Word的高级应用.doc

Word的高级应用

一、word“目录”功能的使用
　　根据教学设计方案的章节用word（本书以word2003版本为例）来自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也相当方便，更重要的是便于今后修改，因为写完的教学设计方案难免多次修改，增加或删减内容。利用word自动生成的目录，你可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。
　　自动生成目录的步骤如下
　　1．选择【格式】→【样式与格式】命令，如图1所示

图1“样式与格式”栏
　　2．在窗口右边出现“样式格式”栏，把此栏中“标题1”、“标题2”、“标题3”分别应用到文中各个章节的标题上。例如：文中的“第一章 教学设计案例”我们就需要用“标题1”定义。而“1.1欧洲的经济区域一体化”就用“标题2”定义。如果有“1.1.1×××”那就用“标题3”来定义。
　　3．用“标题1、2、3”分别去定义文中的每一章节。定义时很方便，只要把光标点到“第一章 教学案例设计”上，然后用鼠标左键点一下右边的标题1，就定义好了；同样方法用“标题2、3”定义“1.1”、“1.1.1”，依此类推；第二章，第三章也这样定义，直到全文节尾，如图2所示。

图2 “索引与目录”对话框
　　4．当全文都定义好后，我们就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选择【插入】→【引用】→【索引和目录】选项。在弹出窗口中选择“目录”选项卡，如图2-10所示。单击“确定”按钮，就会自动生成目录，如图3所示。

图3 自动生成的目录
　　5．当重新修改文章内容后，需要更新一下目录，方法是：在目录区域内，点击右键，弹出的菜单中选择【更新域】选项，在弹出的窗口中选择“更新整个目录”命令，点击“确定”，目录就会自动更新。
　　二、word 脚注和尾注的使用
　　在教学设计案例中，脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。
　　脚注和尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应的注释文本。用户可让Word自动为标记编号或创建自定义的标记。在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word 将对注释引用标记重新编号。
　　插入脚注和尾注的步骤如下：
　　1．将插入移到要插入脚注和尾注的位置。  

　图4 “脚注和尾注”对话框
　　2．单击【插入】→【脚注和尾注】菜单项，出现如图4所示的【脚注和尾注】对话框。
　　3．选择【脚注】选项，可以插入脚注；如果要插入尾注，则选择【尾注】选项。
　　4．如果选择了【自动编号】选项，Word 就会给所有脚注或尾注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。
　　5．如果要自定义脚注或尾注的引用标记，可以选择【自定义标记】，然后在后面的文本框中输入作为脚注或尾注的引用符号。如果键盘上没有这种符号，可以单击【符号】按钮，从【符号】对话框中选择一个合适的符号作为脚注或尾注即可。

　　图5 “脚注”实例
　　6．单击【确定】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同，图5为word文档中的“脚注”实例。
　　三、word“修订”功能的使用
　　1．使用修订标记
　　使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于用户知道文档所做的修改，这样其他用户还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。
　　使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文档使其进入修订状态，可以按照如下方法进行：

　　图6 “修订”功能实例
　　（1）打开要做修订的文档。
　　（2）选择【工具】→【修订】，进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示，如图6所示。
　　2．设置修订标记选项
　　默认情况下，Word用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤如下：
　　（1）单击【工具】→【选项】，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡，如图7所示。

　图7 “修订”选项卡对话框
　　（2）根据用户的需要，分别对【插入内容】、【删除内容】、【格式】和【修订行】选择标记和颜色。
　　（3）选择后单击【确定】按钮。
　　3．接受或者拒绝修订
　　文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：
　　（1）单击【视图】→【工具栏】，再从级联菜单中选择【审阅】菜单项，出现【审阅】对话框，如图8所示。

　图8 “审阅”对话框
　　（2）如果接受当前的修订，单击【审阅】对话框中的按钮。如果接受全部的修订，则单击按钮，在弹出的菜单中选择“接受修订”。
　　（3）如果不接受当前的修订，单击按钮，在弹出的菜单中选择“拒绝对文档的所有修订”。
　　（4）要按顺序把修订的地方逐项审阅，单击按钮可以向前查找前一处修订，单击按钮可以向后查找下一处修订。
　　四、word“样式”功能的使用
　　1．设置样式
　　样式就是系统已经预设、用户也可以自行修改的文本格式。样式有字符和段落两种类型。段落样式可设定字体、边框、语言、段落、制表位、图文框和编号等七类格式。字符样式可设定字体、边框和语言等三类格式。样式和格式一旦确定后，以后再编辑文档时，只要选出你需要的样式，系统就可以调出已保存的设置，如五号、宋体、黑色、居中等应用于选中的文本，不必重新设置，便于文本甚至整个文档的排版。
　　使用样式可以大幅度减少编辑工作量。如，当将某个段落样式应用到一个段落后，该段落即具备了该样式所规定的各项格式，而不必进行单项格式。自Word97起，样式中还新增了自动更新功能，当需要改变文档中具有同一样式的多个段落的格式时，只需改变该样式的格式，然后可让Word自动更新有关段落的格式。
　　（1）查看样式中的格式
　　执行【格式】|【样式和格式】命令，在弹出的样式框中，选中正文后，右边的说明下，即显示出它规定的格式。即，字体：（中文）宋体，（默认）Times New Roman，五号（中文）中文（中国），（其他）英语（美国），两端对齐；行距：单倍行距。使用样式可以保持文档的一致性。如，同级的各个标题的字体、字号、字形、行距等完全一致。
　　（2）修改样式
　　因为在word或者WPS文字等文字编辑软件中，已经预设了大量的样式，因此用户可以根据需要，在此基础上进行修改即可，这种操作最为常见。操作步骤是：
　　第一步：执行【格式】|【样式和格式】命令。如图9所示。

　图9　样式与格式
　　第二步：在弹出的【样式和格式】对话框中，将鼠标移到要修改的样式名称，如“正文”上，这时会在出现的下拉菜单中出现【修改（M）】选项，单击，如图10所示。

图10　样式与格式的修改
　　第三步：在弹出的【修改样式】对话框中，可以修改这个样式的名称（如正文修成论文正文），在格式中选择字体、字号和加粗变叙等操作。如果还要针对更多的修改选项，可以点击对话框左下角的【格式】键，在弹出的菜单中做修改。完成后点击确定，如图11所示。

　　图11 修改样式
　　第四步：如果想要文档中的文字使用某种样式，只需选中文字后，点击对应的样式（如正文），即可使文本的全部设置与对应样式保持一致。
　　2．模板
　　模板决定文档的基本结构和文档设置，例如自动图文集词条、字体、快捷键制定方案、宏、菜单、页面布局、特殊格式和样式等。可以在新建文档时，通过选择本机模板来直接调用Word中的已有模板。另外，还可以根据教案编写的要求，自行创建文档模板，具体操作时需要首先编辑好符合自己需要的文档，保存时选择保存类型（对话框中文件名下面的选项）为文档模板（格式为“*.dot”），如图12所示。。以后使用这种模板时，仍然在新建文档中选择本机模板，找到自己命名的模板打开就可以使用了。

　图12 应用样式