银行离行式自助设备日常管理外包服务管理办法(试行).doc

xx银行离行式自助设备日常管理外包服务管理办法（试行）xx总发xx336号, xx年10月15日印发 第一章 总 则第一条 为强化离行式自助设备的日常管理，提高服务质量和运营效率，对本行离行式自助设备日常管理实行外包，根据xx银行自助银行管理办法、xx银行自助设备吞没卡管理及差错处理操作规程等制度，特制定本管理办法。 第二条 本管理办法所称自助网点和自助设备是指在营业网点以外设立的，已外包给专业化公司日常管理的自助网点和具有查询、取款、存款、转账功能的自助机具（含自动取款机、存取款一体机、多媒体查询终端）。第三条 外包服务包括但不限于以下内容：钞箱押运与安全风险防范、清机、加钞、提取吞卡、更换设备耗材、打印相关业务单据、一般故障排除、录像监控等技防、物防设备的检查、环境卫生、机房清洁和设备的护理、报警设置和解除等,有关安全保卫制度的执行和落实。第四条 本管理办法包括对自助设备日常管理外包业务的职责分工、运营管理、业务检查、安全管理、应急处理。第二章 职责分工第五条 运营管理部为自助网点管理的责任部门，其主要职责是：（一）执行总行自助银行业务的各项规章制度，制订适合本行业务发展的离行自助网点日常管理外包的操作规程；（二）负责牵头成立日常管理专业化外包评估调查小组，组织个金部、保卫部、法规部等部门，根据相关监管制度与专业化外包公司签定合作协议，确定合作内容项目，明确双方的权、责、利关系；（三）负责协调相关部门对外包合作公司业务人员提供业务培训；（四）负责配合外包公司自助网点日常管理中的各项工作，办理、登记各项交接手续，落实具体的项目执行情况，协调在业务处理过程中出现的问题；（五）负责建立外包业务检查机制，定期或不定期进行外包业务管理及操作规定性检查；（六）负责定期与外包公司进行自助网点运营情况交流，通报运营情况、解决存在问题，提出改进意见;（七）履行总行规定的部门工作职责。第六条 个金业务部为自助银行业务管理及资金清算责任部门，其主要职责是：（一）负责自助设备的运行监控和考核评比，负责新设自助设备的程序测试、开通等工作；（二）负责提出自助设备新增功能的业务需求、测试，自助设备系统升级、版本更新等；（三）负责自助网点的资金清算和账务处理；（四）配合运营部做好外包评估调查工作，履行总行规定的部门工作职责。第七条 科技部为自助银行技术主管部门，其主要职责是：（一）负责自助网点电子设备用电和通信网络的配置、调试及开通；（二）负责新增、更换设备在各业务系统中的参数配置;（三）配合运营部做好外包评估调查工作，履行总行规定的部门工作职责。第八条 行政后勤部为自助银行房屋场地管理、装修改造主管部门，其主要职责是:（一）负责自助网点新增、更换设备的商务谈判、采购及验货；（二）负责自助网点租赁房屋协议的审核签订；（三）负责自助网点的日常电源线路、室内外照明、广告灯箱、空调、管道等装修基建方面的维护、维修工作;（四）配合运营部做好外包评估调查工作，履行总行规定的部门工作职责。第九条 保卫部职责：（一）随同有关部门开展自助设备监控报警系统等安全设备的检查与维修；（二）根据外包公司的需求，提供安全保卫方面的支持；（三）监控自助设备并及时处置相关事宜，保证安全保卫设施正常发挥作用；（四）协助处理与自助银行安全保卫相关的其他工作；（五）配合运营部做好外包评估调查工作等。第十条 法律与合规部职责：（一）对外包服务协议进行合法性审查;（二）配合运营部做好外包评估调查工作，履行总行规定的部门工作职责。