Word 2007教程：处理文档的修订与批注.doc

Word 2007教程：处理文档的修订与批注完整版Word文档初步完成以后，需要进一步进行批注、修订等工作。Word 2007提供了更高级的修订和批注功能。用好这些功能，您将制作出更人性化、更准确的Word文档来。 本专题中提及的方法主要在Word 2007中使用，但对具有同样功能模块的旧版本Word，这些方法也是可用的。批注的插入、修改与删除方法您可将批注插入到Word文档页边距处出现的批注框中。也可从当前使用的Word文档视图中将批注隐藏起来 审阅文档中的各修订和批注在 Microsoft Office Word 中，可以跟踪每个插入、删除、移动、格式更改或批注操作，以便在以后审阅所有这些更改 在编辑时进行修订、管理批注Word 2007 使用批注框显示删除内容、批注、格式更改和已移动的内容。可以更改设置以便在编辑时进行修订 防止不需要的修订和批注有时您不希望别人往文档里添加修订和批注。这时您可使用Word文档保护来限制审阅者可对您的文档进行修订的类型 修订内容的打开与关闭在状态栏里添加指示器，在打开修订功能的时，可以查看所有更改。当关闭修订功能时，可对文档进行更改，而不会对更改的内容做出标记 审阅批注作者姓名的更改 Word审阅者姓名或缩写显示在批注气球中(批注不使用气球时显示在方括号中)。可以更改审阅批注时显示的姓名以传达更准确的文档信息 一劳永逸地除去修订Word 怎么会找到并显示文档记录的原始修订内容呢?要使 Word 的表现如您所愿，把这些讨厌的信息全都去掉，应该怎么做? 带修订和批注的文档的打印控制Microsoft Office Word 提供了多个用于打印带有修订的文档的选项，以打印出适当格式的文档。您也可以在打印时隐藏修订 （1）Word文档批注的插入、修改与删除方法2007-04-20 06:10作者：编辑整理出处：官方责任编辑：still-您可将批注 (批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。)插入到文档的页边距处出现的批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。)中。也可从视图中隐藏批注。如果不希望在审阅文档时显示批注，必须通过删除文档中的批注来清除它们。要了解文档中是否仍有批注，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“显示标记”。插入批注您可键入批注。在 Tablet PC (Tablet PC：运行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的计算机。使用 Tablet 笔，您可以直接在屏幕上写字，还可以执行鼠标的功能。也称为 Tablet 计算机。) 上，可插入声音批注或手写批注。键入批注1、选择要对其进行批注的文本或项目，或单击文本的末尾处。2、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。3、在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。注释 要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。插入声音批注如果您的计算机是 Tablet PC，则可以录制声音批注。声音批注作为声音对象添加到批注框中。在首次添加声音批注前，您需要将“插入声音”命令添加到“快速访问工具栏”。1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。2、单击“自定义”。3、在“从下列位置选择命令”下的列表中，选择“所有命令”。4、在命令列表中，单击“插入声音”，然后单击“添加”。要将声音批注添加到文档中，请执行下列操作：1、在“快速访问工具栏”上，单击“插入声音”。2、在打开的对话框中，单击开始按钮并录制声音批注。3、当录制批注完成时，按停止按钮并关闭对话框。4、如果 Microsoft Office Word 显示一条消息，询问是否要更新声音对象，请单击“是”。要收听录制的批注，请右键单击批注框，指向“录制机文档对象”，然后单击“播放”。注释 有关录制和编辑声音对象的其他信息，请参阅您的声卡和麦克风的文档。插入手写批注如果您的计算机是 Tablet PC，则可在文档中插入手写批注。墨迹将添加并显示在批注框中。1、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。2、在批注气泡中撰写批注。删除批注要快速删除单个批注，请右键单击该批注，然后单击“删除批注”。要快速删除文档中的所有批注，请单击文档中的一个批注。在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“删除”下的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。删除特定审阅者的批注1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。2、要清除所有审阅者的复选框，请指向“审阅者”，然后单击“所有审阅者”。3、再次单击“显示标记”旁的箭头，指向“审阅者”，然后单击要删除其批注的审阅者的姓名。在“批注”组中，单击“删除” 下的箭头，然后单击“删除所有的显示批注”。