探讨行政事业单位固定资产管理的内部控制措施.pdf

基层管理2022 年第 9 期 乡镇企业导报85 探讨行政事业单位固定资产管理的内部控制措施 沈小婷（阜阳市中心血站，安徽 阜阳 236000）引言 在社会上，行政事业单位占据有利位置，对社会稳定性发展有支持性作用。在行政事业单位日常管理工作中，固定资产金额较大，如何加强内部管理是一项重要工作内容。在此背景下，固定资产管理工作是事业单位重要板块，与国家经济增长有直接关系。在实际工作过程中，行政事业单位固定资产管理工作存在缺少制度和责任机制、采购环节不规范、资产流程管理不规范等严重性问题，针对此种情况，本文主要简述单位固定资产管理内部控制的重要作用，分析以上问题，提出健全单位内部控制制度、完善固定资产采购环节、完善资产审批流程等针对性固定资产管理的内部控制措施，进一步提高固定资产内部控制管理水平，保证行政单位维持正常运转状态。一、行政事业单位固定资产管理内部控制的重要作用 行政单位拥有较多的资产资源，其中固定资产占据较大份额，企业保证固定资产安全性、完整性，为反腐倡廉工作奠定坚实基础。近些年，我国政府对反腐倡廉工作要求越来越高，行政事业单位应该跟随社会发展步伐，将反腐倡廉工作视为重要工作内容。在调查行政单位反腐倡廉情况过程中，发现国有资产流失问题比较严重，单位需要加强固定资产内部控制管理，进一步规范固定资产处理流程，有效遏制腐败事件发生。站在行政事业单位角度，管理人员加强固定资产管理可以维护单位整体利益，避免单位出现浪费问题，达到勤俭节约目的。事业单位运用科学管理方法，有效配置国有资产资源，发挥现有资源的作用，从而降低单位运营成本。二、行政事业单位固定资产管理内部控制工作存在的问题（一）缺少制度和责任机制 我国政府为规范行政事业单位工作流程，制定行政单位国有资产管理规定等政策文件，单位管理人员以此为基础，根据单位发展实际情况规范国有资产处理流程、提高国有资产管理水平。在实践过程中，部分事业单位没有按照相关法律法规制定固定资产管理制度，国有资产管理工作无章可循，当出现严重性问题时，管理人员难以将责任落实到个人，耽误管理人员制定解决方案。在日常管理工作中，工作人员没有妥善管理固定资产登记卡片，登记内容不完整，缺少编号、名称、使用年限等内容，造成账实不符现象。（二）固定资产采购环节不规范 在固定资产内部控制管理工作中，采购环节是重要部分，直接决定资产采购价格是否合理、质量是否满足要求等问题。事业单位在采购固定资产过程中，容易出现采购价格较高、质量较差、超出预算等严重性问题，使固定资产采购环节缺少规范性。在采购固定资产之前，单位内部缺少明确的采购计划，容易出现重复采购、资产浪费等问题，单位运营成本被进一步增加。事业单位缺少完善的采购审批机制，审批机制缺乏周密性，容易引发采购成本超支等问题，直接给单位正常运行状态带去不良影响。（三）资产管理流程不规范 行政事业单位管理人员不重视资产流程管理工作，资产流程没有得到规范，容易在此流程过程中出现问题。在工作人员申请购置固定资产过程中，没有说明固定资产购置原因，没有记录固定资产使用用途、使用情况等相关信息，难以确定相关责任人员。在工作人员转移固定资产过程中，没有向上级领导递交“资产转移批准文件”，容易出现个人占领单乡镇企业导报 2022 年第 9 期 基层管理86位固定资产问题。随着事业单位不断发展，单位工作人员数量越来越多，对固定资产的需求逐渐提升，单位固定资产数量越来越多，在资产管理流程不规范情况下，部分固定资产被闲置，引发资产利用效率较低等问题。部分事业单位在盘点固定资产过程中，发现部分固定资产被长期借给其他单位，部分固定资产被个人长期占用，而相关手续不符合规定，无法作为凭据，在个人或者其他单位拒不返还的情况下，事业单位将出现严重损失。