第十一条 以上总行各部门的职责分工，各分支行根据实际设立的部门职能分工并履行相应职责。第三章 运营管理第十二条 设立以下登记簿，做好详细登记并签字盖章工作：（一）外包自助网点管理部门负责人于每次加钞前填写xx银行清机加钞计划表，并传真给外包公司，同时交本行现金清点人员进行次日加钞现金的清分、配钞、装箱，钞箱须封卡；（二）外包自助网点管理部门设立xx银行离行式自助设备钞箱交接登记表,用于登记与外包公司人员进行钞箱的交接情况，包括交接日期及时间、钞箱数量、设备编号、双方交接人签章等；（三）设立xx银行自助设备尾箱上缴登记表，登记外包公司清机取回尾箱及废钞情况，包括交接日期及时间、设备编号、缴回尾箱和废钞箱信封数量及金额、存款钞箱编号、双方交接人签章等；（四）设立xx银行自助设备清机加钞登记表，详细登记与外包公司清机加钞人员核对清机加钞数据；（五）设立xx银行自助设备现金领用交接单，登记外包公司清机加钞人员在检查钞箱封签完整、封签经办人签章齐全的情况下进行领款人的签字。第十三条 加钞备用钞箱领取管理清机加钞当天（指工作日），各网点指定专人与外包公司清机加钞人员进行加钞用钞箱的交接，钞箱交接必须在各网点现金区域一、二道门之间的监控下进行。各网点交接人员必须先与外包公司授权书及IC卡信息核对无误后，方能进行备用钞箱的交接。第十四条 清机加钞数据核对管理。各网点设立清机加钞专用录音电话，并确保该电话线路的畅通，该电话仅用于与外包公司清机加钞人员进行清机加钞数据的核对，不得有其它用途的占用。各网点指定专人负责随时与外包公司清机加钞人员核对清机加钞数据，并详细登记xx银行自助设备清机加钞登记表。第十五条清机加钞现场监控管理各网点应配置专职人员负责对外包公司清机加钞全过程进行实时监控，并将现场加钞情况记录在xx银行自助设备清机加钞登记表上，如发现异常情况，应立即向主管或保卫部门报告，配合相关部门及时组织人员进行查看并采取相应措施。第十六条 清机取回旧钞箱、废钞、存款的交接管理外包公司清机加钞完毕，立即回到各网点进行清机取回旧钞箱及废钞的交接。交接时，外包公司清机加钞人员必须登记一式两联xx银行自助设备尾箱上缴登记表，详细记录交回钞箱的设备号、钞箱号、废钞信封数量、存款钱箱数量及编号等，各网点指定专人双人接收，并检查钞箱业务封签是否完整，如发现异常，则按双方协议处理。若无误，双方在xx银行自助设备尾箱上缴登记表上互相签章确认，xx银行自助设备尾箱上缴登记表一联各网点留存作有关会计凭证附件，一联交网点专夹保管，按月装订。第十七条 清点回收现金管理对接收的回收现金，各网点负责离行式自助设备现金清点的出纳人员按所属设备分别进行清点，并与xx银行自助设备清机加钞登记表记录的时点数核对，无误后进行相关业务处理。若不符则先挂帐，查找原因后按有关制度及协议处理。第十八条 长短款的处置管理各网点清点外包公司清钞交回的现金时，若发现长短款，应及时查找原因，若属正常情况，则按我行有关规定处理。若有异常，则应报告上级管理部门，xx市越城区报告总行运营管理部，越城区外的分支行报告相应的职能部门，由各自的管理部门与外包公司协调，共同查找原因后按协议有关条款处理。第十九条 流水纸交接管理外包公司清机人员于回行当日，将清机时取回的设备流水纸与旧钞箱一道，与各网点指定人员进行交接，并登记xx银行自助设备流水纸交接登记表（附件6），双方各自签章确认。