企业档案工作和企业档案工作规范.ppt

企业档案工作和企业档案工作和企业档案工作规范企业档案工作规范 企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和录，是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障组成，是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展，在企业资产保值增值企业生产、经营和管理持续开展，在企业资产保值增值和延续企业历史和文化等方面具有不可或缺的地位和作和延续企业历史和文化等方面具有不可或缺的地位和作用。用。为适应新形势（为适应新形势（WTO要求的法规一致性、采用国际要求的法规一致性、采用国际标准）、新条件（信息化建设）、新观念（信息作为生标准）、新条件（信息化建设）、新观念（信息作为生产要素、无形资产）的新要求，产要素、无形资产）的新要求，国家档案局于国家档案局于2009年年11月制定了月制定了企业档案工作规范企业档案工作规范（DA/T422009）作为中华人民共和国档案行业标准。作为中华人民共和国档案行业标准。一、一、企业档案工作规范企业档案工作规范发布的目的与意义发布的目的与意义 （一）（一）企业档案工作规范企业档案工作规范目的：目的：企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。工作水平直接反映出了企业的管理水平。企业档企业档案工作规范案工作规范的制定，是衔接的制定，是衔接企业档案管理规定企业档案管理规定与具体档案业务、技术标准的关键环节。既可以与具体档案业务、技术标准的关键环节。既可以规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化工作提出将企业建设成为依据，也符合国家标准化工作提出将企业建设成为标准化应用的主体的要求。标准化应用的主体的要求。企业档案工作规范企业档案工作规范总结了建国以来我国企业总结了建国以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。系建设。规范规范首次将企业档案工作建设整体纳首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准（如国际标准（如ISO9001质量管理体系要求质量管理体系要求）和）和档案管理国际标准（如档案管理国际标准（如ISO15489.1档案管理通则档案管理通则）的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创）的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创新，是新，是 新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。工作依据。企业档案工作规范与企业档案工作目标管理相比企业档案工作规范与企业档案工作目标管理相比：明确了企业档案及档案工作性质作用；明确了企业档案及档案工作性质作用；提出了档案管理体制、任务目标、管理责任等总提出了档案管理体制、任务目标、管理责任等总要求；要求；加强了档案工作组织、档案工作制度；加强了档案工作组织、档案工作制度；强调了档案工作系统性；强调了档案工作系统性；突出了档案信息化建设；突出了档案信息化建设；重点在过程而不是结果。过程合规、完善，必然重点在过程而不是结果。过程合规、完善，必然带来良好的结果。带来良好的结果。（二）（二）企业档案工作规范企业档案工作规范意义意义 企业档案工作规范企业档案工作规范是企业档案标准化规范化是企业档案标准化规范化建设和多年实践的总结，是有关档案工作法规规章建设和多年实践的总结，是有关档案工作法规规章要求的代表，也是适应时代发展要求的管理创新的要求的代表，也是适应时代发展要求的管理创新的体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段，阶段，企业档案工作规范企业档案工作规范的制定和实施对进一的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要意义。意义。第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁 企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。工作水平直接反映出了企业的管理水平。企业档企业档案工作规范案工作规范的制定，既可以的制定，既可以 规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出将企业建设成为依据，也符合国家标准化建设提出将企业建设成为标准化的主体的要求。标准化的主体的要求。第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求 在我国，由于企业在社会经济发展中的基础性地在我国，由于企业在社会经济发展中的基础性地位和作用，改革开放进程中的每一个重要的历程都位和作用，改革开放进程中的每一个重要的历程都与企业息息相关，因而也对企业档案及档案工作产与企业息息相关，因而也对企业档案及档案工作产生着深刻的影响。由于生着深刻的影响。由于 标准化工作的渐进性，我国标准化建设开始是以单标准化工作的渐进性，我国标准化建设开始是以单项标准为主。即，过去制定标准是先从个案入手，项标准为主。即，过去制定标准是先从个案入手，对某项具体业务进行规范。随着标准化建设的深入，对某项具体业务进行规范。随着标准化建设的深入，单项标准越来越多，现在倒过来看，如果有框架，单项标准越来越多，现在倒过来看，如果有框架，那么更利于我们组织编制相应的标准，就如同盖房那么更利于我们组织编制相应的标准，就如同盖房子先要有基础和框架一样。子先要有基础和框架一样。企业档案工作规范企业档案工作规范正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求，正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求，体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是体现管理创新趋势和与时俱进要求。特别是规范规范对档案资产价值的界定，对企业档案信息化的要对档案资产价值的界定，对企业档案信息化的要求，对企业档案工作组织体系与规章制度建设，创求，对企业档案工作组织体系与规章制度建设，创新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认新性地引入国际通行的系统管理理念和档案价值认识新观念。