客户投诉处理流程及规范.doc

一、目 的为了保证通过标准的流程和规范，快速稳妥的解决客户投诉，让客户在接受投诉解决的过程中充足感受可以再次对我们提供的产品和服务建立信心，最终将我们视作终生伙伴；同时，可以通过在解决客户投诉的过程中，发现我们工作中的漏洞和局限性，通过对其改正或者填补，使之可以不断的完善和进步，特制定客户投诉解决流程及规范。二、合用范围假如客户在接受我们的服务或者产品时有任何不满或者抱怨，并且通过各种有效的途径反映到相关部门（涉及公司各职能部门和经销商等），则形成客户投诉，此类客户投诉一律可合用于本流程。三、职 责1、客服部负责各种信息的收集、反馈和跟踪，并负责将客户投诉及时反馈到质检科，同时每月根据回访信息制作分析报告。2、销售经理负责涉及销售部产品销售、服务态度、服务规范等的投诉解决，根据客户部的投诉反馈及时解决顾客投诉。3、业务经理负责维修服务中一般性投诉的解决。特别是现场客户对公司维修质量、服务态度、服务规范、价格等方面的一般性投诉。同时根据客户部的投诉反馈及时解决顾客投诉。4、服务经理负责维修服务中重大投诉的解决。特别是涉及到事故性质、需要公司补偿的重大投诉。5、综合部经理负责客户部、综合部服务方面投诉的解决。以及各项投诉结果的考核6、财务经理负责财务部人员服务方面投诉的解决。同时根据客户部的投诉反馈及时解决顾客投诉。7、备品主管负责备品部人员服务方面、备品提供及时性、准确性等方面的投诉解决。同时根据客户部的投诉反馈及时解决顾客投诉。8、总经理负责对顾客投诉解决措施的最终拟定，解决方案的决定，以及内部的责任解决等。四、规范内容1、客户投诉的受理1.1接到记录转交客户部，由客户部转交各责任部门1.1.1 除业务经理对平常维修服务中现场的投诉解决外，各部门或个人接到电话投诉或其他方式的投诉，需将记录客户的信息，并及时交客户部，最迟不可以超过半个小时，由客户部进行具体的投诉内容的登记。1.1.2客户部将客户投诉信息登记到客户投诉信息反馈单上，并根据投诉的部门或个人或事件分派到各责任部门。1.1.3各部门或个人在接到重大投诉（涉及到补偿的投诉、与安全面相关的投诉、损害金额大的投诉；短期内进服务店维修频次高，客户不接受的情况、涉及媒体、律师、警察、消协、政府机关等的投诉；客户意见较大易导致不良影响的情况如也许媒体曝光、也许进入司法程序、客户也许采用过激行为等、行业部门、工商部门等转交的投诉）必须立即交客户部，最迟不可以超过半个小时，由客户部登记后转交责任部门，并跟踪监督。1.2客户部人员在登记客户投诉时，应记录客户的联系方式，涉及客户姓名，车辆牌照号码，联系方式等要素。并且用自己的语言复述客户投诉内容，以保证记录准确性和完整性。同时应一边倾听客户抱怨，一边记录客户投诉要点，要给予客户尽量平和的心态，并且要传递给客户将会最大限度的给予客户解决问题所需要的支持的意思，帮助客户建立解决问题的信心。1.3客户部人员将客户投诉信息反馈单根据责任分派到各部门经理，在传递客户投诉时，最迟不可以超过半个小时。并保证任何客户投诉与客户投诉信息反馈单一一相应，并且投诉信息可以即时传递，没有延误。1.4假如在工作时间之外（放假、下班、周末等）接到客户投诉，接到投诉的人员应当鉴定投诉解决时效的紧急性，假如鉴定为紧急，则应当通过电话联系公司领导，安排相关负责人解决客户投诉，待上班后补派客户投诉信息反馈单，让客户投诉得到及时解决的同时，也保证客户投诉档案的完整性；非紧急情况则按照正常程序解决。