医院人事档案搬迁工作探讨——以济宁医学院附属医院为例_史晓倩.pdf

2152023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE医院人事档案搬迁工作探讨以济宁医学院附属医院为例史晓倩（济宁医学院附属医院，山东 济宁 272029）摘要：医院旧档案室年代久远，不利于医院人事档案的管理，不适应医院的整体发展需要。根据医院整体建设规划要求，医院人事档案室的搬迁刻不容缓，在搬迁工作中要注重档案的安全保护。本文针对医院人事档案的搬迁工作，立足于档案安全的基本宗旨，进行了浅要的分析。关键词：医院；档案搬迁；保护；整理济宁医学院附属医院现有干部人事档案 3 000余宗，备份档案 5 000 余宗，5 个标准的文书档案橱，密集架 6 组，无配套阅览室、整理室等，房屋空间大约有 30 平方米，且年代久远，不利于人事档案的管理。医院新档案室大约 150 平方米，竣工后，干部人事档案及相关材料需要从原来的档案室搬迁到新档案室。旧档案室的档案，包括自医院建立以来所有的人事工作相关档案材料、文书档案材料和职工人事档案，以及珍贵照片、影像资料等。这些宝贵的档案及材料是医院建院以来智慧成果的结晶，是医院各岗位工作人员共同协作、共同创新的成果，是医院精神面貌和有关人事工作及相关组织人事活动的物质反映，对促进医院组织人事部门的进步与发展具有十分重要的作用。因此，立足于干部人事档案保护的角度，档案的搬迁工作面临着更高的挑战。在保证人事档案及材料搬迁工作万无一失的前提下，更重要的是要确保档案材料无破损、无遗漏、无丢失、无泄密问题发生。不但要预防突发事件的发生，而且要避免档案盒散架、材料张冠李戴，甚至被掉包现象的发生。怎样保证档案在搬迁过程中，快捷高效、分门别类、完好无损地完成搬迁任务，是档案岗位工作人员需要着重思考的问题。一、搬迁前的准备工作（一）新档案室的验收档案馆建筑设计规范为新档案室的验收工作提供了依据，保障了档案室的规范与安全。新档案室充分考虑地面、墙面防水、防火处理，承重实体的填充，保障档案室的建设基础。档案室动态监控很重要，医院保卫处的消防中心监控室设有报警系统，工作人员 24 小时关注最新安全情况，当遇有烟雾、漏水现象发生时，工作人员应在第一时间赶到现场查看，并根据实际情况及时处理。监控数据至少离线保存 1 年以上。库房安装防爆双层窗户，顶部设置防火灯，为保证监控画面的正常显现，应实现 24 小时长明。安装防火防盗门，档案室的大门配有带密码的智能门禁和对讲系统，并且配备完善的消防安全保护器械。根据房屋功能不同，安装 4个灭火器箱，每个灭火器箱旁放置 2 个 TZL30A 火灾逃生面具，4 个 HFC227ea 七氟丙烷气体灭火装置，6 个烟雾警报器，部分区域还有灭火器探头等，并且根据有效期定期及时更换。为确保人事档案材料的万无一失，档案室库房需符合“八防”的工作要求。各种电子档案材料的图片、数据存储利用移动硬盘，已经信息化的 2 500 卷人事档案使用内网网络。网系统的硬件、软件及其系统中的数据受到特殊保护，与其他外网进行物理隔离，不会因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄露，保证系统可连续正常地运行，网络服务不中断，使其具有保密性、完整性、可用性、可控性的特性。相关消防设备和智能化信息采集的器材完全符合规范中的标准和要求，验收时与相关专业人士根据标准严肃认真对待，避免埋下安全隐患。此外，各功能区域的规划符合档案室的要求，兼顾合理性、科学性和实用性。例如，库房、整理区、办公区、阅览2162023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE室，各个区域的指示灯和消防指示牌与医院新档案室的风格一致，符合医院整体标准和正常审美，简洁明了，彰显医院档案室自身的特色和现代化工作环境气息。（二）新档案室设备正常运转新档案室需要配备密集架、消毒柜、空调等档案设施，医院招标办按照依据采购法合同法的要求拟定合同，其内容要反映医院使用密集架一方的诉求和卖方的责任。