Office操作技能培训.ppt

Page:1/194Office操作技能培训金陵船厂工会保障处制作主讲人 夏添讲座时间 2016.4前言众所周知，微软的office办公软件给整个各行各业带来的方便是不言而喻的。为了让更多的同志了解office办公软件的知识和提升工作能力，厂工会特此组织了office操作技能培训。本次培训主要是Word2003，Excel2003和PowerPoint2003的提高篇介绍。运用运用运用运用PowerPointPowerPoint制作演示文稿制作演示文稿制作演示文稿制作演示文稿运用运用运用运用ExcelExcel提高数据运算和分析能力提高数据运算和分析能力提高数据运算和分析能力提高数据运算和分析能力运用Word创建规范化文档Part I公文文档处理使用Word快速便捷处理工作文档文档排版技巧文档排版技巧表格操作技巧表格操作技巧操作中小技巧操作中小技巧文档排版技巧文档排版技巧格式模板的应用任何新建的Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如字符格式、段落格式、页面格式等其它样式。使用格式模板的优势l可以快速设置所需的格式l对于标题，应用模板格式后，在另外增加或删除标题时，原先的序号会自动改变，不需要再手动修改。格式窗口已设置好的标题格式打开“格式模板”文档，显示为空白文档，但是打开格式窗口，可以看到各标题的格式已设置好。把该文档另存为模板，在保存类型里选择文档模板，系统会自动选择保存路经，输入方便好记的文件名保存即可。加载模板打开需要设置格式的文档选择工具模板和加载项管理器先选择右边的“关闭文件”，关闭Normal共用模板再选择“打开文件”，选择刚才保存的模板打开选择所需要的样式，复制到当前文档当提示是否改写原有样式词条，选择“全是”在格式窗口就可以看到复制过来的格式在需要应用格式的地方选择相应的格式即可光标在此点击需要应用的格式有时候，按照上述方法应用样式后，原先设置好的样式反而会变成你原本想替换掉的格式可以先不管它，把所需要的样式都应用好重新导入模板即可设置为默认模板l在修改样式时，勾选“保存到模板”l在存放模板的路径下Normal.dot删掉，把设置好格式的模板更名为Normal.dot如果默认模板损坏无法打开，只要到存放模板的路径下把Normal.dot删除，再次启动word时，系统会自动重建一个新的Normal.dot文件，并恢复正常有些章节或内容希望从新的一页开始，该如何操作？如何让页码从第二页起出现？不同的页如何设置不同的页眉页脚？分页符就是起分开页面的作用，用于在自然分页之外的强制分页分节符，就是把文档分成几个节，每一节可以有不同的页码格式和页眉页脚文档排版技巧文档排版技巧分页符和分节符分页符快捷方式：Ctrl+Enter分节符分节符Word共支持4种分节符：l“下一页”:是指插入一个分节符后，新节从下一页开始。l“连续”:是指插入一个分节符后，新节从同一页开始。l“奇数页”或“偶数页”:是指插入一个分节符后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。分节符应用虽然我们已经分了节，但word默认的页眉页脚的样式是跟上一节是相同的删除分节符选择工具栏上“显示/隐藏编辑标记”按钮，让分节符标记显示出来光标定位在分节符前面，然后按Delete按钮，像删除普通字符一样把分节字符删除关于页眉的一些操作修改页眉中的划线格式l在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择格式下的段落命令，调整一下左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果2、同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）l页眉中使用的划线格式是由“页眉”样式中的设置所决定的，如果你想永久改变在页眉中所使用划线的格式时，只要在“页眉”样式中对划线格式进行修改就可以了关于页眉的一些操作三招去掉页眉那条横线l1、在页眉中，在“格式”“边框和底纹”中设置表格和边框为“无”，应用于“段落”l2、同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）l3、在“样式”栏里选择“清除格式”注意：这样的话，除了横线，其他格式也会一并被删除！