识新观念。第三、符合国际标准对企业档案管理要求第三、符合国际标准对企业档案管理要求 企业档案工作规范企业档案工作规范应用系统管理思想，依据法应用系统管理思想，依据法律、法规及政策的要求，结合并吸取企业档案工作律、法规及政策的要求，结合并吸取企业档案工作多年实践经验，将企业档案工作纳入系统管理、整多年实践经验，将企业档案工作纳入系统管理、整体建设的标准。体建设的标准。规范规范基于基于ISO9001系统管理、系统管理、领导为先、全员参与的思想，满足领导为先、全员参与的思想，满足9001关于质量管关于质量管理体系中对档案记录维护管理的要求；同时又借鉴理体系中对档案记录维护管理的要求；同时又借鉴ISO15489.1档案管理通则档案管理通则对信息化条件下档案对信息化条件下档案管理系统设计思想，提出档案信息化建设的基本要管理系统设计思想，提出档案信息化建设的基本要求，符合国家产业政策和规范管理的要求，也适应求，符合国家产业政策和规范管理的要求，也适应国际上标准化工作，特别是企业管理标准化建设的国际上标准化工作，特别是企业管理标准化建设的趋势。趋势。第四、为指导评价企业档案工作提供指南第四、为指导评价企业档案工作提供指南 企业档案工作规范企业档案工作规范是通用管理标准，内容全面、是通用管理标准，内容全面、涵盖性强，不仅汇集建国以来国家对企业档案工作涵盖性强，不仅汇集建国以来国家对企业档案工作的基本内容，还要针对社会发展进程中企业档案工的基本内容，还要针对社会发展进程中企业档案工作的实际需要，提出新的要求和规定。作的实际需要，提出新的要求和规定。规范规范对对企业档案工作的组织系统、工作职责、岗位职责及企业档案工作的组织系统、工作职责、岗位职责及档案人员的要求等方面做了详尽的划定；对企业文档案人员的要求等方面做了详尽的划定；对企业文件材料的形成积累、归档、收集、整理、保管、鉴件材料的形成积累、归档、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等也做了详细规定，内容容易理解，定、统计和利用等也做了详细规定，内容容易理解，便于企业领导、专兼职档案人员及相关人员掌握和便于企业领导、专兼职档案人员及相关人员掌握和操作。无论是大企业、小企业，国有企业、民营企操作。无论是大企业、小企业，国有企业、民营企业、还是私营企业、还是私营企 业、外资企业，只要是企业，参照业、外资企业，只要是企业，参照规范规范运作，运作，就能把档案工作做好。就能把档案工作做好。企业档案工作规范企业档案工作规范的作的作用是全方位的：用是全方位的：对新建立的企业，能据此了解国家对企业档案工对新建立的企业，能据此了解国家对企业档案工作的基本要求；作的基本要求；成熟企业看到它，知道自己档案工作还要在什么成熟企业看到它，知道自己档案工作还要在什么方面需要完善；方面需要完善；档案行政管理部门，可将此作为指导企业开展档档案行政管理部门，可将此作为指导企业开展档案工作的依据。案工作的依据。二、二、规范规范的定位与作用：的定位与作用：规范规范涉及企业档案工作体系建设，是在档案法涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说规的框架。如果说科技档案案卷构成一般要求科技档案案卷构成一般要求、归档文件整理规则归档文件整理规则等标准和文件是企业档案工等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么作的砖、瓦、木料，那么规范规范就是企业档案工就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原则、组档案工作原则、组 织建设、制度建设等及要求。织建设、制度建设等及要求。第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会主义市场经济的完善，企业面对的竞争越来越激烈，主义市场经济的完善，企业面对的竞争越来越激烈，企业要想在市场竞争中占据主动就需要有条不紊的企业要想在市场竞争中占据主动就需要有条不紊的档案工作保证；企业要想通过质量论证，要想打赢档案工作保证；企业要想通过质量论证，要想打赢官司，要取得上市许可，没有完整准确系统的档案官司，要取得上市许可，没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。来咨询、参考、佐证将难以完成。企业档案工作企业档案工作规范规范汲取和借鉴国际标准最先进的管理理念，适汲取和借鉴国际标准最先进的管理理念，适应企业管理国际化、现代化、规范化要求，依据国应企业管理国际化、现代化、规范化要求，依据国家有关法规要求和信息化发展战略，将企业档案工家有关法规要求和信息化发展战略，将企业档案工作的单项标准实施推向作的单项标准实施推向 系统化建设的新阶段。实施系统化建设的新阶段。实施企业档案工作规范企业档案工作规范，可为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源可为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障。的保障。第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理，在没有外力工作从最初的自发阶段到规范化管理，在没有外力的影响下一般都是吃了苦头，或尝到甜头后才有大的影响下一般都是吃了苦头，或尝到甜头后才有大转变。近二十年的发展历程，通过达标升级、目标转变。近二十年的发展历程，通过达标升级、目标管理等手段逐步推动企业档案工作向规范化发展，管理等手段逐步推动企业档案工作向规范化发展，使许多企业少走了弯路。档案工作为企业生产与发使许多企业少走了弯路。档案工作为企业生产与发展、为企业的经济效益和社会效益发挥了重要作用。展、为企业的经济效益和社会效益发挥了重要作用。企业档案工作目标管理办法企业档案工作目标管理办法等级认定活动取消等级认定活动取消后，许多企业都反映档案后，许多企业都反映档案 工作滑坡，档案工作没有抓手，急切希望有一个引工作滑坡，档案工作没有抓手，急切希望有一个引导性的文件。导性的文件。企业档案工作规范企业档案工作规范将是在新的历将是在新的历史条件和新的技术条件下，促进和规范企业开展档史条件和新的技术条件下，促进和规范企业开展档案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展，案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展，企业档案工作必须规范化。