采购_修改.doc

第三章 采购及付款管理第一节 业务介绍采购业务主要包括建立并维护供应商主数据、采购订单、采购收货、应付发票、采购付款、采购退货、应付贷项凭证等几个部分。 第二节 供应商主数据系统路径：业务伙伴-业务伙伴主数据必须字段代码： 按照要求的编码规则进行编码（详见后面的供应商编码规则）名称： 供应商名称外文名称：供应商的外文名称组： 选择对应的供应商组货币： 选择与供应商交易的币种，若采用多种货币交易选择多货币电话1：（关系到采购订单打印上面的联系电话）传真：（关系到采购订单打印上面的传真）联系人：可以定义该供应商的联系人，一个供应商可以有多个联系人地址：定义供应商的付款地址和运达地址，可以定义多个。付款条款：定义供应商的付款条款价格清单：定义该供应商适用的价格清单开户银行：供应商的开户银行银行账号：供应商的银行账号注意代码是供应商主数据的唯一关键索引，一经使用不允许更改。供应商编码规则供应商编码规则参考固泰电子的编码规则第三节 采购业务处理一、采购业务类型及流程及系统操作a、 采购订单生成采购业务流程如下：该业务流程对应系统操作该功能主要有两种方式实现，一种是通过MRP运算生成，一种是直接手工生成。 （1） 由MRP运算得采购订单 由生产部门相关人员进行MRP的运行，并进行“保存推荐”，由此得到采购订单。系统路径：物料需求计划-订单建议报表操作要点：a）、在订单类型中选择采购订单b）、选择“方案”c）、根据实际情况填写到期日、物料编码、供应商等信息，不进行填写表示选择在此物料需求计划方案下得到的所有采购订单操作要点：a）、确定选择标准填写无误b）、点击“确定”，得到以下画面 操作要点：a）、选择要进行创建的采购订单b）、点击“更新”，得到以下画面操作要点：a）、点击“确定”，回到“订单建议报表”界面，已完成操作的采购订单从报表中消失b）、点击“确定”，完成订单生成进行对已生成的采购订单的查看，进入采购应付账款-采购订单，点击按钮，查看生成的采购订单（2）手工生成采购订单系统路径：采购应付账款-采购订单操作要点：a）、按TAB键选择供应商b）、系统能够自动显示采购订单的类型和采购收货方式等信息c）、根据实际情况更改交货日期d）、把光标定位在物料编号上面，按TAB键，系统弹出物料清单e）、在物料清单中选择物料，按Ctrl键+鼠标左键可以跳选多个物料，按Shift键+鼠标左键可以连选多个物料f）、选择以后，点击“选择”按钮，回到采购订单的主界面，如下图操作要点：a）、输入各种物料的数量b）、输入物料的单位价格c）、选择税码d）、系统自动计算总价f）、如果发现选择的物料有误，可以在行上面点击鼠标右键，出现下面的画面操作要点：a）、点击鼠标右键，选择删除行b）、如果确认无误，则直接点击“添加”按钮，完成采购订单的新增特殊业务说明：由于哈工大固泰电子的采购供应商只有宇宙光电子公司，固泰电子向宇宙光电子下采购订单后，宇宙光电子生成销售订单（该流程参考用户手册销售部分），之后对外进行采购，采购收货（该流程参考用户手册采购部分）。注：销售订单特殊处理在销售订单“后勤”选项卡里采购订单一栏中打勾，如图所示，则该销售订单即可自动生成采购订单。b、 采购收货采购业务流程如下：该业务流程对应系统操作系统路径：采购应付账款-收货采购订单操作要点：a）、按TAB键，输入供应商编号b）、点击“复制从”按钮，选择“采购订单”，出现下面的画面操作要点：a）、选择需要收货的采购订单，按Ctrl键或者Shift键可以多选b）、选择以后点击“选择”按钮，出现下面的画面操作要点：a)、选项汇率的标准b）、选择选取物料明细行的方式c）、点击“下一步”，出现下面的画面操作要点：a）、选择需要收货的物料，按Ctrl键或者Shift键可以多选b）、根据实际收货情况输入收货数量c）、然后点击“完成”按钮，系统返回到收货采购订单界面，如下图操作要点：a）、如果选择物料有误，选中行以后，点击鼠标右键，选择“删除行”b）、删除物料后，如果要新增物料重新选择“复制从”，重复上面的操作，不能够使用“添加行”的功能，否则会导致数据错误c）、点击工具栏中的按钮，对标单进行设置，得到以下画面 操作要点： a)、点击“表格式”选项卡，选择需要显示的列，在相对应的“可视”和“活动的”中打勾，点击“确定”，完成对表格式的更改。b）、回到收货采购订单页面，在仓库处点击Tab健，更改要收货的仓库。在右边用户自定义字段中，选择采购收货方式。