增加文字批注打开需要修改的文档，选中需要加批注的文字部分点击“审阅新建批注”随后会出现批阅标志。给标题价格批注，即完成文章批注，如图。表格操作技巧表格操作技巧表格的建立菜单命令：表格-插入-表格，设置行数和列数常用工具栏：选择“插入表格”，通过拖拽控制行数和列数表格操作技巧表格操作技巧调整表格大小拖动右下角控制柄，可以调整表格的大小配合Shift健（保持纵横比）、Alt健（精确调整）表格操作技巧表格操作技巧行高与列宽的调整三种操作方式在标尺上进行拖动（改变一列的宽度，表格宽度相应改变）SHIFT+鼠标左键：调整左边列宽，右边列不影响宽度（效果同在标尺上拖动）在竖线上拖动（两列宽度都改变，表格宽度不变）ALT键+鼠标左键：精确调整行高默认为最小值受文字行高的限制选择部分单元格可独立调整列宽表格操作技巧表格操作技巧单元格内部格式在单元格内每个段落是独立的，可以分别设置段落属性（CTRL+Q取消段落格式）表格操作技巧表格操作技巧标题行重复当一个表格超过一页长时，为了确保每一页的表格都有标题，你会怎样处理？l把标题复制到每一页的开始部分。但是如果你对文章内容进行增加或删除，都会造成重新分页，你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。可以设置“标题行重复”。设置方法：l选中表格的主题行l选择表格-标题行重复表格操作技巧表格操作技巧快速拆分表格将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。可以在该行之前插入一个空行，这样就达到了拆分表格的目的。同样，当光标定位在第一行时，按下“Ctrl+Shift+Enter”，可以在表格前插入一行表格操作技巧表格操作技巧表格前加空行的几个方法光标放在第一个单元格内，按enter健（页首表格）；表格-拆分表格；选中表格，shift+alt+向下键（如果光标放在某个单元格，则移动该行）表格操作技巧表格操作技巧删除表格/行/列如果要删除一个表格/行/列，一般都会按Delete键，但这样只是清除了表格的内容，而不是删除表格/行/列。或者常规的做法是：删除表格：选中表格以及表格外的一行，按Delete键删除行/列：选中行/列，右键-删除行/删除列快速方法：选中表格/某行/某列，按Backspace表格操作技巧表格操作技巧两行的内容调换选中一行，拖动；shift+alt+向下/向上键调整（该方法只对行有效）表格操作技巧表格操作技巧表格属性的设置表格尺寸：一般选择指定宽度100%对齐方式：居中表格选项：勾选“自动重调尺寸以适应内容”表格操作技巧表格操作技巧表格属性的设置行指定高度一般不选，让它默认为最小值取消“允许跨页断行”，让某个单元格的内容只显示在一页上列的设置、单元格的设置方式同行操作中小技巧操作中小技巧快速定位到上次编辑位置快捷键：Shift+F5Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环。当我们在打开Word文件后，按下Shift+F5键，光标就会快速定位到上一次编辑的位置了。操作中小技巧操作中小技巧一些常用的快捷方式行距的设定lCtrl+11倍行距lCtrl+51.5倍行距lCtrl+22倍行距段落的对齐lCtrl+E段落居中lCtrl+L左对齐lCtrl+R右对齐操作中小技巧操作中小技巧用格式刷多次复制格式双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。操作中小技巧操作中小技巧文档加密【工具】【选项】【安全性】选项卡。保存文件时，在“另存为”对话框中“工具”下拉列表选择【安全措施】选项。操作中小技巧操作中小技巧打开设有密码的文档打开设有密码的文档。如果忘记了某Word文档已设置的修改权限密码，则可以通过“新建文件插入文件”，选择该Word文档，插入时，Word并不要求输入修改权限密码，然后进行编辑修改，保存时覆盖原文档即可。但是如果忘记了打开权限密码，那么插入时，Word会要求输入打开权限密码，否则不能插入，因此千万不要忘记打开权限密码。