假如其他部门接到客户投诉，则应当记录下来，即刻转交到责任部门，最迟不可以超过半个小时。2、互动式解决客户投诉2.1各部门经理或负责人在接到客户投诉信息反馈单后着手解决客户投诉，2个小时内必须回访客户，与客户进行有效的沟通，了解客户投诉的具体因素。通过多方面的了解，掌握基本领实。通过以下方式调查：2.1.1联系其他相关部门了解有关客户投诉涉及的情况。2.1.2查阅客户其他档案或资料了解有关客户投诉涉及的情况。2.1.3分析导致客户不满的最重要因素、背景以及客户盼望解决的结果。2.2制定解决措施2.2.1部门经理或负责人在了解客户的投诉内容及因素之后，要针对具体问题，依据一汽轿车公司和公本司的政策与规定寻求问题的解决办法。2.2.2重大投诉在初步制定解决措施后，应将投诉情况和措施向总经理报告。特别是涉及到补偿、补偿方面的解决，均需要总经理签字确认解决的措施或授权后才干实行。一般投诉由部门经理根据投诉的内容给客户予以道歉、解释等方式解决。2.2.3必要的时候，总经理亲自进行重大的客户投诉的决策，此类情况下部门经理要保证把最真实的信息和情况及时有效地传递给总经理，保证信息的有效沟通。2.2.4解决时，应和客户进行充足的磋商，以双赢为目的，制定解决问题的方案。2.2.5假如在沟通过程中没有和客户达成一致意见，那么部门经理或负责人就需要制定新的解决措施，直到与客户达成一致。整个沟通的过程要保证符合互动的方式。解决措施的制定要保证符合双赢的原则。保证解决措施实行以后，重新建立对我们的产品和服务的信心。2.3解决措施的执行2.3.1部门经理根据协商结果及时解决。客户部负责对解决的过程进行监控，保证解决措施可以得到有效地执行。2.3.2部门经理在执行解决方案的时候，要互动的寻求客户的认同与承诺，假如有必要的话，需要与客户签订书面文献。2.4效果确认、结果反馈、跟踪2.4.1部门经理负责对解决措施的实行效果进行确认。假如客户对解决结果仍不满意，那么就需要制定新的解决措施，直到最终解决结果让客户满意为止。同时在客户投诉信息反馈单上填写并签字。2.4.2假如客户对解决结果满意，部门经理要在当天就将解决结果反馈至客户部。3个工作日内未解决完毕的客户投诉也要把解决进度情况反馈到客户部。2.4.3客户部在收到反馈的客户投诉信息反馈单之后的第5天第7天之间，对客户进行回访，了解客户对投诉解决的结果是否满意。假如客户不满意，则再次下发客户投诉信息反馈单，重新进行客户投诉解决流程。假如客户满意，客户关系部则可以认为客户投诉解决完毕，将投诉结案。2.4.4假如在互动的解决客户投诉时产生了书面文献，需要由部门经理送到客户部进行存档。3、防止措施的制定和实行3.1编写客户投诉分析报告3.1.1客户部每月根据客户投诉具体情况完毕客户投诉分析月报，分析客户投诉的因素。假如通过鉴定此类客户投诉属于易发生的投诉，则应当编写制定防止措施，必要时进行通报，以防止类似的投诉再次发生。3.1.2防止措施制定后由总经理签字批准后实行。3.2实行防止措施3.2.1部门经理要定期或不定期的整理客户投诉分析月报，认真实行防止措施，并由综合部监督检查，以保证防止措施可以有效地实行。四、考 核1、综合部负责对各部门信息反馈解决的及时性考核，未在指定期间的内完毕工作的，每次扣2分。2、各部门经理负责对具体投诉对象或服务的直接负责人进行考核解决，按各部门的内部规定考核。3、总经理负责对重大投诉的内部解决考核。4、各部门每发生1起投诉（一般投诉）扣1分，每发生1起重大投诉扣5分，并可根据事情的具体责任情况加大或减少考核分数。