新时代国家重大科研项目档案管理问题分析及对策研究.pdf

问题探讨PROBLEMS DISCUSSED天地2023 年第 7 期37一、新时代国家重大科研项目概况面向国家发展战略需要，尊重科技创新规律，通过优化整合，“十三五”形成了国家自然科学基金、国家科技重大专项、国家重点研发计划、技术创新引导专项、基地和人才专项3等五大类各有侧重、相互补充的新时代国家科技攻关创新计划体系。国家自然科学基金主要侧重自然科学领域的基础性、前沿性的研究课题。国家科技重大专项主要围绕国家目标，发挥社会主义制度集中力量办大事的优势，侧重若干重大战略产品、关键技术或重大工程，实现科技发展的局部跃升带动生产力的跨越发展。国家重点研发计划主要围绕国计民生的重大社会公益性领域，聚焦基础性、战略性、前瞻性重大科学问题，为产业核心竞争力、国民经济和社会发展提供持续性的支撑和引领等3。技术创新引导专项侧重企业技术创新活动、成果转化、中小企业发展等方面的技术推进与引导。基地和人才专项侧重科研基地建设和创新人才、优秀团队的科研活动，促进科技资源开放共享。本文把国家科技重大专项和国家重点研发计划统称为国家重大科研项目。二、新时代加强科研档案管理工作的重要意义（一）国家档案法规制度的必然要求新时代新征程，随着全面依法治国方略的推进，党中央、国务院正在全力推进国家治理体系和治理能力现代化建设，新修订的档案法对档案工作也提出了许多新要求。科研档案是科研工作中产生的、可记载科研活动的重要资料，是档案法要求的一项工作内容，它贯穿科研活动的全生命周期，是我国档案体系的重要组成部分，在科研工作中发挥基础性作用。科学技术研究档案管理规定明确要求各项目承担单位要把科研档案工作纳入科研管理工作流程中，要与科研项目工作同期部署、同时实施、同步检查2，可见科研档案工作是科研管理业务中的一项重要内容和必选工作。（二）科研项目单位可持续发展需要一项完整的科研活动一般要经历规划计划、可研论证、研究实施、过程管理、阶段检查与结题总结、验收与绩效评估、成果管理等阶段。这些阶段将伴随产生大量的科研资料，形成有保管保存价值的科研档案，数量众多、内容丰富、形式多样，诸如文字材料、数据图表材料、代码、图像与音视频等多媒体材料，及标本样本、样品样机等有形化资料。科研档案是广新时代国家重大科研项目档案管理问题分析及对策研究齐艳平问题探讨PROBLEMS DISCUSSED天地2023 年第 7 期38大科研人员在项目实施过程中产生的智慧结晶，是对科技活动的真实记载，是具有保存和参考价值的科技资料，是宝贵的有形化资产，能够反映一个单位科研活动的全过程，对项目承担单位的发展起着重要的作用。科研档案作为一份重要资产，对科研单位将起到巨大的信息支撑作用，比如科技规划与决策、技术总结与创新、产品技术协作与交流、成果转化与推广等。（三）科技企业数字化转型的迫切需要随着移动互联网、工业互联网的快速发展，全球已进入大数据及数字经济时代。当前，继土地、劳动力、资金、技术四大主体生产要素后，数据作为一种新的生产要素类型，已成为第五大生产要素。科技企业数字化转型的核心之一是数据资料，只有将数据用起来，开发出更多的创新数据产品和数据服务，才能在数字经济社会中生存和发展。科研数据是科技型企业的核心资源，是持续竞争力和创新发展的力量源泉，其主要载体更多地体现在科研档案中，更多的是以档案的形式存放和保管。（四）保护科研成果和科技工作者的现实需要新时代国家在科技领域实施了“放管服”改革重大举措，全面激活了科技创新活力，同时科技监督与监管也将更加严格。近几年，国家科技主管部门公开查处了许多涉及科研失信方面的案件，科研活动失信问题集中反映在科研数据造假、科技成果造假、抄袭剽窃篡改他人科研成果、侵犯他人知识产权、违规使用科研经费等方面。在释放科技活力的同时，科研诚信制度体系尚未完全建立起来，更多的是靠科研工作者的自律。如果科研活动中的原始数据等档案资料都能及时积累和保存下来，一方面科研产出的科技成果、科研论文就可以追溯，科研活动造假行为也会大大减少，对形成良好的科研生态意义重大；另一方面，也可以最大限度保护科研成果和科技工作者，可为澄清污蔑或虚假举报提供强有力的技术支持。三、新时代国家重大科研项目档案管理现状与问题分析（一）对科研档案的重要性认识不到位当前，一些科研工作者、科研团队、科研单位仍存在重科学研究、轻技术档案管理的现象，对科研档案的重要性认识不足，觉得把科学研究工作实施好、把科学实验完成好、把论文写成发表好就够了，日常项目运行中没有考虑或很少考虑科研档案的形成与管理工作；一些科研人员非常看重自己的科研成果，不愿意把自己的科研成果主动分享，往往是自行保管，即使项目结束后也不愿意提交档案管理部门；一些科研人员和科研管理人员对科研档案的价值及今后发挥的作用认识也不够，觉得科研档案与其他诸如人事档案财务档案相比不太重要。