者代表批准。
4.2.4 生产部接到经批准的“分供方协作配套能力调查评价表格”后，才能够将其列入合格分供方名单中。
4.3 采购过程的控制
4.3.1 采购计划的管理
4.3.1.1 计划部门负责采购和外协计划的制定、调整及考核，采购、外协计划需经公司CEO批准后生效。
4.3.1.2 对无合格分供方资格的、取消资格或在停供整顿期限内的分供方不得列入采购计划供货名单中。
4.3.1.3 生产部严格按照采购外协计划进行物资的采购和外协加工，不得在计划外的分供方采购和外协加工。
4.3.1.4 当生产部不能按照采购清单要求实现配套产品或物资的采购或发料时，应填写材料代用申请单经主管设计人员同意批准后，方可代料(具体操作按器材代用管理办法执行)。
4.3.1.5 对因生产计划调整而造成的采购或外协计划的变更，由生产部按月度采购计划中规定的系数进行调整，并通知相关分供方。
4.3.2 采购外协资料准备:
A、采购合同；
B、质量保证协议书（必要时）；
C、采购技术协议书，新产品开发技术协议书；
D、“三包”服务协议书（必要时）；
E、发放到分供方的技术文件；
F、相关的采购计划。
4.3.3 采购合同的签订
4.3.3.1采购合同由生产部负责签订，采购合同应规定采购或外协产品的名称、型号、规格（或图号）、数量、价格、质量保证及技术要求等。质量保证条款应明确规定以下内容：
A、公司验证产品质量的方式、方法、地点。产品改进、改型及及验证结果的处理等。必要时，安排用户到分供方处进行验证；
B、双方发生质量争端时的协调处理方式；
C、分供方不合格品的处理方式；
D、”三包”服务承诺。
4.3.3.2 技术部负责签订采购技术协议书，其内容至少应包括：
A、双方共同确认的图样、技术条件、产品标准和验收标准；
B、对新产品需签订“新产品开发技术协议书”和“知识产权保护协议书”；
C、对于配套产品技术资料的发放、更改、回收等应按《技术文件和资料控制程序》有关条款进行控制。
4.4 采购产品质量控制
4.4.1 进货检验
按《进货检验和试验控制程序》的规定执行。
4.4.2 采购产品的搬运、贮存、包装、防护和标识
按《产品搬运、贮存、包装和防护控制程序》和《产品标识及可追溯性控制程序》的规定执行。
4.4.3 信息反馈
公司各有关部门按照《质量信息管理程序》进行采购产品质量信息的收集、分析和反馈，必要时对分供方提出改进建议。
4.5 分供方供货质量的综合评定
4.5.1 生产部与质量管理部负责对分供方供货质量每年进行一次综合评定，评定结果需主管领导审批，合格的可继续列为合格分供方。
4.5.2 评定内容包括：分供方厂内配套产品质量、供货及时性、价格和售后服务质量等方面。
4.5.3 对于连续发生供货质量问题的分供方，质量管理部应及时发出停供整顿或取消资格的通知。
5、相关文件
FDJ/02.05—01A 技术文件和资料控制程序
FDJ/02.08—01A 产品标识及可追溯性控制程序
FDJ/02.10—01A 进货检验和试验控制程序
FDJ/02.15—01A 产品搬运、贮存、包装和防护控制程序
FDJ/03.03—006A 器材代用管理办法
6、记录
分供方协作配套能力调查评价报告
合格分供方资格审批报告
7、附录
附录A 分供方协作配套能力调查评价报告
附录B 分供方资格审批报告

分供方协作配套能力调查评价报告

供应商：

配套产品：

调查组组长：

成 员：

调查日期：

批 准：

北京四维-约翰逊保安器材有限公司
Beijing Four Dimension Johnson Security Equipment Corporation Limited

（内部资料，注意保存）

说明

1、本报告适用于四维公司对协作配套厂家进行配套能力的实地调查和评价。
2、调查立项及调查组的组成，由生产部提出，报管理者代表批准。
3、调查组至少由二人组成，组长要由兼备专业技术知识、较高综合分析判断能力、较强综合表达能力和丰富管理经验的中级职称以上人员担任。
4、调查评价及结论应返回公司（与同类厂比较）后作出，由组长组织填写。
5、调查组对调查报告的内容负责。
6、本报告“质量保证能力”部分可作为“分供方资格审批报告”中的依据。
7、本报告为“分供方资格审批报告”的附件经管理者代表对结论进行审批后，由生产部统一存档备案。

调查记录及评价表

一、 基本情况
企业名称： 法人代表：
地址： 邮编：
企业性质： 职工总人数： 其中管理人员：
二、企业资产状况
1、占地面积： 其中建筑面积： 生产面积：
2、主要设备数量：
3、注册资金：

三、质量保证能力
1、质量管理及质量认证状况

2、产品开发设计能力

3、生产工艺设备及工艺技术保证能

（1） 重点工艺设备

（2） 工位器具状况

4、检验和试验能力及人员配备

5、原材料及外协外购件的质量控制：

6、现场管理

7、售后服务

四、配套产品及配套情况：
1、主导产品：

2、与其他企业的配套情况：

五、供应商附加说明：

分供方代表签名：
日期：
六、调查结论：

成员： 组长：
日期：

七、有关部门会签意见：
1、生产部意见： 签名： 日期：

2、技术部意见： 签名： 日期：

3、质量部意见： 签名： 日期

4、主管领导审批意见： 签名： 日期：

签名： 日期：
附录B： 分供方资格审批报告
重要度：
协作配套件代号及名称： 配套类别：
分供方
名称

法人代表

地址

联系人

联系电话

邮编

生产部初选理由：

调查人： 负责人： 日期：
质量管理部对分供方质量保证能力的评定说明：

负责人： 日期：
技术部技术认证与试装结论：

负责人： 日期：
分供方协作配套能力调查评介报告编号

产品报告完成日期

质量管理部意见

负责人： 日期：
主管领导意见

负责人： 日期：
注：“分供方协作配套能力调查评介报告”为本报告的必要附件。