企业档案工作必须规范化。第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分，是档案工作工作是国家档案工作的重要组成部分，是档案工作服务党和国家中心工作的主战场。在完善社会主义服务党和国家中心工作的主战场。在完善社会主义市场经济体制的进程中，公有制为主体、多种所有市场经济体制的进程中，公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度下的各种类型、规制经济共同发展的基本经济制度下的各种类型、规模和所模和所 有制企业都需要档案行政管理部门的监督、指导和有制企业都需要档案行政管理部门的监督、指导和服务。过去国家档案局以开展企业档案管理升级、服务。过去国家档案局以开展企业档案管理升级、企业档案工作目标管理为手段来促进企业档案工作企业档案工作目标管理为手段来促进企业档案工作发展，确实提高了企业档案工作水平，但因受国家发展，确实提高了企业档案工作水平，但因受国家行政大环境的影响被迫停止。行政大环境的影响被迫停止。企业档案工作规范企业档案工作规范正是新形势和新技术条件下以新的观念、新方法正是新形势和新技术条件下以新的观念、新方法弥补这一不足，为档案部门业务指导提供系统管理弥补这一不足，为档案部门业务指导提供系统管理标准。标准。第四、为企业产生如下效益：第四、为企业产生如下效益：1、满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心、满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源的需要；信息资源的需要；2、满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生、满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对档案记录要求；等管理对档案记录要求；3、满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规、满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规范的要求；范的要求；4、企业信息资源、知识资产管理的基础，企业自、企业信息资源、知识资产管理的基础，企业自主知识产权权益保障；主知识产权权益保障；5、保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当、保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求；权益和证据需求；6、风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完、风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段；整的终极手段；7、企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解、企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案；决方案；8、基业常青企业传承历史和企业文化的有效保障。、基业常青企业传承历史和企业文化的有效保障。三、三、企业档案工作规范企业档案工作规范的贯彻与实施要求的贯彻与实施要求 企业改革发展的实践表明，管理的作用越来越重要，企业改革发展的实践表明，管理的作用越来越重要，而规范化管理也日益成为企业参与市场竞争的利器和而规范化管理也日益成为企业参与市场竞争的利器和企业管理通行的做法。企业档案工作多年实践同样证企业管理通行的做法。企业档案工作多年实践同样证明，规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的明，规范化管理已成为企业管理的要求和档案管理的发展方向。发展方向。1、转变观念，提高对企业档案工作的认识、转变观念，提高对企业档案工作的认识 一是建立档案属于企业核心信息资产观念。一是建立档案属于企业核心信息资产观念。二是企业档案管理服务于企业的管理控制。二是企业档案管理服务于企业的管理控制。要使企业领导和员工认识到，现代企业制度的要使企业领导和员工认识到，现代企业制度的“产产权清晰、权责明确、管理科学权清晰、权责明确、管理科学”要求和现要求和现 代产权制度的代产权制度的“归属清晰、权责明确、保护严格、流归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅转顺畅”的要求，没有有效的档案管理支撑将难以实的要求，没有有效的档案管理支撑将难以实现。现。三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。三是有效档案管理是企业法规遵从的关键。随着经济全球化加快和我国走出去发展战略的实施，随着经济全球化加快和我国走出去发展战略的实施，企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同企业在国际竞争的环境中需要证明自身依法经营。同时，随着信息技术的普及，国际上对公司、企业的业时，随着信息技术的普及，国际上对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。发达国家务、财务数据设定了严格的存储保存期限。发达国家已经出台多项针对公司业务、财务数据的强制性法规已经出台多项针对公司业务、财务数据的强制性法规（见第二章），企业档案记录、电子数据的保护与管（见第二章），企业档案记录、电子数据的保护与管理则成为法规制约的焦点所在。企业生产、经营理则成为法规制约的焦点所在。企业生产、经营 和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制约企业和管理中档案的形成与管理已经成为影响、制约企业行为的关键。行为的关键。“法规遵从法规遵从”理念的出现使企业档案管理念的出现使企业档案管理日益重要。理日益重要。四是有效档案管理为企业服务创经济效益。四是有效档案管理为企业服务创经济效益。