学校档案管理制度(15篇).doc

学校档案管理制度(15篇)学校档案管理制度(15篇)在社会开展不断提速的今天，越来越多地方需要用到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是搜集的学校档案管理制度，欢送阅读与收藏。建立健全学校平安档案，目的主要在于为学校各级指导，上级有关指导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的根据。校指导对此应高度重视，并确定一名校指导详细负责和指导资料的搜集、分析、挑选、立卷、归档等建档工作。档案人员应按平安工作的详细要求搜集各种平安档案资料，并将挑选后的资料分类入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。由专门负责平安工作的校指导指导安排档案保管工作，确保档案详实有效，便于平安工作的开展定期对平安档案进展，完善平安工作制度体制，分析平安工作的缺乏，及早提出整改备案。校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建立历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作效劳，根据上级有关规定，特制定本制度:一、档案的搜集要充分认识校舍档案搜集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以搜集，档案的搜集方法主要做好立卷归档和日常搜集两方面工作。1、搜集之前要明确归档范围、时间、要求。2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。二、校舍档案管理1、边鉴定边，按要求进展分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。2、严格遵守档案工作原那么。最大限度地保持文件之间的历史联络，利用原有根底，便于保管和利用。3、档案要充分利用原有的根底。4、档案的必须便于保管和利用。三、档案的保管按要求设立库房，库房的要求到达“十防”，按要求设置保管设备，材料要到达防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。四、档案的移交交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。五、查阅和借阅1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和指导批准手续。2、查阅或借阅，只允许在档案室进展。3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让别人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。六、档案保密档案室必须有平安保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随意翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经指导审批后，二人以上人员监销。七、清销1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进展统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保存价值，经鉴定小组的鉴定同意前方可清销。2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收买站。为了进一步加强档案的平安保管工作,制定档案管理制度如下：1.严格执行档案平安保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责;2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求;3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为根据，不得弄虚作假，出具假证;4.档案管理人员实在做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统;5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进展平安检查。做好节假日平安检查工作，发现问题，及时处理;6.借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料，不得转借别人，不得带入公共场所;7.非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。一、学校档案实行统一指导、综合管理、专人负责的管理方法，任何处室和个人不得将档案据为已有。二、档案室做到专室、专柜、专夹，装备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。三、按照档案法和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作指导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的监视下抄录有关内容或出具有关证明。六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料聚集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作指导小组要定期进展检查，发现问题及时补救。八、做好平安保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丧失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原那么，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进展一次抽查，年终进展一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经容许不得进入档案室。三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏1424，相对湿度为45%60%）。五、档案室设施要经常进展检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完好正常。六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。一、档案建立(一)建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级指导，上级有关指导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的根据。校指导对此应高度重视，并确定一名副职校指导详细负责和指导资料的搜集、分析、挑选、立卷、归档等建档工作。(二)学校建立档案资料室，由专职(或兼职)管理，按小学档案资料搜集范围细目建立档案。(三)全面系统地建立健全学校档案、老师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，老师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。二、档案立卷(一)档案人员应按资料搜集范围及时搜集各种档案资料，并将挑选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。