企业数字化行政管理创新的应用场景与实践.pdf

管理纵横企业数字化行政管理创新的应用场景与实践杭州周芳芳“十四五”规划提出：“加快数字中国的建设，全面推动生产方式、生活方式和管理方式的转变。”随着新一轮技术革命的发展，数字化时代的来临，数字技术对经济的拉动作用越来越明显。企业是市场经济中的重要主体，它的数字化转型势在必行。从我国目前的发展状况来看，行政管理方面的问题不仅会对提高企业的效率有很大的影响，而且对企业的发展也会产生一定的影响。因此，企业必须通过数字技术来进行行政管理制度的创新，以求达到降低成本、提高效率的目的。由于企业的经营活动内容非常丰富，所以在实际中运用数字技术的可能性也很大，在实践中可以得到一定的经验和思考。本文重点探讨了企业数字化行政管理创新的意义和实践，以期能对企业的行政管理改革有所启发，从而为企业未来的发展提供参考。一、企业数字化行政管理创新的意义1.有助于解决现有行政管理弊端。从目前的行政管理现状来分析，目前的管理体制不完善、效率低下、管理人员素质低下等问题，既归于企业传统行政管理工作特点，也取决于企业的战略与发展愿景。将数字技术引人到企业的行政工作中，可以很好地处理一些常规系统所面临的问题。由于传统的行政系统过分依靠人工，造成了很多的管理负担，在实施了数字化行政的改革之后，一些部门可以进行自动化的管理。在过去的几年里，政府的行政工作主要依靠个人的经验和判断力。传统的企业管理大36多依赖OA等，其功能不强，缺乏人性化，而采用数字技术可以很好地克服这种不足。企业的经营管理数字化并非是一种巧合，它已成为现代公司实现高品质发展的必然选择。2.有助于提升行政管理效能。在企业数字化行政管理的改革中，主要是借助数字平台来提高企业的行政管理效率。一些企业的行政审批程序太繁琐，要经过一轮又一轮的审批，这就造成了管理的低效。在建立了数字化平台之后，尽管相关的审批流程并未发生变化，但在线审批可以节省大量的人力、时间，提高了工作效率。例如，企业印章的管理，利用数字化的平台，可以实现统一的保管，在线的流程，审批批准后，可以用印机进行盖章。而数字平台则能有效地促进企业各部门的协作。随着企业管理的数字化转型，各部门间的信息交流将不再是一座“孤岛”，可以通过数字平台进行信息交流，提高交流的效率，同时，各部门间的合作也会更加顺利，这对提高企业的行政管理效率有着很大的作用。3.有助于实现企业降本增效目标。在世界范围内，随着世界经济的快速发展，企业为了保持自身的活力，应制定明确的降低成本和提高效率的目标，实现企业高质量发展。高成本和低效率已经严重阻碍了现代企业的发展，必须通过数字技术来推动企业的发展。数字化行政管理可以有效地减少企业的经营成本。由于企业行政管理会受到经营活动的各个环节影响，所以在经营过程中，行政费用也是一项很大的开支，运用数字技术可以达到控制成本的目的，减少整个经营的费用。数字化行政管理也是达到效率效益的根本。随着数字化行政管理的改革，把繁重的工作交由数字技术处理，提高了行政管理效率，从而提升了企业的总体效益。二、企业数字化行政管理创新的应用场景与实践案例1.数字化制度管理。在传统的企业制度管理中，存在着制度不规范、管理困难等问题，推行数字化管理模式，既能有效地解决这一问题，又能使管理工作更便捷、更迅速。一是对企业的各种系统进行了分类和识别，使系统的查询更为便捷。二是实现了网上系统的发布和传递，提高了行政效能，加速了系统的工作实施。三是实现了网上系统的分析和评估，既方便了系统的制定，也方便了系统的实施。J公司企业采用EBPM系统的数字化系统，积极推动了数字化行政的实践。在制度编制阶段，实现了内容的自动转换、文件条款的共享和协作，在系统的管理方面，实现了系统在线发布和查询，并设置了不同的权限，以确保系统的安全。在系统评估阶段，通过动态评估，不断优化系统，提高系统的效能。自从建立了数字化的管理平台，系统的管理问题得到了有效地解决，也得到了进一步的改善。此外，企业数字化行政管理应用场景主要包括空间管理数字化场景、员工连接数字化场景、后勤服务数字化场景等，为企业的行政管理工作带来极大便利。2.数字化采购管理。从现代企业的采购管理状况看，目前我国企业的管理纵横采购管理中，存在着较高的采购成本和管理松散的问题。