使用word批注与修订.doc

张家港市南沙中学使用word批注与修订(特别注意：word2003的操作与word2000的有关操作有较大不同，2003的相关功能主要用“审阅工具栏完成。下面讲的是word2000的操作。)批注是Word的审阅功能之一（另一功能就是修订）。当文档审阅者只评论文档，而不是直接修改文档时就可使用批注。批注使用独立的批注框来注释或注解文档，因而批注并不影响文档的内容。Word会为每个批注自动赋于不重复的编号和名称。修订则直接修改文档。修订用标记反映多位审阅者对文档所做的修改，这样原作者可以复审这些修改并以确定接受或拒绝所做的修订。一、插入批注批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。1插入文字批注在文档中插入文字批注可按如下方法进行：（1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。（2）选择【插入】【批注】，出现如图所示的批注窗口。（3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。（4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后单击【插入】【批注】，开始插入新的批注。2插入声音批注声音批注需要麦克风、音箱等。插入声音批注的步骤如下：（1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。（2）单击【插入】【批注】，打开批注窗口。（3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开Windows的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按钮开始录音，单击按钮停止录音。（4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。3显示或隐藏批注每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标记。如图所示。4查看批注由于在Word文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图所示。另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word提供的【审阅】工具栏。步骤如下：（1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。（2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。（3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。5更改或删除批注只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注，把光标移到批注中，单击【审阅】工具栏中的【删除批注】按钮即可删除该批注。6更改批注审阅者一个文档有多个审阅者，为了便于知道每个志愿者所添加的批注，可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下：（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡，如图所示。（2）在【姓名】和【缩写】框中输入审阅者和缩写名称。（3）【通讯地址】中的通讯地址可有可无。（4）单击【确定】按钮。二、使用修订1使用修订标记使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订状态，可以按照如下方法进行：（1）打开要做修订的文档。（2）选择【工具】菜单项中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【突出显示修订】菜单项，打开如图所示的【突出显示修订】对话框。（3）单击选中【编辑时标记修订】复选框。同时选中【在屏幕上突出显示修订】复选框，可以在修改处显示修订标记。如果选中了【在打印出的文档中突出显示修订】复选框，可以在打印文档的同时打印文档的修订标记。（4）单击【确定】按钮。进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示，如图所示。2设置修订标记选项默认情况下，Word用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤如下：（1）单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮，或者单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡，如图所示。（2）根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。（3）单击【确定】按钮。3接受或者拒绝修订文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：（1）单击【工具】菜单中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【接受或拒绝修订】菜单项，出现【接受或拒绝修订】对话框。（2）如果接受当前的修订，单击【接受】按钮。如果接受全部的修订，则单击【全部接受】按钮。（3）如果不接受当前的修订，单击【拒绝】按钮，如果不接受全部的修订，则单击【全部拒绝】按钮即可。（4）要按顺序把修订的地方逐项审阅，单击按钮可以向前查找前一处修订，单击按钮可以向后查找下一处修订。4教育技术水平考试批注与修订