Part II企业数据处理能力提升篇Excel软件在企业中的应用电子表格应用技巧电子表格应用技巧公式与函数的使用公式与函数的使用企业数据的汇总与分析企业数据的汇总与分析数据的图形化展示数据的图形化展示修饰数值格式设置数字精确值负值突出显示设置数字货币格式日期型数字格式文本型数字格式自定义数字格式表格的基本操作选择区域l用鼠标直接拖动选中矩形区域l在行列标记上单击选中整行整列l再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域l按住Shift键可以选中两点之间区域选择表格续快速移动光标lCtrl+home将光标移动到第一个单元格lCtrl+End将光标移动到表格最后一个单元格lCtrl+将光标移动到当前区域最右列(其他方向箭头依此类推)l则Ctrl+Shift+向下箭头,选择当前单元格至当前区域最后一行的内容表格的编辑和调整序列填充l填充柄：选中区域右下角的黑点l拖拽填充柄可实现序列填充，如：January,February,March等l一切和数字有关的数据都有序列功能l反向拖动填充柄相当于删除l自定义填充序列：工具选项自定义序列l其他填充：编辑填充序列条件格式的使用什么是条件格式l对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式显示如何设置条件格式l格式条件格式使用条件格式显示单元格的数据l例：将表格中大于500的数字以红色显示l目的：突出显示满足某个条件数据在Excel中编辑公式点击等号（=）开始编辑公式l在公式中可以使用加、减、乘、除四则混合运算，括号、乘方（2表示2次方）等字符运算l使用“&”符号连接字符简单函数的使用用函数进行计算的必要性几种常用函数介绍lSUM（求和），AVERAGE（求平均数）lMAX（求最大值），MIN（求最小值）lCOUNT（统计参数个数），CountA（统计非空参数个数），CountBlank（统计空白单元格个数）lRound（返回某个数字按指定位数取整后的数字）,Roundup（和函数ROUND功能相似，不同之处在于函数ROUNDUP总是向上舍入数字）,lRounddown（用于以靠近零值向下舍入数字，即是以绝对值减小的方向舍入）日期函数的使用函数功能Today取得计算机当前日期Year根据日期值，取出日期所属年份根据生日求年龄=year(today()-year(生日)Month根据日期值，取出日期所属月份Date根据年、月、日值返回特定日期值Datedif 两个日期值间的差工龄=Datedif(参加工作日期,today(),”Y”)常用统计函数的使用Sumifl对满足指定条件的数值求和CountIFl计算区域中满足给定条件的单元格的个数高级查询函数的使用VLOOKUP()函数l在表格的最左列查找某个数值，并返回该值右边所对应的第N列的数值HLOOKUP()函数l在表格的首行查找指定的数值，并由此返回该值下方所对应的第N行的数值对表格数据的排序表格数据的排序组合l数据表规则l排序规则排序方法l单一条件排序l多重条件排序l自定义排序对数据进行分类汇总分类汇总(数据分类汇总)：l按照数据表格的某个字段进行分类，并计算每个类别的汇总信息分类汇总操作的基本原则l在分类汇总之前，需要先按汇总列进行排序对表格数据的筛选分析自动筛选数据l筛选条件和规则l单一和多重条件筛选l排名筛选高级筛选l定制条件区域l将筛选结果复制到新的区域l筛选唯一性纪录数据的图形化展示若要建立图表，使用“”按钮或者“插入”菜单中的“图表”命令。例如，针对一个销售统计表建立一个产品分类的三维饼图。使用“图表向导”建立新图表的步骤如下：1)执行“插入”菜单中的“图表”命令，弹出图表向导。CELLLCMCameraPSULIPSFolder实绩2625 1249 2802 690 53 7 计划41722476240185612060达成62.93%50.46%116.69%80.66%43.80%11.51%06年1月 销售实际表l2)在图表类型中选择饼图，子图表类型中选择一种类型。l3)点击下一步。数据的图形化展示l4)单击数据区域编辑框，然后在工作表上用鼠标拖拽选定作图所需的数据和标志区。l5)返回完成图表源数据选择，点击下一步l6)可以对图表的一些选项进行设置，完成后点击下一步数据的图形化展示l7)选择图表的存放位置，然后点击完成即可 8)完成后效果完成后效果数据的图形化展示2.