(三)凡档案资料搜集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保存。三、档案补充(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记，交校有关指导阅后，即立卷归档。(三)校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教诲处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期完毕时，集中交档案人员立卷归档。四、档案转递教职工因工作调动，需要转递档案，必须安上级有关部门通知的转递工程逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。五、档案查阅(一)校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要指导批准前方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关指导同意前方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。六、档案平安保密(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、枯燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受别人委托者，还须出具别人上述任一证件（含复印、件）及委托查阅申请书。二、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，()须经办公室负责人或学校分管指导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；假设续借，需办续借手续。四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。七、未经主管校指导批准或办公室受权，任何单位、个人无权公布档案内容。1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份完毕归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份完毕归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。3、归文件材料必须搜集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、明晰。1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续前方可借出，并在23天内归还。2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。3、查阅或需摘录机密档案，须经指导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，制止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借别人或单位，一经发现依法处理。6、凡未经，登记完毕的档案，一律不外借。1、严守有关保密守那么。2、不随意携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。4、提供利用机密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。为了加强档案室管理工作，实在做到“八防”，确保档案的平安和质量，特制定本制度：1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。2、档案室内严禁吸烟，工作人员分开档案室时，要关闭门窗，切断电源。3、档案室内要经常进展通风，清扫，保持清洁枯燥，按时更换防虫药品。4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案平安。5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。档案统计：1、建立档案统计台帐，对收进、移出的档案资料做到帐物相符。2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报。档案鉴定和移交：1、成立档案鉴定工作小组。2、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位保管期限表，定期对已经超过保管期限的档案进展再鉴定，准确地断定档案的存毁。3、销毁无保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见。登记造册，经单位指导人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。1、学校平安工作建立平安档案，并设专人管理，由李媛媛老师负责。2、上级主管部门关于学校平安工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。3、学校制定的平安管理方案各种平安管理制度，突发平安事故应急预案和组织指导机构等材料都要装订归档。4、学校自查平安隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。5、对于突发平安事故，应同步介入搜集相关材料归档备查。6、学校和各部门及每一个教职员工层层签订的责任书，学校和家长签订的平安责任书都要装订归档管理。7、学校每周的平安值班记录要装订好后归档管理。8、学校平安工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进展管理。9、管理人员随时搞好平安档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。10、管理人员随时注意搜集平安管理材料并及时归档。假设发生遗漏和失误要追究管理者的责任。11、管理人员有权向平安事故处理小组提供有关方面的材料根据和被认可的证明材料。（一）建立健全学校各类档案，为学校各级指导，上级有关指导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的根据。并确定一名副职校指导详细负责和指导资料的搜集、分析、挑选、立卷、归档等建档工作。（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按中学档案资料搜集范围细目（附后）建立档案。教诲处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。（三）全面系统地建立健全学校档案、老师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，老师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。（一）档案人员应按资料搜集范围及时搜集各种档案资料，并将挑选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。（三）凡档案资料搜集范围细目中未编入，照片档案盒，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保存。