注释 此过程会删除您选择的审阅者的所有批注，包括整篇文档中的批注。提示 您也可通过使用审阅窗格审阅和删除批注。要显示或隐藏审阅窗格，请单击“修订”组中的“审阅窗格”。要将审阅窗格移动到屏幕底部，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。更改批注如果批注在屏幕上不可见，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的单击“显示标记”。1、单击要编辑的批注框的内部。2、进行所需的更改。注释如果批注框处于隐藏状态或只显示部分批注，您可以在审阅窗格中更改批注。要显示审阅窗格，请在“修订”组中，单击“审阅窗格”。要使审阅窗格在屏幕底部水平显示而不是在屏幕侧边垂直显示，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。添加或更改批注中使用的姓名1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。2、单击“个性化”。3、在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。注释您键入的姓名和缩写将由所有 Microsoft Office 程序使用。对这些设置所做的任何更改会影响其他 Office 程序。当对要用于您自己的批注的姓名或缩写进行更改时，仅会对更改之后的批注产生影响。不会对在更改姓名或缩写之前文档中已存在的批注进行更新。（2）审阅Word 2007文档中的各修订和批注2007-04-16 06:19作者：编辑整理出处：官方责任编辑：still-在 Microsoft Office Word 中，可以跟踪每个插入、删除、移动、格式更改或批注操作，以便在以后审阅所有这些更改。为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况下，Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。“审阅窗格”中显示了文档中当前出现的所有更改、更改的总数以及每类更改的数目。当审阅修订和批注时，可以接受或拒绝每一项更改。在接受或拒绝文档中的所有修订和批注之前，即使是您发送或显示的文档中的隐藏更改，审阅者也能够看到。审阅修订摘要“审阅窗格”是一个方便实用的工具，借助它可以确认已经从您的文档中删除了所有修订，使得这些修订不会显示给可能查看该文档的其他人。“审阅窗格”顶部的摘要部分显示了文档中仍然存在的可见修订和批注的确切数目。在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“审阅窗格”，在屏幕侧边查看摘要。若要在屏幕底部而不是侧边查看摘要，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。若要查看每类更改的数目，请单击“显示详细汇总”。按顺序审阅每一项修订和批注1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。2、请执行下列操作之一：在“修订”组中，单击“接受”。在“修订”组中，单击“拒绝”。在“批注”组中，单击“删除”。3、接受或拒绝更改并删除批注，直到文档中不再有修订和批注。为了确保所有的修订被接受或拒绝以及所有的批注被删除，请在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“审阅窗格”。“审阅窗格”顶部的摘要部分显示了文档中仍然存在的修订和批注的确切数目。一次接受所有更改1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。2、单击“接受”下方的箭头，然后单击“接受对文档的所有修订”。一次拒绝所有更改1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。2、单击“拒绝”下方的箭头，然后单击“拒绝对文档的所有修订”。按编辑类型或特定审阅者审阅更改1、请执行下列操作之一：在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。清除除了您要审阅的更改类型旁边的复选框以外的所有复选框。在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。指向“审阅者”，找到您要审阅其做出的更改的审阅者，清除除了这些审阅者名称旁边的复选框以外的所有复选框。若要选择或清除列表中所有审阅者的复选框，请单击“所有审阅者”。2、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。3、请执行下列操作之一：在“修订”组中，单击“接受”。在“修订”组中，单击“拒绝”。（3）在编辑Word文档时进行修订、管理批注2007-04-11 06:24作者：编辑整理出处：论坛整理责任编辑：still-用Word编辑文档时，可以轻松地做出修订和批注并查看它们。默认情况下， Microsoft Office Word 2007 使用批注框显示删除内容、批注、格式更改和已移动的内容。如果要查看所有嵌入式修订，可以更改设置以便按需要的方式显示修订和批注。 批注框显示格式更改、批注和删除内容。注释 为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况下，Word 显示修订和批注。