实体化改革视角下的企业档案管理模式与路径探究——基于实体化改革的地区公司.pdf

2023.4机电兵船档案企业档案工作聚焦摘要在国企三年改革的浪潮下，部分集团公司的地区公司通过实体化改革由地区管理机构转变为实体公司。本文从实体化改革视角下分析地区公司所面临的档案管理困境，并尝试探究适应该组织形式的档案管理模式与路径，以期促进其档案管理水平获得提升。张爱花 张景松实体化改革视角下的企业档案管理模式与路径探究基于实体化改革的地区公司 一、引言 地区公司作为集团公司的派出机构，主要协助集团公司总部管理所在地区的企事业单位，本质上是非市场经营主体，因此地区公司档案主要以管理类档案、会计类档案和人事类档案为主。随着实体化改革的不断深入，部分集团公司的地区公司由地区管理机构向企业集团转变，对所属企事业单位逐步实现集中统一管理，对档案管理的规范化、标准化、信息化提出新的要求。本文从实体化改革视角下分析地区公司所面临的档案管理困境，探究适应该组织形式的档案管理模式与路径，以期促进地区公司的档案管理水平获得提升。所指的地区公司仅指实施实体化改革的地区公司，与一般意义上的地区公司概念不同。二、地区公司档案管理面临的现实困境 (一)员工档案观念陈旧，档案收集与业务拓展不相匹配 在地区管理机构体制下，地区公司主要发挥监督指导的作用，对所属企事业单位的科研生产、经营管理介入较少，档案形成的类别主要以管理类、会计类、人事类为主；在企业集团公司体制下，地区公司主要发挥集中统一管理的作用，对所属企事业单位的科研生产、经营管理直接实施管理，档案形成的类别逐步向科研类、基建类、设备类、纪检类、审计类等档案类型延伸。而员工的档案观念和习惯停留在地区公司是管理机构的模式中，档案的收集与业务拓展不相匹配，档案的齐全性、完整性受到影响。(二)制度不健全，档案管理缺乏规范性 由于地区公司承担职责的特殊性，其档案管理制度往往停留在综合管理层面，操作性的规范和作业指导书一类的制度较为缺乏。特别是针对业务拓展所产生的新兴档案类型，档案管理要求甚至存在缺失的情况。档案管理制度不健全，档案分类方法、归档范围、工作流程、人员职责不明确，导致档案管理随意性较大，档案遗失现象时有发生。(三)档案管理分散，不利于档案的安全和管理 地区公司因组织机构简单、人员有限，基本未设置专门的档案管理部门，通常各门类档案分散在各业务部门管理，基本没有实现档案的集中统一管理。档案管理分散，往往容易造成档案遗失、损毁、资料不全或不便查找等诸多问题，特别是在部门职责调整或人员发生变动时，档案的管理和利用效能更是大大降低。(四)档案库房设施简陋，无法满足档案工作的发展需要 由于未实现档案的集中统一管理，地区公司的档案库房普遍比较简陋，没有配备档案密集架、除湿机、消防灭火系统、防入侵报警系统、防磁柜等设施设备，无法满足档案的安全管理要求。即使建设有档案库房，库房建设面积也很难满足档案集中统一管理的需求。此外，档案管理软件平台的缺乏，又制约了档案数字化、信息化工作的开展，这些软硬件设施的缺失或不到位，很大程度上制约了地区公司档案工作的推进，无法满足档案工作的发展需要。(五)档案人员配备不足，档案工作推进缓慢 因人员有限，地区公司的档案工作大多数由某个业务部门的专职或兼职档案人员负责。随着各类型档案的集中统一管理，原有的档案人员明显不足，再加上档案数字化和信息化对档案人员提出新的要求，有限的档案人员加上专业知识的不足，一定程度28机电兵船档案2023.4 企业档案工作聚焦上制约了档案工作水平的提升。三、地区公司档案管理模式与路径之应对策略 (一)完善档案管理组织体系，为档案工作提供组织保障 设置专门的档案管理部门，明确档案分管领导、各业务部门和所属企事业单位档案工作负责人以及专兼职档案人员，制定各级人员的档案工作职责，形成由地区公司集中统一领导，档案归口管理部门组织实施，各业务部门和所属企事业单位分级管理、协同配合的组织管理体系，为档案工作的开展奠定组织基础。机构、人员和职责明确后，便于定期或不定期召开档案专题会议，研究和解决档案工作中存在的诸如文书档案和会计档案集中统一管理，库存档案数字化加工优先排序，OA办公软件、PLM和ERP等业务系统电子档案管理等系列问题，推动各项档案工作有序开展。(二)健全档案制度体系，为档案工作提供遵循依据 依据国家档案局、国防科工局以及上级单位颁布的档案制度规范，结合本单位实际，构建以“管理办法(规定)、管理细则、操作性规范(作业指导书)”为主的三层级档案制度架构，以档案工作管理办法(规定)为总体纲领，以文书档案管理细则、科研项目档案管理细则、固定资产投资项目档案管理细则、产品档案管理细则、声像档案管理细则、实物档案管理细则、电子档案管理细则、借阅利用管理细则、库房管理细则等为具体指导，以文书档案整理规范、科研项目档案整理规范、固定资产投资项目档案整理规范、纸质档案数字化规范、档案管理系统操作规范等操作规范(作业指导书)为实操依据，构建覆盖“全职责、全业务、全流程”的档案管理制度体系，为档案工作的开展提供依据和遵循，推动地区公司的档案工作走上规范化轨道。