第二十条 吞没卡交接管理外包公司清机加钞人员清机时取回的吞卡须当日交回各网点指定人员，设备维护时取回的吞卡最迟次日上午领取加钞钞箱时交接。交接时，双方登记各自的xx银行自助设备吞卡交接登记表，并相互签章确认。第四章 业务检查第二十一条 外包自助网点管理部门应定期（按月）或不定期对外包业务管理和操作情况进行检查。检查内容包括设备钥匙的保管和交接、ATM钞箱的交接、清机加钞操作流程的规范性、吞卡管理和交接、登记表管理、设备环境卫生状况等。（一）设备钥匙、密码管理和使用检查通过现场查看或调阅监控录像、登记表，检查对设备钥匙和密码的管理和使用是否符合规定；清机加钞人员在清机加钞过程中是否严格执行设备钥匙和密码分管的规定。（二）设备钞箱交接的检查通过现场监督，检查双方操作人员是否严格按有关规定办理加钞钞箱及取回钞箱、废钞的交接，有关交接登记表是否严格按要求登记，交接完毕双方是否双人签章确认。（三）清机加钞接听电话的检查通过现场检查、调阅监控录像、查看登记表的方式，检查各网点经办人员是否及时接听清机人员清机加钞电话，xx银行自助设备清机加钞登记表登记内容是否完整、准确。（四）清机加钞流程的检查通过现场检查和调阅监控录像的方式，检查清机加钞人员是否严格按照操作流程规范操作。（五）吞卡处理的检查通过调阅xx银行自助设备吞卡交接登记表，检查清机加钞人员是否严格按规定的时间取回吞卡并办理移交，与网点的交接是否有登记并经双方签章，接收网点吞卡登记及处理情况是否详细登记。（六）其他根据业务需要和实际情况需要检查的内容。 第五章 安全管理第二十二条 外包自助网点安全设施的安全管理，须严格按照总行安全保卫工作相关规定执行。第二十三条 安全保卫部门随同有关部门定期对外包自助网点的技防、物防设施进行检查，并做好检查记录。第二十四条 安全保卫部门应配合有关部门做好突发事件等情况的处置工作。 第六章 应急处理第二十五条 根据实际情况制定本行的xx银行自助银行应急预案并组织落实，并组织相关人员进行应急处置的培训、演习。第二十六条 成立离行式自助银行应急处理小组，负责组织实施应急预案,在外包公司出现不能履约情况时，立即启用清机加钞应急方案。第七章 附 则第二十七条 本办法未明确部分按xx银行自助设备管理办法及相关制度执行。第二十八条 本办法自发文之日起实施。 附件：1xx银行自助设备清机加钞计划表 2xx银行自助设备钞箱交接登记表 3xx银行自助设备尾箱交接登记表 4xx银行自助设备现金领用交接表 5xx银行自助设备清机加钞登记表 6xx银行自助设备流水纸交接登记表 7xx银行自助设备吞卡交接登记表 8xx银行自助设备外包服务交接清单 9xx银行自助设备银行临时任务单 10.xx银行自助设备管理外包业务操作流程图附件1xx银行自助设备清机加钞计划表 ： 我行拟于 年 月 日对以下自助设备清机加钞，清机加钞计划详见下表：序号设备编号钞箱数量加钞金额（万元）加钞日期备注合计设备数量（台）总金额（万元） 经办人： 审核： 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分回复栏意见： 签字（盖章）：日期：附件2xx银行自助设备钞箱交接登记表交接时 间设备名 称钞箱名 称钞箱编 号移交人接收人备注xx银行自助设备钞箱交接登记表交接时 间设备名 称钞箱名 称钞箱编 号移交人接收人备注附件3xx银行自助设备尾箱交接登记表 年 月 日上缴时间上缴内容备注设 备编 号取款钞箱编 号 缴回废钞 信 封存 款 设 备专用款箱编号监交人： 接交人（双人）： 加钞员(双人)： 填表说明：“接交人”为核算行出纳人员、出纳复核人员；“监交人”为核算行会计主管；本表一式两联，第一联交核算行做入库凭证附件，第二联交外包公司。