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1、IT固定资产管理 IT固定资产管理 目录 第一部分 概述 1 1目地 1 2定义与范围 1 3职能说明 2 4资产编号 2 5固定资产运作 3 5.1 资产入库 3 5.2资产发放 3 5.3 资产使用 3 5.4资产维修 3 5.5资产报废 4 6低值易耗品清单 4 7备注说明 4 第二部分 业务流程 4 1资产领用申请 5 1.1新员工入职 5 1.2在职员工申请资产 6 2资产借用申请 6 3资产变更申请 7 4资产退还申请 8 5资产丢失 9 6资产报废 11 7资产盘点 11 第三部分 IT表格 12 第一部分
2、 概述 1目地 为保证公司固定资产得到合理的采购，调配与应用，IT资产调配流程与管理方式，特制订本制度，本制度中的固定资产，特指IT类固定资产 2定义与范围 本规定适用于与公司有形固定资产，参照财务部固定资产列表，IT固定资产（金额在人民币5000元以上）包含台式电脑，笔记本电脑，服务器，打印机，网络设备，电话交换设备，传真机，扫描仪，手机等设备。其中台式机适用于办公室人员；笔记本电脑分为12英寸和14英寸。适用于经常性出差人员。本固定资产不适用于家具，保险柜等非IT类固定资产 3职能说明 角色 职责 资产使用人 负责对自己领用和借用的资产进行保管。负责对人为造成的
3、损坏进行维修和赔偿 部门负责人 负责对部门下属员工的标准配置资产领用申请进行审核 资产管理员 负责管理公司有形固定资产与无形信息资产。是公司所有的固定资产的责任人 信息部经理 负责对特殊配置需求的固定资产申请进行审核 4资产编号 为了统一资产编号，方便管理，特制订资产编号规范如下： 第1、2位代表类别 第3、4位代表购买资产年份 第5、6位代表购买资产月份 第7、8位代表资产编号 类别 描述 类别 描述 类别 描述 PC 台式机 NB 笔记本 PR 打印机 HD 移动硬盘 FW 防火墙 RT 路由器 SW 交换机 MP 手
4、机 UP 不间断电源 SC 扫描仪 PJ 投影仪 SR 服务器 2011年10月购买的第1台笔记本：NB-11-1001 2012年2月购买的第33台台式机：PC-12-0233 5固定资产运作 5.1 资产入库 新购资产到货后，由资产管理员检查是否与采购明细一致，核查完毕后，粘贴资产编号，更新管理数据库，并与财务部SAP List进行对比确认。 5.2资产发放 在完成相应资产申请审批流程后，由资产管理员指定发放给资产复核人，由复核人直接发放给使用人或部门负责人 5.3 资产使用 员工要爱护公司资产，禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用。公司所有
5、固定资产应指定责任人，通常为资产管理员。个人使用的固定资产，责任人即为使用人，对该资产的完好性负责，由于使用不当或不慎而造成的设备损坏，使用人应承担设备 维修费用，无法修复的，按丢失处理，如发现私自更换设备，损坏或拆卸部件等行为，资产管理员有权中止设备的使用权，并追究设备使用人的责任。 5.4资产维修 公司资产在使用过程当中发生故障或者损坏时，使用人需要报到资产管理员处，由资产管理员与维修商联系，维修商进行检测，报价，维修。在维修的过程当中，公司会提供备用 机给员工，人为损坏所发生的费用由个人承担。 5.5资产报废 对于部分电脑丢失、硬件损坏无法维修的资产，资产管理员每三个月执
6、行一次资产报废，并确认公司数据已经清除完毕 6低值易耗品清单 上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它 7备注说明 申请5000元以下资产，需提交到General Manager审批 申请5000元以上资产，需提交到Line VP审批 第二部分 业务流程 1资产领用申请 1.1新员工入职 1.1.1流程图： 1.1.2管理说明： 由员工直线上级提前10个工作日提出申请，根据资产价值，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库，由复核人发放资产给使用人或部门负责人。
7、申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产。 注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人签字确认 1.2在职员工申请资产 1.2.2流程图: 1.2.1管理说明： 使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库。申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产 注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认 2资产借用申请 2.1流程图 2.2管理说明: 对于使用时间不超过一个月的资产领用需求，公司对员工提供资产借用。办理时，员工需要到资
8、产管理员处，填写 资产借用单 ，经员工签字确认后，完成借用手续。使用完毕后，员工将该资产归还到资产管理员处，由资产管理员检查资产使用状态，并签字确认归还。资产管理员按月检查使用时间超过一个月的资产借用，要求使用人办理资产领用手续 注：如使用人非丰田金融正式员工，则由丰田金融负责人申请并签字确认。 3资产变更申请 3.1流程图 3.2管理说明: 使用人提出申请，根据价值资产，选择相应级别人员进行审批。资产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后，给员工配备资产并更新数据库。 申请人可在IT部提供的资产清单中选择所需资产 注：如该员工非丰田金融正式员工，则由丰田金融负
9、责人申请并签字确认；旧资产于新资产发放后三个工作日内收回。 4资产退还申请 4.1流程图 4.2管理说明: 员工归还借用资产或离职时，将资产退还给资产管理员，资产管理员审核资产信息并确认签收。如员工为非北京地区员工，由当地办公区负责人初审后签字确认，再将资产寄给资产管理员进行最终确认并更新数据库。 5资产丢失 5.1流程图 5.2管理方法 对于属于公司资产的设备，如果在员工持有期间发生丢失，资产使用人添写《丢失资产汇报表》，由相应部门负责人签字并在提供公安机关出具的报案证明后按照资产的净值以及使用时间进行折旧赔偿，赔偿金额参照风险部相关规定。如设
10、备使用人拒绝赔偿，则自资产管理员书面通知使用人后30个自然日起，资产管理员通知人事部门从该资产使用人工资中扣除相应赔款。 6资产报废 6.1 流程图 6.2 管理方法 资产使用人将需要报废的资产交给资产管理员，由资产管理员定期安排资产报废。资产管理员收集到旧资产后，将资产信息反馈给财务部，在得到可以报废的相关信息后，提交报废材料给相关负责人签字确认，并清除公司数据再废弃处理。 7资产盘点 7.1 流程图 7.2 管理方法 资产盘点在每年6月、12月各一次，年终的资产盘点由资产管理员与财务部共同执行。根据财务部SAP List以及资产管理员Asset
11、 List，逐一与资产使用人进行对比。 第三部分 IT表格 1 固定资产管理基础 1.1 流程图 1.2 管理方法 1.3 流程描述 2 固定资产购置 2.1 流程图 2.2 管理方法 2.3 流程描述 3 其他固定资产增加 3.1 流程图 3.2 管理方法 3.3 流程描述 4 在建工程管理 4.1 流程图 4.2 管理方法 4.3 流程描述 5 固定资产折旧 5.1 流程图 5.2 管理方法 5.3 流程描述 6 固定资产处置 附
12、件 附件1 内部制度索引 固定资产目录 固定资产配置标准清单 采购审批权限表 低值易耗品目录 上网本、键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它 附件2 新增/改进单据索引 固定资产调拨单 固定资产入帐通知单 固定资产减值准备计提申请表 固定资产处置申请表 采购检验单 采购申请单 采购汇总申请表－固定资产 附件3 内部管理报告 固定资产明细帐 固定资产标签 固定资产处置报告 固定资产盘点报告 产权登记簿 附件4 主要业绩考核指标样本汇总 15
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