（二）对科研档案收集整理的主动性不够科研人员在重大科研项目科研活动中积累了大量的有意义、有价值的科研信息记录，然而档案的收集工作主动实施的少、被动应付的多，日常保存在科研人员手中是常态，主动上交的情况少，科研管理人员也多是等着收的情况多、主动沟通上门收集的情况少，普遍存在档案资料收集滞后、被动的现象，对科研档案的完整性、真实性产生极大影响。（三）科研档案收集整理的质量仍不高科研档案日常欠收集积累，验收移交靠突击，往往造成缺失较多，有些重要资料也很难补齐全，项目全生命周期科研档案收集的不系统不全面，无法形成成套性档案资料；科研档案质量审查工作不具体、不详实，重形式轻实质。科研档案数质量问题比较突出，比如：有些科研档案存在字迹不清、图片模糊等难以辨识性问题；有些存在缺页、跳页等完整性问题；有些存在纸质版与对应电子版内容不一致问题；有些提交的是过程版、不是最终版；有些科研档案目录与实际存放的档案不对应；有些科研档案命名或归类不科学，快速查找比较困难。这些均不利于今后科研档案的利用共享和价值发挥。四、新时代国家重大科研项目档案管理对策建议（一）管理原则与行动策略1.坚持“应归必归、能归尽归”原则按照科研项目全生命周期各阶段主要任务，有则必存的科研档案应尽数归档，选存的科研档案根据其重要性分类实现能归尽归。按科学技术研究档案管问题探讨PROBLEMS DISCUSSED天地2023 年第 7 期39理规定的具体要求全部高质量地进行整理和归档，确保归档的科研档案能体现科研活动的全过程、能反映科研工作的客观完整性、能保证科研数据与科研活动的可再现性。2.坚持“日常规范整理与验收集中存放”的原则科研活动过程产生大量的科研资料、实验试验报告、技术报告、技术方案、合同协议、数据软件，建议在一次科研活动结束后或按月或按季度，进行相关科研档案的规范整理，分门别类，纸质材料应清晰准确地预先存放到项目课题组的资料柜，并做好简单标识，同时对应电子档案材料建好文件目录，分层存放到电脑中；在项目课题研究工作结束后，按照归档目录要求，结合日常积累的科研档案，再次查缺补漏，可以很快速地形成全套科研档案；验收后按规定及时归档移交档案管理部门集中存放。3.坚持“三纳入三融合、四同步”原则“三纳入三融合”，一是科研档案工作纳入科研管理制度，在科研制度建设上实现科研档案与科研工作相融合；二是科研档案工作纳入科研业务流程，在科研档案实践中实现科研档案工作与科研工作相融合；三是科研档案工作纳入科研职责考核体系中，在科研绩效建设上实现科研档案工作与科研工作相融合。“四同步”，一是在下达的科研计划中同步部署，二是在科研活动过程中同步实施，三是在科研活动年度检查或中期检查中同步检查，四是科研工作鉴定或验收时同步验收。4.坚持“严、细、实”的行动策略科研档案日常管理工作执行“细”字策略，重大科研活动周期长、行业领域广、参与主体多，全生命周期产生的科研档案资料多样，日常工作不细致可能会造成档案资料遗漏、缺失、损坏等问题。科研档案本身要执行“实”字策略，要避免档案资料华而不实、多而不实，确保收集整理的档案具有实用的后续共享利用价值。科研档案验收工作执行“严”字策略，在项目验收时，按照国家科研档案管理要求，对规划计划阶段、立项论证阶段、研究实施与过程管理阶段、验收阶段产生的管理和技术类档案资料进行严格审查验收和归档，确保档案资料齐全完整清晰。（二）新时代科研档案管理高质量发展的对策建议1.全面提高新认识，落实新时代档案管理新要求国家重大科研项目规模庞大、集成性强，参加单位多、参研人员多，研究领域广、学科交叉多，实施周期长、科研经费高，组织工作复杂、管理难度大。国家重大科研项目有着重大的使命和突出的特点，各科研项目承担单位和全体科研人员对科研档案管理工作要提高站位，要深入细致，要全局落实。首先要提高档案工作新认识，科研档案覆盖规划计划、立项申报、过程管理、验收总结各阶段的组织、人员、资金、文档、成果及知识产权等资料；其次要把高质量档案要求贯穿科研日常管理工作中，项目牵头单位要约定档案归属、流向与汇交，按计划、分阶段进行审查或验收；参加单位要及时保存本单位承担任务所形成档案，也有义务将档案目录、档案副本或复制件送交牵头承担单位集中管理2；最后，档案管理部门要仔细学习新时代科研档案管理的新要求，严格细致地审查科研项目归档的科研文件材料，切实提高归档材料的质量水平。