军工科研院所智慧档案馆数字资源体系构建研究.pdf

2023.4机电兵船档案信息化建设 一、引言 档案是企业科研生产和经营管理过程中产生的核心数据资源，军工科研院所产生的档案蕴含着武器装备研制和生产的技术、工艺和科技成果，如何更好地保管、利用、记录和留存档案数据资源就显得至关重要。2021 年 6 月 8 日中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发 “十四五”全国档案事业发展规划，提出加强数字档案资源规划和顶层设计，并明确要求“建立以档案数字资源为主导的档案资源体系”。同时，鼓励探索大数据、人工智能等新技术在档案领域的应用，促进档案工作的转型升级。而随着档案管理系统与业务系统集成数量不断增多，传统的档案资源管理方式无法实现对海量档案数据的全流程管控和智能化管理，缺乏对不同来源、不同形式、异构的数据进行整合和挖掘的能力。档案数据的检索仍然依靠传统关键词的匹配，难以实现海量档案数据的语义关联和可视化呈现，数字资源精准分发和个性化程度较低，导致档案数据无法得到高效的利用。因此，根据科研和产品研制对档案资源的需求，开展档案数字资源体系建设，提升档案管理和服务的智能化水平，将为我国装备的研制和生产提供有力的支撑。二、智慧档案馆数字资源体系构建的必要性 (一)整合档案数字资源，强化档案资源的全流程管控 随着档案管理系统集成的业务系统不断增多，原生的电子档案数量激增，导致原有的档案工作模式和机制面临巨大的挑战。与此同时，档案数据格式和类型日益多元化，除去结构化数据外，还产生了大量的二维、三维矢量文件、照片、音视频等形式的档案，迫切需要对现有档案数据资源进行整合，建立统一的档案数字资源体系，完成研发、设计、管理等工作环节中产生的电子文件及元数据的采集、安全检测、在线实时自动归档，实现档案工作自动化、网络化和智能化。(二)促进档案工作转型升级，实现档案效益最大化 档案数字资源体系建设是智慧档案馆建设的核心，也是档案资源开发和利用的基础。档案数字资源体系的建立，将大大减轻档案人员的工作量，使他们从繁琐的日常档案管理工作中解放出来，将更多的精力放在档案资源规划设计、业务标准、工作流程、利用编研等方面。同时，统一的档案数据资源体系将为分类标引、信息组织、智能分发和推荐提供重要的支撑，支持从业务角度对档案数据进行关联、分析和可视化利用，将为企业业务发展提供更多助力。(三)夯实档案资源安全堡垒，防范化解数王 刚军工科研院所智慧档案馆数字资源体系构建研究摘要在档案数字化转型加速推进的背景下，海量、多源和异构的数据激增，数字资源整合和开发的迫切需求对原有数字档案资源体系提出了巨大的挑战。本文对智慧档案馆数字资源体系构建的必要性进行了详细阐述，指出当前档案数字资源体系存在的问题，并在此基础上提出智慧档案馆数字资源体系的构建策略，以期为军工科研院所的档案数字资源体系建设提供借鉴和参考。92机电兵船档案2023.4 信息化建设据安全风险 档案数据安全是档案资源开放和利用的前提，档案安全原则应贯穿于档案开发和利用的全过程。档案数字资源体系的建立，将实现对档案资源的全方位管控，实现数据采集、校验、接收、组织、利用、回收等全流程管理，实时监控档案数据流向和动态，保证档案数据的安全可控和可溯性。同时，统一的档案数据资源体系有助于将用户权限细化、分解到针对记录级、字段级及单个电子文件进行权限控制，保障档案数据安全。三、档案数字资源体系存在的问题 (一)档案数字资源来源复杂，整合难度高 在档案信息化推进过程中，企业通过自建或外包形式开发档案管理软件，实现对档案数据的初步收集和管理。由于各种原因，会出现更换软件或二次开发的情形，导致不同类型、格式的档案数据在数据库中堆砌。与此同时，随着档案系统与业务系统的打通，业务系统通过接口向档案系统归档原生电子档案，但是这些数据来自于不同的系统，这些系统往往缺乏统一的规划，导致档案类型繁杂、结构多样，对档案数字资源体系的规划部署、技术架构、并发能力等提出了极高的要求，因此需要构建统一的档案数字资源体系，将离散数据和非结构化数据纳入到统一的管理中，以实现档案资源的共享和利用。(二)存在“重管轻用”现象，资源挖掘和利用不深 当前档案数字资源开发还存在“重管轻用”的倾向，开发停留在对档案数据进行简单地加工和汇总的层面，产生的效益比较低。随着档案数字资源的激增，仅仅依靠传统人工方式难以对档案数据进行有效的分析和利用。同时，档案利用仍处于被动模式，通过检索关键词与档案著录项进行匹配，导致档案数字资源查不全、查不准、查得慢，影响档案价值的充分利用。因此，需要建立统一的档案数字资源体系，使档案中蕴含的概念、原理和方法显性化、结构化，实现档案数据的自动关联、智能分类、知识挖掘和分析。(三)档案资源安全风险增大，安全保密机制亟需强化 传统档案资源整合是针对档案条目的初步管理，对档案数字资源体系的技术架构、系统并发性和安全机制要求不高。随着智慧档案馆的推进，原生电子档案的快速增长，以及数据结构多元化，导致档案数据在收集、传输、存储、利用等环节泄露、丢失、篡改的风险越来越大。因此需要建立统一的档案数字资源体系，在底层技术、技术架构、文件传输技术等方面强化档案数据安全。