医院招标办在竞标购买安置密集架前，根据医院档案室工作人员提出的相应技术要求，如档案室库房的大小、高度和摆放方式以及档案室工作人员的整体安排，卖方对档案室库房仔细测量，定制符合库房空间大小的 15 组密集架。密集架的各零部件组装牢固，无晃动问题，组装后的密集架不论是否承载档案都能够顺滑、平稳的使用，停止时摇把处于垂直状态，方便对密集架进行锁定。所有密集架在摇动时，没有松动、脱轨现象。承载全部档案后，每列密集架在工作人员操控下能灵活运动无停顿现象。每组密集架在安装完成后，整体横竖平整。每列每组相互接触部分有缓冲和密封处理，做到密集架使用回位关闭后不漏光。顶部安装防尘板，底部配有防鼠板，闭合时无空隙，实现“八防”的功能与作用。和卖方签订合同有利于规范卖方的资料采购、密集架安装、验收检测和后期的维保工作，档案室的所有器材在使用和后续保障上有所依靠。（三）科学合理规划新档案室材料保存位置首先，将医院废弃的 500 个葡萄糖液体纸箱用透明胶带对缝隙处进行加固裱糊，在纸箱缝隙处加盖“档案搬运专用印章”，防止搬运中途有拆封现象，对旧档案室保存的档案材料细致整理、分类后共装 126 箱。通过整理对超出保存期限应该被销毁的档案登记在册共 26 箱。在搬运过程中，对保密性强的档案材料，比如各级领导签字盖章的材料要加强保护，工作人员做到心中有数。在搬迁后，根据档案的分类分配在不同的区域，方便日后档案整理工作。其次，做好详细周密的搬迁工作流程和物品清单。档案室除了档案外，还有其他材料和设备需要搬运。例如：密集架 15 组、服务器一台、计算机6 台、高速扫描仪和平板扫描仪各一台、A3 和 A4 打印机各一台、碎纸机、消毒柜各一台、办公桌椅等。拆卸旧档案室的 9 组密集架搬迁到新档案室，配备新轨道，是搬迁时一项难度大、有技术含量的工作。根据相关要求，医院招标办同样通过竞标确认生产商，对竞标成功的厂商签订合同，负责对密集架的拆卸、打包、安置、验收。如密集架的零件、配件在拆卸和搬运过程中存在磨损和损坏或者个别部件老化的问题，生产商负责以旧换新，拆卸、重装或者换新零件的质量要求同新密集架的标准一致。除了拆卸旧档案室密集架以外，计算机、服务器等设备也要提前专业包装，防止正式搬运时因为装车不及时而耽误搬运进程。全部固定财产在正式搬运前要根据清单进行清点，请医院国资办工作人员对账目与实物一一对应，避免遗失。最后，医院后勤处通过竞标确定搬迁公司，搬迁公司主要负责分拣、装箱、卸货、运送、复原的工作，其中装箱是展开搬运工作的关键环节。搬迁公司依照医院组织人事处提前裱糊的包装箱，在工作人员的帮助下进行分拣、装箱、封存。档案工作人员在每个装箱完成的表面详细标明干部人事档案第几箱、共几箱，文书档案共几箱、第几项信息，包括箱内材料名称、安放到新档案库室的哪排、哪列，根据确定完成的编号格式，全部的包装箱上统一使用规定的格式，确保在装卸过程中能够快速找出本箱所在的准确位置。与此同时，档案管理人员要对全部包装完成的档案进行总结，绘制汇总表、装车数量表，从而方便抵达新档案室后的移交验收工作。二、搬迁过程采取的措施（一）成立搬迁工作小组档案搬运工作量巨大且复杂，要集中人力、物力和资金于一体，因而搬迁工作小组的成立不可或缺。由医院组织人事处、后勤处、保卫处三个部门成立 2 人一组的 6 个搬迁工作小组，确定搬迁工作计划并且组织落实；掌管整个搬运工作，每小组成员各司其职，各尽其力，互相监督；处理搬运过程中的突发事件和困难，进行及时沟通，合理安排人、车、物等资源，确保搬运工作的有序进行。（二）搬迁线路的选择新档案室搬迁时的搬运方式主要由新旧档案室的间隔距离决定。我院新档案室和旧址间相隔大约600 米的距离，搬迁工作小组可利用专业搬运平板车组织具体搬运工作者，将档案及相关物资搬迁到规定地址。新旧档案室分散在两地，间隔较远时，要在保障安全的基础下，借助专门的厢货车等交通工具，挑选最合理的高架桥作为搬迁路线。（三）搬迁人员的选择档案搬迁人员不但要有足够的力量，还要有责任意识。