修改图表的设置l修改数值轴的刻度l有时，数值轴的值较大，数据后有很多0，看起来不美观。l可以双击数值轴，或从快捷菜单中选择坐标轴格式-刻度在显示单位中选择合适的单位。数据的图形化展示l改变柱形图的宽度l柱形图中的柱的宽度是可以改变的，各柱之间的间隔也是可以修改的。双击数据点或数据系列，选中选项选项卡数据的图形化展示l改变图表的视角l在多个数据系列的三维圆柱形图表中，经常会遇到这样的问题，前方的圆柱体挡住了后面的圆柱体。这时，可以改变图表的视角，以便于观察。l1.鼠标直接拖动l鼠标指向绘图区背景墙或基底的外角，会出现一个小提示符“角点”鼠标指向控制，光标变成十字光标。拖动光标，图表变成了线框的图像。数据的图形化展示l2.对话框方法l单击绘图区、图表区或背景墙，点击右键在快捷菜单中选择设置三维视图格式鼠标单击旋转按钮或直接输入仰角和转角，调整到满意为止即可数据的图形化展示l用类似的方法可以作出其他更加实用和美观的图表来。CELLLCMCameraPSULIPSFolder实绩2625 1249 2802 690 53 7 计划41722476240185612060达成62.93%50.46%116.69%80.66%43.80%11.51%数据的图形化展示Part III PowerPoint演示文稿的展示方便快捷的制作PPT演示文稿幻灯片结构设计模板与母版放映方式的设置为演示文稿添加动画演示文稿创建流程创建流程选择模板文字大纲图形对象美化放映幻灯片模板的运用应用设计模板调整幻灯片的配色方案母版的使用应用设计模板格式幻灯片设计设计模板在应用设计模板对话框选择并应用模板应用模板到当前幻灯片应用模板到所有幻灯片将现有文件模板保存至个人电脑以公司模板文件为例，保存至个人电脑，以备以后作为标准模板创建幻灯片使用。打开公司模板文件删除所有幻灯片内容文件另存为保存类型选择PPT模板应用配色方案方法:格式幻灯片设计配色方案选择配色方案编辑配色方案幻灯片的母版作用：用于设置每张幻灯片的预设格式这些格式包括：文本或图形；文本的大小、位置以及文本的颜色项目符号的样式背景颜色等幻灯片的组成内容文字图片、图形表格、图表其他媒体项目项目数据数据1数据数据2数据数据2项目1xxx项目2xxx项目3xxx项目4xxx幻灯片的创建创建文字幻灯片设置文字级别通过大纲创建幻灯片项目符号与编号处理幻灯片的排版减少眼睛扫描的次数l少用长句子（引用名言除外）l小标题短语词组构成l少用多级小标题幻灯片排版字体控制幻灯片排版空间分配每页幻灯片不超过8行图片、图形的运用图片的插入与排版图片的压缩使用自选图形图形对象的格式化与修饰使用图示美化幻灯片组织结构图目标图循环图棱锥图射线图维恩图图图示：示：方方便便我我们们制制作作如如：组组织织结结构构图图、目目标标图图、循循环环图图、棱棱锥锥图图、射射线线图图、维维恩恩图图等等等等，有有了了这这项项功功能能的的帮帮助助，相相信信我我们们在在传传达达讯讯息息上上将将会会更更加加容容易易 表格的运用创建PowerPoint表格设置表格布局插入来自Excel的表格链接表格截至季度截至季度第第 1 季度季度第第 2 季度季度第第 3 季度季度第第 4 季度季度总计总计2003财年收入$7,746$8,541$7,835$8,065$32,187毛利润6,4026,4046,5616,76126,128净收入2,0411,8652,1421,4837,531每股基本收益0.190.170.20.140.7每股摊薄收益0.190.170.20.140.692004财年收入$8,215$10,153$9,175$9,292$36,835毛利润6,7357,8097,7647,81130,119净收入2,6141,5491,3152,6908,168每股基本收益0.240.140.120.250.76每股摊薄收益0.240.140.120.250.75使用Excel图表表现数据使用组合图表创建组合图表l直接在图表系列上更改图表类型处理多个坐标轴l创建次数值轴为幻灯片添加动画效果幻灯片切换效果l幻灯片放映幻灯片切换项目动画l幻灯片放映自定义动画l添加效果l类型：进入、强调、退出、动作路径常见的控制方法 幻灯片页面演播控制l定时播放l连续播放l循环播放绘图笔的应用l使用l改变颜色l擦除笔迹面对演讲稿，不够熟练怎么办？为幻灯片添加备注信息只允许我自己查看幻灯片备注信息