基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究.pdf

2023.4机电兵船档案论坛 引言 管理工作在企业当中是一种政策性、系统性的工作，在实践当中，对于档案管理工作的开展还有许多的不足，还不能满足现代化管理手段和服务方式的需要，企业各方面给予的支持还远远不够，关注度也没有提高。因此为解决现有的问题，需要对档案管理相关内容进行研究和讨论。一、现代化档案管理工作重要性 在一个企业当中，各部门的档案都有着十分重要的作用，这些档案不仅对于整个企业生产经营项目还有工作有所记录，而且保存了许多很重要的资源内容。这也是档案本身的价值，档案自身的价值决定了其在企业当中的地位，档案管理工作的重要性也相应地体现了出来。为了加强管理收集档案的工作水平，我国相应地颁布了 中华人民共和国档案法，这也足以证明档案管理的重要性。档案管理所涉及到的各个方面的工作都有着十分明显的社会价值，比如在一份员工个人信息档案当中，包括了工作人员的一生的信息，所有的生命轨迹都能够体现在这样的一份档案当中，内容十分全面，是用人单位进行人员考核还有人员详细情况了解的最重要的手段。再如企业档案方面，在一个企业档案当中，一个企业的成立到灭亡的全过程都能原原本本地出现在档案里，信息内容十分客观，也能够经由这些档案内容的研究，推断出整个社会的发展或者能从中发现经济发展规律，从而更好地规划未来的发展走向。此外，在企业档案中还会包含各种重大事件变化还有各种政策颁布对其造成的影响数据记录，以及党群工作，各项重大决策内容都有所记录。这些记录不仅对于企业本身能够起到参考作用，也对于整个国家的发展有所帮助。机关档案内容往往是由图文还有视听等多种形式共同组成的。这些内容包含国家出台的各项政策，还可能有外交和军事方面的管理决定。这种机关档案的重要性也就不言而喻。从以上几种档案类型当中也不难看出，档案对于企业甚至整个国家都有着十分重要的作用，做好现代化管理工作，不仅能够更好地提升档案管理水平和质量，还能够进一步为国家做出信息资源的留存，最终为日后的发展和决策提供依据。二、现代化企业档案管理工作定位 (一)把握政治定位，确定正确方向 现代化的企业档案管理工作应该基于生产经营和管理工作之上，只有紧紧抓住现代化企业管理开展的根基，才能实现二者的相辅相成，相得益彰。在目前我国社会主义现代化的大背景下，企业的档案管理工作定位也要牢牢地跟随着政治方向，从而才能实现更好的现代化治理。在现代化的治理背景当中，企业作为社会主义经济重要组成部分，就要首先对管理理念加以改变，使其牢牢地把握政治定位。结合我国的科技水平和各种战略发展计划，例如“互联网+”还有“数字中国”来看，目前企业要定位在这些方面，就要在计划当中做好档案管理与信息时代相融合还有档案管理数字化的工作。要开展的档案管理理念还有档案管理方式、内容都要向着国家政治选择方向相转变。要记住，党为企业还有所有人民指引的道路是更为科学的，要想在未来使企业档案管理工作能够更加稳定，更加健康地发展下去，就需要牢牢把握住党的政治政策。除此以外，针对档案管理用人方面也要紧紧根据政治定位而进行相应的改善，比如员工的思想政治方向正确，还有管理模式转变等。随着时间的推移，政策也不会一直保持一成不变，在政策有所变更发展的同时，企业档案管理也要尽快随之转换，动态更新将会是相关工作的常态。摘要本文通过对现代化档案管理工作重要性及现代化企业档案管理工作定位的研究，提出了提高工作人员重视程度、构建现代化管理体系、加强信息化技术应用以及加强整体队伍建设的改善对策。邹 璇基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究40机电兵船档案2023.4 论坛为了能够达到与社会需求还有发展相匹配的目标，企业要时刻打起精神，随时做好优化改善准备。