附件4xx银行自助设备现金领用交接单审批单编号： 加钞日期：设备编号设备类型钞箱1钞箱2钞箱3钞箱4加钞金额券别张数券别张数券别张数券别张数合计金额（大写） ￥移交人： 核算行复核人： 领款人：填表说明：“移交人”为网点会计人员；“核算行复核人”为核算行会计主管；“领款人”为外包公司清机加钞员（双人）；“审批单编号”由核算行会计主管编制、填写；设备类型可简写，例如：N-代表NCR设备；W-代表WINCOR设备；D-代表DAT设备；一式四联，第一联核算行会计联，第二联核算行储蓄联，第三联有核算行留存装订；第四联外包公司留存。附件5xx银行自助设备清机加钞登记表日期自助设备名称接听时间接听人来电人电话内容（实时数据）监控情况附件6xx银行自助设备流水纸交接登记表日期设备编号流水纸编号(起止日)卷数交出人接收人备注xx银行自助设备流水纸交接登记表日期设备编号流水纸编号(起止日)卷数交出人接收人备注附件7xx银行自助设备吞卡交接登记表日期设备编号吞卡卡号加钞员（2人）交接时间接收人签收备注填表说明：本表由外包公司清机加钞员填写保管，用于加钞员将所管辖的设备吞没卡交接给我行核算行或指定支行。xx银行自助设备吞卡交接登记表日期设备编号吞卡卡号加钞员（2人）交接时间接收人签收备注填表说明：本表由外包公司清机加钞员填写保管，用于加钞员将所管辖的设备吞没卡交接给我行核算行或指定支行。附件8xx银行自助设备外包服务交接清单交接日期： 年 月 日交出方：接收方：设备名称：设备编号：交接物品明细（例）：1、设备型号： 2、设备数量： 3、钥匙：保险箱钥匙 把；外盖钥匙 把(其中上盖 把，下盖 把)。4、保险柜密码壹组交出人签字：接收人签字：监交人签字：附件9xx银行自助设备临时任务单 ：我行离行式自助设备因特殊原因需执行以下临时任务（在适合的括号内划勾、空白处填写详细）：一、紧急加钞业务：（ ）设备简称： 设备编码： 加钞金额： 万元 钞 箱 数： 只二、紧急取卡业务：（ ）设备简称： 设备编码： 到达现场时间要求： 年 月 日 时 分前三、设备维修（维护）：（ ）设备简称： 设备编码： 维修（维护）时间： 维修（维护）内容： 维修（维护）人员（共 人，同时携带本人身份证及银行介绍信）：姓名： 证件名称及号码： 姓名： 证件名称及号码： 四、其他：（ ） 特此通知，请及时反馈。单位名称（加盖预留印鉴）： 有权人签字：年 月 日附件10xx银行自助设备管理外包业务操作流程图1、编制计划：银行机构编制清机加钞计划表并传真给外包公司2、准备加钞用现金及钞箱：业务主管审核清机加钞计划表、自助设备现金领用交接单无误后交出纳人员据以清分现金及装箱。3、加钞钞箱交接：银行机构专人审核确认外包公司清机人员身份后，按规定与其办理加钞钞箱的交接。 4、银行机构专人接听清机加钞电话，核对设备清机加钞数据，详细登记清机加钞电话接听登记表。 5、当天清机完毕，银行机构与外包公司人员按规定进行回钞箱、废钞、吞卡、流水纸的交接。 6、银行机构清点清机回收现金，进行相关帐务处理。 7、外包公司清机员交回的吞卡、流水纸处理，整理后登记吞卡登记表、流水纸保管登记表，并妥善保管。 8、业务检查：相关部门定期对离行式自助设备托管业务操作情况进行检查，外包公司对存在的问题进行整改。 5