尤其是在某些企业的采购过程中，由于没有健全的采购管理程序，导致了采购管理的混乱，部分企业的经营过程不明朗，加大了采购管理的难度，当前许多企业的采购管理都是通过OA、E R P等软件来实现的，这就导致了管理的低效。从这一点可以看出，在企业中实施数字化采购管理系统是一种必然趋势。例如，J公司采用了数字行政采购系统，体验非常好。本系统包含八个功能模块，既可以管理采购需求，也可以管理订单，还可以管理供应商和合同。本系统的主要功能是在系统的日程表中设置采购任务，并对采购任务进行智能提醒，智能分析，通过对采购金额变动趋势的自动统计，使管理者清楚地了解支出成本，通过对B2B付款的支持，实现了在线的金融支付，有效地解决了行政代付的问题。采用了数字采购制度，企业的采购成本支出更合理，行政管理也更具科学性。3.数字化固定资产管理。企业要想获得良好的发展，必须进行有效的固定资产管理。一方面账实不符，导致了固定资产的损失。在大公司中，行政人员要管理数千项固定资产，很难清点，很容易出现固定资产的真实数额与账目不符的现象，这种情况，很容易导致公司的亏损。另一方面固定资产的管理不规范，导致了闲置和浪费。主要是由于固定资产登记、使用等方面的薄弱，导致急需物资找不到，常用物品无存货。而数字资产管理方式就是很好的解决办法。通过对企业固定资产进行数字化管理，使企业的行政管理工作有了很大的提高。一是实现了自助登记、提取固定资产。员工本人可以使用软件进行注册、领取，并设置回车提示。二是即时查询。在每个固定资产上都有二维码，通过手机扫描就能了解到资产的详情。三是联合清点，提升工作效率。实现了部门清点、员工清点，降低了管理人员的工作量。通过对资产进行数字化管理，使公司的资产增值得到了有效地提高，并在一定程度上促进了公司的行政管理信息化。结合实际的工作内容分析，数字化固定资产管理逻辑可以用下图表示。资产采购申请领导签批资产卡片（全过程）资产库资产盘点V资产归还使用部门图数字化固定资产管理逻辑4.数字化活动管理。企业数字化活动，既能反映公司的文化，又能提高员工的工作热情。在传统的行政管理方式中，行政人员往往无法有效地进行活动的沟通，从而导致活动的效果不理想，还有一些问题，例如，职工的参与度较低，形成“形式主义”。这样一来，公司的活动就失去了意义，会起到反作用。所以，在现代企业中，必须积极地进行数字化的经营管理。J公司引进了数字活动管理系统，收获了很好的应用效果。通过网络通知和群内交流，有效地提高信息沟通效率。同时，通过移动签到、多场景直播等形式，让员工能够有更多的选择来参加，提高了员工的积极性。同时，通过网上的收费管理，使收费更方便、更灵活，有利于活动的顺利进行。通过实施数字活动管理，企业参加活动的人数不断增加，有效地调动了员工的工作热情，并在实践中形成了良好的企业文化。这种管理方式具有人性化、智能化的特点，使行政工作的水平得到提高。三、企业数字化行政管理创新的思考许多企业在实施数字化行政管理方面的尝试取得了良好效果，既改变了传统的行政管理方式，又提高了行政管理工作效率。1.数字化理念转变是基础。为了实现企业的健康发展，应积极走数字化的道路，实现企业采购的核心竞争力。一方面，企业经营者必须领用验收全面了解数字化行政。数字化行政不仅资产报废要运用数字系统，还要把数字规划建设到资产零用之使用部门化转型所面临的机遇和挑战，确保行政管理工作效率的提高。另一方面，要树立正确的数字发展观念，顺应时代潮流。对现代企业而言，数字化发展的理念不能只停留在理论上，而是要把数字化理念真正落实到实践中去。根据时代特点和数字技术的变化，对企业的经营方式和经营目标进行调整，以实现企业的高质量发展。2.数字化技术应用与融合是枢纽。为了达到最佳的效果，必须将数字技术与企业的行政管理相结合。一是针对企业的管理需要，加大对数字技术的运用和创新。在引人数字技术的过程中，企业不能脱离现实，必须将相关技术与企业的需求相适应，避免造成资源的浪费。二是建立健全的行政管理信息化平台，根据行政管理的现状、需求和目标，对行政管理系统进行数字化管理，对采购的第三方平台也要进行调整和优化。（作者单位：浙商总会国际标准化委员会）37整个行政工作中去，有目的地推动数字化资产调拨行政管理的创新进程。同时，企业高层管理者也要正视数字