(二)与其他岗位工作系统相融合 由于企业的档案管理会涉及到所有部门的工作，因此与所有岗位相融合是必然的选择。企业档案当中类似招投标档案或者财务档案等各方面档案的收集管理都离不开其他工作岗位的工作内容。就拿招投标档案为例，我国对于招投标档案有明确的规定，对于所有招标人还有相关的委托招标代理机构都需要对于所有招标期间的文件加以自我管理，并且对于保管时长还有着15年的要求。1因此，企事业单位要涉及到招投标内容的，都需要相应地设立招投标档案管理部门，对档案加以管理，保证其能够保存到15年。在招投标工作开展当中，涉及工作内容和流程专业性强，流程复杂。一般的档案管理人员不能很好地了解具体内容，因此，为了能够更好地使档案管理工作人员能够完成工作，就需要与招投标工作岗位上的工作人员进行合作，从而实现高质量档案管理。三、基于现代化背景下进行档案管理手段和服务方式的优化对策 (一)提高工作人员重视程度 经由长期的实践发现，现代化的企业档案工作人员对于档案管理依然存在着不够重视的情况，这对于档案管理本身以及管理手段和服务方式的优化都是大大不利的。为了解决这一问题，就需要先将企业以及所有工作人员对于档案管理的重要性的认识加以提升。首先，要转变理念，就需要更好地去理解企业档案管理的优势和重要性。众所周知，企业管理者对于企业员工有着引导性的作用，要转变企业和员工的重要性认识，主要转变的就是企业管理者的认识。这需要企业当中的相关管理人员对此方面加强学习。上级部门以及社会层面协助企业做好档案管理重要性普及是十分有效的方法。比如开展大学相关企业管理课程时，增加对于企业档案管理相关的教学内容，从而使未来可能迈入相关职业的所有企业管理人员能够认识到档案管理的重要性。这种方法主要面对人群是企业管理预备人员。针对现有的企业管理人员，上级管理部门比如党务部门可以积极开展档案管理的任务布置，或者进行相关的讲座，安排档案管理人员去档案管理工作做的比较优秀的企业进行参观，了解档案管理的重要性，转变现有的对于档案管理不重视的态度。其次，就是企业档案管理者经由自身的专业素养将档案管理的重要性普及给全公司的领导人员。但管理者往往对于员工的建议不会有很大的重视程度，那么更好的办法就是有针对性的为公司创造出价值。员工在没有企业方面支持的情况下很难主动做到这一点，因此除此以外在企业大会上将相关优秀管理案例进行举例说明或者开展模拟管理工作并将实验成果摆在管理者面前，只有切实的感受到其带来的好处，管理人员才能更好接受。准备的时候，可以通过以上两种方式争取相应的资金拨款，最终对目前的财务档案管理工作进行相应的信息化更新和优化。最后，随着企业管理人员的管理认识转变，要带动企业所有员工档案管理意识的转变。在上文当中已经讨论了与其他岗位融合的工作方向。因此在开展学习方面，可以采取统一培训的方式，讲师可以由档案管理人员担任。培训内容应包括具体的档案管理操作还有带来的价值以及工作当中涉及的与其他各个部门相关联部分。最终使所有员工都能对如何做好档案保存还有相交叉的部分的基本工作内容有所了解和工作操作。在制定档案管理制度的时候，需要明确管理人员所需进行的各个工作的内容，并相应的规定好流程。(二)构建现代化管理体系 在开始建设相关体系时，先要保证其能够合法合规，这就要求相关建设人员较为了解法律相关内容，有法律方面知识储备，避免造成后续工作有不合法现象。所规定的工作内容和流程也需要明确细致有章法，最终实现工作人员能够依据规定，实现更好的管理效果的目的。结合定位政治方向，在现代化的档案管理体系当中应该做到信息化管理和数字化管理。这就说明在未来的管理当中，现有的纸质版档案要逐渐被淘汰。2实际上，纸质版档案管理的弊端也有很多，比如占用大量公司空间，还有易损坏、易丢失以及不易查找等问题。