“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。在编辑时进行修订1、打开要修订的文档。2、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。3、通过插入、删除、移动或格式化文本或图形进行所需的修订。您也可以添加批注。注释 如果您使用修订，然后将文档另存为网页(.htm 或 .html)，则修订会出现在网页上。关闭修订在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。如果自定义状态栏，使其包含修订指示器，则单击“修订”组中的“修订”也将关闭状态栏中的指示器。注释 关闭“修订”不会消除文档中的修订。要确保文档中不再有修订，请确保所有修订都已显示，然后对文档中的每个修订使用“接受”或“拒绝”命令。更改标记显示方式执行下列任意操作：您可以更改 Word 用来标记修订文本和图形的颜色和其他格式，方法是单击“修订”旁的箭头，然后单击“修订选项”。注释 尽管无法对不同审阅者做出的更改指定特定的颜色，但每个审阅者的更改在文档中会以不同的颜色出现，以便您能够跟踪多个审阅者。您可以内嵌方式查看所有修订(包括删除内容)，而不是在文档页边距中出现的批注框中查看。若要显示嵌入式修订，请在“修订”组中，单击“批注框”，然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。当单击“以嵌入方式显示所有修订”时，将嵌入式显示文档中的所有修订和批注。要突出显示所有批注框所在的页边距区域，请单击“显示标记”下的“标记区域突出显示”。（4）保护Word文档 防止不需要的修订和批注2007-04-13 06:16作者：编辑整理出处：论坛整理责任编辑：still-您可使用Word文档保护来限制审阅者可对您的文档进行修订的类型。让审阅者插入批注和修订1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。2、在“保护文档”任务窗格中，“格式设置限制”下，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”来指定审阅者可应用或更改哪些样式。3、在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。4、在编辑限制列表中，单击“修订”。(这包括批注以及插入、删除和移动的文本。)注释 对于不同的保护功能集，使用 Active Directory 目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护，请在“新密码(可选)”框中键入密码，然后确认此密码。要点 如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编辑限制。只让审阅者插入批注1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。2、在“保护文档”任务窗格的“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。3、在编辑限制列表中，单击“批注”。4、如果您要授予某些人对特定文档部分的编辑选项，可以选中文档的相应区域，然后选择哪些用户(一组或单个用户)可以编辑所选的文档区域。单击组或单个用户名旁边的下拉箭头可查找该组或单个用户可以编辑的下一个区域或所有区域，或者删除该组或单个用户的权限。注释 对于不同的保护功能集，使用 Active Directory 目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护，请在“新密码(可选)”框中键入密码，然后确认此密码。要点 如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编辑限制。停止对批注和修订的保护1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。2、在“保护文档”任务窗格中，单击“停止保护”。注释 如果您使用密码对文档添加保护，则需要键入密码才能停止保护。（5）Word文档修订内容的打开与关闭方法2007-04-18 14:12作者：编辑整理出处：官方责任编辑：still-Word 2007里可以自定义状态栏，向其添加一个用来告知您修订是打开状态还是关闭状态的指示器。在打开修订功能的情况下，您可以查看在文档中所做的所有更改。当您关闭修订功能时，您可以对文档进行任何更改，而不会对更改的内容做出标记。打开修订在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。注释 如果“修订”命令不可用，您可能必须关闭文档保护。在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”。(您可能需要知道文档密码。)关闭修订当关闭修订时，您可以修订文档而不会对更改的内容做出标记。关闭修订功能不会删除任何已被跟踪的更改。要点 要取消修订，请使用“审阅”选项卡上“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修订”。