IT固定资产管理.docx

IT固定资产管理IT固定资产管理目录第一部分 概述11目地12定义与范围13职能说明24资产编号25固定资产运作35.1 资产入库35.2资产发放35.3 资产使用35.4资产维修35.5资产报废46低值易耗品清单47备注说明4第二部分 业务流程41资产领用申请51.1新员工入职51.2在职员工申请资产62资产借用申请63资产变更申请74资产退还申请85资产丢失96资产报废117资产盘点11第三部分 IT表格12第一部分 概述1目地为保证公司固定资产得到合理的采购，调配与应用，IT资产调配流程与管理方式，特制订本制度，本制度中的固定资产，特指IT类固定资产2定义与范围本规定适用于与公司有形固定资产，参照财务部固定资产列表，IT固定资产（金额在人民币5000元以上）包含台式电脑，笔记本电脑，服务器，打印机，网络设备，电话交换设备，传真机，扫描仪，手机等设备。其中台式机适用于办公室人员；笔记本电脑分为12英寸和14英寸。适用于经常性出差人员。本固定资产不适用于家具，保险柜等非IT类固定资产3职能说明角色职责资产使用人负责对自己领用和借用的资产进行保管。负责对人为造成的损坏进行维修和赔偿部门负责人负责对部门下属员工的标准配置资产领用申请进行审核资产管理员负责管理公司有形固定资产与无形信息资产。是公司所有的固定资产的责任人信息部经理负责对特殊配置需求的固定资产申请进行审核4资产编号为了统一资产编号，方便管理，特制订资产编号规范如下：第1、2位代表类别第3、4位代表购买资产年份第5、6位代表购买资产月份第7、8位代表资产编号类别描述类别描述类别描述PC台式机NB笔记本PR打印机HD移动硬盘FW防火墙RT路由器SW交换机MP手机UP不间断电源SC扫描仪PJ投影仪SR服务器2011年10月购买的第1台笔记本：NB-11-10012012年2月购买的第33台台式机：PC-12-02335固定资产运作5.1 资产入库新购资产到货后，由资产管理员检查是否与采购明细一致，核查完毕后，粘贴资产编号，更新管理数据库，并与财务部SAP List进行对比确认。5.2资产发放在完成相应资产申请审批流程后，由资产管理员指定发放给资产复核人，由复核人直接发放给使用人或部门负责人5.3 资产使用员工要爱护公司资产，禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用。公司所有固定资产应指定责任人，通常为资产管理员。个人使用的固定资产，责任人即为使用人，对该资产的完好性负责，由于使用不当或不慎而造成的设备损坏，使用人应承担设备 维修费用，无法修复的，按丢失处理，如发现私自更换设备，损坏或拆卸部件等行为，资产管理员有权中止设备的使用权，并追究设备使用人的责任。5.4资产维修公司资产在使用过程当中发生故障或者损坏时，使用人需要报到资产管理员处，由资产管理员与维修商联系，维修商进行检测，报价，维修。在维修的过程当中，公司会提供备用 机给员工，人为损坏所发生的费用由个人承担。5.5资产报废对于部分电脑丢失、硬件损坏无法维修的资产，资产管理员每三个月执行一次资产报废，并确认公司数据已经清除完毕6低值易耗品清单上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它7备注说明申请5000元以下资产，需提交到General Manager审批申请5000元以上资产，需提交到Line VP审批第二部分 业务流程1资产领用申请1.1新员工入职1.1.1流程图：1.1.2管理说明：由员工直线上级提前10个工作日提出申请，根据资产价值，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库，由复核人发放资产给使用人或部门负责人。申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产。注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人签字确认1.2在职员工申请资产1.2.2流程图:1.2.1管理说明：使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库。申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认2资产借用申请2.1流程图2.2管理说明:对于使用时间不超过一个月的资产领用需求，公司对员工提供资产借用。办理时，员工需要到资产管理员处，填写 资产借用单 ，经员工签字确认后，完成借用手续。使用完毕后，员工将该资产归还到资产管理员处，由资产管理员检查资产使用状态，并签字确认归还。资产管理员按月检查使用时间超过一个月的资产借用，要求使用人办理资产领用手续注：如使用人非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认。3资产变更申请3.1流程图3.2管理说明:使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库。申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认；旧资产于新资产发放后三个工作日内收回。4资产退还申请4.1流程图4.2管理说明:员工归还借用资产或离职时，将资产退还给资产管理员，资产管理员审核资产信息并确认签收。如员工为非北京地区员工，由当地办公区负责人初审后签字确认，再将资产寄给资产管理员进行最终确认并更新数据库。5资产丢失5.1流程图5.2管理方法对于属于公司资产的设备，如果在员工持有期间发生丢失，资产使用人添写丢失资产汇报表，由相应部门负责人签字并在提供公安机关出具的报案证明后按照资产的净值以及使用时间进行折旧赔偿，赔偿金额参照风险部相关规定。如设备使用人拒绝赔偿，则自资产管理员书面通知使用人后30个自然日起，资产管理员通知人事部门从该资产使用人工资中扣除相应赔款。6资产报废6.1流程图6.2管理方法资产使用人将需要报废的资产交给资产管理员，由资产管理员定期安排资产报废。资产管理员收集到旧资产后，将资产信息反馈给财务部，在得到可以报废的相关信息后，提交报废材料给相关负责人签字确认，并清除公司数据再废弃处理。7资产盘点7.1流程图7.2管理方法资产盘点在每年6月、12月各一次，年终的资产盘点由资产管理员与财务部共同执行。根据财务部SAP List以及资产管理员Asset List，逐一与资产使用人进行对比。第三部分 IT表格1固定资产管理基础1.1流程图1.2管理方法1.3流程描述2固定资产购置2.1流程图2.2管理方法2.3流程描述3其他固定资产增加3.1流程图3.2管理方法3.3流程描述4在建工程管理4.1流程图4.2管理方法4.3流程描述5固定资产折旧5.1流程图5.2管理方法5.3流程描述6固定资产处置附件附件1 内部制度索引固定资产目录固定资产配置标准清单采购审批权限表低值易耗品目录上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它附件2新增/改进单据索引固定资产调拨单固定资产入帐通知单固定资产减值准备计提申请表固定资产处置申请表采购检验单采购申请单采购汇总申请表固定资产附件3 内部管理报告固定资产明细帐固定资产标签固定资产处置报告固定资产盘点报告产权登记簿附件4 主要业绩考核指标样本汇总15