(三)加大投入，完善档案管理设施设备 按照国家档案库房建设标准，改造或新建档案库房，配备档案密集架、除湿机、消防灭火系统、防入侵报警系统、防磁柜、消毒柜等硬件设施，使档案库房满足防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘的“八防”要求，保障档案实体安全。同时，采购并部署档案管理信息系统，建立多全宗电子档案管理平台，对地区公司和所属企事业单位各门类电子档案实施管理，为科研生产和经营管理的集中统一管理提供档案支撑。(四)丰富档案资源，提升服务质量与效率 针对地区公司业务实际，研究制定本单位 文件材料归档范围和保管期限表，明确管理类、科研类、产品类、基建类、设备类、会计类、人事类等各门类档案的归档范围和保管期限，为各业务部门和所属企事业单位档案的收集与整理提供依据和指引。同时，每年年初制定档案工作计划，明确年度档案工作重点，组织各部门、各单位有序开展归档工作，切实做到业务工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里。同时开展档案编研和档案检索工具开发，强化档案资源的开发与利用，提升服务质量与效率。(五)加快档案信息化建设步伐，变“死档案”为“活资源”建设档案管理信息系统，逐步实现档案管理系统与OA办公软件、PLM、ERP等业务系统的接口集成，通过电子档案管理平台对各业务部门和所属企事业单位产生的档案开展收集、整理、检索和利用工作，推动档案管理由纸质档案向电子档案转变。同时，对利用比较频繁的证照、专利、公文等常用库存档案以及凭证价值和历史价值较大的合同、协议、图纸等重要库存档案优先开展数字化加工和数据挂接工作，加快档案信息化建设步伐，变“死档案”为“活资源”。(六)完善考核评价机制，强化档案管理监督力度 将档案工作完成情况列入各业务部门和所属企事业单位的经营业绩考核范畴，考核分值可参考保密、质量、安全考核比重，考核指标可涵盖档案收集、整理、移交、利用和保管等各个方面，通过考核扣分督促各部门和各单位按照年度工作要求和归档计划完成各项档案管理工作。同时，适时对各部门、各单位开展档案工作检查，并将检查结果通过OA办公平台等内部网络进行通报，促进各级人员档案意识提升，档案责任得到落实落地。(七)强化培训和学习，提升专兼职档案员业务水平 组织专兼职档案人员积极参加国防科工局、上级公司、档案协会等开展的档案业务培训，通过专业培训、业务交流、以干代训、调研学习等形式，不断提升专兼职档案人员理论知识、专业素养和能力，建立一支与档案业务发展相匹配的专业队伍，为档案管理水平的提升奠定人才基础。四、结束语292023.4机电兵船档案论坛 一、知识管理概述 知识管理包含了现代管理理念、经济理论和现代信息技术，可以将大量的信息通过程序化的管理，使之从分散、无序的信息转化成集中、有序的知识，从隐性知识转化成显性知识。理念、资源和技术是其组成的三大要素。理念是管理中最重要的部分，一方面知识的理念可以指导人员用知识的思维去处理信息、挖掘信息，使无用的信息成为有价值的知识；另一方面，共享的理念可以促进各部门之间的协同合作，使信息资源得到最大限度地开发利用。资源是管理的对象，也是管理的基础。知识资源包括显性知识和隐性知识，在某些情况下，显性知识和隐性知识可能会转换。技术是管理的手段，也是实现管理目标的重要方法。知识管理技术从广义上包括现代信息技术、知识管理工具和知识管理软件，狭义上仅指现代信息技术。知识管理的流程包括对知识的获取、组织、应用和共享，目标则是创新。总的来说，知识管理就是积累创造应用再积累再创造再应用的循环过程。二、知识管理在档案信息资源开发利用中应用的必要性 (一)社会需求 经济和科技的发展推动着时代的进步，社会对于档案的需求也随着时代发展在发生着变化。首先，人们对于档案的认识发生了巨大的改变。自古以来，档案一直是为政治所服务的，并不对社会民众开放，所以人们对于档案并不了解，还有一定畏惧的想法。但现在随着时代的变迁，越来越多的人开始了解档案并愿意使用档案，档案馆的查询人数逐年提升，人们对于档案的利用需求也越来越多样化和个性化。引入知识管理指导档案信息资源的开发利用工作，不仅使人们对于档案有更深层次的了解，还迂 娜基于知识管理的档案信息资源开发利用研究摘要知识管理是在知识经济时代中产生的一种全新的管理理念和方法，融合了现代管理思想、知识经济理论和现代信息技术。本文在了解知识管理和档案信息资源开发利用的基础上，将知识管理与档案管理相结合，分析了将知识管理应用于档案信息资源开发利用的可行性和必要性，并提出了一系列的管理方法，以期使档案信息资源得到有效合理地开发利用。随着改革的不断深入，地区公司对档案管理的规范化、标准化、信息化要求必将日益迫切，深入研究档案管理的模式与路径，不仅可以促进地区公司档案工作水平获得提升，还将对其科研生产和经营管理产生深远影响。参考文献：1于智弘.国有大型军工企业档案数字化转型助力企业加速实现两化融合J.机电兵船档案，2020(1)2孙卫红，樊笑婕.浅析企业集团二级档案管理的困境与建构策略基于二级企业的视角J.机电兵船档案，2020(1)作者简介：张爱花，本科，工程师，任中船九江海洋装备（集团）有限公司科技与信息化部档案业务主管。张景松，硕士研究生，高级工程师，任中船九江海洋装备(集团)有限公司副总信息师、科技与信息化部副主任。(责任编辑 郑玫)30