企业设立的主要目的是创造财富和价值；企业资产企业设立的主要目的是创造财富和价值；企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有不可有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有不可须臾或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是须臾或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务、能够创造经济效益的重要活动和工作。为企业服务、能够创造经济效益的重要活动和工作。企业档案工作要围绕企业的中心和发展目标开展，要企业档案工作要围绕企业的中心和发展目标开展，要以服务企业经济效益和企业资产保值增值为中心和目以服务企业经济效益和企业资产保值增值为中心和目标。标。五是全员参与是有效档案管理的保障五是全员参与是有效档案管理的保障 全员参与是有效管理的一项重要原则，它特别是针全员参与是有效管理的一项重要原则，它特别是针对涉及范围广的管理活动。如产品质量，不仅仅是由对涉及范围广的管理活动。如产品质量，不仅仅是由产品的加工决定，还要涉及原材料、设计、程序、运产品的加工决定，还要涉及原材料、设计、程序、运输、销售安装等环节，只要没有被最终用户消费前，输、销售安装等环节，只要没有被最终用户消费前，都是产品质量的控制环节。档案管理也是如此。文件都是产品质量的控制环节。档案管理也是如此。文件形成、办理、流转、积累、整理、归档、保管、安全形成、办理、流转、积累、整理、归档、保管、安全等，都决定着当前及今后的利用效果或服务质量。而等，都决定着当前及今后的利用效果或服务质量。而各个环节中真正影响档案产品（服务）质量的关键各个环节中真正影响档案产品（服务）质量的关键真实、完整、准确、系统和可靠等，恰恰不在归档真实、完整、准确、系统和可靠等，恰恰不在归档后的档案管理阶段，而是在文件的形成、积累、整理后的档案管理阶段，而是在文件的形成、积累、整理等环节。等环节。只有在领导高度重视下的全员参与才是有效档案管只有在领导高度重视下的全员参与才是有效档案管理的保障。因此，向文件形成者宣传档案法律法规的理的保障。因此，向文件形成者宣传档案法律法规的要求，宣传他们对确保文件完整、准确、系统的责任要求，宣传他们对确保文件完整、准确、系统的责任与义务，宣传有效档案管理给他们工作带来的效率与与义务，宣传有效档案管理给他们工作带来的效率与方便，宣传档案工作对确保他们合法权益的价值和作方便，宣传档案工作对确保他们合法权益的价值和作用等，是贯彻实施用等，是贯彻实施企业档案工作规范企业档案工作规范的重要内容。的重要内容。规范规范中有多项条款涉及，应据此加强对企业员工中有多项条款涉及，应据此加强对企业员工的宣传，提高他们对档案意识和自觉维护档案完整与的宣传，提高他们对档案意识和自觉维护档案完整与安全的责任感。安全的责任感。中华人民共和国档案行业标准 企业档案工作规范（企业档案工作规范（DA/T 422009）国国 家家 档案档案 局局 2009-11-02发布发布 2010-01-01实施实施 企业档案工作规范企业档案工作规范 1 范围范围 本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。设施设备配置等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。单位可参照使用。2 规范性引用文件规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。适用于本标准。GBT 9705 文书档案案卷格式文书档案案卷格式 GBT 11821 照片档案管理规范照片档案管理规范 GBT 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求 GBT 176781 CAD电子文件光盘存储、归档与电子文件光盘存储、归档与档案管理要求档案管理要求 GBT 18894 电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 DAT l 档案工作基本术语档案工作基本术语 DAT12 全宗卷规范全宗卷规范 DAT13 档号编制规则档号编制规则 DAT 15 磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范 DAT 22 归档文件整理规则归档文件整理规则 DAT 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范理规范 DAT 31 纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范 DAT 32 公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则 DAT 43 缩微胶片档案数字化技术规范缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范档案馆建筑设计规范 ISO 15489.1 信息与文献信息与文献文件管理：通则文件管理：通则 ISO 15489.2 信息与文献信息与文献文件管理：指南文件管理：指南 3 术语和定义术语和定义 DAT 12000确立的以及下列术语和定义适用于本确立的以及下列术语和定义适用于本标准。标准。3.1 企业档案企业档案 business records 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3 电子档案电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。和支持软件。34 档案信息化档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。升过程和工作方式。4 档案工作总则档案工作总则 41 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。动的基础性管理工作。4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。领导、统一管理、统一制度、统一标准。4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。和持续发展提供有效服务。4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。5 档案工作组织档案工作组织 5.1 组织系统建设组织系统建设 5.1.1 档案工作领导档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。