（四）信息化建设不完善 在信息化时代，大数据、互联网等信息化技术被广泛应用在工作过程中，有利于提高工作效率，推动社会发展。在事业单位中，管理人员没有意识到信息化技术重要作用，不能完善单位信息化建设，在固定资产内部控制管理过程中，存在信息化技术应用水平较低等严重性问题。部分事业单位在固定资产数据和信息沟通上存在一定障碍，容易引发信息孤岛现象，固定资产内部控制管理质量水平较低，效率难以得到提高。（五）监督制度流于形式 在固定资产管理内部控制工作中，监督制度属于重要内容，但在事业单位中，管理人员忽视监督机制，单位内部没有设立内部审计部门，固定资产管理审计工作落实不到位，监管效果无法满足实际要求。部分事业单位已经设立独立的内部审计部门，但在实施内部监督制度过程中，固定资产账目和实际情况严重不符，相关工作出现流于形式问题。内部审计人员不重视固定资产管理工作，在监管过程中没有按照实际要求完成管理任务，使固定资产管理工作受到严重不良影响。（六）内部控制人员素质水平较低 部分行政事业单位存在内部控制人员素质水平较低问题，各项工作没有被及时完成，工作质量水平难以得到提高。在事业单位展开招聘活动过程中，招聘人员不关注应聘人员的素质和工作能力，仅关注其学习情况，导致部分应聘人员在入职后难以适应工作环境。在现实情况中，部分内部控制人员缺乏综合业务能力，风险控制意识不强，在实际工作过程中容易出现失误，给事业单位固定资产管理工作有序开展带去制约条件，行政事业单位正常工作流程无法正常运转。三、行政事业单位固定资产管理的内部控制措施（一）健全单位内部控制制度 事业单位需要健全内部控制制度，为固定资产管理内部控制工作奠定坚实基础。内部控制人员遵循相关原则，以事业单位实际发展情况为基础，结合日常工作重点内容，制定完善的内部控制管理制度。在内部控制制度中，内部控制人员应该明确规定固定资产购置流程、使用范围，明确使用人员的相关责任，要求在个人或者其他事业单位使用相关资产时，对使用情况、使用时间、资产编码、使用人员等信息进行明确记录，在个人或者其他事业单位返还相关资产时，仔细核查资产是否存在损坏等问题，对固定资产返还状态进行明确记录，为后续工作内容提供保障。针对固定资产退出情况，内部控制人员对其进行详细记录，避免出现固定资产流失问题。管理人员增强固定资产流程规范化程度，引导各个部门加入到固定资产内部控制工作中，并形成制约关系，促进部门之间的沟通和联系，使事业单位成为一个统一整体。在事业单位固定资产内部控制过程中，完善内部控制评价机制，确定评价标准和流程，将评价体系融入单位决策程序中，对固定资产内部控制过程和效果进行准确评价，发挥内部控制制度在固定资产管理工作中的重要作用。（二）完善固定资产采购环节 行政事业单位完善固定资产采购环节，准确记录各项信息，保证固定资产后续工作得到完善。在具体工作过程中，行政事业单位严格控制固定资产的质量，在购入资产之前，采购人员应该了解经济社会形势，以公平的价格购入资产。在购置资产过程中，将资产的价格、规格、数量和质量进行及时记录，了解资产的用途，妥善归置资产。针对单位固定资产需求计划，内部控制人员进行明确分析，严格把控固定资产采购和管理流程，保证固定资产采购环节可视化和透明化，加强固定资产内部控制管理。（三）完善资产审批流程 行政事业单位完善资产审批流程，避免在审批过程中出基层管理2022 年第 9 期 乡镇企业导报87 现其他严重性问题，给后续环节带去不良影响。