搬迁工作组可以对搬迁人员展开思想培训，2172023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE根据梳理出的表格和相关物资清单进行了解，对来往线路了解清晰，在每天工作结束后及时进行总结，对可能发生的现象未雨绸缪，分析原因，合理应对，减少问题的产生。此外，搬迁小组领导要对搬迁人员的任务进行科学合理分配，充分发挥每位员工的优势，使每位员工得以发挥个人长处，做到人尽其才，筹备周全，分配合理，促进档案搬迁工作的顺利进行。（四）确保搬迁中的档案安全保密因为干部人事档案是机密文件，这就要求在搬运过程中做好保密、保护、防泄露工作。可以通过对搬迁人员展开思想动员的方式，并填写保密协议责任书，提高全体搬迁人员的责任意识和保密意识，促进搬迁人员警惕意识的提高。此外，应该强化安全保护工作，在筹备搬运的过程中，每个小组都配有 1-2 名保安人员，还要确保旧档案室内监控设施的正常运行。另外，在搬运过程中，每辆专业搬运的平板车既要有 1 名档案搬运人员跟随护送，还要有 1-2 名保安人员押运，保障档案资料的安全。（五）制定应急处置预案档案搬运的平板车能够防晒、防水、防盗、防火。在搬运过程中如遇突发恶劣天气灾害或者是其他紧急情况时，运输车辆要确保装备完好；档案运输车辆发生故障不能继续运送时，搬迁人员要依据具体情况灵活应对。无论发生什么问题都要避免档案丢失，确保档案资料的完整和安全。长距离搬运时，如遇突发事故，不能在限定的时间内抵达新档案室，小组内应做好沟通，同时针对特殊情况做好记录，将档案材料调整至备用车辆，并且无论时间多晚，必须要在当夜卸车把档案放进库房内确保档案资料的安全，绝对不能将档案存放在运输车上过夜。（六）组织试搬运在前期进行了周密详细的准备工作后，正式搬运前要组织试搬运，主要目的是让正式搬运更加顺倡。用旧档案室内的待销毁的材料进行试搬运，尽量预想各种搬迁过程中可能出现的突发问题，谨慎细致地验收安全保障工作。与此同时，预算路途耗费的大致时间，力图在正式搬运时各个环节有条不紊的进行。三、搬迁后的档案管理（一）有效保护，做好“八防”新档案室的档案搬迁就位后，档案和档案库房的管理将会面对一系列的问题，其中包括档案归纳、认定、保存、抢修、消毒、防害等等主要问题，档案人员要依据规定对全部档案展开重新认定。对不符合标准的档案要重新整理，发现丢失和污渍要及时修补；如果档案无法修复整理，可以采取扫描至电脑内保存电子件，尽可能保留原始档案资料。为了避免害虫对档案的破坏，在搬迁后要进行消毒。地面、墙壁、顶部等存在空隙和洞孔的地方要封住，杀虫剂对档案库房内的害虫有一定的作用，还可以放置樟脑丸。在放置樟脑丸时要包裹透气的纸张，不要直接与档案接触。（二）档案室空间的确定档案管理工作者要把握现代化档案管理的特征，预测日后档案归纳需要的空间和布局。新档案室区域的规划要进行科学布局，经过精准的储藏架密度计算后，实现对已有档案的科学排序。与此同时，随着档案越来越多，根据医院的发展需要，要预留出充足的未来发展空间，实现科学规划。有些时候，一些档案工作者只是将档案安放在密集架上，并没有保留出足够的空间接纳后续档案。这种做法，不符合档案管理的连贯性和长远发展特征，预留空间的不足会阻碍档案间的关联，不利于档案的管理工作。（三）上架确定新标牌由于新旧档案室的容纳量、空间布局、储藏数量都各有不同，要对旧档案室的各种档案进行组合和整理。依据新档案室的实际空间，把新档案室内的档案空架根据省编、人事代理、干部、工勤人员分类，提前标好指示标牌，有利于各种档案安置工作的迅速完成，避免耗时耗力，保障新档案室的正常运转。新档案室相比于旧档案室，保管条件更加优良，有助于档案的安全。相信在日后，医院档案管理工作将会更加科学和完善。参考文献 1 谢彩利,阮芳.浅析新时期的医院档案管理 J.办公室业务,2016,10(上).2 肖国梅.加强医院档案管理的新措施 J.医疗装备,2016(12).3 姜苗苗.当前医院档案管理工作探析 J.理论研究,2016(04).4 王艳辉.档案管理信息化建设的几点思考 J.中小医院管理与科技(上),2015(12)责编：蒋立民