因此构建体系第一步就是实现无纸化管理。那么公司层面就要对于所有电子档案采集设备进行更新，还要对于所有可能进行归档操作的工作人员加以档案数字化转换的技能教学。针对过去已有的纸质化档案也要整体进行数字化。因为企业整年工作当中可能会存在工作淡季，在这个时间段公司就可以指派人员对过去留存的纸质工作档案进412023.4机电兵船档案论坛行数字化加工，按照时间顺序将所有文件进行扫描操作，然后存入网络硬盘当中，方便后续投入到档案管理平台。如果企业全年都未有经营淡季，那么就可以通过外聘的方式，招收专业的数字化加工人员，开展相应的工作，由此企业的空间能够得以扩展，过去的档案资料内容也能以数字的形式体现出来，更加有利于管理。然后就需要对这些数字档案内容建立相应的网络平台进行管理。目前已经有许多企业建立起了这样的信息平台，但是应用情况还存在着很多的不足，应用率也不是很高。因此在相应的体系完善时要加大对于网络档案管理平台的应用力度，也要对其中的内容做好相应的优化。对此将会在后文进行详细的讨论。在体系建立的时候对于与其他工作岗位联合工作流程设计方面，需要设计人员能够了解整个公司的生产经营情况，不管是项目部门还是财务部门的工作内容都应该加以明确，然后将其中需要进行档案整理和记录的流程明确地表述在制度当中，形成科学顺畅的档案工作管理体系，使工作人员严格按照流程工作，也便于后续针对出现问题进行精准追责。(三)加强信息化技术应用 这一方面是现代化档案管理解决方案当中的重中之重，结合现有的网络平台使用情况，需要对于现在网络平台使用率低，工作人员网络平台操作不顺畅等问题加以优化。针对现有的一些员工并不能很好地运用信息技术加以操作，需要雇佣一到两名有相关技术操作经验的工作人员对这些员工开展培训，增加培训投入，提升目前的工作人员的工作水平和技术水平。所有的资金拨付都要应用在实际当中，而且资金使用一定要有效，这才能更好地为档案管理工作的开展产生积极的作用。3在此方面的专业技术培训，需要对于仪器内容操作、平台操作流程详细内容进行足够的教学，并在课程当中要求工作人员进行亲身实践。在培训完成后，工作人员需要参与相应的考核，只有正确的操作才能通过考核，对于没有通过考核的员工，需要培训时间延长或者其他形式的处理。要保证档案管理能够在平台上完整体现，需要规范整个工作当中信息从而保证真实性。如果档案内容真实性不能得以保证，整个档案的保存都会失去意义。因此在网络信息平台录入之前，档案管理工作人员需要针对档案信息分阶段进行核对。这就需要其他岗位的工作人员进行配合，要求定期利用网络信息平台在本阶段工作结束而且基本不会加以修改的情况将相关内容进行上传，档案管理工作人员结合实时上传的资料对实际情况加以了解，尽量能够全程参与到工作当中。最终保障信息真实，档案真实。第三，对于现有的档案信息管理平台还停留在一种文字输入或者图片输入的方法，针对于一些视听资料还不能实现完美的档案储存。因此在企业信息档案管理平台当中，应该参考机关档案保存的内容，对于整个工作流程中可以加以视频资料保存，更好更直观地面对相关的工作流程，并根据这些内容也能更好地还原当时工作状态。但是因为视听资料内容比较大，本地存储空间有限，使用云科技就可以很好地解决这个问题。技术人员先对于云平台加以选择，并做好云端档案保存时限的安排。除此以外因为网络数据可能会因为种种原因而灭失，因此令整个档案管理信息平台中的内容能够在上传好数据的同时完成云端备份，可以更好的保护数据安全。4除此以外，企业还可以通过聘请专业的信息技术工程师对整个企业当中的所有工作系统进行安全防范，比如建立起相应的防火墙等。(四)加强整体队伍建设 除了对现有工作人员做好专业能力和设备、平台使用能力的培训以外，为了能够加强整体队伍的建设，实现更好的档案管理水平，还需要提高企业档案管理工作人员的准入门槛。