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外贸人员样提升商务英语写作能力 随着我们的时代开展，商务英语写作目前在生活中有越来越广泛的应用，我们每个人都会接触到，尤其是相关的外贸工作人员，在我们工作的时候，每个人都有必要了解商务英语的一些写作知识和标准，但是与几十年前相比，今天的商务活动已经不再那么正式和刻板，所以在写作上，我们有更多的可以发挥的空间，大家看看下面，一起学习吧！ 我们需要懂得用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达，用现代的方法进行表达。 商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方，而不是参加作文竞赛评选，一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了到达沟通的目的，商务写作做到简洁自然，不说空话套话，用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。 举个例子，对于上面提到的三个例子： (1) Kindly furnish us with this infor tion soon. (2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal. (3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today. 我们可以将其替换为更为自然的说法： (1) Please let us have this infor tion soon. (2) Im pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting. (3) These goods will be sent to you today. 在进行商务英语写作的时候需要使用自然、口语化的方式写作，不可过于呆板。 商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体（比方学术论文）不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到 是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。 我们在日常商务邮件中可能经常会见到类似下面的句子： (1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest. (2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed aordingly. (3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us. 这样的句子过于正式，读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感，影响商务沟通的效果，它们可以改为更加自然的说法： (1) Please process this claim soon. (2) Please let us know what you would like to do. (3) I hope you will take a few minutes to plete this survey for us. 值得注意的一点是，虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式，但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合，不适合出现在商业场景中，例如：Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient. 要懂得使用使用主动语态，一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态那么会更加有趣有力。 试比拟下面这几个例子： (1) The new system was developed by our staff. (2) Our staff developed the new system. (3) These notes should be read carefully before pleting the form. (4) Please read these notes carefully before pleting the form. 看得出来使用主动语态重点会更加突出，同时句子也会更为简洁。 当然，并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。举个例子，某个岛上噪音很大，而我们要强调“噪音”本身，而不是“听到噪音的人”，这时候应该说： The noise was heard all over the island. 而不是使用主动语态： People all over the island heard the noise. 同时，由于在被动语态中看不出动作发出者是谁，有时候在商业中为了逃避责任或者模糊其辞，我们也会使用被动语态。例如： An unfortunate mistake was de. 在这句话里面，错误是谁犯的并没有明说，但如果写成： Our pany de an unfortunate mistake. 这意味着责任都要由“我们 ”承当。 在写商务英语的时候多使用动词而不是名词 动词名词化（例如将avoid写成the avoidance of）会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。 类似下面的句子： (1) His carelessness in driving caused a serious aident. (2) We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions. 要改为： (1) His careless driving caused a serious aident. (2) We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions. 写作的时候我们可以多使用短句 研究说明，句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时，首次阅读就能理解的人所占的比例为75%，当句子单词长度在27个以上时，这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性，因此应该尽量使用短句。 例如对于下面的长句： Unfortunately, if we invest in new chinery, and the rket falls again, as it has been predicted, we y possibly find ourselves with too much production capacity, and this y, therefore, result in even more serious problems. 我们可以将它拆分为几个短句，这样更加便于理解： We must give serious consideration to the issue of investing in new chinery. If the rket falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. This y then result in even more difficulties. 模板,内容仅供参考