c）、如果确认无误，点击“添加”按钮，弹出如下页面操作要点：a）、选择批次，点击单据前编号，选中行显示为黄色b）、在“创建的批次”的行中输入数量，点击确定，完成批次的设定。c）、回到收货采购订单页面，点击“添加”，完成采购收货业务。d）、完成采购收货后，系统会按照约定的规则产生财务凭证，可以在会计页查看凭证操作要点： a）、点击工具栏上面的按钮，找到相应的采购收货单b）、点击日记账备注后面的图标c）、弹出该收货单生成的财务凭证对进入待检仓的原材料完成质检后进行库存转储，合格品进入合格品仓，不合格品进入不合格品仓，操作如下：库存-库存交易-库存转储操作要点：a）、在“从仓库”一栏中按Tab键，选择要进行转出的仓库（多为待检库）b）、选择物料编号，选择“到仓库”，填写数量c）、选择库存转储类型和采购接收类型，点击“添加”d）、进行批次号选择c、应付发票采购业务流程如下：该业务流程对应系统操作系统路径：采购应付账款-应付发票完成采购收货后，在收到供应商的发票时，采用系统的应付发票功能处理应付发票业务操作要点：a）、按TAB键选择供应商编号b）、选择复制从“收货采购订单”，弹出下面的界面操作要点：a）、选择需要开票的采购交货单，可以多选b）、选择需要交货的物料明细，可以多选c）、点击完成后回到应付发票主界面d）、确认无误后，点击“添加”按钮完成应付发票的添加e）、应付发票添加后，会根据系统约定的规则生成会计凭证，可以在会计页查看凭证d、付款系统路径：收付款-付款-付款收到供应商发票后，根据约定的付款条件，在合适的时候付款操作要点：a）、按TAB键选择供应商代码b）、该供应商所有没有付款的发票会列示在下面的表格中c）、选中本次需要付款的发票，点击工具栏上的图标，系统弹出付款界面操作要点：a）、选择付款方式b)、输入对应的总账科目c）、光标会自动定位到总计上面，按Ctrl+B，系统能够自动填入金额，避免手工输入错误d）、然后点击确定按钮，返回付款主界面，如下图操作要点：a）、确认无误后，点击“添加”按钮，完成付款处理b）、付款以后，系统会根据约定的规则产生财务凭证操作要点：a）、点击工具栏上面的按钮，找到相应的付款单b）、点击交易编号后面的图标c）、弹出该付款单生成的财务凭证二、采购退货采购业务流程如下：该业务流程对应系统操作采购退货分两种，一种是已经收货，但是发票未到的情况，另外一种是发票已到的退货。a、 退货对于已经收货，发票未到的情况，采用系统的“退货”功能进行处理系统路径：采购应付账款-退货操作要点：a）、按TAB键选择供应商b）、选择复制从“收货采购订单”，出现下面的界面操作要点：a）、选择需要退货的收货单，可以按Ctrl键或者Shift键多选b）、确定后点“选择”按钮，出现下面的界面操作要点：a）、选择汇率的标准b）、选择选取明细物料的方式c）、点击“下一步”，出现下面的画面操作要点：a）、选择需要退货的明细物料，可以按Ctrl键或者Shift键多选b）、修改需要退货的数量c）、点击完成，返回采购退货的主界面，如下图操作要点：a）、确认无误后，点击“添加”按钮，完成退货的操作b）、退货以后会根据约定的规则产生会计凭证，在会计页签可以看到b、应付贷项凭证对于发票已到的退货，采用系统的“应付账款贷项凭证”功能进行处理系统路径：采购应付账款-应付贷项凭证操作要点：a）、按TAB键选择供应商代码b）、选择复制从“应付发票”，出现下面的界面操作要点：a）、选择需要做贷项凭证的应收发票，可以按Ctrl键或者Shift键多选b）、点击“选择”按钮出现下面的界面操作要点：a）、选择汇率标准b）、选择选取明细物料的方式c）、点击“下一步”出现下面的界面操作要点：a）、选择明细的物料b）、输入需要退货的数量c）、点击“完成”按钮，回到应收贷项凭证的主界面 操作要点：a）、确认无误后，点击“添加”按钮b）、弹出“批次编号选择”界面操作要点：a）、选择物料号b）、选择要退货的批次，c）、添加“已选择数量”，点击按钮进行批次的选择，得到以下画面操作要点： a）、确定无误后，点击“更新”按钮，回到应收贷项凭证的主界面 c）、点击“添加”按钮b）、贷项凭证添加后，会按照约定的规则形成会计凭证，可以在会计页签查看凭证三、采购查询分析1、未清采购分析系统路径：报表-销售与采购-未清物料2、采购分析系统路径：报表-销售与采购-采购分析选择不同的纬度和条件进行采购分析。点击右下脚的图标进行图形分析点击设置按钮，设置图形分析的条件，设置以后，图形能够根据设置条件自动变化第43页 共43页