在购置固定资产之前，内部控制人员应该详细向上级部门说明购置用途、使用情况等内容，并形成一份报告，方便日后查找，在上级部门签字之后，采购人员可以按照采购计划进行采购，为避免在中间核实流程中出现问题，采购人员在得到上级部门管理人员和采购部门管理人员双重认定之后，可以进行采购，在缺少某一个部门管理人员认定结果情况下，采购人员有理由拒绝采购请求。针对事业单位固定资产转移问题，转移人员需要将转移情况和时间等内容组合为一份文件，将其上传相关部门负责人员，在负责人员签字后，转移人员可以继续转移固定资产。事业单位合理完善资产审批流程，避免出现个人占用单位资源等严重性问题。（四）优化信息化技术平台 在信息化时代，事业单位优化信息化技术平台，利用信息化技术加强固定资产管理。管理人员结合固定资产使用、管理情况，购入信息化管理软件，满足内部控制管理需求。管理人员应该在理解事业单位发展情况下，确定信息化管理软件购入方式，若事业单位经济实力较强，管理人员可以根据固定资产实际情况，独自开发适合事业单位的资产信息平台管理系统，若事业单位经济实力较弱，管理人员应该在市场购入适合单位固定资产管理情况的信息平台管理系统，减轻事业单位生存压力。管理人员引入信息化技术和交流平台，将所有部门融合在一起，加快事业单位内信息传播速度，提高整体工作效率，管理人员利用信息化技术对固定资产进行合理配置和监管，实现电子化管理功能，针对固定资产相关审批流程，管理人员将其放置在网络平台上，采购人员、转移人员、内部控制人员通过网络将审批文件传给上级管理部门，部门管理人员在网络上直接对其进行审批，提高审批效率，完善审批流程，加快固定资产管理速度，将固定资产管理工作落实到实处。（五）增强单位内部监督职能 事业单位管理人员重视内部监督职能，创建内部监督部门，完善内部监督机制，将固定资产内部监督工作落实到实处。管理人员设置单独的内部审计部门，选择优秀人员担任审计人员职务，使内部审计部门具有独立性等特点，为有效发挥内部监督作用奠定坚实基础。管理人员提升内部审计部门在事业单位中的地位，部门负责人员可以直接向管理人员汇报相关情况。在日常审计工作中，其他部门需要及时配合内部审计部门工作，为内部审计人员提供固定资产相关信息，使内部审计工作具有流畅性特点。内部审计部门充分融合事前、事中和事后审计工作，完善固定资产内部控制活动，加强固定资产审计监督，保证固定资产保值和增值。（六）提高内部控制人员综合素质水平 行政事业单位管理人员在实施固定资产内部控制管理过程中，重视内部控制人员综合素质水平，帮助内部控制人员在工作过程中存在的问题，提高整体工作质量。在招聘过程中，事业单位招聘人员完善招聘流程，重点关注应聘人员的工作能力和综合素质，根据内部控制岗位需求，提高招聘门槛，选择合适的应聘人员，引入信息化匹配技术，将招聘人员的专业情况与性格特点与岗位进行匹配，选择匹配度较高的应聘人员。在应聘人员入职后，管理人员定期为其提供培训机会，帮助内部控制人员增强工作能力，顺利处理工作中存在的问题，同时，管理人员应该增加测试环节，考察内部控制人员的学习情况，使其拥有忧患意识。在日常工作过程中，管理人员保证内部控制人员拥有风险防范意识和创新理念，鼓励他们应用新技术，为固定资产内部控制管理工作提供支持力量。内部控制人员需要做好盘亏资产处理工作，保证各项基础工作比较扎实，增强固定资产内部控制完整性和准确性。结束语 综上所述，在社会不断发展过程中，行政事业单位已经成为社会组织的重要组成部分，完善事业单位管理结构是重要工作内容。事业单位管理人员应该健全固定资产内部控制制度，设立独立的内部审计部门，完善监督体制，提高固定资产管理效率，采购人员应该按照规定程序完成采购任务，明确单位需求，内部控制人员需要及时提高专业化水平，学习信息化技术，对固定资产进行合理配置和监管，满足内部控制需求。