由于档案管理工作人员许多都秉持着传统的工作理念和工作手段，面对新时代企业档案管理情况，这些工作人员不仅很难接受，还会有抗拒学习新事物的情况。而且常常因为基础专业知识的不牢固使其对于新的理念还有其他岗位的工作都难以接受。因此在后续的招聘当中，需要招聘更多的综合性人才，在专业方面对于有双学位比如管理学和法学或者与本企业相关专业相关的管理型人才可以加以优先考虑。人力岗位人员在进行招收时除了考察专业以外，对于专业性还有信息平台的操作基础也要考察，可以邀请单位中的相关专业人员共同进行面试，最终做出选择。四、结论 档案管理手段和服务方式的持续优化不论是对企业本身还是对国家都起着十分重要的作用。基于现代化背景，实现更好的档案管理，为企业经济效益42机电兵船档案2023.4 论坛的发展出一份力，就需要企业更加关注，采取多种手段，力求达到效果。参考文献：1陈莹.国家治理现代化背景下企业档案的定位与价值J.办公自动化，2021，26(7)：54-552胡金星.计算机技术在医院现代化档案管理中的运用探讨J.现代经济信息，2021(11)：48-493陈焱.针对现代化档案管理的研究J.魅力中国，2019(16)：323作者简介：邹璇，大学本科，馆员，就职于中国电子科技集团公司第二十八研究所，从事档案管理工作。业务分工：文书档案、档案信息化建设等方面工作。研究方向：数字档案馆、档案信息资源开发。(责任编辑 谢晋)数字时代背景下，政府的治理工作，逐步朝着数字化方向迈进。档案工作同样也要做出相应改变，积极创新档案管理服务，加快档案工作转型，把档案工作融入数字时代智慧医院的大格局，提高档案履职能力。目前电子文件归档仍然存在电子文件异构和海量、系统安全性不稳定等问题，档案工作者要迎头解决困难，深度探索数字时代智慧医院电子文件单套制归档路径，全面纳入数字时代智慧医院建设框架，以推进医院档案管理工作开展，使其具有更强的现代化特性。一、相关概念的界定 (一)数字时代概述 目前，学界至今尚未就数字时代的概念达成共识，各个领域的学者、专家多从自身视角论述数字时代的内涵和定义。结合专家对数字时代的研究发现，从广义上讲，在数字时代，不仅是个性化释放的时代，也是人和环境可以合作的时代。狭义上讲，数字时代是指一个信息存在方式，正在越来越趋向于数字形式，以数字技术为运作规则的时代，主要方式是利用数字信息技术将电信号转换为数据服务社会、经济、文化和科技等各领域。(二)智慧医院概述 智慧医院，实际上涵盖了三方面内容，即“智慧医疗”“智慧服务”“智慧管理”。而医院电子文件单套归档则属于“智慧管理”，通过单套制归档推动医院实现运行相关档案内容的院内统一服务功能，促进医院内部重要信息共享，增强医院精细化管理能力。二、实施电子文件单套制归档的必要性 (一)智慧医院档案工作转型的必然选择 随着信息化和数字化的发展，医院也逐步迈向智慧化和智能化。智慧医疗环境下，医院档案工作也要迅速转型与智慧医院建设相辅相成，主动优化档案归档流程，利用信息技术手段管理医院产生的重要档案内容，可见实施医院电子文件单套制归档是智慧医院档案工作转型的必然选择。(二)智慧医院精细化管理发展的需要 医院智慧管理分级评估要求档案管理系统具备归档记录、检索和借阅登记等功能，对医院产生的重要档案内容能够用信息系统进行管理，因此，开展电子文件单套制归档工作极其关键，帮助相关职能部门能够在线上按照相关系统权限实时进行查阅，能朱立香探索数字时代智慧医院电子文件单套制归档的路径摘要基于数字时代智慧医院档案工作转型的背景下，本文梳理了医院电子文件单套制归档现状及实施单套制归档的必要性，利用数字签章、电子印章以及区块链等信息技术保证电子文件归档的安全性，探索研究数字时代智慧医院电子文件单套制归档实现路径，为电子文件单套制归档的实践建言献策。43