四、智慧档案馆数字资源体系构建策略 (一)运行机制：做好顶层规划，争取上级支持 智慧档案馆数字资源体系构建是一个系统的工程，涉及的部门、人员众多，需要充分考虑原有馆藏条件、应用场景、利用模式、建设及运营成本、风险因素等情况，做好规划部署。首先，应成立档案数字资源体系建设的领导小组，负责档案数字资源体系顶层规划，并对涉及的部门、人员、技术、资金进行统一协调和部署。其次，明确档案、信息化、业务、保密等部门在档案数字资源建设中的职责，形成各部门联合工作机制，快速协调和解决数字资源体系建设过程中的问题。最后，需制定统一的档案数字资源建设制度规范，使数字资源体系建设能够有章可循。(二)规范体系：统一技术标准、规范，推动数据治理和整合 建立完善的管理性制度、业务性规范和技术性标准，是规范档案数字资源建设和提高数据质量的重要保障。对于历史数据，需要进行规范和整合。首先，应统一标准，对名词术语、著录规则、数字化标准、元数据描述和处理规范等划定单一的标准，去除重复、疑义、异义的概念，逐项整改，确保数据格式和类型的统一。其次，对档案管理系统与业务系统接口进行标准化改造，使业务系统输出的数据类型和格式符合要求。对于业务系统中原生电子文件，需制定统一的业务流程和标准，在新应用系统开发过程中，档案部门应提前介入，明确和规范归档接口，从源头上实现归档数据格式的统一。同时，根据档案数据归档、保存、利用等流程的变化，对原有的管理制度、业务规范、技术标准进行修订，将数字档案管理要求与原有档案管理932023.4机电兵船档案信息化建设体系文件进行有机融合，为档案数字资源整合和开发利用奠定基础。(三)内容体系：推动档案与业务无缝融合，实现档案资源应归尽归 内容体系是智慧档案馆数字资源体系构建的基础，包括传统档案数字化和原生电子文件的归档。首先，加快纸质档案数字化的进度，根据重要性、利用频次、档案类型等维度，优先扫描与自身业务相关且利用频次多的科研和产品档案；同时，加大二维、三维矢量文件、照片、音视频等类型多媒体档案的归档力度，丰富馆藏数据结构。其次，要推动档案系统与业务系统的集成建设，实现档案系统与业务系统的互联互通，业务系统中拟归档数据、背景信息及其元数据自动实时归档，建立可信档案资源单套制归档、存储和利用机制。最后，要加强专题数据库建设。借助知识挖掘和可视化工具，对档案资源进行深入地搜集、分析和挖掘，通过专题、产品、领域、人物等形式提供利用，为企业发展提供一站式的档案资源支撑。此外，主动开展科研和产品专题档案知识服务，对用户提出的问题提供解决方案和增值服务，最大限度提高档案资源知识服务效率。(四)技术平台：推动数据智能采集和组织，提升智能服务水平 智慧档案馆数字资源体系的技术平台主要由后端的数据库和前端的展示界面组成。后端的数据库主要承担原始档案数据的采集、分类标引、加工整合和长期保存的工作。应在接收、移交、长期保存环节实现对电子全文、元数据、数字签名等固化信息的自动检测和分析，具备档案数据的四性保障能力。与此同时，海量离散档案数据对传统档案组织和开发理论提出了巨大的挑战，也需要对档案数字资源进行智能分类和组织，实现档案数据解析、语义提取、赋值、分类、关联、聚合等自组织。针对档案数字资源的长久保存，档案数字资源体系要具备对数字档案进行长期安全可信的管理，包括格式管理、版本控制和安全备份。而前端的展示界面是提供档案数字资源服务的入口，通过设置分级目录和检索端口实现档案数字资源全库检索功能。利用关键词、标签的关联聚合、协同过滤，实现档案数字资源的精准推送。此外，运用大数据、人工智能等前沿技术捕捉用户行为，并根据用户需求特征和趋势及时调整档案数据资源的内容和结构，不断提高档案知识服务的智能化水平。(五)安全保密体系：强化安全保密机制，保障档案数据安全 在档案数字资源体系构建时，要将数据安全纳入到建设全过程，对涉及档案数据安全的业务环节实现全流程的管控。首先，规范传统档案数字化加工的标准和流程，强化档案日常实体安全管理。其次，严格检视涉密信息系统、网络平台、服务器、存储备份设备等基础设施，建立可信基础设施设备目录，严格信息存储、传输和利用等涉密设备的准入门槛。通过加密机制、访问控制、身份认证、数字签名、安全审计等技术，实现电子文件的加密存储、传输、利用。再次，严格把控电子文件的利用，将用户数据权限细化，按照用户部门、角色设置用户功能和数据访问权限，杜绝越权访问。与此同时，建立和完善档案数据备份和载体保管策略，并异地保存，最大程度保障档案数据安全。最后，建立完备的档案数据日志管理功能，对档案数据流转过程进行详细地记录，确保档案数据安全。参考文献：1邵江达，彭鑫.大型国有企业档案信息资源整合研究J.机电兵船档案，2021(1)：21-242祁天骄，马林青.历史文化村镇活态保护的新模式基于数字资源构建的视角J.档案学研究，2018(3)：44-503王志宇，熊华兰.语义网环境下数字档案资源关联与共享模式研究J.档案学研究，2019(5)：114-1194陈海玉，向前，何剑锋.面向知识服务的抗战档案资源聚合与可视化展现探究J.档案学研究，2021(2)：111-1185倪代川，金波.论数字档案资源数据化发展J.档案学研究，2021(5)：17-22作者简介：王刚，硕士，助理馆员，任职于中国船舶集团有限公司第七一三研究所，负责档案信息化，研究方向：档案信息化、档案数据安全。(责任编辑 郑玫)94