人。5.1.2 档案机构设置档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3 档案人员配备档案人员配备 企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4 档案工作体系档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2 企业管理职责企业管理职责 5.2.1 企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳人针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳人企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。障。5.2.2 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。行考核。5.2.3 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。准确、系统和安全。5.2.4 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字国有企业应依照档发字 19986号文件的要求进行，号文件的要求进行，其他企业可参照。其他企业可参照。5.2.5 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。员给予处分。5.3 企业部门职责企业部门职责 5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2 企业企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见见ISO 154891第七章、第七章、ISO 154892和档发和档发20025号文件要求。号文件要求。5.4 档案部门职责档案部门职责 5.4.1 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。制度。5.4.2 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。积累、整理及归档工作。5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构包括派出机构和投资的全资、控股企业和投资的全资、控股企业)的档案工作。的档案工作。5.4.5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。案。5.5 档案人员要求档案人员要求 5.5.1 档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。识。5.5.2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。或大学本科以上学历。5.5.3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。水平。5.5.4 档案人员应定期接受档案业务培训。档案人员应定期接受档案业务培训。6 档案工作制度档案工作制度 6.1 工作规章工作规章 6.1.1 明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。归档的责任要求。6.1.2 制定企业档案工作规定。企业档案工作规定制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。6.1.3 建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。6.1.4 制定档案管理应急预案。对可能发生的突发制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救事件和自然灾害，企业应制定档案抢救 应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。6.2 管理制度管理制度 621 文件归档制度。应明确文件归档范围及保管文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。制措施。6.2.2 档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进案的处置办法、档案进(出出)库要求、库房管理要求和库库要求、库房管理要求和库房管理员职责。房管理员职责。6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。组织、职责、原则、方法和时间等要求。6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。统计数据分析要求。6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查方法，规定查(借借)阅档案的权限和审批手续，提出接待阅档案的权限和审批手续，提出接待查查(借借)阅档案的要求。阅档案的要求。6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。者、档案利用者应承担的保密责任。6.2.7 电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。成的电子文件提出归档、管理和利用要求。628 档案管理系统操作制度。应明确档案档案管理系统操作制度。应明确档案 管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。操作要求。6.3 业务规范业务规范 6.3.1 文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。6.3.2 档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。类目范围。6.3.3 文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。归档的范围及其相对应的保管期限。6.3.4 特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案特殊载体档案管理规范。应