2.树立重大科研项目全生命周期档案归档观按照科研项目全生命周期特点与要求，落实好科研档案归档工作，主要归档内容与范围如下：规划计划环节归档范围。主要包括重大（重点）专项工作方案、总体实施方案、专项总概算和阶段概算及相关材料、专项分年度实施计划、专项分年度概算预算，专项组织实施、项目管理、资金管理、总结验收、知识产权等管理办法。立项论证环节归档范围与内容。主要有立项指南、项目（课题）可研报告（或预申报书、申报书）及配套论证意见、项目（课题）经费预算书、申诉材料及评审意见等文件材料，项目立项批复相关材料，项目（课题）合同书、计划任务书及各类相关合作协议材料等。过程管理环节归档范围与内容。主要包括科研过程中产生的初始记录类及相关衍生类，如室内外实验与试验分析、现场考察调查等过程中形成的初始记录材料、加工整理的记录材料及分析报告；研究过问题探讨PROBLEMS DISCUSSED天地2023 年第 7 期40程中形成的文件类，如研究计划、实验大纲、设计制作、工艺制图、图纸等文件，计算与数据文件、程序代码与程序包、流程文件，数据分析与处理解释文件，项目有关调整变更文件；形成的实物类，如实验样品样本、制作的标本、研制的样机等实物、图片数据、音视频多媒体；研究形成的系统性文字材料，如年度工作报告、研究报告、专题报告、专家或第三方咨询及评估评审报告、项目检查监督报告或意见等。验收评价环节归档范围与内容。主要包括验收综合管理类，如验收申请表、验收通知、验收工作方案、验收评审文件、验收评审结论或意见、专家名单、绩效评价材料、奖励材料等；验收技术报告类，如技术总结报告、自评价报告及意见、科技报告、现场验收报告、第三方检测及评估报告，用户使用情况及证明材料等；知识产权类文件，如专利、标准、商标、专著、学术论文、成果获奖证书、数据库、信息系统与软件、软件著作权等；验收财务类，收付款文件、预算调整报告及审批文件、财务收支情况报告、资产台账文件、结题验收审计报告、应付未付与后续支出情况报告、结余资金情况报告、财务决算报告等。3.全方位加强科研档案收集整理基础工作科研档案收集是初始环节，事关档案的数量，是保证科研档案完整齐全的基础性长期性工作；整理分类工作是对科研活动中产生并收集的文件材料进行分类整理、集中统一管理的关键环节，是文件材料成为档案的一个重要标志。承担国家重大科研项目的单位应建立与本单位实际情况相配套的科研档案管理制度，明确具体的归档要求、内容范围、时间节点等。科研人员应适当掌握科研档案的基本要求和基本要领，应结合研究进展，采取随时收集与定期整理相结合的方式收集保管科研档案原始资料，同时也要确保原始资料的清晰性、完整性。科研档案管理部门、管理人员应与科研部门、科研人员相互沟通、密切配合、合力完成。科研档案管理人员应定期跟踪了解科研进度和科研档案资料形成情况，主动上门指导科研人员对科研活动中积累的资料进行收集和初步整理，以减少科研档案资料的遗失、残缺或损毁。4.加快推进科研电子档案管理工作信息化大潮和大数据时代，随着办公自动化系统、业务信息系统普遍应用，科研活动产生了大量的电子文件和电子数据资料，这些电子档案正在成为科研档案管理的主要类型。与纸质档案相比，电子档案的优势很突出，比如管理快捷、存放方便，存储容量大、物理占地小等，可以满足多样化需求；同时，风险也不少，比如载体稳定性较差、内容易被篡改、信息易泄露和被盗等。因此，各科研参与单位应严格落实新修订的档案法第三十七条“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。”1的新要求，保证形成的科研电子文件来源真实有效，配备更加专业的电子档案管理人员，采用安全可靠的技术措施防止科研电子档案被篡改，加强科研电子档案备份管理，保证电子档案和对应纸质档案的一致性，确保电子文件能够有效接收、读取和传输。参考文献：1 国家档案局，中华人民共和国档案法，EB/OL2020-06-20.https:/ 国家档案局、国家科技部，科学技术研究档案管理规定，EB/OL2020-9-11.https:/ 国务院，关于深化中央财政科技计划（专项、基金等）管理改革的方案(国发 201464 号)，http:/ 何治亮，齐艳平，关晓东中国石化国家科技重大专项管理创新与实践 J石油科技论坛，2021(3):94-100.作者单位：中国石化石油勘探开发研究院