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试验检测机构信息化投入与回报深入分析
－－重庆海特科技发展有限公司

随着信息技术的不断向前发展，以及各行各业提高管理规范性的客观实际需要，越来越多的行业实现了信息化、无纸化办公，并且信息化应用水平和成效较之以前显著提高。为了分析本行业信息化的必要性以及投入与收益，有必要对本行业信息化的当前现状和发展趋势进行说明。
公路工程行业检测试验室信息化最早引用和借鉴的是国外的LIMS软件。结合国内公路水运工程行业试验检测机构的性质和业务模式，当前试验检测信息化基本覆盖了检测机构日常工作的方方面面，主要包括办公自动化（OA），检测业务管理系统（LIMS）、试验数据自动采集系统以及与上级监管单位的工作互动四个方面。办公自动化主要包括收发文管理、邮件管理、人员档案管理、日程安排、工作计划等功能，协助检测机构内部协同办公，实现无纸化高效率办公。而检测业务管理系统主要用于管理机构内部的检测业务流转、检测数据计算与报告编制、设备资产管理、质量体系管理和驻外工地试验室监管，是机构主要的业务生产系统。在保证检测报告规范性与正确性的同时，提高检测效率和监管力度。试验数据自动采集实现试验数据录入的自动化，避免人为对试验检测数据进行干扰，保证检测工作的公正性。而与上级监管部门的工作互动主要包括资质申报与复评审、人员与设备变更上报和检测数据上报等，主要满足上级监管部门实时、全面的业务监管需求。
那么试验检测机构信息化投入有哪些呢，是不是将上述软件买来安装上就实现信息化了呢？下面对信息化投入的硬件成本和软件成本做具体分析。
一、信息化软件和硬件产品购买成本
要实现信息化，首先要有一套满足本行业和自身单位实际需求的管理软件。两种途径：与信息化供应商联合开发或直接购买购信息化供应商的成熟产品，两种方案各有利弊，联合开发更符合本单位实际需求但开发周期较长且产品缺陷期也长，直接购买软件产品上线周期快且产品质量稳定但会存在部分需求不满足单位实际情况的问题 。
试验检测信息化发展十余年来，随着信息技术不断发展，以及国家对试验检测行业要求规范不断提高，现市场上涌现出了一些满足国家相关规范标准，且技术先进、质量过硬的软件产品，这类产品的功能基本能覆盖业内各级检测机构，可购买后在原有功能基础上增加一些本单位的实际需求，这不失为一种缩短开发周期、减少投资成本和保证软件产品质量的优质方案。
除了购买业务管理软件外，还需要购买用于支撑该管理软件运行的硬件平台和系统软件，主要包括服务器、硬件防火墙、操作系统、数据库软件以及安全防护软件等。随着信息技术和商业模式不断发展创新，基于互联网运行的试验室管理软件已投入商用且反响不错。使用这类型软件，终端检测机构无需再购置上述设备，节约实施成本。
二、机构内部管理办法和业务流程改造成本
我们实施信息化的目的不只是为了试验数据的自动计算与报告自动编制，更不只是将原来手工处理的工作交由计算机完成，以此来提高工作效率。更重要的是借助信息化手段优化管理流程，以规范工作行为来堵住管理漏洞，以此提高内部工作效率。
下面以报告打印交付的管理程序调整举例说明。部分检测机构并未在委托单位来领取检测报告时即时打印，而是检测报告经领导签发后，由报告打印人员将该份报告打印为纸质材料并加盖相关印章存放于某科室，当委托单位来领取时直接交付即可。检测机构在实施信息化后，检测报告经领导签发后即时为送样人手机号码发送一条短信，通知其到检测机构领取检测报告，这时有可能存在的问题是委托单位来人领取报告时，检测机构的报告打印人员还未将该份检测报告打印出来或未加盖印章。如何解决这个问题呢，一是报告签发后加快报告打印的响应速度，实施信息化手段后报告签发完毕时报告打印室能实时收到提醒消息，这时就需要报告打印人员立即将报告打印并加盖印章，不应拖延；二是改变报告打印的时机，当委托单位来领取检测报告时再打印检测报告。
综上所述，实施信息化后，加快了检测机构内部业务流转的效率，检测机构原有的部分管理程序已不能适应新的步伐，需要调整管理程序使之更规范和流畅。但是任何改革或者变动都会触及一些部门和人员的既得利益，这时就需要机构领导和员工统一思想，使得管理程序更为规范和有效，适应信息化办公的相关要求。
三、信息化失败导致的风险成本
众所周知，本行业信息化的成功率并不高，部分检测机构在购买软件使用一两年后束之高阁，甚至买来都没有正式使用过，这样的案例比比皆是。为什么会出现这种情况呢？这是由于本行业的信息化软件既不是单纯的企业管理软件也不是纯工具软件，而是试验检测专业知识与企业内部管理融为一体的综合性软件，需在符合相关国家规范标准的前提下，还能满足检测机构的实际情况。这就需要信息化供应商不仅具有信息化技术实力，还需要对试验检测行业的业务知识具有一定深度的专研；因此对供应商的综合要求较高，选择实力不强的供应商是信息化失败的重要因素之一。