（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，()交校有关指导阅后，即立卷归档。（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教诲处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，每学期完毕时，集中交档案人员立卷归档。教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递工程逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要指导批准前方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关指导同意前方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内完好无损地归还。六、档案平安保密（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、枯燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。一、档案工作是学校工作的重要组成局部，学校所有工作部门均应按照上级教育部门和的规定进展档案的搜集、归档等工作。二、凡本学期的档案，原那么上由行政、德育、教学、总务、平安办分块建档，每学期末，统一汇总交学校档案室归档管理。学校档案室工作目前由办公室分管。三、行政办公室、教务处和政教处必须明确专人分管本部门工作。如有人员调动，必须做好移交工作，档案管理员和各处、室负责档案工作的人员，应熟悉有关档案工作的规定的业务，及时、认真、标准地做好档案工作，并做好归档记录。四、学校档案室的档案材料原那么上不得外借，查阅档案必须在档案室内进展。特殊情况须经校长同意才能借出档案室外，并于当天归还。五、借阅档案要履行借阅登记手续。档案必须整本借阅，不得散借，摘录档案内容需征得管理员同意。学校印章管理方法一、印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到学校各项管理活动的开展，为标准和加强对各类印章的管理，特制定本方法。二、凡冠有“深圳市龙岗区xxxx初级中学”字样的各部门印章和各种业务专用章，以及校指导的签名章，均适用本方法。三、印章的刻制统一由学校办公室审核、办理、备案、保存印模、发文启用并监视使用。四、学校印章是学校职权的合法代表，主要使用在学校对外出示的证明、证书、合同、公文（函）等文书上。五、印章是行使组织权利的外在表现形式，学校任何部门必须严格在本部门的权限范围内使用印章，不得越权用印。六、学校各部门印章使用，应经本部门指导审批同意前方可用印。七、经学校研究决定撤销的部门，应将原有印章交由学校办公室统一归档。八、“深圳市龙岗区xxxx初级中学”印章和校指导签名章统一由学校办公室负责管理，学校各部门的印章由本部门负责管理。九、各部门指导对印章的管理负责，并指定政治上可靠，有高度组织性、纪律性的人作为部门的监印人，负责管理本部门印章。十、监印人必须亲自用印，用印前必须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，确认无误前方可用印。盖印时要求图章明晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，跨年压月处），盖印后要保存好用印根据材料，并做好详细登记，以备查考。十一、监印人对印章必须妥善保管，不准随意将印章放在桌子上，监印人不在时必须把印章锁好，以防丧失，如有丧失要立即报失。十二、各部门越权用印，监印人不按规定用印及因监印人管理不善造成印章丧失的，属工作渎职行为并追究当事人责任；严重越权用印行为或造成学校重大损失的，按严重渎职和重大责任事故处理，追究当事人的行政责任和经济责任。对于未经、公章的，学校将追究部门指导的行政责任，对因此造成损失的，学校还将追究其经济责任或法律责任。档案库房应贯彻“以防为主、防治结合”的原那么，限制和克制不利于档案平安的因素做到最大限度地延长档案寿命，便于档案的提供利用。一、档案专用库房箱柜、设施、装具及防护措施腰腹和业务部门的统一要求，库房内箱柜的摆放、案卷的存放要从左至右，标准有序，有固定位置，存取方便，并有箱柜、档案示意图。二、库房设有保险装置：做到八防：防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防晒、防污染。灭火器要放在显著位置，易取易放。根据需要装备加湿器、去湿器、吸尘器、空调设备和计算机等设备。三、每日坚持库房温湿度记录，并采取必要措施调节库房内温湿度。温度和湿度分别控制在14-25度和45-60%，利于进步各类档案的保管质量和寿命。四、每年检查箱柜内防虫药品，及时置放，每周进展卫生扫除，保持整洁。五、库房内外要有明显的“严禁烟火”标志，任何人不准在库房内吸烟。六、库房内非工作人员制止入内，如工作需要进入时，必须有档案管理人员一同前往。七、每日下班时做好平安检查，关窗、断电、锁门，节假日贴好封条。1、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。2、档案库房必须稳固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。3、对库房内各种档案进展科学分类、排列、编号，分别上架入柜，柜架排列科学、合理。4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库内温度应经常保持在l424摄氏度，相对湿度保持在45%-60%。7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊及时修补、复制。8、档案管理人员分开时应熄灯、关好门窗。一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校指导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。七、档案馆工作人员或利用者，如有违背保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。第一条平安工作档案是学校档案的重要组成局部，反映了当时学校平安工作情况，为今后开展工作提供参考资料和文献。建立学校平安工作档案管理制度，完善学校平安工作档案，对于促进学校平安工作标准化、制度化具有重要意义。第二条学校平安工作档案台帐坚持实事求是原那么，客观全面地反映本单位平安工作的开展情况。第三条学校平安工作档案管理由平安指导小组办公室负责。各部门组织开展的平安工作必须做好记录，并及时上交学校平安指导小组办公室，学年末统一交档案室保管。第四条平安工作档案要有统一的分类标准，将文件材料分门别类归档。第五条学校平安工作档案一般应保存三年，重要的作长期保存。第六条学校平安工作档案内容主要包括：（一）学校平安工作组织机构及人员；（二）学校平安工作规章制度；（三）学期平安工作方案和总结；（四）学校签订的平安工作责任书留底以及教职工平安工作考核情况；（五）有关平安工作的各类文件；（六）研究平安工作的会议记录；（七）学校平安法制宣传教育活动的方案、施行过程记录等相关材料；（八）平安工作检查、隐患排查和专项整治的工作方案、排查情况记录、治理结果记录等。（九）突发事故应急预案以及演练情况记录；（十）学校教职工平安培训材料；（十一）学校发生的各类平安事故以及调查处理结果记录；（十二）学校平安设施建立及平安经费投入情况；（十三）心理问题学生、行为问题学生、特殊体质学生档案；（十四）学生接送车相关材料；（十五）上级布置的各类平安工作完成情况、上报的材料留底。