采购管理流程修改.doc

第1页采购管理流程

1. 目的：
规范公司采购作业，确保采购物、料、办公室用品及设备等符合公司规定要求。
2. 适用范围：
适用于本公司所需物、料、办公室用品及设备等的采购。
3. 相关责任方：
3.1 本文件的责任者：采购部
3.2 本文件的顾 客：申请部门
3.3 本文件的相关方：申请部门、总经办
4. 定义：
4.1采购周期：从供应商收到本公司《采购单》到交货所需时间段，称为一个采购周期。
5. 内容：
序号
流程
责任岗位
工作要求
相关文件/记录
1
开始

2

申购需求提出

需求部门
1. 各部门涉及的特殊物品、材料、办公室用品等申购
2. 机械设备申购。
《物料管理流程》
《设备管理流程》

3

评审

货仓/采购部/需求部门
1. 常用物品及材料由各部门至仓库领料，如不够数由仓库申请采购.
2. 仓库根据实际库存填写申购单，
采购员评审其内容是否完整，包括申购部门、签核；申购物料名称、编号、数量、需求日期及用途等，如内容不完整或有疑问时，采购员应退回《申购单》要求改正或重新填写。
3. 生产单位的特急单（非常规格物品，材料）相关部门负责人签核，采购员可协助先购回，但必须补办相关手续。
《请购单》
《申购单》

4
下采购订单

采购部
1. 采购员根据《申购单》核实货仓实际库存，形成《采购单》，决定是否要下《采购单》，根据物料订购批量、最小订购量等采购因素，决定订购多少数量为最适宜。
2. 对于生产所需物料采购，务必做到按申购单采购。
《申购单》

《采购单》
序号
流程
责任岗位
工作要求
相关文件/记录
5

制订采购单

采购部
1. 采购员根据确认后的采购条件制订《采购单》。
2. 采购需依核准的《申购单》下《采购单》
3. 《采购单》应清楚填写物料要求，包括：物料名称、型号、数量、交期、加工（材料）要求及其他技术资料。
4. 《采购单》需填写单价，规格，品牌等。
5. 采购物品如非月结供应商处提供，采用现金购买，不需制订《采购单》，购回后以《送货单》和《入库单》收据 结算。
《订购单》

《送货单》
《入库单》

6
核准

N

采购部/综合部
1. 《采购单》制订完毕后，采购主管，对照相关资料审核是否正确，是否完整，并将其交综合部长授权人批准。
《采购单》

Y

7

采购单执行

采购部
1. 核准后的采购单由采购员负责外传与供应商确认。
2. 要求供应商收到订购单当天规定时间内确认并签名回传，采购员应确认传真是否清楚。
3. 采购单经供需双方盖章后生效，采购保留供应商回传单据。
4. 公司制订采购单取不正当手段，一联采购自存，一联交财务，一联交货仓。
5. 必要时，采购员将相关资料（如图纸、样品、检验标准等）发送给供应商，以利其完全理解物料品质要求。
《采购单》

8

采购控制

采购部
1. 采购员将最终签核的《采购单》填入《采购日报表》中，追踪物料到料状况。
2. 现金申购依最终签核的《申购单》购买，采购员追踪到料状况。
《采购单》
《采购日报表》

序号
流程
责任岗位
工作要求
相关文件/记录
9
采购控制

技术部/营销部/采购部/需求部门
3. 《采购单》分发后，在以下情形应回收已分发的《采购单》，注明“作废”或视情况决定修改：
3.1 正常下《采购单》，采购在原订购单基础上增加数量并按订购单号码重新打印新的采购单。
3.2 客户减单或取消订单，对采订购单进行修改后重新打印新的订单。
3.3 由于工程技术误或不当导致物料需变更时，工程技术部发出通知采购停止采购，并取消已发出的《采购单》。
4. 任何已外传的订购单需修改或取消时，采购应在供应商未正式生产前以电话、传真或E-mail等方式通知供应商。
5．如供应商提出变更，采购征求相关部门意见决定是否接受，如：相关部门提出需送样确认时采购协助完成。不接受时与供应商协调解决办法；接受则通知相关部门变更内容。
《采购单》

10
交货

采购部
1. 《采购单》发出后，采购应按《采购日报表》要求交期督促供应商交货，并与申购部门协调后合理安排生产计划。
2. 采购员应告知供应商采购单交期，具体交货配合我司；
3. 对于较大的采购单分批交货时，采购员告知供应商每次交货要求。
4. 供应商交货时，所有来料必须有《送货单》，且与《采购单》的料号、规格、数量等一致。如有修改时，应由修改人在修改处签全名和日期。
5. 供应商交期如有延误时，采购应事前通知申购部门进行生产计划变更或调整，以利于生产安排。
6. 采购员依据货仓每天提供的《送货单》和《入库单》及时填入《采购日报表》中。
《采购单》
《采购日报表》
《送货单》
《入库单》

序号
流程
责任岗位
工作要求
相关文件/记录
11
验收

N
Y

1. 供应商交货入厂由货仓及IQC进行验证，具体依《仓库管理规范》和《品质检验管理流程》执行。
2. 如供应商来料不良或数量短缺影响生产时，采购应要求供应商以最快的速度处理。
3. 如供应商送货数量超过订购单数量时，超交部分由采购部根据生产状况决定收货与否，如不需要则退回供应商。
4. 供应商来料验证不合格时，依《不合格品管理流程》执行。退货由货仓开《退料单》，《退料单》必须有：采购部主管、品质主管、货仓主管、供应商签名，经供应商签名后分发货仓、采购部、财务及供应商各一份。
5. 来料整批不合格退货时，自通知日起2天内由供应商自行取回，未能准时取回者则由我司执行报废。
6. 使用中发现不合格物料，依《物料报废与退补管理流程》。
《仓储管理规范》
《品质检验管理流程》
《不合格品管理流程》
《退料单》
《物料报废与退补管理流程》

12
结束

1.仓库对各部门所申购物品采购到库后要及时通知各部门文员，以便及时领料。

6. 相关规定:
6.1采购管理制度
7. 支持性文件:
7.1《物料管理流程》
7.2《设备管理流程》7.3《仓储管理规范》7.4《品质检验管理流程》
7.5《不合格管理流程》7.6《物料报废与退补合格管理流程》

8. 支持性表单
8.1 《采购单》
8.2 《采购日报表》
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

生效日期：2011年5月25日 第5页/共5页