单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。（6）Word文档审阅批注作者姓名的更改方法2007-04-19 06:24作者：程欣出处：官方责任编辑：still-Word审阅者姓名或缩写显示在批注气球中(批注不使用气球时，显示在方括号中)。可以更改进行审阅批注时显示的姓名。更改要在批注中使用的姓名或缩写1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。2、单击“常用”。3、在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。注释您键入的姓名和缩写将由所有 Microsoft Office 程序使用。对这些设置所做的任何更改都会影响其他 Office 程序。更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写时，只影响更改后所做的批注。不会更新更改姓名或缩写前文档中已有的批注。将审阅者姓名设置为匿名保存的文档可以没有与文档相关联的审阅者的姓名或缩写。1、打开包含要匿名显示批注的已有文档。2、单击“Microsoft Office 按钮”，指向“准备”，然后单击“检查文档”。3、单击“检查”。4、单击“文档属性和个人信息”旁边的“全部删除”。要点 请勿单击“批注、修订、版本和注释”旁边的“全部删除”，这会永久删除文档中的所有批注。5、单击“重新检查”，然后保存文档。重新打开文档时，显示在文档中的所有批注都不会出现姓名或缩写。（7）重新应用Excel筛选和排序 或清除筛选2007-03-27 06:06作者：编辑整理出处：官方责任编辑：still-Excel2007教程：数据筛选与数据排序（8）带有修订和批注的Word文档的打印控制2007-04-18 06:13作者：编辑整理出处：官方责任编辑：still-Microsoft Office Word 提供了几个用于打印带有修订的文档的选项。您也可以在打印时隐藏修订。打印显示修订和批注的文档在打印文档之前，请切换到页面视图 (页面视图：文档或其他对象的一种视图，与打印效果一样。例如，页眉、页脚、栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上。)，按照在打印文档上所需的效果显示修订 (修订：显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置的标记。)和批注 (批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。)。您有几种选择。打印显示的所有标记 在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”。注释 单击“显示标记”将为选定的审阅者显示或隐藏文档中的所有标记 (标记：批注和修订，例如插入、删除和格式更改。在处理修订和批注时，可查看标记。打印带有标记的文档可记录对文档所做的更改。)。当显示所有标记时，所有类型的标记在“显示标记”菜单上都被选中。按类型或审阅者打印显示的修订和批注 在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”，然后选择要显示的修订类型。打印编辑或其他审阅者的修订和批注 在“审阅”选项卡上“修订”组的“显示以审阅”框中，单击“显示标记的最终状态”。当标记按照您需要的方式出现时，就可以打印文档了。1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“打印”。2、在“打印”对话框中的“打印内容”框中，单击“显示标记的文档”，然后单击“确定”。注释默认情况下，Microsoft Word 会选择缩放比例和页面方向来最好地显示打印文档中的修订。如果批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。)处于打开状态，文档会缩小以在打印页面上适应批注框。为了使您的打印页面可读，您可以关闭批注框，方法是单击“修订”组中的“批注框”，然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。您也可以将页面布局设置为横向，以可读性更佳的方式打印批注框和文本。在“页面布局”选项卡上，在“页面设置”下，单击“纸张方向”，然后单击“横向”。更改打印修订的版式1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“修订选项”。2、在“批注框”下，在“打印时的纸张方向”列表中，单击下列选项之一：自动 选择此选项时，Word 会自动确定提供最佳文档布局的方向。保留 选择此选项时，Word 会按照在“页面设置”对话框中指定的方向打印文档。强制横向 选择此选项时，方向是横向，留给批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。)的空间最大。打印文档修订内容列表1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“打印”。2、在“打印内容”框中，单击“标记列表”。打印时隐藏修订和批注1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“打印”。2、在“打印内容”框中，单击“文档”(而不是“显示标记的文档”)。