另外，与其它行业信息化不同的重要一点是需要持续性服务，主要包括行业规范更新后的表格格式、计算公式和判定标准等同步更新，检测机构资质变化后的检测参数实时调整等，都需要供应商即时响应。部分急功近利的供应商没有树立品牌意识，不把本行业的信息化产业当成长久的事业，当收取了检测机构的软件款后，由于减少服务量、压缩经营成本的考虑，不能即时根据规范标准的更新同步软件，不能即时响应检测机构的业务需求调整，导致检测机构的试验软件不能满足国家规范或自身实际需求，最终被弃用。
在此建议检测机构在选择信息化供应商时一定要慎重，对市面上现有信息化供应商多比较，对其他检测机构信息化经验多学习和观摩，重点考察信息化供应商的信息技术实力、检测业务专业知识和服务口碑。
以上对检测机构为实现信息化投入的显性成本和隐性成本做了详细分析，那么投入了这么多成本会带来哪些收益呢？
（一）保证检测工作正确性和规范性，满足行业管理要求
检测机构的检测工作具有非常强的专业性，并且多数检测机构不只具有一个资质，包括公路、水运和建筑等检测项目和参数，各类资质的检测参数计算方法不一样，表格格式不一致，加盖印章不同，这就要求工作人员不仅具有丰富的检测业务知识，还需要工作过程中足够认真仔细，否则很容易出错。
在内务管理和质量管理方面，需要执行的体系和要求也较多，如计量认证体系，实验室认可体系以及各行业的管理要求等，并且涉及到各个业务科室和领导层，各类管理程序和思想是否得到了有效执行，贯彻程度是否可控，在传统管理模式下这些都得不到保障。
通过实施信息化手段，可有效解决以上两大难题。试验软件将各类资质的检测参数和表格内置到系统中，用户只需要输入（或者从检测设备中自动采集）原始数据，系统自动计算结果、绘制图表等，并根据评定标准自动出具检测报告，到报告打印室后能自动提醒各份检测报告应加盖的印章。在管理方面，系统将检测机构发布的程序文件转换为内置流程，严格按照流程一步一步执行，并自动提醒待办任务，方便即时开展工作。当有特殊情况需要体外循环时，需申请并经领导审批同意后才生效，这样可有效保证检测机构的管理程序得到强有力的执行。
（二）提高生产效率，节约成本开支
通过实施信息化，可提高业务流转效率，提高报告编制效率，减少部门之间和员工之间的沟通成本，同时由于实现了无纸化办公，可在物理上减少办公成本。
由于软件系统集成了各类资质下的检测参数，能根据相应执行规程对原始数据进行自动计算和绘制图表，并依据评定标准自动判定结果，同时生成最终的检测报告，在一定程度上可减少检测人员的工作量，提高检测工作的效率。另外，软件系统将整个检测业务流程纳入了管理，使之从委托收样（合同签订）到最终的报告出具通过计算机实现了流程控制和流转，各个流程之间责权分明，单步流程工作完成后自动进入下一流程，无需打印纸质材料申报，流程之间回退时也无需要在纸质材料上标注回退原因，上述工作都可以通过计算机一键搞定，可大大减少沟通环节，加快业务流转速度。
试验室管理信息化也在经历着变革，从单一的试验数据自动计算以及报告自动编制的工具性软件发展为试验室综合性管理软件，从C/S架构升级到B/S架构，从局限于检测机构办公室使用发展到跨时间和地方使用。那么在不断更新换代的信息技术发展过程中，为我们检测机构的管理工作带来了哪些便利呢？
首先，软件产品的架构设计实现了升级，由C/S架构升级到了B/S架构，从只能在检测机构办公室内部使用发展到可通过互联网办公，那么检测机构领导就可以在外出差或在家里签发检测报告，以及对单位的内务工作进行审批，或对单位的营收情况进行查阅，以此提高管理强度和时效性。其次，可以通过试验室信息化管理软件，对单位的人、财、物等进行信息化管理，提升整个检测机构的管理水平。
（三）堵住管理漏洞，降低检测机构从业风险
试验检测机构作为控制工程建设质量的重要参与单位，其检测工作的公正性如何得到有效保证？检测人员将未收费的检测报告的结果私自告诉委托单位的情况是否存在呢？以及其它程序文件的规定动作如何得到有效执行？那么如何通过信息化手段保证以上管理方面的问题得到有效解决。
采用信息化手段加强盲样管理的力度，可对上述第1条和第2条管理漏洞加以弥补。实施信息化后，针对委托来样检测，试验检测人员不能知道该份检测与委托方相关的任何信息，只知晓用于开展检测工作的相关信息，如样品规格、检测参数和执行规程，样品编号采用条型码识别等，这样就斩断了检测人员与委托单位的关联关系，避免出现上述问题。
四、提升对外形象，提高市场竞争力
按交通部精神，下一阶段停止受理所有等级试验检测机构和增项的评定申请，整顿规范试验检测市场、提升行业整体素质。检测机构在努力提升检测机构自身实力和管理规范性，通过信息化手段在实现上述目的的同时，还可以通过一些辅助措施来展现机构对外服务的先进性和人性化，如建立机构对外宣传官网、客户自助查询平台、报告防伪自助验证平台、自动发送报告领取短信以及收样大厅显示屏等。

五、结语
通过以上对检测机构信息化投入和效益的对比分析，检测机构的信息化不仅是购买一款试验完成手工向计算机自动操作的转变，而是借此机会完成整个检测机构管理水平质的提升，创造更大的效益。从上文可以看出，实施信息化的检测机构在工作效率和规范性上有很大的提升，较之未完成信息化的检测机构综合实力更突出，品牌形象更佳，在市场上的竞争力更强，所以未实现信息化的检测机构应顺应潮流，加快信息化步伐，早日完成信息化，以提高综合实力。